Cómo decir no en el trabajo [Marco y 6 ejemplos]
Hay tantos proyectos interesantes a los que decir que sí y oportunidades para crecer mientras intentas construir una buena relación con tus compañeros o jefes... Incluso si sabes que no hay más margen de maniobra para asumir nuevos proyectos, con demasiada frecuencia eres la persona que dice que sí.
Luego te arrepientes y desearías haber rechazado el proyecto.
He estado exactamente en el mismo pellejo innumerables veces. Por eso he investigado y practicado cómo decir que no en el trabajo y he plasmado todo lo aprendido en este artículo.
Por qué decir no en el trabajo
No es ninguna sorpresa que decir no en el trabajo sea un reto. A algunos de nosotros nos cuesta decir que no en muchas situaciones, y mucho más en un entorno profesional. Pero todo está relacionado con nuestra naturaleza social como seres humanos :
"Una de nuestras necesidades fundamentales es la conexión social y la sensación de pertenencia. Decir 'no' supone una amenaza para nuestras relaciones y ese sentimiento de conexión".
Dra. Vanessa Bohns, doctora y profesora de comportamiento organizativo en la Universidad de Cornell.
Así que no te culpes por decir que sí con demasiada frecuencia, pero entiende por qué es importante decir que no en el trabajo. Vamos a explicar por qué es importante:
Mantener una buena calidad de producción. Las investigaciones demuestran que realizar repetidamente tareas que implican amenazas (no terminar el trabajo a tiempo, demasiado trabajo o presión del cliente) elevan tus niveles de estrés. Así que, al no rechazar el trabajo, acabarás intentando gestionar una lista irreal de tareas con prisas, con una calidad de salida inferior y una productividad reducida.
- Para mantener la cordura y evitar el agotamiento. Lo que puede parecer una palabra de moda ( ya que todo el mundo parece hablar de ello ), existe una conexión demostrada entre el agotamiento y una gran carga de trabajo o trabajar muchas horas, entre otros factores. A menos que afines tus habilidades para decir no a más trabajo, demasiadas tareas se colarán en tu lista, y puedes estar en riesgo.
- En una encuesta realizada en 2022 por McKinsey Health a 15.000 trabajadores de 15 países, se descubrió que una cuarta parte de los empleados experimentaban síntomas de agotamiento, y que éstos estaban relacionados con el exceso de trabajo.
Demostrar su liderazgo y gestión del tiempo. Aunque resulte contraintuitivo, cuando comunique claramente que no puede asumir nuevos trabajos y sea sincero sobre las limitaciones de tiempo, sus compañeros entenderán que sabe priorizar las tareas y establecer con firmeza sus prioridades.
Para demostrar que eres fiable: Al decir que no, en realidad estás generando confianza con tu jefe, tus compañeros de trabajo y otras partes interesadas. Estás demostrando que eres organizado; sabes cuándo comprometerte con un nuevo trabajo y finalizarlo.
Mantenerse dentro del alcance del proyecto: Una vez acordado un plazo, sobrepasarlo o asumir nuevos entregables en el último minuto desvirtúa el alcance de un proyecto.
Cómo decir no en el trabajo en 6 pasos
1. Evaluar la solicitud
Cuando recibas ese mensaje abrumador, aunque te sientas incómodo, date un tiempo para analizar la petición. No aceptes de plano el proyecto extra inmediatamente. Haz una rápida auditoría del tiempo para calcular tu carga de trabajo y tu capacidad para asumir otras tareas.
Siga con preguntas para evaluar el alcance y la importancia de ese proyecto/tarea, y hágase también las siguientes preguntas:
¿Es un proyecto en el que le gustaría participar?
¿Le entusiasma o contribuye a su crecimiento?
En caso afirmativo, ¿podría comprometerse a hacerlo durante el plazo necesario?
¿Tienes la capacidad mental para afrontarlo?
¿Pondrá en peligro tu productividad en los demás proyectos?
Una pregunta que pone las cosas en perspectiva es " ¿Cuánto le va a costar tu 'no' a la otra persona? (" ¿Cómo medirás tu vida? ").
Si no está seguro de cuánta capacidad tendrá, reunir todo el trabajo en un lugar central puede ayudarle a visualizarlo rápidamente y a comprender fácilmente su carga de trabajo.
Una aplicación de control del tiempo puede ayudarte a comprender y compartir tu carga de trabajo actual con los demás miembros del equipo o con los jefes y revelar cómo estás empleando tu tiempo de forma objetiva. Este es un ejemplo de informe de Timeular:
2. Exponga claramente su posición (declive)
Una vez que hayas reunido todos los datos que necesitas y te des cuenta de que no tienes ancho de banda para asumir esa nueva tarea, ni entusiasmo, ni coste de oportunidad, declínala educadamente.
