Timeboxing: Definicja, korzyści i sposób działania
Jeśli szukasz praktycznych metod na poprawę produktywności i maksymalne wykorzystanie swojego czasu, to trafiłeś na właściwą stronę. W tym artykule omówię koncepcję timeboxingu - jednej z najbardziej efektywnych strategii zarządzania czasem, stosowanej przez odnoszące sukcesy zespoły i osoby indywidualne.
Czego się nauczysz:
- Co to jest timeboxing
- Jakie są korzyści z timeboxingu
- Jak korzystać z timeboxingu i pozostać skupionym
Zacząłem stosować timeboxing kilka miesięcy temu i żałuję, że nie wiedziałem o tym wcześniej! Odkryjmy, w jaki sposób poświęcenie ścisłego limitu na poszczególne zadania może pomóc również Tobie zwiększyć koncentrację i dostarczyć więcej w krótszym czasie.
- Pobierz teraz za darmo: Szablon Timeboxing
Czym jest timeboxing?
Timeboxing, znany również jako blokowanie czasu, to prosta technika zarządzania czasem stosowana w zarządzaniu projektami Scrum i Agile. Pomaga ona w efektywnym planowaniu poprzez przypisanie konkretnych ram czasowych do ważnych zadań.
Kluczowym aspektem jego sukcesu jest utrzymanie koncentracji na jednym zadaniu w wyznaczonym czasie, unikając rozpraszania uwagi lub przełączania kontekstu.
Jak to działa? Wdrożenie techniki timeboxingu zapewnia efektywne wykorzystanie czasu i pomaga ukończyć zadania związane z zarządzaniem projektami w maksymalnej jednostce czasu, od minut do tygodni lub miesięcy w zależności od złożoności zadania.
Możesz użyć timeboxingu, aby efektywnie zaplanować poszczególne zadania, pomóc zespołowi zorganizować się, efektywniej zarządzać projektem lub planować spotkania.
Przykład: Załóżmy, że masz klienta, który prosi o strategię w mediach społecznościowych, projekt, który zajmuje około 30 godzin. Aby dotrzymać tego 10-dniowego terminu, należałoby każdego dnia przeznaczyć na pracę trzygodzinne bloki. Lub, jeśli wolisz, możesz wybrać pięciogodzinne bloki rozłożone na sześć dni. Wszystko polega na znalezieniu odpowiednich bloków czasowych, aby wykonać pracę na czas.
Czy wiesz, że... Technika timeboxingu wykorzystuje psychologiczne zjawisko ustalania ścisłych terminów. Bez takich terminów łatwo stracić koncentrację, a ważne zadania mają tendencję do wydłużania czasu trwania, zgodnie z prawem Parkinsona.
"Podwoiłem swoje przychody dzięki Timeular i udało mi się zmniejszyć o połowę ilość pracy" - Valdemar Alfred, właściciel Valdefar
Korzyści płynące z timeboxingu
Chociaż timeboxing jest tak prostą techniką zarządzania czasem, przynosi ona niezliczone korzyści:
- Poprawia umiejętności zarządzania czasem i pomaga go oszczędzać.
- Poprawia produktywność, zapobiega wielozadaniowości i pozwala na dogłębną pracę.
- Zapewnia sposób pomiaru produktywności
- Pomaga przezwyciężyć prokrastynację
- Oswaja tendencje do perfekcjonizmu
- Pomaga z łatwością dotrzymywać terminów
- Usprawnia planowanie sprintu, przegląd sprintu i retrospektywę sprintu.
Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych korzyści.
1. Pomaga poprawić umiejętności zarządzania czasem i zaoszczędzić czas
Timeboxing uczy odpowiedzialności za swój czas, co jest jedną z kluczowych umiejętności zarządzania czasem. Dzięki ścisłemu limitowi tygodniowych lub dziennych godzin pracy i zestawowi zadań, które zajmują określoną ilość czasu, maksymalnie wykorzystujesz każdą godzinę, upewniając się, że nie tracisz czasu. Zamiast tego oszczędzasz czas!
