Sådan siger du nej på arbejdet [rammer og 6 eksempler]
Der er så mange spændende projekter at sige ja til og muligheder for at vokse, mens man forsøger at opbygge et godt forhold til sine kolleger eller ledere ... Selv om man realistisk set ved, at der ikke er mere båndbredde til at påtage sig nye projekter, er man alt for ofte den, der siger ja.
Så fortryder man det og ønsker, at man havde sagt nej til projektet.
Jeg har stået i præcis samme situation utallige gange. Derfor har jeg undersøgt og øvet mig i at sige nej på arbejdet og samlet alt, hvad jeg har lært, i denne artikel.
Hvorfor sige nej på arbejdet
Det er ingen overraskelse, at det er en udfordring at sige nej på arbejdet. Nogle af os har svært ved at sige nej i mange situationer, og slet ikke i en professionel sammenhæng. Men det hænger sammen med vores sociale natur som mennesker :
"Et af vores mest grundlæggende behov er social kontakt og en følelse af at høre til. At sige 'nej' føles som en trussel mod vores relationer og den følelse af samhørighed".
Dr. Vanessa Bohns, ph.d. og professor i organisatorisk adfærd ved Cornell University
Så prøv ikke at bebrejde dig selv, at du siger ja for ofte, men forstå, hvorfor det er vigtigt at sige nej på arbejdet. Lad os se nærmere på, hvorfor det er vigtigt:
At opretholde en god kvalitet i produktionen. Forskning viser, at gentagen udførelse af opgaver, der indebærer trusler (ikke at blive færdig til tiden, for meget arbejde eller pres fra kunder), øger dit stressniveau. Så hvis du ikke siger nej til arbejde, ender du med at forsøge at håndtere en urealistisk liste af opgaver med et forhastet output af lavere kvalitet og reduceret produktivitet.
- For at holde dig sund og rask og forhindre udbrændthed. Det kan virke som et modeord (alle taler om det), men der er en bevist sammenhæng mellem udbrændthed og en stor arbejdsbyrde eller lange arbejdstider, blandt andre faktorer. Medmindre du bliver bedre til at sige nej til mere arbejde, vil der snige sig for mange opgaver ind på din liste, og du kan være i farezonen.
- I en undersøgelse foretaget af McKinsey Health i 2022 blandt 15.000 medarbejdere i 15 lande viste det sig, at en fjerdedel af medarbejderne oplevede udbrændthedssymptomer, og at disse var forbundet med for meget arbejde.
At bevise dit lederskab og dine tidsstyringsevner. Selv om det er kontraintuitivt, vil dine kolleger forstå, at du har en god forståelse for, hvordan man prioriterer opgaver, når du kommunikerer klart, at du ikke er i stand til at påtage dig nyt arbejde og er ærlig omkring tidsbegrænsningerne.
For at vise, at du er pålidelig: Når du siger nej, opbygger du faktisk tillid til din chef, dine kolleger og andre interessenter. Du viser, at du er organiseret; du ved, hvornår du skal forpligte dig til nyt arbejde og færdiggøre det.
At holde sig inden for projektets rammer: Når I har aftalt en deadline, er det ikke i orden at overskride den eller påtage sig nye opgaver i sidste øjeblik.
Sådan siger du nej på arbejdet i 6 trin
1. Vurder anmodningen
Når du modtager den overvældende besked, så giv dig selv lidt tid til at analysere anmodningen, også selvom du føler dig utilpas. Lad være med at afvise det ekstra projekt med det samme. Lav en hurtig tidsrevision for at finde ud af din arbejdsbyrde og kapacitet til at påtage dig andre opgaver.
Følg op med spørgsmål for at vurdere omfanget, og hvor vigtigt projektet/opgaven er, og stil også dig selv følgende spørgsmål:
Er det et projekt, du gerne vil være involveret i?
Begejstrer det dig eller bidrager det til din vækst?
Hvis ja, kan du så forpligte dig til det inden for den nødvendige tidsramme?
Har du den mentale kapacitet til at håndtere det?
Vil det gå ud over din produktivitet på de andre projekter?
Et spørgsmål, der sætter tingene i perspektiv, er: "Hvor meget kommer dit nej til at koste den anden person?" ("Hvordan vil du måle dit liv?").
Hvis du ikke er sikker på, hvor meget kapacitet du har, kan du ved at samle alt dit arbejde på et centralt sted hurtigt visualisere det og nemt forstå din arbejdsbyrde.
En tidsregistreringsapp kan hjælpe dig med at forstå og dele din aktuelle arbejdsbyrde med de andre teammedlemmer eller ledere og afsløre, hvordan du bruger din tid objektivt. Dette er et eksempel på en rapport fra Timeular:
2. Giv klart udtryk for din holdning (afvis)
Når du har indsamlet alle de data, du har brug for, og indser, at du ikke har båndbredde til at påtage dig den nye opgave, ingen begejstring og ingen alternativomkostninger, skal du høfligt afslå.
