8 praktische Stundenzettel-Erinnerungen für dein Team
Ist das rechtzeitige Ausfüllen von Stundenzetteln in Ihrem Team kein Thema? Ertappen Sie sich oft dabei, dass Sie am Freitag oder vor dem Abgabetermin für die Gehaltsabrechnung Mahnungen für die Abgabe von Stundenzetteln verschicken, obwohl Sie lieber etwas anderes tun würden?
Ich verstehe Sie. Das Versenden von Zeiterinnerungen macht keinen Spaß, obwohl es das auch kann - ich habe ein paar Ideen für Sie. Hier erfahren Sie, wie Sie sich diese Arbeit erleichtern können.
Was ist eine Zeiterinnerung?
Eine Zeiterinnerung (auch Zeitkartenerinnerung genannt) ist eine schnelle Benachrichtigung, die Mitarbeiter daran erinnert, ihre Zeiterfassungsvorlagen pünktlich auszufüllen.
Der Hauptzweck von Zeiterinnerungen besteht darin, den Arbeitnehmern zu helfen, ihre Arbeitsstunden genau zu erfassen und sie einzureichen, bevor die Frist abläuft.
Die Vorteile einer pünktlichen Abgabe von Stundenzetteln kommen sowohl dem Vorgesetzten als auch den Teammitgliedern zugute. Die Frustration des Managers bei der Suche nach überfälligen Stundenzetteln und deren Einziehung entfällt ebenso wie die Angst des Mitarbeiters vor einer verspäteten Abgabe.
Es ist also eine Win-Win-Situation, nicht wahr? Übrigens, auf Timeular senden wir eine automatische Zeiterinnerung. Das war meine letzte Woche:
"Hallo Madalina,
Kurze freundliche Erinnerung. Es ist an der Zeit, den Stundenzettel der letzten Woche abzuschließen.
Im Moment haben Sie 33,4 von 40 Stunden(83,5 %) erfasst.
Könnten Sie bitte alle fehlenden Zeiteinträge oder Urlaubsanträge überprüfen und ergänzen? Wenn Sie dies bereits getan haben, ignorieren Sie bitte diese automatische Erinnerung.
Danke, dass Sie die Dinge auf dem neuesten Stand halten!
Mit freundlichen Grüßen,"
Warum sind Zeiterinnerungen wichtig?
Was passiert also, wenn Ihr Team seine Stundenzettel nicht rechtzeitig einreicht? Sie kennen wahrscheinlich die negativen Auswirkungen, aber lassen Sie mich diese für Sie verstärken:
- Es mag einfach und transaktional klingen, aber mit Erinnerungen werden Sie bezahlt - vor allem, wenn Sie Ihre Zeit als Agentur oder Freiberufler nach Stunden abrechnen oder einfach nur transparent sein und Ihren Kunden einen schönen Bericht schicken wollen.
- Verringert Fehler bei der Lohnabrechnung. In der Tat verursachen ungenaue und fehlende Stundenzettel einen Verlust von schätzungsweise 7,5 Milliarden Dollar für den US-Dienstleistungssektor an einem einzigen Tag. Ja, so können Stundenzettel-Erinnerungen solche Verluste bei der Gehaltsabrechnung verringern.
- Verhinderung von Gewinneinbußen durch Erfassung der gesamten abrechenbaren Zeit, die selten zu 100 % korrekt ist. Dieselbe Studie, die oben vorgestellt wurde, hat gezeigt, dass eine von fünf abrechenbaren Stunden nicht erfasst wird.
- Bereitstellung zentraler Daten - genaue Zeiterfassungsbögen helfen bei datengestützten Entscheidungen, die für die Ressourcenzuweisung oder die Neuausrichtung eines Projekts nützlich sind, um es auf Kurs zu halten oder rentabel zu machen.
- Weniger Reibungsverluste : Seien wir ehrlich, niemand ist ein Fan von Mikromanagement. Es ist besser, eine automatische Zeiterinnerung zu erhalten, als wenn ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter ständig zur Abgabe ihrer Zeiterfassungsbögen auffordert.
- Gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften, denn in einigen Branchen ist die Vorlage von Zeiterfassungsbögen in den Arbeitsgesetzen vorgeschrieben und nicht freiwillig.
