Wie man die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfasst: Praktische Tipps
Bevor Sie lernen, wie Sie den Zeitaufwand für Ihre täglichen Aufgaben bei der Arbeit erfassen können, ist es wahrscheinlich von Vorteil zu verstehen, was Zeiterfassung ist und wie sie Ihre Arbeit und Ihr Leben dramatisch verändern kann. Bevor wir uns damit befassen, sollten wir mit den Grundlagen beginnen.
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Was ist Zeiterfassung? Die Zeiterfassung besteht darin, die Zeit für verschiedene Aufgaben oder Aktivitäten während des Tages zu erfassen, sei es beruflich oder privat.
Je nachdem, was Sie bevorzugen, kann dies manuell mit Hilfe eines Notizbuchs oder manueller Tabellenkalkulationen oder automatisch mit Hilfe von für diesen Zweck entwickelten Softwaretools erfolgen.
In diesem Artikel gehen wir näher auf alle verfügbaren Methoden der Zeiterfassung ein und erläutern, inwieweit die Zeiterfassung Ihnen bei der Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben helfen kann und warum es wichtig ist, sie in Ihre tägliche Routine einzubauen.
Wenn Sie also mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit erfassen können, scrollen Sie weiter!
"Das CodeFlügel-Team hat es sich zur Gewohnheit gemacht, seine gesamte Zeit zu erfassen. Dank Timeular ist es viel einfacher, macht viel mehr Spaß und ist viel bequemer." - Claus Degendorfer, CEO von CodeFlügel
Wie man die für Aufgaben aufgewendete Zeit mit 4 Methoden erfasst
Die ultimative Möglichkeit, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, ist die Verwendung von Zeiterfassungs-Apps. Diese Anwendungen bieten eine bequeme und effiziente Möglichkeit, Ihre Arbeitstätigkeiten zu überwachen, und helfen Ihnen, die Zeit genau zuzuordnen und Aufgaben effektiver zu verwalten.
Zeiterfassungs-Apps sind jedoch nur eine von mehreren Möglichkeiten, die Zeit zu überwachen und zu messen. Im Folgenden werden 4 wichtige Methoden vorgestellt, die von traditionellen manuellen Ansätzen mit manueller Eingabe der Anfangs- und Endzeiten bis hin zur Verwendung von kompletten Zeiterfassungstools und Projektmanagement-Software reichen.
Bei der Zeiterfassung ist es von entscheidender Bedeutung, die für die Arbeit aufgewendeten Stunden zu erfassen und zu überwachen, an welchen spezifischen Aufgaben Sie und Ihr Team jeden Tag arbeiten, welche Kunden bedient wurden und welche Projekte Sie erfolgreich abgeschlossen haben.
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Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie den Zeitaufwand für Aufgaben in Ihrem Team erfassen können:
- Zeiterfassungs-Apps: Es gibt viele spezialisierte Zeiterfassungssoftware, die Funktionen speziell für die Zeiterfassung bieten, wie Timeular. In Timeular können Sie und Ihr Team beispielsweise unbegrenzt viele Aktivitäten erfassen, Notizen hinzufügen, frühere Zeiteinträge zur schnelleren Dokumentation wiederverwenden, Erinnerungen einstellen, Berichte erstellen, anpassen und exportieren und vieles mehr.
- Manuelle Zeiterfassung: Bei dieser Art der Zeiterfassung werden die Start- und Endzeiten der Aufgaben manuell erfasst. Sie können einen Zeiterfassungsrechner, eine Vorlage für die Erfassung von Projektaufgaben, ein Notizbuch oder eine E-Mail verwenden. Dazu müssen Sie einen Timer starten, wenn Sie eine Aufgabe beginnen, und ihn stoppen, wenn Sie sie beenden. Wenn Sie die Zeit mit Ihrem Team erfassen, werden häufig manuelle Zeiterinnerungen verschickt, z. B. in Form eines Zeiterinnerungsschreibens.
- Projektmanagement-Tools: Es gibt fantastische Projektmanagement-Tools, mit denen Sie die Arbeit Ihres Teams besser verwalten und organisieren können, z. B. JIRA, Trello, Notion und viele andere. Die meisten Projektmanagement-Tools verfügen oft über integrierte Funktionen zur Zeiterfassung. Die meisten Teams, mit denen wir sprechen, finden diese Zeiterfassungsprogramme jedoch nicht benutzerfreundlich. Daher integrieren sie in der Regel Timeular über die API von Timeularoder Zapier in diese Projektverwaltungstools. Auf diese Weise können sie Aufgaben Zeitschätzungen zuweisen und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit innerhalb der Projektmanagement-Plattform verfolgen.
