Hur man säger nej på jobbet [ramverk och 6 exempel]
Så många spännande projekt att säga ja till och möjligheter att växa samtidigt som du försöker bygga upp en bra relation med dina kollegor eller chefer ... Även om du realistiskt sett vet att det inte finns mer bandbredd för att ta dig an nya projekt är du alltför ofta ja-sägaren.
Sedan ångrar man sig och önskar att man hade tackat nej till projektet.
Jag har varit i exakt samma sits otaliga gånger. Det är därför jag har undersökt och övat på hur man säger nej på jobbet och lagt allt jag lärt mig i den här artikeln.
Varför ska man säga nej på jobbet?
Det är ingen överraskning att det är svårt att säga nej på jobbet. En del av oss har svårt att säga nej i många situationer, än mindre i en professionell miljö. Men allt hänger ihop med vår sociala natur som människor :
"Ett av våra mest grundläggande behov är social samhörighet och en känsla av att vi hör hemma. Att säga nej känns som ett hot mot våra relationer och den känslan av samhörighet".
Dr. Vanessa Bohns, PhD och professor i organisationsbeteende vid Cornell University
Så försök att inte klandra dig själv för att du säger ja för ofta, utan förstå varför det är viktigt att säga nej på jobbet. Låt oss reda ut varför det är viktigt:
För att upprätthålla en god kvalitet på produktionen. Forskning visar att upprepade arbetsuppgifter som innebär hot (att inte bli klar i tid, för mycket arbete eller kundtryck) höjer stressnivån. Så om du inte säger nej till arbete kommer det att sluta med att du försöker hantera en orealistisk lista med uppgifter med en stressad, lägre kvalitet på resultatet och minskad produktivitet.
- För att hålla dig sund och förhindra utbrändhet. Det kan tyckas vara ett modeord (eftersom alla verkar prata om det), men det finns ett bevisat samband mellan utbrändhet och en hög arbetsbelastning eller långa arbetsdagar, bland andra faktorer. Om du inte skärper dina färdigheter att säga nej till mer arbete kommer för många uppgifter att krypa in i din lista, och du kan vara i riskzonen.
- I en undersökning som McKinsey Health genomförde 2022 med 15.000 anställda i 15 länder visade det sig att en fjärdedel av de anställda upplevde utbrändhetssymptom, och att dessa var kopplade till för mycket arbete.
För att bevisa dina ledarskaps- och tidshanteringsförmåga. Även om det är motsägelsefullt, när du kommunicerar tydligt att du inte kan ta på dig nytt arbete och är ärlig om tidsbegränsningarna, kommer medarbetarna att förstå att du har en god förståelse för hur man prioriterar uppgifter och bestämt sätter din fot.
För att visa att du är pålitlig: När du säger nej bygger du faktiskt upp ett förtroende hos din chef, dina kollegor och andra intressenter. Du visar att du är organiserad; du vet när du ska engagera dig i nytt arbete och slutföra det.
Att hålla sig inom projektets omfattning: När ni väl har kommit överens om en deadline kan ni inte överskrida den eller ta på er nya leveranser i sista minuten, eftersom det strider mot projektets omfattning.
Hur man säger nej på jobbet i 6 steg
1. Bedöm begäran
När du får det överväldigande meddelandet, även om du känner dig obekväm, ge dig själv lite tid att analysera förfrågan. Säg inte blankt nej till extraprojektet direkt. Gör en snabb tidsgranskning för att ta reda på din arbetsbelastning och kapacitet att ta dig an andra uppgifter.
Följ upp med frågor för att utvärdera omfattningen och hur viktigt projektet/uppgiften är, och ställ även följande frågor till dig själv:
Är det ett projekt som du skulle vilja vara med i?
Är det spännande för dig eller bidrar det till din utveckling?
Om så är fallet, skulle du kunna åta dig att göra det inom den tidsram som krävs?
Har du den mentala kapaciteten att klara av det?
Kommer det att äventyra din produktivitet i de andra projekten?
En fråga som sätter saker och ting i perspektiv är: "Hur mycket kommer ditt nej att kosta den andra personen?" ("Hurkommer du att mäta ditt liv?").
Om du inte är säker på hur mycket kapacitet du kommer att ha kan du samla allt ditt arbete på en central plats så att du snabbt kan visualisera dessa och enkelt förstå din arbetsbelastning.
En app för tidsregistrering kan hjälpa dig att förstå och dela din aktuella arbetsbelastning med andra teammedlemmar eller chefer och avslöja hur du använder din tid på ett objektivt sätt. Detta är ett exempel på en rapport från Timeular:
2. Tydligt ange din ståndpunkt (nedgång)
När du har samlat in alla uppgifter du behöver och inser att du inte har någon bandbredd för att ta dig an den nya uppgiften, ingen spänning och ingen alternativkostnad, tackar du artigt nej.