Jetzt lesen: Stundenzettel für mehrere Mitarbeiter
Effektive Zeiterinnerungen
Automatische Erinnerungen mit Zeiterfassungssoftware versenden
Die einfachste Methode, die Reibungsverluste bei der Zeiterfassung zu beseitigen, besteht darin, die Zeiterfassung so einfach und angenehm zu gestalten, dass man eigentlich keine Mahnungen braucht. Mit einer vielseitigen und vollautomatischen Zeiterfassungssoftware wie Timeular (👋) wird all diese Arbeit für Sie und Ihr Team erledigt.
Lassen Sie mich erklären, wie das Verfahren funktioniert:
Schritt 1: Ihr Team führt seine Arbeit wie gewohnt aus, und eine KI-gesteuerte Zeiterfassungs-App sammelt im Hintergrund alle Aufgaben für sie.
Schritt 2: Sie erhalten KI-Vorschläge für Zeiteinträge, die auf ihrer App-Nutzung, besuchten Websites und Kalendereinträgen basieren - ein Klick zur Annahme der Aufgabe, und der Stundenzettel ist fertig!
Schritt 3: Falls ein Mitarbeiter vergisst, die KI-Vorschläge anzunehmen, erhält er durch wöchentliche oder monatliche automatische Erinnerungen einen Anstoß.
Sorgen Sie sich um den Datenschutz? Achten Sie bei der Auswahl der Zeiterfassungssoftware darauf, dass Sie Kästchen wie Mitarbeiterdatenschutz und Compliance ankreuzen. Timeular So speichert z. B. die Zeiterfassungssoftware der Firma Bureaux die Daten nur auf dem lokalen Gerät und nicht in der Cloud, um einen maximalen Schutz zu gewährleisten, und verfügt über eine Überwachungsrichtlinie, die die erfassten Daten der Mitarbeiter schützt.
Schritt 4: Kein Rätselraten mehr! Die Stundenzettel sind nur einen Mausklick entfernt und können bei Bedarf direkt aus der App heruntergeladen werden, ohne dass weitere Eingriffe erforderlich sind.
Darüber hinaus kann ein automatisiertes Zeiterfassungstool wie Timeular von Managern als Überstundenzähler oder PTO-Erfassungssoftware verwendet werden.
Beseitigen Sie Reibungsverluste bei der Zeiterfassung mit KI-gestützter Zeiterfassung und automatischen Erinnerungen.
Slack-Erinnerungen automatisieren
Mit bisher 18 Millionen Slack-Nutzern haben Sie sicher noch nie davon gehört, und Sie könnten Slack-Nachrichten sogar lieben. Hier sind einige Möglichkeiten, um Erinnerungen über Slack zu senden:
Option 1: Legen Sie eine Erinnerung fest, um die Mitarbeiter zur Einreichung von Stundenzetteln aufzufordern (entweder für einen oder mehrere Mitarbeiter), z. B: / Erinnerung @Karolina oder #growth-team, ihre Stundenzettel jeden Montag um 9 Uhr einzureichen.
Option 2: Senden Sie witzige und lustige Zeiterinnerungen über einen Teamkanal. Dabei kann es sich um Memes oder GIFs handeln, von denen Sie wissen, dass sie Ihr Team zum Klicken und Ticken bringen.
Option 3: Senden Sie automatische Zeiterinnerungen, indem Sie eine Automatisierung über Zapier oder Geekbot einrichten. Das war's - jeder erhält die Erinnerung in seiner Zeitzone.
Wenn Sie Microsoft Teams verwenden, prüfen Sie die Erinnerungsrichtlinien oder verwenden Sie die Teamsreminder-App.
Senden einer E-Mail zur Erinnerung an die Zeiterfassung
Eine E-Mail zur Erinnerung an die Zeiterfassung kann viel bewirken. Bedenken Sie, dass wir dazu neigen, E-Mails zu ignorieren, an die wir uns gewöhnt haben, vor allem, wenn sie zur gleichen Zeit mit der gleichen Betreffzeile und dem gleichen Inhalt verschickt werden. Bringen Sie also von Zeit zu Zeit etwas Abwechslung ins Spiel . Bitten Sie ChatGPT um ein paar frische Ideen, die zum Handeln anregen, und ändern Sie die Uhrzeit oder den Tag, an dem Sie sie versenden, um Ihr Team zu überraschen.