Ahora bien, si te gusta agradar a la gente por naturaleza, esta es la parte más difícil para ti. No querrás que te tachen de poco colaborador o de no jugar en equipo. Sí, también puede que te sientas mal diciendo que no.
Espera. A continuación aprenderás a poner límites y a ser sincero sobre tu carga de trabajo sin dejar la puerta abierta.
3. Explique por qué
Es importante que añadas antecedentes a tu negativa. De este modo, tu jefe o tus compañeros no supondrán que no trabajas en equipo o que no aceptas un reto porque no forma parte de tu trabajo. La mejor manera de calmar cualquier discusión es expresar clara y brevemente por qué no puedes asumir la tarea. Comunica claramente la verdadera razón por la que tienes que rechazar la petición.
No utilices explicaciones autodespreciativas : son fáciles de combatir y pueden parecer falsas. Puedes decir lo que tienes entre manos, qué plazos tienes y por qué el trabajo extra no será beneficioso.
El libro citado también sugiere demostrar al interlocutor el inconveniente que sufriría si te comprometieras en exceso:
Es bueno saberlo... Di que no utilizando el refuerzo positivo ( recuerda que pensaron en ti por algún motivo, ya sea por ser hábil o por saber que ejecutas los proyectos superrápido), así que no debes disuadirles de que piensen en ti en el futuro.
Un buen ejemplo es: "¡Gracias por pensar en mí! Eres increíble buscando oportunidades y encontrando a las personas adecuadas. No dudes en ponerte en contacto conmigo en otra ocasión, puede que sea el momento adecuado. "
4. Presentar una contrapropuesta
Ten en cuenta que puedes replantear tu no. Por ejemplo, si llegas a la conclusión de que eres la persona que se necesita en el proyecto ( = el único diseñador del equipo, el único jefe de proyecto, etc. ), al final tendrás que realizar esa tarea.
Así que la forma de establecer límites aquí puede ser:
Redistribuya las prioridades de su lista de tareas para poder cumplir el plazo;
Negocia con tu jefe algunos plazos, e incluso el plazo de la contraparte que te pide que realices la tarea;
Menciona que una solución mejor para ellos es elegir a otra persona que pueda hacer ese trabajo o que incluso esté más capacitada que tú para esa tarea;
Ofrézcase a ayudar en el proyecto o tarea, pero no implicándose activamente todo el tiempo (por ejemplo, proporcionando comentarios para los borradores, compartiendo una directriz o sirviendo de persona de referencia cuando haya bloqueos);
Una vez que hayas dicho que no, lo ideal sería que no te vieran todo el día en el lugar de trabajo, ya que esto puede demostrar que no tenías una buena razón para decir que no.
Registra el tiempo de forma automática o manual, con un cronómetro físico o con atajos de teclado. Menos de 1 minuto al día.
5. Prepararse para el rechazo
Naturalmente, alguien se opondrá si está convencido de que eres tú quien debe ayudarle. Así que, en ese preciso momento, tienes que mantenerte firme.
Todos los gráficos y herramientas muestran lo ocupado que estás, así que literalmente no hay tiempo extra para estirarse demasiado.
¿La solución? Mantente coherente con tu no.
Tu cliente o tus compañeros de trabajo pueden malinterpretar tu reacción e incluso compartir comentarios negativos. No obstante, la óptica correcta es que no puedes complacer a todo el mundo, y mucho menos controlar su reacción, pero sí puedes influir en ella.
Influir en su reacción a tu "no" puede hacerse de forma sencilla:
- Agradéceles que te hayan dado la oportunidad
- Explicar claramente por qué su tarea interfiere con otro trabajo suyo
- Dejar la puerta abierta ofreciendo una alternativa.
6. Practicar el no
En el libro "Cómo medirás tu vida", los autores sugieren practicar el decir no como practicarías una habilidad ( no me malinterpretes, decir no es realmente una habilidad ).
Practica decirlo en voz alta, a solas, con colegas o con cualquier persona dispuesta a apoyarte. Si te ha costado rechazar oportunidades o simplemente decir que no a alguien, a menos que practiques, te encontrarás siendo una persona de síes sin darte cuenta.
Por lo tanto, practicarlo día tras día durante un tiempo hará que con el tiempo sea más fácil decir a más trabajo. Lo mejor de este proceso es "escucharse a uno mismo" mientras se vocaliza esta necesidad. En poco tiempo, te darás cuenta de que rechazar a gente ya no es una de las tareas más terribles de la lista.
Y no habrá vergüenza en tu voz ni exceso de disculpas en los mensajes. Responderás con firmeza, claridad y diplomacia.