Co więcej, timeboxing w połączeniu z aplikacją do śledzenia czasu pomaga dowiedzieć się, ile czasu zajmują określone zadania, dzięki czemu można lepiej oszacować czas realizacji projektów i zadań w przyszłości. To z kolei usprawnia proces planowania czasu osobistego i czasu zespołu.
2. Pomaga zwiększyć produktywność dzięki głębokiej pracy
Timeboxing, znany również jako blokowanie czasu, może pomóc ci szybko odhaczyć pozycje z listy rzeczy do zrobienia. W jaki sposób? Praca nad zadaniem w trybie głębokiej pracy pomaga wykorzystać zasoby umysłowe w najbardziej efektywny sposób. Skupiając się na jednym zadaniu, mózg nie musi zużywać energii na ciągłe przełączanie się między zadaniami i oszczędza energię na zajęcie się kolejnym zadaniem.
Dodatkowo, określony czas pracy nad zadaniem i odpowiedni termin sprawiają, że jesteś w ruchu, ruchu, ruchu!
- Zalecana lektura: Ile dni roboczych w roku?
2. Mierzy produktywność
Timeboxing w połączeniu z narzędziem do śledzenia czasu pracy pomaga mierzyć produktywność, zapewniając jasne ramy przydzielania czasu na zadania i projekty. Ustalając konkretne limity czasowe dla każdej czynności, ty i twój zespół możecie śledzić postępy i oceniać, jak efektywnie wykorzystujecie swój czas.
Pozwala to na dokładniejszą ocenę produktywności w oparciu o ukończenie zadań w wyznaczonych ramach czasowych.
3. Zapobiega zwlekaniu
Poświęcenie czasu na nieprzyjemne zadanie wymaga wysokiego poziomu samodyscypliny. Jeśli nie przyłożysz się wystarczająco, możesz skończyć zwlekając przez cały dzień lub tydzień, skupiając się na innych projektach lub mniejszych zadaniach.
Na szczęście timeboxing to metoda zarządzania czasem, która pomaga również przezwyciężyć prokrastynację.
Pozwala to podzielić nawet najbardziej zniechęcające zadania na łatwe do opanowania fragmenty. Wyznaczenie terminu tworzy poczucie pilności i sprawia, że czujesz się odpowiedzialny za swój czas.
Innym ważnym aspektem jest ustrukturyzowany charakter timeboxingu - zapewnia on gotowy plan dnia, który zmniejsza przytłoczenie.
5. Oswaja tendencje do perfekcjonizmu
Mówi się, że lepiej zrobić niż zrobić perfekcyjnie. Cóż, nie dla tych z perfekcjonistycznym umysłem, którzy mają tendencję do nadmiernego projektowania pracy, dla których praca się rozrasta, a każde zadanie zajmuje znacznie więcej czasu niż jest to faktycznie potrzebne. Nie pytaj mnie skąd to wiem 😉.
Dobrą wiadomością jest to, że timeboxing pomaga walczyć z pragnieniem, by wszystko było idealne. Pomaga perfekcjonistom takim jak ja uniknąć spędzania zbyt wiele czasu na podejmowaniu decyzji lub kończeniu projektu. Gdy zadzwoni minutnik, nadchodzi czas na krótką przerwę i rozpoczęcie nowego zadania.
6. Pomaga z łatwością dotrzymywać terminów
Timeboxing pomaga w szacowaniu terminów, zapewniając wgląd w to, ile czasu zajmie wykonanie określonych zadań lub projektów. Pomaga to zespołom uniknąć nadmiernych obietnic i zapewnia, że terminy są realistyczne i osiągalne.
Dla liderów zespołów, timeboxing ułatwia również pomiar dostępności zasobów dla nowych projektów. Analizując, ile czasu zespoły mogą poświęcić na dodatkowe zadania w ramach istniejących harmonogramów pracy, liderzy mogą podejmować świadome decyzje dotyczące harmonogramów projektów i alokacji zasobów.