Aha, und vergessen Sie nicht, Ihre eigene Erinnerung hinzuzufügen, um das Team zu erinnern. 🫠 Denken Sie daran, dass es immer eine gute Idee ist, Zeiterinnerungen zu automatisieren, wenn E-Mails nicht Ihr Ding sind oder Ihr Team nicht darauf reagiert.
E-Mail-Erinnerungsnachricht an den Stundenzettel:
#1 Betreffzeile: Haben Sie Ihren Stundenzettel schon abgeschickt? 👀
Einen schönen Montag! Willkommen zurück an der Arbeit! Bevor Sie sich in die neue Woche stürzen, füllen Sie zum Aufwärmen Ihre Stundenzettel aus.
Es ist an der Zeit, unsere Kunden wissen zu lassen, dass wir an ihren Projekten gearbeitet haben 🙂 .
#2 Betreffzeile: Almost Satur-yay! Ähm, etwas vergessen?
Streichen Sie die Abgabe des Stundenzettels von Ihrer Liste, bevor Sie ins Wochenende gehen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie bis Montag vergessen, woran Sie wie lange gearbeitet haben.
Sie werden sich später dafür bedanken.
Kalendererinnerungen einstellen
Ich wette, Sie haben schon unzählige Anrufe vergessen, nur um durch eine Kalenderbenachrichtigung daran erinnert zu werden. Das Einrichten von team- oder unternehmensweiten Google Kalender-Erinnerungen könnte auch für die Einreichung von Stundenzetteln hilfreich sein. Planen Sie eine wiederkehrende Erinnerung, um Mitarbeiter dazu zu bringen, ihre Zeit zu erfassen und korrekte Stundenzettel einzureichen.
In diesem Fall könnten Sie zwei verschiedene Zeiterfassungs-Erinnerungen konfigurieren: Eine am Montag, um sie daran zu erinnern, ihre Zeiterfassungssoftware zu verwenden (falls dies der Fall ist), und eine am Freitag vor dem Abgabetermin des Stundenzettels. Die Google-Kalender-Erinnerungen können durch Outlook oder eine andere Plattform ersetzt werden.
Seien Sie sich des Risikos der Entlassung bewusst , denn wenn Ihre Zeiterinnerung keine Dringlichkeit aufweist, kann Ihr Team sie genauso gut ignorieren. Ziehen Sie also einen Anreiz in Betracht - eine brasilianische Agentur hat ihr Team mit kostenlosen Limonaden oder Bieren belohnt. Suchen Sie sich etwas aus.
Memes zur Zeiterinnerung versenden
Humor kann viel bewirken und die Spannung rund um die Abgabe der Zeiterfassungsbögen lindern. Eine lockere Art und Weise, Mitarbeiter an die Abgabe von Stundenzetteln zu erinnern, ist das Versenden von lustigen Erinnerungen an die Abgabe von Stundenzetteln. Unterlegen Sie Ihre Nachricht mit lustigen Memes von Pinterest oder Gify, entweder über Slack-Nachrichten oder andere Nachrichtenkanäle.
Wenn Sie die Zeiterinnerungen einzeln versenden, können Sie sie auch persönlicher gestalten. Wählen Sie ein Meme mit einer Filmfigur, die sie mögen - sie werden die Personalisierung zu schätzen wissen und den Stundenzettel vielleicht sogar sofort ausfüllen! Denken Sie daran , dass das Versenden von Zeiterinnerungen manchmal nerven kann; Sie möchten kein Meme versenden, das falsch interpretiert wird. Wählen Sie also das richtige Gespür für Humor für den Empfänger.
Senden von Textnachrichten
Obwohl diese Methode in anderen Artikeln häufig empfohlen wird, muss ich sagen, dass wir sie auf Timeular nicht befürworten würden. Wir sind der Meinung, dass Sie zunächst die Zustimmung des Mitarbeiters benötigen, um Erinnerungen über Textnachrichten an sein persönliches Telefon zu senden (es sei denn, es handelt sich um ein Firmenhandy).
Wenn Sie jedoch Zugang zu einem Massenbenachrichtigungstool haben und alle Datenschutzbestimmungen erfüllt sind, finden Sie hier Vorlagen für Zeiterinnerungen:
Hey - hier ist Ihre Zeiterinnerung, um Ihre Zeit zu erfassen und Ihre Zeiterfassungsbögen für die Woche einzureichen. Lasst uns loslegen!