Ejemplos de cómo decir no en el trabajo
Cómo decir no a tu jefe
Probablemente estés de acuerdo en que decir que no a tu jefe puede ser lo más difícil de hacer. Es normal, pero ten en cuenta lo siguiente cuando le digas que no a tu jefe:
Es posible que tu jefe no sepa todo en lo que estás trabajando -> Cuando recibas la petición, responde haciendo visible tu carga de trabajo
Preguntas de seguimiento para mayor claridad
No tengas miedo de negociar el plazo si la solicitud se ha enviado en el último minuto.
Posible respuesta:
" Hola (nombre),
Este proyecto parece apasionante. Por el momento ( = toda esta semana ), mi atención se centra en completar el proyecto para el Cliente A, que tiene de plazo hasta el viernes.
Sin embargo, me encantaría trabajar en este proyecto después. ¿Es algo que pueda funcionar? Si es así, quedamos el viernes para fijar el nuevo plazo".
Cómo decir no a tus compañeros de trabajo
Decir que no a tus trabajadores tampoco es fácil. Tener una buena relación con los compañeros ayuda mucho; podéis apoyaros mutuamente para adquirir experiencia, o incluso pueden ser tus amigos.
Si aprendes a poner límites y a decir que no con delicadeza, al tiempo que ofreces alternativas, tu relación estará a salvo.
Posible respuesta:
" ¡Hola (nombre)!
Me encantaría ayudar con esto, ya que sé lo importante que es este proyecto para ti. Me temo que mi agenda está repleta hasta el viernes.
¿Funciona ponerse al día el viernes a primera hora de la mañana? Si puedo ofrecer algunas sugerencias rápidas para ayudar, feliz de saltar en una reunión de 10 minutos. "
Cómo decir que no a su cliente
Muchas organizaciones dan prioridad al cliente, lo cual está muy bien, pero ¿cómo decir que no a un cliente cuando te presiona para que te hagas cargo de un nuevo producto con poca antelación?
La oportunidad es grande y estás tentado de decir que sí a todo, sobre todo como parte de una startup y una agencia.
" Hola (nombre),
Tu nueva idea de campaña suena muy bien. Sin embargo, acabo de comprobar nuestro calendario de carga de trabajo y me temo que terminarla la semana que viene no es factible por dos motivos:
Normalmente necesitamos 2 semanas desde el concepto hasta la aplicación para este tipo de entrega;
Si apuramos su campaña ahora, le haremos un flaco favor si la ejecutamos en el plazo que nos pidió.
Realmente queremos que todos los proyectos de nuestros clientes que salen de nuestra puerta tengan éxito, así que sugeriría replantearse el plazo dentro de dos semanas. Estaremos encantados de llamarles para explicarles los pasos y encontrar juntos una solución.
Dígame lo que piensa, "
Gracias por pensar en mí, pero no
Aprender a decir que no en el trabajo requiere práctica, y no es fácil desde el principio. Este marco y los ejemplos deberían ser tu ventaja de bolsillo siempre que te pidan que aceptes un nuevo trabajo.
Recuerda que la mejora de los límites y del rendimiento en el trabajo empieza cuando decides decir no.
Bonus: Mientras investigaba este artículo, he visto un interesante vídeo de Harvard Business Review sobre este tema:
FAQS
¿Está bien decir que no en el trabajo?
Sí, ¡definitivamente!
Tal y como se ha mencionado, existen múltiples efectos negativos de decir sí con demasiada frecuencia. Permítanme compartir mi ejemplo:
Como escritora, a diario investigo lo que los lectores necesitan aprender y lo que quieren saber, entrevisto y hablo con nuestro equipo para exprimir toda su experiencia y compartirla contigo, leo artículos de investigación, diseño estrategias para una campaña de correo electrónico y profundizo en cada detalle del blog, las imágenes, etc.
Y eso no es todo.
Pero... Si hubiera dicho que sí a todo, mis principales responsabilidades se habrían visto comprometidas. No me importa asumir tareas adicionales, sobre todo para contribuir al crecimiento y la visión de nuestra organización. Sin embargo, de vez en cuando tengo que decir que no a un trabajo que me parece apasionante o que me ayuda a crecer.
Simplemente no tengo suficiente capacidad mental para asumir un proyecto diferente o tiempo para hacerlo brillar. Así que es mejor rechazarlo.
¿Cómo puedo decir que no sin sentirme culpable?
Una vez que practiques el marco introducido anteriormente, empezarás a darte cuenta de que no hay inconvenientes ni impactos realmente negativos para ti o para la seguridad de tu trabajo. Debo mencionar que debes ser consciente de la toxicidad del entorno de trabajo en el que te encuentras. Todos los consejos dados no se aplican necesariamente a un entorno tóxico.