W jaki sposób timeboxing jest wykorzystywany w Agile i Scrum?
Timeboxing jest jak sekretny sos w Agile Software Development i Scrum - utrzymuje rzeczy w ruchu i zapewnia, że wszyscy pozostają na dobrej drodze.
W Agile chodzi o wyznaczanie jasnych celów i trzymanie się ich w określonych ramach czasowych. Pomaga to zespołom uniknąć stresu związanego z niedotrzymywaniem terminów i utrzymuje tempo pracy.
W Scrumie timeboxing jest wpisany w sam proces. Sprinty, które są skoncentrowanymi seriami pracy, mają ustalony czas trwania, aby wykonać pracę.
Nawet codzienne spotkania Scrumowe, takie jak planowanie sprintu lub przegląd sprintu, mają ograniczenia czasowe, więc muszą być krótkie i słodkie. Tak więc timeboxing to nie tylko zarządzanie czasem - to utrzymywanie całego zespołu w synchronizacji i upewnianie się, że rzeczy są wykonywane wtedy, kiedy trzeba.
Jak korzystać z techniki timeboxingu
1. Oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania
Zacznij od oszacowania, ile czasu może zająć wykonanie każdego zadania z listy rzeczy do zrobienia i przeznacz na nie określone ramy czasowe.
Szacunki te powinny obejmować czas przerwy i okresy buforowe na wypadek nieoczekiwanych przerw.
Jeśli masz trudności z tym krokiem, przeczytaj nasz przewodnik na temat szacowania czasu.
2. Zdecyduj, jak rozpowszechniać swoją pracę
Teraz musisz zaplanować określone przedziały czasowe w swoim kalendarzu - dwie godziny, trzy godziny lub więcej - to zależy wyłącznie od Ciebie. Po prostu pamiętaj o swoim terminie.
W tym miejscu możesz włączyć inne techniki zarządzania czasem, takie jak Technika Pomodoro (upewnij się, że korzystasz z naszego darmowego timera Pomodoro). Pomodoro to forma timeboxingu, która polega na pracy w 25-minutowych segmentach, po których następuje krótka 5-minutowa przerwa.
Oprócz techniki Pomodoro istnieje wiele technik zarządzania czasem, które można zastosować. Pamiętaj, by w sesjach skupienia uwzględniać przerwy. Pomogą ci one utrzymać wysoki poziom energii.
Wskazówka: Każdego ranka mam zaplanowane 2 godziny na głęboką pracę. Pomaga mi to rozpocząć dzień w najbardziej produktywny sposób. Gorąco polecam!
3. Dodaj bloki czasowe do kalendarza
Korzystaj z kalendarza analogowego lub cyfrowego, w zależności od tego, co jest dla Ciebie najlepsze. W Timeular korzystamy z Kalendarza Google, który automatycznie tworzy wpisy czasu pracy w naszych kartach czasu pracy (Chcesz wiedzieć, jak to działa? Dowiedz się więcej o automatycznym śledzeniu czasu pracy).
Kiedy tworzysz blok czasowy w kalendarzu, dodaj notatkę z krótkim opisem i oczekiwanymi rezultatami. Nie poświęcaj na to jednak zbyt wiele czasu; ma to tylko pomóc w nawigacji po zadaniach.
4. Ustaw timer
Użyj alarmu w smartfonie lub aplikacji do śledzenia czasu, aby powiadomić Cię, kiedy nadszedł czas, aby zakończyć jedno zadanie i przejść do następnego. Zrozumienie znaczenia zatrzymania się dokładnie w momencie, w którym wyłącza się minutnik, ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia koncentracji i zapewnienia, że zadania zostaną ukończone w wyznaczonym czasie, podkreślając wpływ timeboxingu na realizację zadań.