Hallo - es ist höchste Zeit, dass Sie Ihren wöchentlichen Stundenzettel ausfüllen, denn er ist heute fällig. Legen wir los! 👀
Erinnern Sie die Mitarbeiter mündlich an die Vorlage der Stundenzettel
Wie oft und auf welche Art und Weise könnten Sie etwas Bestimmtes in Ihren wöchentlichen Gesprächen oder bei Begegnungen in den Fluren sagen?
Ich würde sagen, dass dies ineffektiv ist, also würde ich vorschlagen, dass automatische Zeiterinnerungen Push-Benachrichtigungen anstelle von Ihnen senden.
Wenn Sie Ihre Botschaft jedoch mündlich bekräftigen wollen, sollten Sie so oft wie nötig auf die Notwendigkeit hinweisen, die Arbeitszeitnachweise einzureichen 🙂 .
Was ist zu tun, wenn die Stundenzettel nicht gesendet werden?
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter in Ihren 1:1-Gesprächen oder senden Sie sanfte Erinnerungen in Ihrem 1:1-Kommunikationskanal. Wenn das Verhalten anhält, sprechen Sie das Problem an, indem Sie Ihr Team einfach fragen, was diese Verzögerungen verursacht.
Sie wissen vielleicht nicht, wie man die Zeiterfassungssoftware benutzt oder was als Aufgabe gilt, die auf einem Stundenzettel eingetragen werden muss. Vielleicht fällt es ihnen schwer, sich Aufgaben zu merken. Finden Sie Lösungen, um ihnen zu helfen.
Versuchen Sieauch zu verstehen, ob der Prozess nichtwie erwartet funktioniert. Werden die Mitarbeiter rechtzeitig benachrichtigt, damit sie genügend Zeit haben, ihre Zeiterfassungsbögen auszufüllen? Vielleicht ist die manuelle Zeiterfassung störend, so dass die Mitarbeiter es vorziehen, sie einfach zu überspringen und sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Unabhängig von den Gründen sollten Sie über den Tellerrand schauen und den Prozess ganzheitlich betrachten. Das wird den Unterschied ausmachen.
Warum füllt niemand gerne Zeiterfassungsbögen aus?
Es ist leicht anzunehmen, dass ein Mitarbeiter "absichtlich" vergisst, einen Stundenzettel auszufüllen, was Sie dazu zwingt, systematisch mehrere Mahnungen zu verschicken. Sie müssen jedoch die Ursachen für dieses Verhalten verstehen.
So korrigieren Sie, was Ihr Team bei der Einreichung von Stundenzetteln stört. Lassen Sie uns einige dieser Herausforderungen untersuchen:
Vergessen, ihre Zeiterfassungsbögen einzureichen
Wir alle arbeiten daran, das nächste Ziel zu erreichen, zu wachsen oder eine neue coole Funktion zu entwickeln, die sich auf die Kunden auswirken wird. Wenn die Einreichung von Stundenzetteln ganz unten auf der Prioritätenliste steht und es keine Prozesse für diese Tätigkeit gibt, wird jeder Mitarbeiter vergessen, sie auszuführen.
Vergessen Sie nicht, dass das Gedächtnis nicht so zuverlässig ist, wie Sie denken, es sei denn, Sie haben Ihre Tage mit Gewohnheiten gefüllt.
Wie man das beheben kann: Entwickeln Sie einen Prozess rund um die Einreichung von Stundenzetteln, um jegliche Verwirrung zu beseitigen. Das muss keine Raketenwissenschaft sein, aber es ist so einfach wie die folgenden Schritte:
- Wann: Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wann sie ihre Stundenzettel einreichen müssen, und setzen Sie eine Erinnerungsfunktion ein, um ihnen den Einstieg in den Prozess zu erleichtern.
- Was: Schreiben Sie eine Prozessrichtlinie, in der Sie festlegen, was erfasst werden sollte: abrechenbare Stunden, Kunden-E-Mails oder -Sitzungen, Projektforschung usw. Machen Sie es kristallklar, indem Sie praktische Beispiele dafür geben, was protokolliert werden sollte und was nicht.
- Wie: Sie können entweder manuelle Zeiterfassungsbögen wie Excel oder G-Sheets ausfüllen oder einfach eine Zeiterfassungssoftware konfigurieren, um Aufgaben automatisch zu erfassen.
