Arbeitsstunden berechnen: Schritt für Schritt
Die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter gewährleistet eine gerechte Vergütung und ein effizientes Projektmanagement. Aber wie berechnen Sie die geleisteten Arbeitsstunden pro Tag, Woche oder Monat? Sie können dies automatisch mit einer Zeiterfassungs-App, halbmanuell mit einem Arbeitszeitrechner oder manuell durch Ausfüllen von Stundenzettelvorlagen tun.
Es gibt auch eine einfache Formel, um die Arbeitszeit auf dem Papier oder mit einem Taschenrechner zu berechnen.
Im Folgenden werden verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung der von Mitarbeitern innerhalb eines bestimmten Zeitraums geleisteten Arbeitsstunden und zur Erstellung von Stundenzetteln erläutert.
Automatisiert oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute Aufwand pro Tag.
Wie werden die geleisteten Arbeitsstunden berechnet?
Gehe folgendermaßen vor, um die Arbeitsstunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu berechnen:
Schritt 1: Start- und Endzeit bestimmen
Um die Arbeitsstunden von dir oder deinen Mitarbeitern innerhalb eines Tages, einer Woche oder eines Monats zu berechnen, musst du die genaue Startzeit und Endzeit jedes Arbeitstages im betrachteten Zeitraum genau definieren.
Dies kann das Heranziehen von Stundenzetteln, Arbeitsprotokollen oder sogar die Nutzung eines Arbeitszeiterfassungssystems umfassen, das detaillierte Informationen über die An- und Abmeldezeiten bereitstellt.
Ein Beispiel: Am Montag begann John Watson seine Arbeit um 8 Uhr morgens und beendete sie um 16 Uhr.
Schritt 2: Zeit in militärische Zeit umrechnen
Stelle Anfangs- und Endzeiten auf militärische Zeit (24-Stunden-Uhr) um, um Konsistenz zu gewährleisten.
Um die Zeit in militärische Zeit umzurechnen, addierst du 12 zur Endzeit (Nachmittagsstunden) und lässt die Startzeit (Morgenstunden) unverändert.
Ein Beispiel: Wenn John seine Arbeit um 8:00 Uhr begann und um 5:15 Uhr Nachmittags beendete, wandelst du die Zeit in 8:00 Uhr und 17:15 Uhr um.
Schritt 3: In Dezimalform umrechnen
Da die Arbeitszeiten oft auf die Minute genau sind und die Arbeitgeber das Dezimalformat für die Lohnberechnung verwenden, ist es wichtig, die Minuten in Dezimalstunden umzurechnen.
Dazu teilst du einfach die Minuten durch 60.
Zum Beispiel: Da John um 17:15 Uhr mit der Arbeit fertig war, teilst du 15 durch 60. Das ergibt 0,25. Das macht aus 17:15 Uhr den Wert 17,25.
Schritt 4: Startzeit von Endzeit subtrahieren
Mit den Start- und Endzeiten im 24-Stunden- und Dezimalformat kannst du einfach die Startzeit von der Endzeit subtrahieren, um die Gesamtarbeitszeit zu ermitteln.
Ein Beispiel: Da John seine Arbeit um 8:00 Uhr morgens begonnen und um 17:15 Uhr beendet hat, beläuft sich seine Gesamtarbeitszeit auf 9:15 Stunden (17:15 - 8:00 = 9:15). Nun wandeln wir dies in eine Dezimalform um: 9:15 -> 9,25.
Schritt 5: Abzug der unbezahlten Pausen
Unbezahlte Pausen werden in der Regel von der Gesamtarbeitszeit abgezogen, um die Nettoarbeitszeit zu ermitteln, die die tatsächlich geleistete Arbeitszeit darstellt.
Dieser letzte Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer für ihre tatsächliche Arbeitszeit einen angemessenen Ausgleich erhalten.
Ermittle die Gesamtdauer der Pause und ziehe sie von der Gesamtarbeitszeit ab.
Ein Beispiel: Da John 9,25 Stunden gearbeitet und eine 30-minütige Mittagspause eingelegt hat (30/60=0,5), beläuft sich seine Nettoarbeitszeit auf 8,65 Stunden (9,25 - 0,5 = 8,75).
Schritt 6: Die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden für den Lohnzeitraum (Woche, Monat) berechnen
Du hast bereits gelernt, wie die täglichen Arbeitsstunden berechnet werden. Um die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Woche oder pro Monat zu berechnen, addierst du die Gesamtzahl der in dem jeweiligen Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden mit denselben Formeln.
