Priorização do MoSCoW: Estrutura passo a passo

Muitos requisitos conflitantes, e todos eles com alta importância relativa? Não sabe por onde começar?

Se respondeu "sim", o Método de Priorização de Moscou é o que você precisa. Vou lhe ensinar tudo sobre esse método de priorização, que é minha maneira favorita de priorizar tarefas.

TL;DR - Principais conclusões

• O MoSCoW ajuda você a categorizar as tarefas em " Deve ter", " Deveria ter", "Poderia ter" e " Não terá";
• Com o MoSCoW, você aprende a alocar 60% dos recursos para o que é necessário, 20% para o que deveria ser necessário, 20% para o que poderia ser necessário e 0% para o que não é necessário.
• Você pode implementar o MoSCoW em três etapas: Liste todos os requisitos, aplique os critérios do MoSCoW com todas as partes interessadas envolvidas e siga a regra de alocação de recursos 60-20-20;
• Um teste simples para entender se uma tarefa é imprescindível é executá-la por meio da pergunta: "Se lançássemos sem isso, fracassaríamos?" Se não for um "sim" imediato, provavelmente não é uma tarefa obrigatória.
• Os principais benefícios do MoSCoW são que ele força decisões claras, evita desvios de escopo e traz consenso para a equipe;
• Dica profissional: comece com ferramentas de controle de tempo para entender o tempo real gasto em cada categoria e, em seguida, adicione mais ferramentas conforme necessário.

O que é o método de priorização MoSCow?

O método MoSCoW é uma estrutura de priorização que o ajuda a categorizar suas tarefas e requisitos em quatro grupos: Deve-se ter, Deveria ter, Poderia ter e Não teria. Ele é particularmente poderoso porque elimina a ambiguidade dos sistemas de prioridade "alta, média e baixa" e o força a tomar decisões sólidas sobre o que realmente importa.

A melhor parte? Você deixa de desperdiçar energia em trabalhos de baixo impacto e concentra seus recursos onde eles farão a maior diferença.

Qual é a história do método MoSCoW?

Desenvolvido por Dai Clegg em 1994, o método de priorização MoSCoW foi criado como parte dos projetos do método ágil de gerenciamento de projetos DSDM. O DSDM é o acrônimo de Dynamic Systems Development Method (Método de Desenvolvimento de Sistemas Dinâmicos), originalmente criado para equipes de desenvolvimento de software. Desde então, sua simplicidade o tornou um dos favoritos entre os desenvolvedores de software, gerentes de projeto e outras equipes.

Como escritor, descobri essa técnica ao tentar conciliar prazos de redação, projetos pessoais e edições de clientes. Adotá-la me ajudou a fazer a diferença entre o trabalho urgente e crítico para o cliente e as partes do processo que são agradáveis de se ter e que são desnecessárias para a entrega do trabalho.

As categorias do MoSCoW

Antes de nos aprofundarmos em como implementar essa técnica de gerenciamento de projetos, vamos primeiro entender suas categorias de priorização:

• É obrigatório: Esses são requisitos inegociáveis. Sem eles, seu projeto ou solução simplesmente não é viável. Pense neles como os Minimum Usable SubseT features (MUST) do seu novo produto ou a estratégia com base na qual você fará o marketing da sua empresa no próximo trimestre - você não pode ignorá-los.
• Deveria ter: Recursos ou tarefas importantes, mas não vitais. Esses recursos agregam um valor significativo, mas não são essenciais para o lançamento. Por exemplo, no software de controle de tempo, é vital que os gerentes tenham recursos como análise de produtividade da equipe e relatórios personalizáveis para entender os padrões de trabalho, mas a função básica de registro de tempo ainda pode servir ao seu propósito sem eles.
• Poderia ter: Recursos que são bons de se ter e que têm apenas um pequeno impacto na solução geral. Esses são os itens de sua "lista de desejos". Pense em um tema de painel personalizado em sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou em opções avançadas de filtro em sua plataforma de análise. Eles aprimoram a experiência, mas não são essenciais para seus principais objetivos comerciais.
• Não terá: Itens que não são prioritários para o período atual, mas que podem ser revisados posteriormente. Por exemplo, no lançamento de um aplicativo móvel, recursos como integração de mídia social ou modo escuro podem ser considerados possibilidades futuras, mas são claramente comunicados como fora do escopo da versão inicial.

Dica profissional: ao identificar os itens essenciais, use o teste "Se lançássemos sem isso, fracassaríamos?". Se a resposta não for um "sim" imediato, provavelmente não é um item obrigatório. Isso combina perfeitamente com a categoria "Fazer" do método dos 4 Ds de gerenciamento de tempo para maior clareza.

Por que você deve usar o método de priorização MoSCoW? 

