Como dizer não no trabalho [estrutura e 6 exemplos]
Tantos projetos interessantes aos quais dizer sim e oportunidades de crescimento, enquanto tenta construir um bom relacionamento com seus colegas ou gerentes... Mesmo que você saiba que não há mais espaço para assumir novos projetos, muitas vezes você é a pessoa que diz sim.
Depois, você se arrepende e deseja ter recusado o projeto.
Eu já estive exatamente no mesmo lugar inúmeras vezes. É por isso que pesquisei e pratiquei como dizer não no trabalho e coloquei tudo o que aprendi neste artigo.
Por que dizer não no trabalho
Não é surpresa que dizer não no trabalho seja um desafio. Alguns de nós têm dificuldade em dizer não em muitos cenários, muito menos em um ambiente profissional. Mas tudo isso está ligado à nossa natureza social como seres humanos :
"Uma de nossas necessidades mais fundamentais é a conexão social e o sentimento de pertencimento. Dizer 'não' parece ameaçador para nossos relacionamentos e para esse sentimento de conexão".
Dra. Vanessa Bohns, Ph.D. e professora de comportamento organizacional na Universidade de Cornell
Portanto, tente não se culpar por dizer "sim" com muita frequência, mas entenda por que é importante dizer "não" no trabalho. Vamos explicar por que isso é importante:
Para manter uma boa qualidade de produção. Pesquisas mostram que a execução repetida de tarefas que envolvem ameaças (não terminar o trabalho no prazo, excesso de trabalho ou pressão do cliente) aumenta os níveis de estresse. Portanto, ao não recusar o trabalho, você acabará tentando gerenciar uma lista irreal de tarefas com uma produção apressada, de qualidade inferior e com produtividade reduzida.
- Para mantê-lo são e evitar o esgotamento. O que pode parecer uma palavra da moda (já que todo mundo parece falar sobre isso), há uma conexão comprovada entre o esgotamento e uma carga de trabalho pesada ou longas horas de trabalho, entre outros fatores. A menos que você aprimore suas habilidades de dizer não a mais trabalho, muitas tarefas entrarão na sua lista e você poderá correr riscos.
- Em uma pesquisa realizada em 2022 com 15.000 trabalhadores em 15 países pela McKinsey Health, descobriu-se que um quarto dos funcionários apresentava sintomas de esgotamento, e esses sintomas estavam relacionados ao excesso de trabalho.
Para provar sua liderança e habilidades de gerenciamento de tempo. Embora seja contraintuitivo, quando você comunica claramente que não é capaz de assumir novos trabalhos e é honesto sobre as limitações de tempo, os colegas de trabalho entenderão que você tem uma boa noção de como priorizar tarefas e se posicionar com firmeza.
Para demonstrar que você é confiável: Ao dizer não, você está, na verdade, construindo confiança com seu chefe, colegas de trabalho e outras partes interessadas. Você está demonstrando que é organizado; sabe quando se comprometer com um novo trabalho e finalizá-lo.
Permanecer dentro do escopo do projeto: Depois de concordar com um prazo, ir além dele ou aceitar novas entregas no último minuto anula o escopo de um projeto.
Como dizer não no trabalho em 6 passos
1. Avalie a solicitação
Quando você receber essa mensagem esmagadora, mesmo que se sinta desconfortável, dê a si mesmo algum tempo para analisar a solicitação. Não aceite o projeto extra imediatamente. Faça uma rápida auditoria de tempo para descobrir sua carga de trabalho e sua capacidade de assumir outras tarefas.
Faça perguntas para avaliar o escopo e a importância desse projeto/tarefa, e faça a si mesmo as seguintes perguntas também:
É um projeto do qual você gostaria de participar?
Isso o entusiasma ou contribui para seu crescimento?
Em caso afirmativo, você poderia se comprometer com isso durante o período necessário?
Você tem a capacidade mental para lidar com isso?
Isso prejudicará sua produtividade nos outros projetos?
Uma pergunta que coloca as coisas em perspectiva é: Quanto o seu "não" vai custar à outra pessoa? ("Como você medirá sua vida?").
Se você não tiver certeza da capacidade que terá, reunir todo o seu trabalho em um local central pode ajudá-lo a visualizá-lo rapidamente e a entender facilmente sua carga de trabalho.
Um aplicativo de controle de tempo pode ajudá-lo a entender e compartilhar sua carga de trabalho atual com os outros membros da equipe ou gerentes e revelar como você está gastando seu tempo de forma objetiva. Este é um exemplo de um relatório do site Timeular:
2. Declarar claramente sua posição (declinar)
Depois de reunir todos os dados de que precisa e perceber que não tem largura de banda para assumir essa nova tarefa, nem entusiasmo, nem custo de oportunidade, recuse educadamente.