Wenn du die geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter für einen bestimmten Lohnzeitraum berechnen möchtest, empfehle ich dir, auf eine Zeiterfassungssoftware umzusteigen, die dies automatisch erledigt.
Lies hier:Wie Anwälte abrechenbare Stunden erfassen
Vorteile und Grenzen der manuellen Berechnung von Arbeitszeiten
Die Erstellung von handgeschriebenen Stundenzetteln ist eine einfache und kostengünstige Methode zur Berechnung der Arbeitszeit, die jedoch nur für Freiberufler geeignet ist. Leider ist dies keine zeitsparende Methode zur Berechnung von Arbeitsstunden für Teams.
Vorteile:
- Keine Schulung erforderlich
- Kostengünstig in der Umsetzung
- Keine zusätzliche Software erforderlich
- Geeignet für Remote- oder mobile Mitarbeiter
Nachteilig:
- Zeitaufwändig in der Erfassung und Pflege
- Anfällig für Fehler und Auslassungen
- Schwierige Berichterstellung
- Nicht skalierbar für große Teams oder komplexe Projekte
Insgesamt sind handgeschriebene Zeiterfassungskarten eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten den Einsatz eines Zeiterfassungssystems in Betracht ziehen.
Zeiteffizientere Methoden zur Berechnung der Arbeitsstunden
Zeiterfassungs-Apps
Eine Zeiterfassungssoftware automatisiert den Prozess der Erfassung und Berechnung der für verschiedene Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendeten Arbeitszeiten. Es besteht kein Bedarf mehr an Stundenzetteln in Papierform, und alle erfassten Zeiten der Mitarbeiter sind jederzeit in einer Software abrufbar.
Vorteile:
- Reibungsloses Zeiterfassungssystem
- Automatisierte Zeiterfassung und benutzerfreundliche Zeiterfassungsmethoden
- Automatische Erfassung von nicht abrechenbaren und abrechenbaren Stunden
- Erfassung der für Projekte und Aufgaben aufgewendeten Zeit
- Erfassung von Pausen
- Berechnung von Überstunden und Überstundenvergütung
- Integrationen mit Kalendern, Projektmanagement-Tools und HR-Software
- Verwendung auf dem Desktop-PC, dem Handy und im Web
- Perfekt für Teams vor Ort und aus der Ferne
Nachteilig:
- Eine Schulung ist nötig
- Es sind sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Optionen verfügbar
Zu den beliebtesten und effizientesten Zeiterfassungsanwendungen gehört Timeular, eine einfache, intelligente und sichere Zeiterfassungssoftware, mit der du die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen kannst, ohne deinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Tabellenkalkulationen
Du bist ein Fan von Tabellenkalkulationen und möchtst Excel oder Google Sheets für die Berechnung der Arbeitszeit verwenden? Warum nicht! Ich habe einige kostenlose Vorlagen für Stundenzettel erstellt, die du für die Berechnung der geleisteten Stunden in Excel oder Google Sheets verwenden kannst:
- Vorlage für monatlichen Stundenzettel
- Vorlage für wöchentliche Stundenzettel
- Vorlage für einen 24-Stunden-Tagesarbeitszeitplan
Vorteile:
- Sie sind flexibel und anpassbar
- Sie können verwendet werden, um mehrere Projekte und Aufgaben zu erfassen
- Es ist möglich, Berichte und Rechnungen zu erstellen
- Sie können mit mehreren Nutzern geteilt werden
- Sie können auf dem Desktop, auf dem Handy und im Web verwendet werden
Nachteilig:
- Sie können zeitaufwändig in der Einrichtung und Wartung sein
- Sie sind anfällig für Fehler
- Nicht benutzerfreundlich, unübersichtlich und klobig
- Nicht so sicher wie spezielle Zeiterfassungssysteme
Tabellenkalkulationen sind eine praktikable Option für Unternehmen mit kleinen Teams oder einfachem Bedarf an Gehaltsabrechnungen. Sie sind jedoch nicht die effizienteste oder genaueste Methode zur Erfassung der geleisteten Stunden. Unternehmen mit größeren Teams oder komplexeren Anforderungen an die Gehaltsabrechnung sollten eine Lösung wie eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.