Die Mitarbeiter verstehen nicht, was für sie dabei herausspringt
Das Ausfüllen von Zeiterfassungsbögen wird oft als Verwaltungsarbeit empfunden, was nicht wünschenswert ist, oder? Ich habe sogar schon gehört, wie Mitarbeiter unseres Teams sagten, dass sie die Zeiterfassung ablehnten, weil sie den Zweck nicht wirklich verstanden. Überdenken Sie das noch einmal in dem Kontext, in dem wir Zeitmanagement-Freaks sind. 😱
Nicht ich sage das, sondern Simon Sinek: Wenn man mit dem Warum beginnt, werden Verhaltensweisen so gestaltet, dass sie zu langfristigen Ergebnissen führen.
Wie man dies beheben kann: Erklären Sie klar die Vorteile der Einreichung von Stundenzetteln. Die Vorteile der pünktlichen Übermittlung genauer Zeiterfassungsbögen können in der Verbesserung der Produktivität, der genauen Lohnabrechnung und der pünktlichen Bezahlung liegen. Andere Vorteile sind die Identifizierung von Zeitfressern und Blockierern, die Projektverzögerungen verhindern.
Zeiterfassungsbögen sind zu mühsam
Um ehrlich zu sein, ist es eintönig und störend, alle Aufgaben manuell zu erfassen und aufzuschreiben. In der einen Minute schreiben Sie ein Briefing, in der nächsten sind Sie in einer Besprechung mit dem Team oder in einem Kundengespräch.
Daher ist es weder realistisch noch wünschenswert, Zeit für das Ausfüllen von Berichten und das Einreichen von Stundenzetteln aufzuwenden. Besonders wenn unsere Tage mit Kontextwechsel und Multitasking ausgefüllt sind, kommt eine weitere Ebene der Komplexität hinzu.
Die Lösung: Automatisieren Sie die Zeiterinnerungen mit einem automatischen Zeiterfassungssystem. Ein solches Tool versendet automatische Erinnerungen und erfasst sogar die gesamte Arbeit Ihres Teams im Hintergrund für sie.
Zeiterfassungsbögen werden als Waffe gegen sie eingesetzt
Ich kann mir nicht vorstellen, warum Teammitglieder ihre Stundenzettel einreichen sollten, wenn sie sich ständig bedroht fühlen. Wenn Sie jeden einzelnen Stundenzettel, den sie einreichen, peinlich genau prüfen, werden sie anfangen, gefälschte Stundenzettel einzureichen.
Auf diese Weise haben Sie keinen klaren Überblick mehr über die Produktivität, was genaue Prognosen erschwert.
Wie Sie das Problem lösen können: Bewerten Sie die Arbeitsergebnisse und nicht, wie Ihr Team seine Zeit verbringt. So kann sich Ihr Team sicher fühlen, wenn es seine Zeit verfolgt. Kommentieren Sie nicht ihre Pausen oder die Tatsache, dass Sie 4 Stunden für eine Aufgabe veranschlagt haben, sie aber in 3 Stunden fertig waren, und überfrachten Sie sie nicht mit Aufgaben.
Wenn es Probleme mit dem Zeitmanagement und der Leistung gibt, werden diese natürlich anders angegangen. Informieren Sie sich in unseren Leitfäden über effektives Zeitmanagement oder darüber , wie man Zeitmanagement am Arbeitsplatz lehrt.
Machen Sie es ihnen so einfach, dass sie es lieben werden
Wenn Sie die nächste Zeiterinnerung verschicken, fragen Sie sich, ob das Verfahren zur Einreichung von Zeiterfassungsbögen einfach ist und ob Ihr Team den Nutzen versteht, den es davon hat.
- Informieren Sie Ihr Team über die Auswirkungen der Einreichung von Stundenzetteln auf ihr eigenes Gehalt, auf ihre Arbeitsbelastung, die angepasst werden kann, oder auf die Einhaltung der Arbeitsgesetze;
- Automatisieren Sie den Prozess so weit wie möglich. Lochkarten und Excels, die von einem Teammitglied zum anderen weitergereicht werden, verursachen zu viel Reibung, und es macht keinen Spaß, sie auszufüllen.
- Erwägen Sie den Umstieg auf eine automatische Zeiterfassungssoftware wie Timeular , die die Zeiterfassung für Ihr Team mit wenigen Klicks erledigt.
TimeularDie KI erfasst alle Arbeiten im Hintergrund und sendet Vorschläge an den Kalender. Anklicken, annehmen, fertig! Ah, es sendet auch automatisch Zeiterinnerungen!