Om du är en naturlig människokännare är det här den svåraste delen för dig. Du vill inte bli stämplad som ovillig att samarbeta eller inte vara en lagspelare. Ja, du kanske också mår dåligt av att säga nej.
Vänta lite. Nu ska du få lära dig hur du sätter gränser och är ärlig om din arbetsbelastning samtidigt som du lämnar dörren öppen.
3. Förklara skälet till varför
Det är viktigt att lägga till en bakgrund till ditt avslag. På så sätt kommer din chef eller dina kollegor inte att anta att du inte är en lagspelare eller den typ av medarbetare som inte tar sig an en utmaning eftersom det inte ingår i arbetsbeskrivningen. Det bästa sättet att avdramatisera en diskussion är att tydligt och kortfattat förklara varför du inte kan ta dig an uppgiften. Kommunicera tydligt det verkliga skälet till varför du måste tacka nej till förfrågan.
Använd inte självförringande förklaringar - de är lätta att motarbeta och kan uppfattas som osanna. Du kan säga vad du har på din tallrik, vilka deadlines du har och hur det extra arbetet inte kommer att vara till nytta.
Den ovan citerade boken föreslår också att man visar för samtalspartnern den nackdel som de skulle drabbas av om du skulle överdriva åtagandet:
Bra att veta... Säg nej genom att använda positiv förstärkning (kom ihåg att de tänkte på dig av en anledning, antingen för att du är skicklig eller för att du genomför projekt supersnabbt), så du bör inte avskräcka dem från att tänka på dig i framtiden.
Ett bra exempel är: "Tack för att du tänkte på mig! Du är otroligt bra på att söka möjligheter och hitta rätt personer. Du får gärna återkomma till mig en annan gång, tajmingen kan vara rätt. "
4. Kom med ett motförslag
Tänk på att du kan omformulera ditt nej. Om du t.ex. kommer fram till att du är den person som behövs i projektet (= den enda designern i teamet, den enda projektledaren etc.), så kommer du så småningom att behöva utföra den uppgiften.
Så sättet du sätter gränser på här kan vara..:
Omfördela prioriteringarna på din att-göra-lista så att du klarar tidsfristen;
Förhandla med din chef om vissa tidsfrister och även om tidsfristen för den motpart som ber dig att utföra uppgiften;
Nämn att en bättre lösning för dem är att välja någon annan som kan göra det jobbet eller som är ännu skickligare än du för den uppgiften;
Erbjud dig att hjälpa till med projektet eller uppgiften, men inte genom att vara aktivt involverad hela tiden (t.ex. genom att ge feedback på utkast, dela med dig av en riktlinje eller vara den som tar kontakt när det finns hinder);
När du väl har sagt nej är det bra om du inte syns vid vattenkylaren på arbetsplatsen hela dagarna, eftersom det kan visa att du inte hade någon bra anledning att säga nej.
Registrera tiden automatiskt eller manuellt, med en fysisk tidmätare eller kortkommandon på tangentbordet. Under 1 minut per dag.
5. Förbered dig på motgångar
Naturligtvis kommer någon att säga ifrån om de är övertygade om att du är den som borde hjälpa dem. Så i just det här ögonblicket måste du stå på dig.
Alla grafer och verktyg visar hur upptagen du är, så det finns bokstavligen ingen extra tid att sträcka ut sig för mycket.
Lösningen på problemet? Var konsekvent med ditt nej.
Dina kunder eller kollegor kan uppfatta din reaktion på fel sätt och till och med dela med sig av negativ feedback. Den rätta optiken är ändå att du inte kan göra alla nöjda, än mindre kontrollera deras reaktion, men du kan påverka den.
Att påverka deras reaktion på ditt "nej" kan enkelt göras genom att:
- Tacka dem för att de ger dig möjligheten
- Tydligt förklara varför deras uppgift stör annat arbete som du utför
- Lämna dörren öppen genom att erbjuda ett alternativ.
6. Öva på att säga nej
I boken "How Will You Measure Your Life" föreslår författarna att man ska öva på att säga nej som man övar på en färdighet (missförstå mig inte, att säga nej är verkligen en färdighet).
Öva på att säga det högt, ensam, med kollegor eller med någon som är villig att stötta. Om du har kämpat med att tacka nej till möjligheter eller bara säga nej till någon, kommer du att bli en ja-person utan att ens inse det om du inte övar.
Så om du övar på det dag ut och dag in under en tid kommer det så småningom att bli lättare att säga ja till mer arbete. Den bästa delen av denna process är att "lyssna på dig själv" medan du uttrycker detta behov. På nolltid kommer du att inse att det inte längre är en av de mest fruktansvärda uppgifterna på listan att tacka nej till folk.