Além de sua dificuldade em saber o que priorizar em todo o projeto, fazer uma análise MoSCow pode trazer vários outros benefícios. Aqui estão alguns motivos pelos quais você pode persuadir qualquer pessoa da sua equipe, sejam gerentes de produtos ou a equipe de gerenciamento de projetos, a priorizar tarefas com essa técnica ágil de gerenciamento de projetos:

• Ele força decisões claras: Ao contrário dos níveis de prioridade vagos e das intermináveis sessões de brainstorming, o MoSCoW exige uma categorização definitiva. Dessa forma, você traz clareza, pois não pode marcar tudo como "alta prioridade", mas deve escolher o que realmente afeta seus projetos.
• Traz consenso nas equipes: Ter categorias claras e acordadas facilita a explicação e a justificativa das decisões de priorização para os membros da equipe, clientes e partes interessadas relevantes.
• Evita o aumento do escopo: ao definir explicitamente o que está dentro e fora do escopo (Won't-have), você protege seu projeto de intermináveis adições de recursos e alterações de requisitos. É muito mais fácil gerenciar as expectativas.

Como implementar o MoSCoW em seu fluxo de trabalho

Essa estrutura ágil de entrega de projetos leva apenas três etapas para ser implementada, mas traz muitos benefícios e valor comercial. Vamos dar uma olhada em todas as etapas da técnica MoSCow:

1. Primeiro, reúna todos os requisitos do projeto. Liste todos os possíveis requisitos, recursos ou tarefas sem filtragem. Inclua tudo o que as partes interessadas solicitaram ou que sua equipe identificou. Não se preocupe com a priorização ainda. Basta criar um inventário abrangente, portanto, concentre-se apenas em anotar tudo.
2. Aplique as prioridades do MoSCoW. Agora, avalie cada item de sua lista usando as prioridades do MoSCow com base nos critérios da tabela abaixo. No entanto, observe que é importante iniciar discussões com todos os principais interessados e decidir juntos a prioridade dos requisitos. Tente iniciar debates em equipes multifuncionais e inclua o maior número possível de profissões no grupo. Traga o analista de negócios, bem como membros das equipes de projeto e da equipe de produto.

Dica profissional: Você sabe por que a tomada rápida de decisões é fundamental para seu desempenho e seus negócios? É melhor entender isso antes de definir prioridades - isso pode acelerar todo o processo. 😉

Dica profissional: combine o MoSCoW com o bloqueio de tempo, alocando primeiro intervalos de tempo específicos para suas tarefas obrigatórias. Dessa forma, suas tarefas mais importantes ficam com as horas de maior energia. Em outras palavras, coma o sapo o mais cedo possível.

3. Aplicar a regra 60-20-20 do MoSCoW. Agora, a priorização do MoSCoW ensina você a distribuir seu esforço entre os requisitos. Portanto, a revisão das prioridades funciona com base em uma regra simples:

• Indispensáveis: ocupam cerca de 60% dos recursos disponíveis
• O que deve ser feito: usar ~20% dos recursos disponíveis
• Poderia ter: consome ~20% dos recursos disponíveis
• Não quer ter: 0% (documentado para consideração futura)

Exemplo de priorização do MoSCoW 

Para exemplificar como os requisitos com a técnica de priorização MoSCow, darei um exemplo concreto e simples: O projeto de lançamento de um site com a lente de priorização MoSCoW:

Indispensável:

• Página inicial com uma proposta de valor clara: Fundamental para as primeiras impressões e para transmitir sua principal oferta de negócios.
• Capacidade de resposta para dispositivos móveis: Com mais de 60% do tráfego da Web proveniente de dispositivos móveis, de acordo com a Soax, um site não responsivo perderia imediatamente a maioria dos clientes em potencial.
• Formulário de contato: Como essa é a principal maneira pela qual os clientes em potencial podem entrar em contato com você diretamente, isso afeta a geração de leads e o suporte ao cliente e precisa ser feito.
• Elementos básicos de SEO (meta títulos, descrições, estrutura adequada de títulos): Essenciais para a visibilidade dos mecanismos de pesquisa e o tráfego orgânico desde o primeiro dia.
• Páginas principais de produtos/serviços: Informações essenciais sobre o que você está vendendo. Sem elas, você não tem como converter os visitantes.

Deve-se ter:

• Seção de blog: Importante para SEO e para estabelecer autoridade, mas pode ser adicionada após o lançamento sem interromper a funcionalidade principal do site.
• Depoimentos de clientes: Isso gera confiança e credibilidade, mas o site pode funcionar sem eles no início, enquanto você reúne mais avaliações.
• Inscrição em boletins informativos: Valioso para estimular leads e vendas inbound, mas não é essencial para a funcionalidade principal do site.
• Integração de mídia social: Aprimora a presença da marca e os recursos de compartilhamento, mas não é essencial para as principais funções de negócios.
• Funcionalidade de pesquisa no site: Melhora a experiência do usuário em sites maiores, mas não é essencial para o lançamento inicial, especialmente com uma boa navegação.

Dica profissional: tente evitar a multitarefa e se atenha ao que deve ser feito, pois a multitarefa é um dos principais motivos pelos quais as pessoas se sentem improdutivas e um dos maiores desperdiçadores de tempo no trabalho.