- Kalenderintegration: Auch wenn es weniger üblich ist, können Sie die Zeiterfassung ganz einfach in Ihren Kalender integrieren, indem Sie für jede Aufgabe oder jedes Projekt spezielle Ereignisse erstellen. Legen Sie die Start- und Endzeiten für die Ereignisse fest, und überprüfen Sie Ihren Kalender am Ende des Tages, um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu berechnen. Ganz einfach!
- TIPP: Erfahren Sie, wie Sie die Zeit in Google Calendar automatisch erfassen können.
Das Wichtigste ist, dass Sie die Methode wählen, die für Sie am besten geeignet ist, je nach Ihren Vorlieben und Bedürfnissen.
Der Schlüssel zu einem effektiven Zeitmanagement sind Beständigkeit und Genauigkeit, unabhängig davon, für welche Art von Technik Sie sich entscheiden.
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"Wir alle nutzen Timeular sehr gerne. Es ist wirklich einfach zu bedienen und unkompliziert, vor allem, wenn man noch nie eine Zeiterfassung gemacht hat. Es macht uns wirklich Spaß, und es ist sehr hilfreich." - Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood
Wie Zeiterfassungstools die Zeiterfassung von Aufgaben erleichtern
Wir wissen bereits, dass die Zeiterfassung aus verschiedenen Gründen vorteilhaft ist, z. B. wegen der höheren Produktivität, des besseren Zeitmanagements, der genauen Rechnungsstellung, der Fortschrittskontrolle und vielem mehr. Aber wie genau machen Zeiterfassungs-Tools die Zeiterfassung für Aufgaben einfacher?
"Wir sind viel besser in der Lage, unsere Zeit genau zu erfassen, was die Abrechnung mit unseren Kunden verbessert" - Michele C. Gründerin @ Clementine Health
Die Wahrheit ist, dass Zeiterfassungstools die Zeiterfassung für Aufgaben leichter zugänglich machen, indem sie verschiedene Funktionen und Vorteile bieten, wie z. B.:
- Integrierte Timer: Das Tolle an Zeitmanagement-Tools ist, dass sie oft über integrierte Timer oder Start-/Stopp-Tasten verfügen, die automatisch die Dauer Ihrer Aufgaben erfassen. Dies vereinfacht Ihr Leben, da manuelle Berechnungen entfallen und die Verfolgung genauer wird.
- Automatische Kontexterfassung: Viele Zeiterfassungstools bieten eine Echtzeitüberwachung, die Ihnen genau anzeigt, wie viel Zeit Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einer Aufgabe, einem Programm oder einer Website verbringen. Diese Funktion hilft Ihnen, mit wenig Aufwand genau zu erfassen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Timeular bietet eine automatische Zeiterfassung für jedes Teammitglied und respektiert dabei die Privatsphäre jedes Einzelnen: Jeder andere (z. B. der Manager oder andere Teammitglieder) kann die privaten, automatisch erfassten Daten sehen.
- Aufgabenkategorisierung: Mit Zeiterfassungstools können Sie Aufgaben bestimmten Projekten, Kunden oder Kategorien zuordnen. Diese Kategorisierung hilft Ihnen bei der Organisation und Analyse Ihres Zeitaufwands für verschiedene Arten von Arbeit.
- Integrationen: Die meisten Zeiterfassungstools lassen sich mit Projektmanagement-Software, Kalender-Apps oder Plattformen für die Zusammenarbeit integrieren. Diese Integration vereinfacht den Arbeitsablauf durch die automatische Synchronisierung von Aufgabendetails, Zeiteinträgen und Projektinformationen. Die AppTimeular beispielsweise lässt sich mit den beliebtesten Tools wie Jira, Toggl oder Harvest, Slack und vielen anderen integrieren .
- Zeitberichte: Mit Zeiterfassungstools können Sie detaillierte Berichte und Analysen auf der Grundlage der erfassten Daten erstellen. Diese Berichte geben Ihnen genaue Einblicke in Ihre Produktivität, Ihren Projektfortschritt und Ihre Zeiteinteilung, so dass Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial erkennen und intelligente Entscheidungen treffen können. Sehen Sie, wie Timeular Sie mit detaillierten und wertvollen Berichten unterstützt.
- Fakturierung und Abrechnung: Viele Zeiterfassungstools bieten automatische Fakturierungs- und Abrechnungsfunktionen, mit denen Sie Rechnungen auf der Grundlage der erfassten Zeit für Kunden oder Projekte erstellen können. Dies vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess, vor allem wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, gewährleistet eine genaue Rechnungsstellung und stärkt das Vertrauen zwischen Ihnen und dem Kunden.
