Jak mówić "nie" w pracy [Framework i 6 przykładów]
Tak wiele ekscytujących projektów, na które można powiedzieć "tak" i możliwości rozwoju, próbując jednocześnie budować dobre relacje ze swoimi współpracownikami lub menedżerami... Nawet jeśli realistycznie wiesz, że nie ma już miejsca na podejmowanie nowych projektów, zbyt często jesteś osobą, która mówi "tak".
Potem tego żałujesz i żałujesz, że odrzuciłeś projekt.
Niezliczoną ilość razy byłem w dokładnie takiej samej sytuacji. Dlatego zbadałem i przećwiczyłem , jak mówić "nie" w pracy i umieściłem wszystko, czego się nauczyłem, w tym artykule.
Dlaczego warto odmawiać w pracy?
Nie jest zaskoczeniem, że mówienie "nie" w pracy jest wyzwaniem. Niektórzy z nas mają trudności z mówieniem "nie" w wielu sytuacjach, a co dopiero w środowisku zawodowym. Ale to wszystko wiąże się z naszą społeczną naturą jako istot ludzkich :
"Jedną z naszych najbardziej fundamentalnych potrzeb jest więź społeczna i poczucie przynależności. Mówienie "nie" zagraża naszym relacjom i poczuciu więzi".
Dr Vanessa Bohns, profesor zachowań organizacyjnych na Uniwersytecie Cornell
Staraj się więc nie obwiniać siebie za zbyt częste mówienie "tak", ale zrozum, dlaczego mówienie "nie" w pracy jest ważne. Rozpakujmy, dlaczego ma to znaczenie:
Utrzymanie dobrej jakości pracy. Badania pokazują, że wielokrotne wykonywanie zadań, które wiążą się z zagrożeniami (nieukończenie pracy na czas, zbyt duża ilość pracy lub presja klienta), podnosi poziom stresu. Tak więc, nie odmawiając pracy, skończysz próbując zarządzać nierealistyczną listą zadań w pośpiechu, z niższą jakością wyników i zmniejszoną produktywnością.
- Aby zachować zdrowy rozsądek i zapobiec wypaleniu. Co może wydawać się modnym słowem (ponieważ wszyscy zdają się o tym mówić), istnieje udowodniony związek między wypaleniem zawodowym a dużym obciążeniem pracą lub długimi godzinami pracy, a także innymi czynnikami. Jeśli nie udoskonalisz swoich umiejętności mówienia "nie" większej ilości pracy, zbyt wiele zadań wkradnie się na twoją listę i możesz być zagrożony.
- W badaniu przeprowadzonym w 2022 r. wśród 15 000 pracowników w 15 krajach przez McKinsey Health stwierdzono, że jedna czwarta pracowników doświadczyła objawów wypalenia zawodowego, które były związane ze zbyt dużą ilością pracy.
Aby udowodnić swoje umiejętności przywódcze i umiejętności zarządzania czasem. Choć jest to sprzeczne z intuicją, gdy jasno komunikujesz, że nie jesteś w stanie podjąć się nowej pracy i jesteś szczery co do ograniczeń czasowych, współpracownicy zrozumieją, że dobrze rozumiesz , jak ustalać priorytety zadań i twardo stąpasz po ziemi.
Aby pokazać, że jesteś niezawodny: Mówiąc "nie", budujesz zaufanie szefa, współpracowników i innych interesariuszy. Pokazujesz, że jesteś zorganizowany; wiesz, kiedy zaangażować się w nową pracę i ją sfinalizować.
Trzymanie się zakresu projektu: Po uzgodnieniu terminu, przekroczenie go lub przyjęcie nowych rezultatów w ostatniej chwili jest sprzeczne z zakresem projektu.
Jak odmawiać w pracy w 6 krokach
1. Ocena wniosku
Kiedy otrzymasz tę przytłaczającą wiadomość, nawet jeśli czujesz się niekomfortowo, daj sobie trochę czasu na przeanalizowanie prośby. Nie decyduj się od razu na dodatkowy projekt. Zrób szybki audyt czasu, aby określić swoje obciążenie pracą i zdolność do podjęcia innych zadań.
Następnie zadaj pytania, aby ocenić zakres i ważność danego projektu/zadania, a także zadaj sobie następujące pytania:
Czy jest to projekt, w który chciałbyś być zaangażowany?