Hvis du er en naturlig menneskekender, er dette den sværeste del for dig. Du har ikke lyst til at blive stemplet som usamarbejdsvillig eller ikke en holdspiller. Ja, du har måske også dårlig samvittighed over at sige nej.
Vent lige lidt. Nu skal du lære at sætte grænser og være ærlig om din arbejdsbyrde, samtidig med at du lader døren stå åben.
3. Forklar grunden til, at
Det er vigtigt at tilføje baggrund til dit afslag. På den måde vil din chef eller dine kolleger ikke antage, at du ikke er en holdspiller eller den slags kollega, der ikke vil tage en udfordring op, fordi det ikke er en del af jobbeskrivelsen. Den bedste måde at afværge en diskussion på er ved klart og kort at udtrykke, hvorfor du ikke kan påtage dig opgaven. Kommuniker tydeligt den virkelige grund til, at du er nødt til at afvise anmodningen.
Brug ikke selvforringende forklaringer - de er lette at bekæmpe og kan virke usande. Du kan sige, hvad du har travlt med, hvilke deadlines du har, og hvordan det ekstra arbejde ikke vil gavne dig.
Den ovenfor citerede bog foreslår også at vise samtalepartneren den ulempe, de vil lide, hvis du forpligter dig for meget:
Godt at vide ... Sig nej ved at bruge positiv forstærkning (husk, at de tænkte på dig af en grund, enten fordi de er dygtige, eller fordi de ved, at du udfører projekter superhurtigt), så du bør ikke afskrække dem fra at tænke på dig i fremtiden.
Et godt eksempel er: "Tak, fordi du tænkte på mig! Du er utrolig god til at søge muligheder og finde de rigtige mennesker. Du er velkommen til at vende tilbage til mig en anden gang, timingen er måske rigtig. "
4. Kom med et modforslag
Husk, at du kan omformulere dit nej. Hvis du f.eks. konkluderer, at du er den person, der er brug for i projektet (= den eneste designer i teamet, den eneste projektleder osv.), så bliver du nødt til at udføre den opgave.
Så den måde, du sætter grænser på her, kan være:
Omfordel prioriteterne på din to-do-liste, så du kan nå deadline;
Forhandl med din leder om nogle deadlines og endda om deadlinen for den modpart, der beder dig om at udføre opgaven;
Nævn, at en bedre løsning for dem er at vælge en anden, der kan gøre det job eller er endnu dygtigere end dig til den opgave;
Tilbyd at hjælpe med projektet eller opgaven, men ikke ved at være aktivt involveret hele tiden (f.eks. ved at give feedback på udkastene, dele en retningslinje eller fungere som go-to-person, når der er blokeringer);
Når du har sagt nej, er det ideelt ikke at blive set omkring vandkøleren på arbejdspladsen hele dagen, da det kan vise, at du ikke havde en god grund til at sige nej.
Registrer tiden automatisk eller manuelt med en fysisk tidsmåler eller tastaturgenveje. Under 1 minut om dagen.
5. Forbered dig på modstand
Naturligvis vil nogen gøre modstand, hvis de er overbeviste om, at det er dig, der skal hjælpe dem. Så i det helt rigtige øjeblik er du nødt til at holde fast.
Alle grafer og værktøjer viser, hvor travlt du har, så der er bogstaveligt talt ingen ekstra tid til at strække dig for langt.
Hvad er løsningen? Vær konsekvent med dit nej.
Dine kunder eller kolleger kan misforstå din reaktion og endda dele negativ feedback. Ikke desto mindre er den rigtige optik, at du ikke kan gøre alle tilfredse, endsige kontrollere deres reaktion, men du kan påvirke den.
At påvirke deres reaktion på dit "nej" kan ganske enkelt gøres ved:
- Tak dem for at give dig muligheden
- Forklar tydeligt, hvorfor deres opgave griber ind i dit andet arbejde
- Lad døren stå åben ved at tilbyde et alternativ.
6. Øv dig i at sige nej
I bogen "How Will You Measure Your Life" foreslår forfatterne, at man øver sig i at sige nej, som man ville øve sig i en færdighed (misforstå mig ikke, at sige nej er virkelig en færdighed).
Øv dig i at sige det højt, alene, sammen med kolleger eller andre, der er villige til at støtte dig. Hvis du har kæmpet med at afslå muligheder eller bare sige nej til nogen, vil du, hvis du ikke øver dig, finde ud af, at du er et ja-menneske uden selv at være klar over det.
Så hvis man øver sig på det dag ud og dag ind i et stykke tid, vil det med tiden blive lettere at sige ja til mere arbejde. Den bedste del af denne proces er at "lytte til dig selv", mens du giver udtryk for dette behov. På ingen tid vil du indse, at det ikke længere er en af de mest forfærdelige opgaver på listen at sige nej til folk.
Og der vil ikke være nogen skam i din stemme eller overdreven undskyldning i beskeder. Du vil svare fast, klart og diplomatisk.