5. Ocena i przegląd
Co się stanie, jeśli nie uda ci się ukończyć zadania w wyznaczonym czasie? Za każdym razem, gdy zaznaczasz pole czasu, powinieneś ocenić i sprawdzić, jak poszło.
Załóżmy, że nie ukończyłeś bieżącego zadania na czas. Przeanalizuj swoje postępy i spróbuj zrozumieć, co powinieneś zrobić inaczej. Czy potrzebujesz więcej czasu na tego typu pracę? Czy należy zaplanować zadania w innej kolejności?
Osiągnięcie celów nie zawsze oznacza wykonanie zadania za jednym zamachem. Odpowiedź tkwi w ocenie własnych potrzeb i potrzeb projektu.
6. Nagradzaj się
Staraj się tworzyć pozytywne skojarzenia z wykonywaniem zadań i nagradzaj się!
Taka postawa zmotywuje cię do odhaczania kolejnych zadań z listy rzeczy do zrobienia. Istnieje wiele sposobów na nagradzanie siebie. Odświeżający spacer, zabawa ze zwierzakiem, zjedzenie pysznej i zdrowej przekąski lub posłuchanie kojącej muzyki to proste, ale skuteczne sposoby na nagrodzenie siebie.
Pomocne strategie udanego timeboxingu
1. Spraw, aby skrzynki czasowe były widoczne i kolorowe
Pokoloruj pola czasowe, aby ułatwić sobie nawigację po planie tygodniowym lub dziennym. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się pracować z kalendarzem analogowym, czy cyfrowym, przypisz różne kolory, emotikony lub kody do każdego pola czasowego, abyś mógł je łatwo rozróżnić.
2. Zdefiniuj typ skrzynek czasowych
Istnieją dwa rodzaje skrzynek czasowych: twarde skrzynki czasowe i miękkie skrzynki czasowe. Zdefiniuj każde ze swoich pól czasowych, aby uzyskać lepszy przegląd tego, co czeka Cię w ciągu dnia lub tygodnia.
Hard Time Box to ustalony okres przeznaczony na samodzielne zadanie. Poprzedni i następny przedział czasu nie są powiązane z przedziałem czasu trudnego.
Miękka skrzynka czasowa jest natomiast skrzynką czasową, która jest częścią zestawu powiązanych zadań. Gdy soft timebox zostanie ukończony, pojawia się kolejny, który jest z nim powiązany i od niego zależny.
Przykładem hard time box może być zorganizowanie spotkania retrospektywnego. Miękkim time boxem może być natomiast zbadanie pomysłu na artykuł, co jest częścią bardziej rozbudowanej historii pisania treści.
3. Zobowiązanie się do przestrzegania ściśle określonych terminów
Pomyśl o timeboxach jak o spotkaniach, które sam ze sobą zaplanowałeś. Oprzyj się pokusie ich anulowania. Zaangażuj się w timebox i przestrzegaj jego początku i końca.
4. Ustaw timer
Ustawienie czasomierza pomoże ci dotrzymać ustalonego czasu i powiadomi cię, gdy ten czas dobiegnie końca.
5. Chroń swój czas skupienia
Sekretem skuteczności timeboxingu jest pomoc w skupieniu się na wykonywanym zadaniu. Zminimalizuj ryzyko zakłóceń, gdy jesteś w trakcie pracy. Na przykład, wycisz swój telefon i powiadomienia Slack - są one jednymi z największych wrogów produktywności w pracy.
6. Nie zapominaj o robieniu przerw
Narzędzia do zarządzania czasem lub techniki produktywności mają na celu pomóc ci być produktywnym, ale musisz pamiętać, aby dbać o swój czas wolny i chronić go. Upewnij się, że robisz krótkie przerwy pomiędzy poszczególnymi zadaniami: rozciągnij się, przejdź się lub wykonaj krótką sekwencję jogi.
7. Zintegruj swój kalendarz z narzędziem do śledzenia czasu.
Jeśli korzystasz z narzędzia do śledzenia czasu pracy, porównaj wyniki swojego dnia pracy z zaplanowanym czasem.