Agora, se você gosta naturalmente de agradar as pessoas, essa é a parte mais difícil para você. Você não quer ser rotulado como alguém que não coopera ou que não trabalha em equipe. Sim, você também pode se sentir mal ao dizer não.
Espere um pouco. A seguir, você aprenderá a estabelecer limites e a ser honesto sobre sua carga de trabalho, deixando a porta aberta.
3. Explique o motivo pelo qual
É importante acrescentar antecedentes à sua recusa. Dessa forma, seu chefe ou colegas não presumirão que você não trabalha em equipe ou que é o tipo de colega de trabalho que não aceita um desafio porque não faz parte da descrição do cargo. A melhor maneira de amenizar qualquer discussão é expressar clara e brevemente por que você não pode assumir a tarefa. Comunique claramente o motivo real pelo qual você tem que recusar a solicitação.
Não use explicações autodepreciativas - elas são fáceis de combater e podem parecer falsas. Você poderia dizer o que está fazendo, os prazos que tem e como o trabalho extra não será benéfico.
O livro citado acima também sugere demonstrar ao interlocutor a desvantagem que ele sofrerá se você se comprometer demais:
É bom saber... Diga não usando reforço positivo (lembre-se de que eles pensaram em você por algum motivo, seja por serem habilidosos ou por saberem que você executa projetos com muita rapidez), portanto, você não deve desencorajá-los a pensar em você no futuro.
Um bom exemplo é: "Obrigado por pensar em mim! Você é incrível em buscar oportunidades e encontrar as pessoas certas. Fique à vontade para entrar em contato comigo em outro momento, talvez seja a hora certa. "
4. Apresentar uma contraproposta
Lembre-se de que você pode reformular seu não. Por exemplo, se você chegar à conclusão de que é a pessoa necessária para o projeto ( = o único designer da equipe, o único gerente de projeto etc.), eventualmente terá de executar essa tarefa.
Portanto, a maneira como você estabelecerá limites aqui pode ser:
Redistribua as prioridades em sua lista de tarefas para que você cumpra o prazo;
Negocie com seu gerente alguns prazos e até mesmo o prazo da contraparte que está solicitando que você execute a tarefa;
Mencione que uma solução melhor para eles é escolher outra pessoa que possa fazer esse trabalho ou que seja ainda mais habilidosa do que você para essa tarefa;
Ofereça-se para ajudar no projeto ou na tarefa, mas não se envolva ativamente o tempo todo (por exemplo, fornecendo feedback para os rascunhos, compartilhando uma diretriz ou servindo como a pessoa certa quando houver bloqueios);
Depois de dizer não, o ideal é não ser visto no bebedouro do local de trabalho o dia todo, pois isso pode demonstrar que você não tinha um bom motivo para dizer não.
Registre o tempo automática ou manualmente, com um registrador de tempo físico ou atalhos de teclado. Menos de 1 minuto por dia.
5. Prepare-se para a resistência
Naturalmente, alguém vai se opor se estiver convencido de que você é a pessoa que deve ajudá-la. Portanto, nesse exato momento, você precisa manter sua posição.
Todos os gráficos e ferramentas mostram o quanto você está ocupado, portanto, literalmente não há tempo extra para se esforçar demais.
A solução? Seja consistente com seu não.
Seus clientes ou colegas de trabalho podem interpretar sua reação de forma errada e até mesmo compartilhar um feedback negativo. No entanto, a perspectiva correta é que você não pode agradar a todos, muito menos controlar a reação deles, mas pode influenciá-la.
Influenciar a reação deles ao seu "não" pode ser feito de forma simples:
- Agradeça a eles por terem lhe dado a oportunidade
- Explicar claramente por que a tarefa dele interfere em outro trabalho seu
- Deixar a porta aberta, oferecendo uma alternativa.
6. Praticar dizer não
No livro "How Will You Measure Your Life" (Como você medirá sua vida), os autores sugerem que se pratique dizer não como se pratica uma habilidade (não me entenda mal, dizer não é realmente uma habilidade).
Pratique dizer isso em voz alta, sozinho, com colegas ou com qualquer pessoa disposta a lhe dar apoio. Se você tem tido dificuldades para recusar oportunidades ou simplesmente dizer não a alguém, a menos que pratique, acabará se tornando uma pessoa que diz sim sem nem mesmo perceber.
Portanto, praticar isso dia após dia por algum tempo acabará facilitando a aceitação de mais trabalho. A melhor parte desse processo é "ouvir a si mesmo" ao expressar essa necessidade. Em pouco tempo, você perceberá que recusar pessoas não é mais uma das tarefas mais terríveis da lista.
E não haverá vergonha em sua voz nem desculpas exageradas nas mensagens. Você responderá com firmeza, clareza e diplomacia.