- Mobiler Komfort: Wenn Sie Zeiterfassungs-Apps auf Ihrem Telefon verwenden, können Sie Ihre Zeit auch unterwegs erfassen, egal wo und wann. Sie können die Zeiterfassung von Ihrem Smartphone oder Tablet aus starten, pausieren oder stoppen und so sicherstellen, dass Sie genaue Zeitdaten erfassen, auch wenn Sie nicht an Ihrem Computer sitzen. Dies kann ein Vorteil sein, wenn Sie normalerweise außerhalb des Büros arbeiten. Wenn Sie nicht an einem Schreibtisch arbeiten und Ihr Job es erfordert, dass Sie regelmäßig reisen oder sich während des Tages bewegen, kann die App auf Ihrem Telefon eine große Hilfe sein.
- Teammanagement: Zeiterfassungstools eignen sich auch hervorragend zur Erleichterung der Zusammenarbeit im Team, da sie es den Teammitgliedern ermöglichen, ihre Zeit zu erfassen und zu gemeinsamen Projekten beizutragen. Auf diese Weise können Manager die Fortschritte der Teammitglieder überwachen, Ressourcen effizienter zuweisen und umfassende teamweite Berichte erstellen.
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Wenn Sie auf der Suche nach der besten Zeiterfassungs-App für Teams sind, sollten Sie Timeular kennenlernen, die das Konzept der Zeiterfassung neu definiert und sie mühelos, intelligent und sicher macht.
Timeular ist eine der am besten zugänglichen Zeiterfassungssoftware für Teams, Agenturen, Berater und Anwälte.
Das Tool bietet detaillierte Berichte, ein reibungsloses Zeitmanagement im Team und eine Nachverfolgung der abrechenbaren Leistungen. Mit der App Timeular wird die Zeiterfassung viel einfacher und intuitiver, so dass sich Ihr Team bei der Arbeit und der Erfassung der verschiedenen Aktivitäten konzentrieren kann.
Dank seiner Einfachheit ermöglicht Timeular den Teams eine äußerst präzise Zeiteingabe und maximiert die Produktivität, die Rentabilität und das effektive Zeitmanagement.
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Warum ist es wichtig, den Zeitaufwand für Aufgaben zu erfassen?
Es ist keine Neuigkeit mehr, dass die Zeiterfassung Ihrem Unternehmen und dem allgemeinen Management von Arbeit und Teams zugute kommen kann. Die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung für Aufgaben können sein:
- Steigern Sie Ihre Produktivität und Effizienz: Die Zeiterfassung hilft Ihnen zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und alle Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ihre Produktivität und Effizienz verbessern können. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu erkennen, die ihre erwartete Dauer überschreiten oder nicht mit Ihren Zielen übereinstimmen, so dass Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen und Ihre Arbeit so effektiv wie möglich priorisieren können.
- Genaue Planung: Wenn Sie mit der Zeiterfassung für Aufgaben beginnen, können Sie Daten sammeln, die Ihnen helfen, genauere Pläne zu machen und Ziele für die Zukunft zu setzen. Die Analyse historischer Zeitdaten ermöglicht es Ihnen, genauere Vorhersagen über die Dauer ähnlicher Aufgaben oder Projekte zu treffen. So können Sie realistische Fristen festlegen und die Erwartungen Ihrer Kunden effektiv verwalten.
- Fortschrittskontrolle: Die Zeiterfassung gibt Ihnen ein besseres Gefühl der Verantwortlichkeit. Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihre Fortschritte in Bezug auf die Fristen kontinuierlich zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben und Ihre Ziele erreichen. Außerdem hilft sie Ihnen, die Berichterstattung und Kommunikation über den Projektstatus und -fortschritt zu verbessern.
- Erkennen von Zeitfressern: Auch wenn wir so produktiv wie möglich sein wollen, gibt es so viele Dinge, die uns von wesentlichen Dingen ablenken. Durch die Erfassung Ihrer Zeit wird es viel einfacher, Aktivitäten oder Aufgaben zu identifizieren, die übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne einen großen Mehrwert zu schaffen, sowie Ablenkungen oder Ineffizienzen, die beseitigt werden können, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.
- Ressourcenzuweisung: Die Zeiterfassung bietet wertvolle Einblicke in die Ressourcenzuweisung, einschließlich der Frage, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Sie hilft bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung, indem sie die Arbeitsbelastung ausgleicht und fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Teams und Projekten trifft.
- Abrechnung und Fakturierung: Eine genaue Zeiterfassung ist entscheidend für eine faire Abrechnung mit dem Kunden auf der Grundlage der von Ihnen geleisteten Stunden. Sie sorgt für Transparenz, Verantwortlichkeit und Professionalität. Gleichzeitig ist es in den meisten Fällen eine Möglichkeit, die abrechenbaren Stunden zu erhöhen.