Integrując narzędzie do śledzenia czasu z kalendarzem, zobaczysz, ile czasu zajmuje wykonanie zadania i następnym razem będziesz dokładniej planować.
Najczęstsze błędy, których należy unikać podczas boksowania czasu
- Nie zmieniaj zadań przed upływem wyznaczonego czasu.
- Przestrzegaj limitu czasu dla każdego pola czasowego. Nie rozciągaj go ani nie skracaj
- Nie wypełniaj kalendarza od początku do końca bez uwzględnienia przerw lub czasu buforowego.
- Nie zapomnij dopasować swoich zadań do pór dnia, w których zazwyczaj jesteś najbardziej produktywny.
- Podczas pracy nad zadaniem nie rozpraszaj się powiadomieniami z mediów społecznościowych lub Slacka
- Nie zapomnij ustawić alarmu dla każdego pola czasowego w aplikacji do zarządzania czasem.
Timeboxing FAQ
Kto stworzył timeboxing?
Koncepcja timeboxingu została wprowadzona przez Jamesa Martina, autora książek znanego z pracy nad zwinnym tworzeniem oprogramowania. W swojej książce Martin przedstawił skuteczność timeboxingu w zwiększaniu produktywności i bardziej efektywnym zarządzaniu projektami.
Trudno mi ukończyć zadanie przed upływem limitu czasu. Jak temu zaradzić?
Wiele osób może napotkać ten problem na samym początku. Jest to część procesu adaptacji do timeboxingu. Zacznij od wypróbowania miękkich skrzynek czasowych, aby nadal móc ukończyć zadania, jeśli nie doceniasz, ile czasu powinny one zająć.
Z czasem i wraz z większą liczbą ustawionych timeboxów, będziesz lepiej szacować, ile czasu zajmie ci dane zadanie. Śledzenie czasu również bardzo pomaga w uczeniu się, ile czasu zajmie dane zadanie.
Co jeśli timeboxing spowoduje, że będę się spieszyć z zadaniami, obniżając jakość mojej pracy?
Ważne jest , aby być realistą przy ustalaniu celów dla każdego przedziału czasowego. Celem tej techniki nie jest wyciśnięcie każdej uncji produktywności. Upewnij się, że realistycznie podchodzisz do tego, jak długo potrwa praca.
Co jeśli moje pola czasowe są zbyt krótkie dla mojego projektu?
Prostą odpowiedzią jest wydłużenie timeboxów w ramach kolejnego sprintu. Kiedy zaczynasz swoją przygodę z timeboxingiem, podzielenie pracy lub projektu na mniejsze części może również pomóc ci zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujesz czas i ile czasu zajmują określone zadania.
Czy Elon Musk stosuje timeboxing?
Elon Musk, znany ze swojej wyjątkowej produktywności, stosuje technikę zarządzania czasem timeboxing, aby zoptymalizować swoją workflow. Przydzielając określone bloki czasu na każde zadanie, Musk skutecznie zarządza rozpraszaniem uwagi i utrzymuje koncentrację, nawet w sytuacjach wysokiego ciśnienia.
Dzięki timeboxingowi wyznacza jasne granice i przestrzega z góry określonych ram czasowych, co pozwala mu efektywnie wykonywać zadania i pozostać na dobrej drodze przez cały dzień. Technika ta odgrywa istotną rolę w zdolności Muska do poruszania się w chaosie i pozostawania produktywnym w swoich przedsięwzięciach
Kto korzysta z timeboxingu?
Elon Musk i Bill Gates stosują timeboxing. Opanowanie tej metody może wymagać pewnego wysiłku, ale zdecydowanie pomaga wyostrzyć koncentrację i zwiększyć produktywność.
Największą zaletą tej metody jest sposób, w jaki zwiększa ona świadomość czasu, jaki ostatecznie zajmie wykonanie zadania.