Och det kommer inte att finnas någon skam i din röst eller överdrivet ursäktande i meddelanden. Du kommer att svara bestämt, tydligt och diplomatiskt.
Exempel på hur man säger nej på jobbet
Hur du säger nej till din chef
Du håller säkert med om att det kan vara svårt att säga nej till sin chef. Detta är förväntat, men kom ihåg följande när du säger nej till din chef:
Din chef kanske inte vet allt du arbetar med -> När du får frågan ska du svara genom att synliggöra din arbetsbörda
Följ upp med frågor för att få klarhet
Var inte rädd för att förhandla om tidsfristen om begäran skickades i sista minuten.
Potentiellt svar:
" Hej (namn),
Det här projektet verkar spännande! För tillfället (= hela den här veckan) är mitt fokus att slutföra projektet för kund A, som har deadline på fredag.
Jag skulle dock gärna vilja arbeta med det här projektet efteråt. Är det här något som kan fungera? Om ja, så hörs vi på fredag för att bestämma en ny deadline."
Hur du säger nej till dina kollegor
Det är inte heller lätt att säga nej till sina medarbetare. Att ha en bra relation med kollegorna räcker långt; ni kan stötta varandra för att öka er expertis, eller så kan de till och med vara dina vänner.
Om du lär dig att sätta gränser och försiktigt säga nej samtidigt som du erbjuder alternativ, kommer din relation att vara säker.
Potentiellt svar:
" Hej (namn)!
Jag vill gärna hjälpa till med detta, eftersom jag vet hur viktigt det här projektet är för dig. Jag är rädd att min kalender är fulltecknad fram till fredag.
Fungerar det att komma ikapp på fredag direkt på morgonen? Om jag kan erbjuda några snabba förslag för att hjälpa till, hoppar jag gärna på en 10-minuters huddle. "
Hur du säger nej till din kund
Många organisationer har ett kundfokuserat förhållningssätt, vilket är bra, men hur säger man nej till en kund när de vill att man ska ta på sig en ny leverans med kort varsel?
Möjligheterna är stora och du är frestad att säga ja till allt, särskilt som en del av en startup och en byrå.
" Hej (namn),
Din nya kampanjidé låter jättebra. Men jag kollade just vår arbetsbelastningskalender, och jag är rädd att det inte är möjligt att avsluta den nästa vecka av två skäl:
Vi behöver normalt 2 veckor från koncept till implementering för en sådan leverans;
Om vi skyndar på din kampanj nu kommer vi att göra dig en björntjänst om vi genomför den inom den tidsram du bad om.
Vi vill verkligen att alla våra kundprojekt ska bli framgångsrika, så jag skulle föreslå att vi omprövar tidsfristen om två veckor. Jag ringer gärna upp för att förklara stegen och hitta en lösning tillsammans.
Låt mig veta vad du tycker, "
Tack för att du tänkte på mig, men nej
Att lära sig att säga nej på jobbet kommer definitivt med övning, och det är inte lätt från början. Det här ramverket och exemplen bör vara din fördel när du blir ombedd att ta dig an nya arbetsuppgifter.
Kom ihåg att bättre gränser och prestation på jobbet börjar när du bestämmer dig för att säga nej.
Bonus: Under arbetet med den här artikeln har jag sett en intressant video från Harvard Business Review om det här ämnet:
VANLIGA FRÅGOR
Är det ens okej att säga nej på jobbet överhuvudtaget?
Ja, definitivt!
Precis som nämnts finns det flera negativa effekter av att säga ja för ofta. Låt mig dela med mig av mitt exempel:
Som skribent undersöker jag dagligen vad läsarna behöver lära sig och vad de vill veta, jag intervjuar och pratar med vårt team för att pressa ut all deras expertis och dela den med dig, jag läser forskningsrapporter, jag lägger upp en strategi för en e-postkampanj och jag går på djupet med varje detalj i bloggen, bildspråket osv.
Och det är inte allt.
Men... Om jag hade sagt ja till allt skulle mina huvudsakliga ansvarsområden ha äventyrats. Jag har inget emot att ta på mig ytterligare uppgifter, särskilt inte för att bidra till vår organisatoriska tillväxt och vision. Men ibland måste jag säga nej till arbete som verkar spännande eller som hjälper mig att växa.
Jag har helt enkelt inte tillräckligt med mental kapacitet för att ta mig an ett annat projekt eller tid för att få det att glänsa. Då är det bättre att tacka nej.
Hur kan jag säga nej utan att få dåligt samvete?
När du väl har praktiserat det ramverk som introducerades ovan kommer du att inse att det inte finns några nackdelar eller verkligt negativa effekter för dig själv eller för säkerheten på ditt jobb. Jag måste nämna att du måste vara medveten om hur giftig den arbetsmiljö du befinner dig i är. Alla råd som ges gäller inte nödvändigtvis i en giftig miljö.