Czy to cię ekscytuje lub przyczynia się do twojego rozwoju?
Jeśli tak, to czy mógłbyś się do tego zobowiązać w wymaganych ramach czasowych?
Czy jesteś w stanie sobie z tym poradzić?
Czy zagrozi to produktywności w innych projektach?
Pytanie, które stawia sprawy w odpowiedniej perspektywie to: " How much is your 'no' going to cost the other person?" (" Jak zmierzysz swoje życie? ").
Jeśli nie masz pewności, ile będziesz mieć mocy przerobowych, zebranie wszystkich zadań w centralnym miejscu może pomóc w ich szybkiej wizualizacji i łatwym zrozumieniu obciążenia pracą.
Aplikacja do śledzenia czasu pracy może pomóc w zrozumieniu i podzieleniu się bieżącym obciążeniem pracą z innymi członkami zespołu lub menedżerami oraz ujawnić, jak obiektywnie spędzasz czas. Oto przykład raportu ze strony Timeular:
2. Wyraźne określenie swojego stanowiska (odrzucenie)
Po zebraniu wszystkich potrzebnych danych i zdaniu sobie sprawy, że nie masz przepustowości, aby podjąć się tego nowego zadania, nie ma podniecenia i nie ma kosztów alternatywnych, grzecznie odmów.
Teraz, jeśli z natury lubisz dogadzać ludziom, jest to dla ciebie najtrudniejsza część. Nie chcesz zostać uznany za osobę niechętną do współpracy lub gracza zespołowego. Tak, możesz też czuć się źle mówiąc "nie".
Wstrzymaj się. W następnej części dowiesz się, jak wyznaczać granice i szczerze mówić o swoim obciążeniu pracą, pozostawiając otwarte drzwi.
3. Wyjaśnij powód, dla którego
Ważne jest, aby dodać tło do swojej odmowy. W ten sposób twój szef lub koledzy nie założą, że nie jesteś graczem zespołowym lub współpracownikiem, który nie podejmie wyzwania, ponieważ nie jest to częścią opisu stanowiska. Najlepszym sposobem na rozproszenie kł ótni jest jasne i zwięzłe wyjaśnienie, dlaczego nie możesz podjąć się danego zadania. Jasno przedstaw prawdziwy powód, dla którego musisz odrzucić prośbę.
Nie uży waj lekceważących wyjaśnień - są one łatwe do zwalczenia i mogą wydawać się nieprawdziwe. Możesz powiedzieć, co masz na głowie, jakie masz terminy i w jaki sposób dodatkowa praca nie przyniesie korzyści.
Cytowana powyżej książka sugeruje również zademonstrowanie rozmówcy wady, jaką poniesie w przypadku nadmiernego zaangażowania:
Dobrze wiedzieć... Powiedz "nie", używając pozytywnego wzmocnienia (pamiętaj, że pomyśleli o tobie z jakiegoś powodu, będąc wykwalifikowanymi lub wiedząc, że wykonujesz projekty bardzo szybko), więc nie powinieneś zniechęcać ich do myślenia o tobie w przyszłości.
Dobrym przykładem jest: "Dziękuję, że o mnie pomyślałeś! Jesteś niesamowity w szukaniu okazji i znajdowaniu odpowiednich ludzi. Nie krępuj się odezwać do mnie innym razem, czas może być odpowiedni". "
4. Przedstawienie kontrpropozycji
Pamiętaj, że możesz zmienić swoje "nie". Na przykład, jeśli dojdziesz do wniosku, że jesteś osobą potrzebną w projekcie (= jedynym projektantem w zespole, jedynym kierownikiem projektu itp.), w końcu będziesz musiał wykonać to zadanie.
Tak więc sposób, w jaki będziesz ustalać granice, może być następujący:
Zmień priorytety na liście rzeczy do zrobienia, aby dotrzymać terminu;
Negocjuj ze swoim przełożonym pewne terminy, a nawet termin wykonania zadania przez współpracownika;
Wspomnij, że lepszym rozwiązaniem dla nich jest wybranie kogoś innego, kto może wykonać tę pracę lub jest nawet bardziej wykwalifikowany do tego zadania;
Zaoferuj pomoc w projekcie lub zadaniu, ale nie poprzez aktywne zaangażowanie przez cały czas (np. dostarczanie informacji zwrotnych na temat wersji roboczych, dzielenie się wytycznymi lub służenie jako osoba kontaktowa, gdy pojawiają się blokady);
Gdy już odmówisz, najlepiej byłoby, gdybyś nie był widziany w miejscu pracy przez cały dzień, ponieważ może to świadczyć o tym, że nie miałeś dobrego powodu, aby odmówić.