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Schließlich kann die Zeiterfassung auch dazu beitragen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben zu wahren. Indem Sie sich bewusst machen, wie Sie Ihre Zeit verbringen, können Sie feststellen, in welchen Bereichen Sie möglicherweise zu viel arbeiten oder Ihre persönliche Zeit vernachlässigen. Eine harmonische Work-Life-Balance kann dazu beitragen, dass Sie körperlich, emotional und geistig besser in der Lage sind, was Sie beruflich und menschlich weiterbringt.
Leg heute noch mit Timeular los
Schlussfolgerung
Wie wir gesehen haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, den Zeitaufwand für Aufgaben zu erfassen.
Die Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit ist wertvoll, um die Produktivität zu steigern und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
Unabhängig davon, ob Sie manuelle Methoden, Tabellenkalkulationstools oder spezielle Zeiterfassungsanwendungen verwenden, ermöglicht Ihnen die Zeiterfassung, Ineffizienzen zu erkennen, realistische Ziele zu setzen und Ressourcen effektiv zuzuweisen.
Indem Sie Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Sie Ihre Zeit täglich nutzen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, Aufgaben nach Prioritäten ordnen und fundierte Entscheidungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung treffen. Wenn Sie sich die Zeiterfassung zur Gewohnheit machen, können Sie organisiert und konzentriert bleiben und Ihre Ziele effizienter erreichen.
Lies mehr:
- Zeiterfassung für Berater
- Wie behalten Anwälte den Überblick über abrechenbare Stunden?
- Politik zur Zeiterfassung
FAQ
Wir raten davon ab, die Zeit in Excel zu erfassen; verwenden Sie stattdessen ein automatisches Zeiterfassungstool wie Timeular , um menschliche Fehler zu vermeiden. Dennoch ist es einfacher, die Zeit in Excel zu erfassen, indem Sie eine Tabelle mit Spalten für den Aufgabennamen, die Startzeit, die Endzeit und die Dauer erstellen.
In der Spalte "Startzeit" geben Sie an, wann Sie mit einer Aufgabe beginnen. Sie können das 24-Stunden-Format verwenden (9:00 AM als 09:00).
Geben Sie in der Spalte "Endzeit" ein, wann Sie die Aufgabe beendet haben.
Verwenden Sie in der Spalte "Dauer" eine einfache Formel zur Berechnung der Dauer. Ziehen Sie die Startzeit von der Endzeit ab und erhalten Sie die Zeitdifferenz zwischen den beiden. Formatieren Sie die Spalte "Dauer" im Zeitformat, damit die berechnete Zeit korrekt angezeigt wird.
Finden Sie zunächst die richtige Zeiterfassungsmethode, die für Sie am besten geeignet ist, identifizieren Sie dann alle Ihre Aufgaben, legen Sie genaue Anfangs- und Endzeiten fest, kategorisieren Sie Ihre Aufgaben und beginnen Sie mit der kontinuierlichen Zeiterfassung!
Für mehr Genauigkeit und Einfachheit empfehlen wir Ihnen dringend die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware, wie z. B. Timeular.
Gliedern Sie zunächst Ihr Projekt, schätzen Sie die Fristen und die Dauer der Aufgaben ein, erfassen Sie Ihre Zeit mit einer Zeiterfassungssoftware, verfolgen Sie den Fortschritt der Aufgaben und analysieren und bewerten Sie Ihre Leistung.
Timeular ermöglicht es Teams, die mit Apps verbrachte Zeit automatisch zu erfassen. Mit der Kontexterfassung können Sie und Ihr Team automatisch erfassen, welche Apps und Websites Sie im Laufe des Tages besuchen.
Der Bericht der Kontexterfassungsdaten ist nur für den Benutzer zugänglich, der ihn verwendet. Weder Manager noch andere Teammitglieder können ihn sehen.
Sie können auch mobile Apps mit Zeiterfassungsfunktionen wie RescueTime, Moment und App Usage Tracker oder integrierte Telefonfunktionen verwenden, die die App-Nutzung und die Bildschirmzeit erfassen.
Sie können auch eine Produktivitäts- und Zeitmanagement-App erwerben, Ihre Zeit manuell erfassen oder sogar Tools zur Überwachung der Bildschirmzeit erwerben, z. B. Browsererweiterungen.
Timeular ist aufgrund seiner benutzerfreundlichen Oberfläche das bevorzugte Tool für die Zeiterfassung im Team und für abrechenbare Stunden, da es den Benutzern ermöglicht, die Zeit offline und online zu erfassen, ohne dass sie abgelenkt werden oder die Anwendung öffnen müssen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten der Zeiterfassung, darunter eine Kalenderansicht, Tastenkombinationen und ein physisches Gerät.
Die Verwendung von Timeular erleichtert die Entwicklung einer Zeiterfassungsroutine und bietet eine Reihe von Einblicken in Berichte, die in PDF, XLSX und CSV exportiert werden können.