Poderia ter sido:

• Recurso de bate-papo ao vivo: Bom para suporte instantâneo ao cliente, mas um formulário de e-mail/contato pode ser suficiente para começar.
• Demonstrações interativas de produtos: Isso aumentaria a compreensão do produto, mas imagens/vídeos estáticos podem funcionar para o lançamento.
• Análise avançada (além do Google Analytics básico): Útil para insights profundos, mas o rastreamento básico é bom o suficiente para começar.
• Suporte a vários idiomas: Isso poderia expandir o alcance do mercado, mas pode esperar até que você tenha um tráfego internacional considerável.
• Planos de fundo de vídeo: Isso acrescentaria um apelo visual, mas não afetaria a funcionalidade principal.

Não terá (desta vez):

• Chatbot alimentado por IA: Caro para implementar adequadamente e requer dados de treinamento que você ainda não tem.
• Tours de realidade virtual: Recurso interessante, mas requer recursos significativos e não é essencial para a maioria dos usuários.
• Fórum da comunidade de usuários: Requer recursos de moderação e uma base de usuários ativa que você não tem no lançamento.
• Integração com sistemas legados: Isso pode ser abordado mais tarde, quando você tiver mais dados de usuários e requisitos específicos.
• Aplicativo móvel personalizado: O design responsivo do site será suficiente para começar. O desenvolvimento do aplicativo pode esperar pela demanda comprovada.

Ferramentas para dominar a priorização do MoSCoW

Para implementar o MoSCoW de forma eficaz, você precisa de uma ferramenta ou do conjunto certo de ferramentas para rastrear, monitorar e ajustar suas prioridades. Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar:

• Timeular: Acompanhe o tempo gasto nas tarefas de cada categoria do MoSCoW para entender objetivamente quanto tempo cada categoria realmente leva. Ao monitorar o tempo gasto nas tarefas obrigatórias em comparação com as possíveis, você tomará melhores decisões de priorização e identificará onde aloca recursos incorretamente. O recurso de rastreamento automático de tempo ajuda a coletar dados confiáveis sobre a duração das tarefas, para que você possa tomar decisões mais bem informadas em suas versões futuras.

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• Noção: Crie um hub centralizado para sua estrutura MoSCoW, no qual você pode combinar documentação, rastreamento e outros recursos de colaboração. Você pode visualizar suas prioridades de várias maneiras no Notion, pois ele tem um banco de dados flexível, de quadros Kanban a listas ou tabelas. Observe que o controle de tempo no Notion é complicado.
• Trello ou Jira: Use quadros com colunas rotuladas com o MoSCoW para visualizar e gerenciar seus itens priorizados. Essas ferramentas permitem que você arraste e solte facilmente itens entre categorias conforme as prioridades mudam.
• Miro ou Mural: Perfeitas para sessões colaborativas de MoSCoW com as partes interessadas, essas ferramentas de colaboração visual ajudam as equipes a priorizarem juntas usando notas adesivas virtuais e recursos de votação.
• Microsoft Excel ou Google Sheets: Crie matrizes de prioridade detalhadas com fórmulas incorporadas para pontuar e ponderar diferentes requisitos. Essas ferramentas são especialmente úteis para manter um backlog abrangente de todos os itens em todas as categorias.

Dica de profissional: embora as ferramentas sejam importantes, não deixe que a seleção de ferramentas se torne um "poderia ter" que atrase seu trabalho de priorização obrigatório. Comece com o controle de tempo do projeto e, em seguida, adicione ferramentas mais sofisticadas, se necessário.

Desafios comuns ao MoSCoW

Embora simples e eficaz, o método de priorização MoSCow pode apresentar desvantagens, a menos que seja implementado e controlado corretamente:

• Você tem muitos itens obrigatórios: Muitas vezes, você pode ser confrontado em um cenário em que as partes interessadas insistem que tudo é essencial. Na realidade, com o MoSCow, você pode provar que não tem muitas opções dentro do prazo apertado e dos recursos limitados disponíveis. Solução: Use o teste "Se isso fosse a única coisa que entregássemos, o projeto ainda funcionaria?" para cada item obrigatório.
• Prioridades pouco claras dentro das categorias: Sua dificuldade é classificar os itens dentro da mesma categoria. Solução: Adicionar subprioridades (M1, M2, M3) dentro de cada categoria para obter uma granularidade mais fina.
• Mudança de requisitos: Suas prioridades estão mudando no meio do projeto. Solução: Agende revisões regulares de prioridades e mantenha um registro de alterações para acompanhar e justificar as alterações.

Sua jornada MoSCoW começa agora

Em essência, o MoSCoW permite que você organize melhor sua carga de trabalho e suas prioridades. O que o torna diferente de todos os outros métodos de priorização é sua simplicidade e eficácia.

Escolha um projeto, aplique a estrutura e comece a monitorar suas prioridades. Lembre-se de que buscar a perfeição não fará seu trabalho progredir. Pronto para transformar a forma como você prioriza? Sua jornada MoSCoW começa agora!

PERGUNTAS FREQUENTES

Fontes

https://soax.com/research/mobile-website-traffic

https://pmworldjournal.com/article/moscow-rules

https://publications.eai.eu/index.php/IoT/article/view/6515