Śledź czas automatycznie lub ręcznie, za pomocą fizycznego trackera czasu lub skrótów klawiaturowych. Poniżej 1 minuty dziennie.
5. Przygotuj się na sprzeciw
Naturalnie, ktoś będzie naciskał, jeśli jest przekonany, że to ty powinieneś mu pomóc. Tak więc w tym właściwym momencie musisz utrzymać swoją pozycję.
Wszystkie wykresy i narzędzia pokazują, jak bardzo jesteś zajęty, więc nie ma dosłownie żadnego dodatkowego czasu na zbytnie rozciąganie się.
Rozwiązanie? Bądź konsekwentny w swoim "nie".
Twój klient lub współpracownicy mogą źle odebrać Twoją reakcję, a nawet podzielić się negatywnymi opiniami. Niemniej jednak, właściwa optyka jest taka, że nie możesz zadowolić wszystkich, nie mówiąc już o kontrolowaniu ich reakcji, ale możesz na nią wpływać.
Wpływanie na ich reakcję na "nie" można osiągnąć w prosty sposób:
- Podziękuj im za danie ci możliwości
- Jasne wyjaśnienie, dlaczego ich zadanie koliduje z innymi zadaniami.
- Pozostawienie otwartych drzwi poprzez zaoferowanie alternatywy.
6. Ćwiczenie mówienia "nie
W książce "How Will You Measure Your Life" autorzy sugerują ćwiczenie mówienia " nie" tak, jak ćwiczyłoby się umiejętność (nie zrozum mnie źle, mówienie "nie" naprawdę jest umiejętnością).
Ćwicz mówienie tego na głos, samemu, z kolegami lub z kimkolwiek, kto chce cię wesprzeć. Jeśli zmagasz się z odrzucaniem okazji lub po prostu mówisz komuś "nie", to jeśli nie poćwiczysz, staniesz się osobą na "tak", nawet nie zdając sobie z tego sprawy.
Tak więc, ćwiczenie tego dzień w dzień przez jakiś czas sprawi, że w końcu łatwiej będzie powiedzieć o większej ilości pracy. Najlepszą częścią tego procesu jest "słuchanie siebie" podczas wyrażania tej potrzeby. W krótkim czasie zdasz sobie sprawę, że odrzucanie ludzi nie jest już jednym z najbardziej przerażających zadań na liście.
I nie będzie wstydu w głosie ani nadmiernego przepraszania w wiadomościach. Będziesz odpowiadać stanowczo, jasno i dyplomatycznie.
Przykłady tego, jak odmawiać w pracy
Jak powiedzieć "nie" swojemu szefowi
Prawdopodobnie zgodzisz się, że odmawianie szefowi może być najtrudniejszą rzeczą do zrobienia. Można się tego spodziewać, ale pamiętaj o poniższych zasadach, gdy mówisz szefowi "nie":
Twój szef może nie wiedzieć, nad czym pracujesz -> Kiedy otrzymasz prośbę, odpowiedz, uwidaczniając swoje obciążenie pracą.
Zadawaj pytania, aby uzyskać jasność
Nie bój się negocjować terminu , jeśli prośba została wysłana w ostatniej chwili.
Potencjalna odpowiedź:
" Cześć (imię),
Ten projekt wydaje się ekscytujący! W tej chwili ( = cały ten tydzień ) skupiam się na ukończeniu projektu dla klienta A, którego termin upływa w piątek.
Chciałbym jednak pracować nad tym projektem później. Czy to coś, co może zadziałać? Jeśli tak, spotkajmy się w piątek, by ustalić nowy termin".
Jak odmawiać współpracownikom
Odmawianie pracownikom też nie jest łatwe. Posiadanie dobrych relacji z kolegami z pracy jest bardzo ważne; możecie wspierać się nawzajem w zdobywaniu wiedzy, a nawet być przyjaciółmi.