Eksempler på, hvordan man siger nej på arbejdet
Sådan siger du nej til din chef
Du er sikkert enig i, at det kan være svært at sige nej til sin chef. Det er forventeligt, men husk på følgende, når du siger nej til din chef:
Din chef ved måske ikke alt, hvad du arbejder med -> Når du får forespørgslen, skal du svare ved at gøre din arbejdsbyrde synlig
Følg op med spørgsmål for at få klarhed
Vær ikke bange for at forhandle om fristen, hvis anmodningen blev sendt i sidste øjeblik.
Potentielt svar:
" Hej (navn),
Dette projekt virker spændende! I øjeblikket (= hele denne uge) er mit fokus på at færdiggøre projektet for kunde A, som har deadline på fredag.
Men jeg vil meget gerne arbejde på dette projekt bagefter. Er det noget, der kan lade sig gøre? Hvis ja, så lad os tjekke ind på fredag og aftale en ny deadline."
Sådan siger du nej til dine kolleger
Det er heller ikke let at sige nej til sine medarbejdere. Man kommer langt ved at have et godt forhold til sine kolleger; man kan støtte hinanden i at opnå ekspertise, eller de kan endda være ens venner.
Hvis du lærer at sætte grænser og forsigtigt sige nej, mens du tilbyder alternativer, vil dit forhold være sikkert.
Potentielt svar:
" Hej (navn)!
Jeg vil meget gerne hjælpe med dette, da jeg ved, hvor vigtigt dette projekt er for dig. Jeg er bange for, at min kalender er fyldt op indtil fredag.
Fungerer det at indhente det forsømte fredag morgen? Hvis jeg kan tilbyde nogle hurtige forslag til at hjælpe, hopper jeg gerne på en 10-minutters huddle. "
Sådan siger du nej til din klient
Mange organisationer har en kunde-først-tilgang, hvilket er godt, men hvordan siger man nej til en kunde, når de presser på for at få en ny leverance med kort varsel?
Mulighederne er store, og man fristes til at sige ja til alt, især som en del af en startup og et bureau.
" Hej (navn),
Din nye kampagneidé lyder fantastisk. Men jeg har lige tjekket vores arbejdskalender, og jeg er bange for, at det ikke kan lade sig gøre at gøre den færdig i næste uge af to grunde:
Vi har typisk brug for 2 uger fra koncept til implementering for en sådan leverance;
Hvis vi skynder på din kampagne nu, vil vi gøre dig en bjørnetjeneste, hvis vi gennemfører den inden for den tidsramme, du har bedt om.
Vi vil virkelig gerne have, at alle vores kundeprojekter bliver en succes, så jeg vil foreslå, at vi genovervejer deadlinen om to uger. Vi tager gerne et opkald for at forklare trinnene og finde en løsning sammen.
Lad mig høre dine tanker, "
Tak, fordi du tænkte på mig, men nej
Det kræver øvelse at lære at sige nej på arbejdspladsen , og det er ikke let fra starten. Disse rammer og eksempler bør være din fordel, når du bliver bedt om at påtage dig nyt arbejde.
Husk, at bedre grænser og præstationer på arbejdet begynder, når du beslutter dig for at sige nej.
Bonus: Mens jeg researchede til denne artikel, så jeg en interessant video fra Harvard Business Review om dette emne:
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Er det overhovedet ok at sige nej på arbejdet?
Ja, helt sikkert!
Som nævnt er der flere negative effekter af at sige ja for ofte. Lad mig komme med et eksempel:
Som skribent undersøger jeg dagligt, hvad læserne har brug for at lære, og hvad de gerne vil vide, jeg interviewer og taler med vores team for at presse al deres ekspertise ud og dele den med jer, jeg læser forskningsartikler, jeg lægger en strategi for en e-mailkampagne, og jeg går i dybden med alle detaljer i bloggen, billedsproget osv.
Og det er ikke alt.
Men ... Hvis jeg havde sagt ja til alt, ville mit hovedansvar være blevet sat over styr. Jeg har ikke noget imod at påtage mig ekstra opgaver, især ikke for at bidrage til vores organisatoriske vækst og vision. Men en gang imellem er jeg nødt til at sige nej til arbejde, der virker spændende eller hjælper mig med at vokse.
Jeg har bare ikke nok mental kapacitet til at påtage mig et andet projekt eller tid til at få det til at stråle. Så er det bedre at afvise det.
Hvordan kan jeg sige nej uden at føle mig skyldig?
Når du praktiserer de rammer, der er introduceret ovenfor, vil du begynde at indse, at der ikke er nogen ulemper eller virkelig negative konsekvenser for dig selv eller for sikkerheden på dit job. Jeg er nødt til at nævne, at du skal være opmærksom på giftigheden af det arbejdsmiljø, du befinder dig i. Alle de givne råd gælder ikke nødvendigvis for et giftigt miljø.