Exemplos de como dizer não no trabalho
Como dizer não ao seu chefe
Você provavelmente concorda que dizer não ao seu chefe pode ser a coisa mais difícil de se fazer. Isso é esperado, mas tenha em mente o seguinte para quando você disser não ao seu chefe:
Seu chefe pode não saber em tudo o que você está trabalhando -> Quando receber a solicitação, responda tornando visível sua carga de trabalho
Acompanhe com perguntas para maior clareza
Não tenha receio de negociar o prazo se a solicitação foi enviada de última hora.
Possível resposta:
" Oi (nome),
Esse projeto parece empolgante! No momento ( = esta semana inteira ), meu foco é concluir o projeto para o Cliente A, que tem um prazo na sexta-feira.
No entanto, eu gostaria de trabalhar nesse projeto depois. Isso é algo que pode funcionar? Se sim, vamos nos encontrar na sexta-feira para definir o novo prazo."
Como dizer não a seus colegas de trabalho
Dizer não a seus funcionários também não é fácil. Ter um bom relacionamento com os colegas é muito útil; vocês podem se apoiar mutuamente para adquirir conhecimentos especializados ou eles podem até ser seus amigos.
Se você aprender a estabelecer limites e a dizer "não" gentilmente, oferecendo alternativas, seu relacionamento estará seguro.
Possível resposta:
" Ei (nome)!
Eu adoraria ajudar com isso, pois sei o quanto esse projeto é importante para você. Infelizmente, minha agenda está lotada até sexta-feira.
É possível se atualizar na sexta-feira logo pela manhã? Se eu puder oferecer algumas sugestões rápidas para ajudar, ficarei feliz em participar de uma reunião de 10 minutos. "
Como dizer não ao seu cliente
Muitas organizações têm uma abordagem que coloca o cliente em primeiro lugar, o que é ótimo, mas como dizer "não" a um cliente quando ele pressiona para que você assuma uma nova entrega em cima da hora?
A oportunidade é grande e você se sente tentado a dizer sim a tudo, principalmente quando faz parte de uma startup ou agência.
" Oi (nome),
Sua nova ideia de campanha parece ótima. No entanto, acabei de verificar nosso calendário de carga de trabalho e receio que terminá-la na próxima semana não seja viável por dois motivos:
Normalmente, precisamos de 2 semanas do conceito à implementação para esse tipo de entrega;
Se apressarmos sua campanha agora, prestaremos um desserviço se a executarmos dentro do prazo que você solicitou.
Queremos muito que todos os projetos de nossos clientes que saem de nosso portão sejam bem-sucedidos, portanto, sugiro repensar o prazo em duas semanas. Teremos prazer em entrar em contato para explicar as etapas e encontrar uma solução juntos.
Diga-me sua opinião, "
Obrigado por pensar em mim, mas não
Aprender a dizer "não" no trabalho definitivamente vem com a prática, e não é fácil desde o início. Essa estrutura e os exemplos devem ser sua vantagem sempre que for solicitado a assumir um novo trabalho.
Lembre-se de que limites e desempenho melhores no trabalho começam quando você decide dizer não.
Bônus: enquanto pesquisava este artigo, assisti a um vídeo interessante da Harvard Business Review sobre esse assunto:
PERGUNTAS FREQUENTES
Em primeiro lugar, é correto dizer não no trabalho?
Sim, com certeza!
Assim como mencionado, há vários efeitos negativos em dizer sim com muita frequência. Deixe-me compartilhar meu exemplo:
Como redatora, diariamente, pesquiso o que os leitores precisam aprender e o que querem saber, entrevisto e converso com nossa equipe para extrair todo o conhecimento deles e compartilhá-lo com você, leio artigos de pesquisa, elaboro estratégias para uma campanha de e-mail e me aprofundo em cada detalhe do blog, das imagens etc.
E isso não é tudo.
Mas... Se eu tivesse dito sim a tudo, minhas principais responsabilidades teriam sido prejudicadas. Não me importo de assumir tarefas adicionais, principalmente para contribuir para o crescimento e a visão de nossa organização. Entretanto, de vez em quando, preciso dizer não a um trabalho que me pareça empolgante ou que me ajude a crescer.
Simplesmente não tenho capacidade mental suficiente para assumir um projeto diferente ou tempo para fazê-lo brilhar. Portanto, é melhor recusar.
Como posso dizer não sem me sentir culpado?
Depois de praticar a estrutura apresentada acima, você começará a perceber que não há desvantagens ou impactos realmente negativos para si mesmo ou para a segurança do seu trabalho. Preciso mencionar que você precisa estar ciente da toxicidade do ambiente de trabalho em que se encontra. Todos os conselhos dados não se aplicam necessariamente a um ambiente tóxico.