Jeśli nauczysz się wyznaczać granice i delikatnie odmawiać, jednocześnie oferując alternatywy, twój związek będzie bezpieczny.
Potencjalna odpowiedź:
" Hej (imię)!
Bardzo chciałbym w tym pomóc, ponieważ wiem, jak ważny jest dla ciebie ten projekt. Obawiam się, że mój kalendarz jest zapchany do piątku.
Czy nadrabianie zaległości w piątek z samego rana działa? Jeśli mogę zaoferować kilka szybkich sugestii, które mogą pomóc, chętnie wskoczę na 10-minutową naradę. "
Jak odmówić klientowi?
Wiele organizacji ma podejście skoncentrowane na kliencie, co jest świetne, ale jak odmówić klientowi, gdy naciska on na podjęcie się nowego zadania z krótkim wyprzedzeniem?
Możliwości są duże, a ty masz pokusę, by powiedzieć "tak" na wszystko, szczególnie jako część startupu i agencji.
" Cześć (imię),
Twój pomysł na nową kampanię brzmi świetnie. Jednak właśnie sprawdziłem nasz kalendarz pracy i obawiam się, że ukończenie jej w przyszłym tygodniu jest niewykonalne z dwóch powodów:
Zazwyczaj potrzebujemy 2 tygodni od koncepcji do wdrożenia takiego produktu;
Jeśli pospieszymy się z kampanią teraz, wyświadczymy ci niedźwiedzią przysługę, jeśli zrealizujemy ją w terminie, o który prosiłeś.
Naprawdę chcemy, aby wszystkie projekty naszych klientów zakończyły się sukcesem, więc sugerowałbym ponowne przemyślenie terminu za dwa tygodnie. Chętnie porozmawiamy telefonicznie, aby wyjaśnić kroki i wspólnie znaleźć rozwiązanie.
Daj mi znać, co myślisz, "
Dziękuję, że o mnie pomyślałeś, ale nie
Nauka mówienia "nie" w pracy zdecydowanie wymaga praktyki i nie jest łatwa od samego początku. Te ramy i przykłady powinny być twoją przewagą, gdy zostaniesz poproszony o podjęcie nowej pracy.
Pamiętaj, że lepsze granice i wydajność w pracy zaczynają się, gdy zdecydujesz się powiedzieć "nie".
Bonus: Podczas pracy nad tym artykułem obejrzałem interesujące wideo z Harvard Business Review na ten temat:
FAQ
Czy mówienie "nie" w pracy jest w ogóle w porządku?
Tak, zdecydowanie!
Jak już wspomniałem, istnieje wiele negatywnych skutków zbyt częstego mówienia "tak". Pozwól, że podzielę się swoim przykładem:
Jako pisarz codziennie badam, czego czytelnicy powinni się dowiedzieć i czego chcą się dowiedzieć, przeprowadzam wywiady i rozmawiam z naszym zespołem, aby wycisnąć całą ich wiedzę i podzielić się nią z wami, czytam artykuły naukowe, opracowuję strategię kampanii e-mailowej i zagłębiam się w każdy szczegół bloga, zdjęcia itp.
A to jeszcze nie wszystko.
Ale... Gdybym zgodził się na wszystko, moje główne obowiązki byłyby zagrożone. Nie mam nic przeciwko podejmowaniu się dodatkowych zadań, szczególnie w celu przyczynienia się do rozwoju naszej organizacji i wizji. Jednak raz na jakiś czas muszę odmówić pracy, która wydaje się ekscytująca lub pomaga mi się rozwijać.
Po prostu nie mam wystarczającej zdolności umysłowej, aby podjąć się innego projektu lub czasu, aby nadać mu blasku. Dlatego lepiej jest odmówić.
Jak mogę odmówić bez poczucia winy?
Po przećwiczeniu przedstawionych powyżej ram, zaczniesz zdawać sobie sprawę, że nie ma żadnych wad ani naprawdę negatywnego wpływu na ciebie lub bezpieczeństwo twojej pracy. Muszę wspomnieć, że musisz być świadomy toksyczności środowiska pracy, w którym się znajdujesz. Wszystkie podane porady niekoniecznie mają zastosowanie do toksycznego środowiska.