Erfahre mehr:
Stechuhren
Stechuhren sind physische Geräte, mit denen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit ein- und ausstempeln. Sie sind eine zuverlässigere und genauere Methode zur Erfassung von Stunden als handgeschriebene Stundenzettel und können auch zur Erfassung von Pausen und Überstunden verwendet werden.
Vorteile:
- Zuverlässiger und genauer als handgeschriebene Zeiterfassungsbögen
- Erfassung von Pausen und Überstunden
- Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen
- Sie können mit einer Vielzahl von Terminplanungssystemen verwendet werden
Nachteilig:
- Sie können teuer in der Anschaffung und Installation sein
- Sie erfordern zusätzliche Wartung
- Nicht so portabel wie Zeiterfassungs-Apps
- Nicht geeignet für Remote- oder mobile Mitarbeiter
Stechuhren sind eine gute Option für Unternehmen, die eine zuverlässige und genaue Möglichkeit zur Zeiterfassung benötigen. Sie eignen sich gut für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern oder komplexen Lohnabrechnungsanforderungen. Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern sollten jedoch stattdessen eine Zeiterfassungs-App in Betracht ziehen.
Online-Stundenzähler
Online-Zeiterfassungssysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, sich über Computer oder mobile Geräte an- und abzumelden. Diese Methode ist genauer und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen, erfordert aber zusätzliche Software und Infrastruktur.
Vorteile:
- Präziser und effizienter als manuelle Zeiterfassungsbögen
- Kann Pausen und Überstunden erfassen
- Integration mit Gehaltsabrechnungssystemen
Nachteilig:
- Erfordert zusätzliche Software und Infrastruktur
- Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
- Sie können in der Umsetzung teuer sein
Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme
Integrierte Gehaltsabrechnungssysteme verbinden die Zeiterfassung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Zeit manuell in die Lohn- und Gehaltssoftware einzugeben.
Vorteile:
- Keine manuelle Zeiteingabe in die Gehaltsabrechnungssoftware mehr erforderlich
- Verbessert Genauigkeit und Effizienz
- Ein Werkzeug für mehrere Bedürfnisse
Nachteilig:
- Erfordert ein teureres Gehaltsabrechnungssystem
- Sie sind möglicherweise nicht für alle Unternehmen geeignet
- Eine Schulung ist nötig
Lies auch: Warum Zeitmanagement in einem Unternehmen wichtig ist
Automatisiert oder manuell. Mit einem physischen Zeiterfassungsgerät oder Tastaturkürzeln. Weniger als 1 Minute Aufwand pro Tag.
FAQ
Wie werden Arbeitsstunden und Überstunden definiert?
Die Definition der Arbeitszeit kann je nach Arbeitsvertrag, Branchenstandards und örtlichem Arbeitsrecht variieren.
- Die reguläre Arbeitszeit ist der Standardzeitrahmen, in dem ein Arbeitnehmer verpflichtet ist, anwesend zu sein und arbeitsbezogene Aufgaben zu erfüllen;
- Überstunden entstehen, wenn ein Arbeitnehmer über seine reguläre Arbeitszeit hinaus arbeitet. Um eine einmalige Überstunde zu berechnen, verwende den kostenlosen Überstundenrechner. Um Überstunden regelmäßig und automatisch zu erfassen, verwende den Überstunden-Tracker.
- Teilzeitarbeit ist ein Beschäftigungsverhältnis, bei dem eine Person weniger Stunden arbeitet als ein Vollzeitbeschäftigter, oft weniger als 35-40 Stunden pro Woche.
Die Kenntnis dieser Unterschiede ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten, Überstunden angemessen vergütet und Teilzeitbeschäftigte fair behandelt werden.
Wie wird die Überstundenvergütung berechnet?
Die Überstundenvergütung übersteigt in der Regel den regulären Stundensatz. In den Vereinigten Staaten beispielsweise werden Überstundenzuschläge in der Regel mit dem 1,5-fachen des regulären Stundensatzes eines Arbeitnehmers für mehr als 40 Arbeitsstunden pro Woche berechnet.
Denke daran, dass die spezifischen Regeln für die Überstundenvergütung je nach Arbeitsvertrag, Einstufung des Arbeitnehmers und Gerichtsbarkeit variieren können. In einigen Bundesstaaten gelten möglicherweise bestimmte Überstundenschwellen oder -sätze, und für einige Branchen gelten besondere Vorschriften.
Weitere Informationen findest du im Artikel über die Berechnung der Überstundenvergütung.