Jak przestać zwlekać i wrócić na właściwe tory?
Prokrastynacja to czynność polegająca na opóźnianiu lub odkładaniu zadań na później, zjawisko znane niemal każdemu. U jego podstaw leży nie tylko złe zarządzanie czasem, ale także złożona interakcja czynników psychologicznych.
Każdy z nas w pewnym momencie zaczyna odkładać zadania na później, niezależnie od tego, czy są to drobne codzienne obowiązki, czy ważne zadania zawodowe. Niniejszy artykuł ma na celu zdemistyfikowanie prokrastynacji, zbadanie jej przyczyn i uniwersalnego charakteru tego nawyku.
W tym artykule dowiesz się, jak przestać zwlekać.
Zyskaj poczucie tego, co robisz ze swoim czasem dzięki prostemu, łatwemu i bezpiecznemu rozwiązaniu do śledzenia czasu pracy.
Zagłębimy się w różne tematy, w tym psychologiczne przyczyny prokrastynacji, strategie powstrzymania prokrastynacji oraz praktyczne kroki w celu zwiększenia produktywności i przerwania cyklu zwlekania, który dotyka tak wielu z nas.
Czym jest prokrastynacja?
Prokrastynacja to odkładanie zadań na "później", pomimo świadomości potencjalnych negatywnych skutków. Często wynika z wyzwań psychologicznych, takich jak strach przed porażką, złożoność zadania, perfekcjonizm lub niedopasowanie zadania do osobistych zainteresowań.
Różni się od lenistwa, które jest brakiem zainteresowania działaniem, ponieważ prokrastynacja wiąże się z mentalną walką z konkretnymi zadaniami z powodu tych mentalnych barier. Nawyk ten może znacząco wpływać na pracę, prowadząc do niedotrzymywania terminów, stresu i niskiej jakości wyników. Jednak można sobie z tym poradzić.
Stosowanie strategii, takich jak efektywne zarządzanie czasem, realistyczne wyznaczanie celów i zrozumienie osobistych czynników wywołujących prokrastynację, może pomóc osobom w przezwyciężeniu tego wzorca, zwiększając produktywność i nastawienie do pracy.
Dlaczego zwlekamy?
Pierwszym krokiem w kierunku przezwyciężenia prokrastynacji i negatywnych emocji z nią związanych jest zidentyfikowanie przyczyn takiego zachowania. Zrozumienie, dlaczego zwlekasz, jest kluczowe, ponieważ pomaga wymyślić odpowiednią taktykę, aby poradzić sobie z konkretnymi przyczynami i wybrać strategie, aby lepiej radzić sobie ze sprawami.
Przyjrzyjmy się bliżej przyczynom nawyku zwlekania:
- Perfekcjonizm: Prokrastynacja może pojawić się, gdy ustawisz nierealistyczne oczekiwania dotyczące perfekcji. Obawa, że praca nie spełni tych wysokich standardów często prowadzi do cyklu opóźniania zadań, ponieważ presja osiągnięcia perfekcji staje się przytłaczająca. Taki sposób myślenia może znacznie utrudnić rozpoczęcie lub ukończenie zadań.
- Przytłoczenie: Problem prokrastynacji może pojawić się, gdy musisz poradzić sobie z dużymi zadaniami, które wydają się tak złożone, że nawet rozpoczęcie ich wydaje się zniechęcające. Uczucie przytłoczenia dużym projektem jest naturalne.
- Brak motywacji: Negatywne uczucia związane z konkretnym zadaniem: Gdy zadanie nie wydaje się satysfakcjonujące lub interesujące, trudno jest zmotywować się do jego rozpoczęcia lub ukończenia, co często prowadzi do odkładania go na później i niepodejmowania działań.
- Paraliż decyzyjny: Kiedy nie możesz zdecydować, jak zająć się ważnymi zadaniami, często prowadzi to do prokrastynacji. To niezdecydowanie lub strach przed złym wyborem może zamrozić cię w chwili obecnej, zatrzymując wszelkie postępy.
- Słabe umiejętności zarządzania czasem: Niektóre osoby zwlekają, ponieważ nie doceniają czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania lub przeceniają swoją zdolność do jego szybkiego ukończenia w późniejszym czasie.
- Problemy z kontrolą impulsów: Walka z rozpraszaniem uwagi może prowadzić do prokrastynacji, ponieważ możesz wybierać nieistotne zadania oferujące natychmiastową satysfakcję zamiast tych, które przynoszą długoterminowe korzyści, zawodząc swoje przyszłe ja.
Konsekwencje chronicznego zwlekania
W środowisku biznesowym prokrastynacja nie tylko wpływa na indywidualną produktywność, ale może mieć również wpływ na dynamikę zespołu i ogólne wyniki biznesowe. Są to dobre powody, by starać się unikać prokrastynacji:
- Spadek wydajności: Chroniczne zwlekanie często prowadzi do pośpiechu i działania na ostatnią chwilę, co skutkuje niższą jakością pracy i słabymi wynikami.
- Zwiększony stres: Zwlekanie z wykonywaniem zadań do ostatniej chwili może powodować znaczny stres i niepokój związany ze zbliżającymi się terminami.
- Konsekwencje finansowe: Prokrastynacja może prowadzić do niedotrzymania terminów płatności rachunków lub inwestycji, skutkując karami finansowymi lub utratą możliwości rozwoju finansowego.
- Napięte relacje: Odwlekanie ważnych zadań może nadwyrężyć relacje osobiste i zawodowe, ponieważ często obciąża innych, którzy mogą być zmuszeni do zrekompensowania opóźnień prokrastynatora.
Jak przestać zwlekać
Dobra wiadomość jest taka, że można przezwyciężyć prokrastynację. Najważniejszą rzeczą jest zidentyfikowanie , czy zwlekasz, a jeśli tak, zrozumienie przyczyn tego zjawiska.
Dodatkowo, istnieje wiele hacków produktywności, które pomogą ci upewnić się, że najważniejsze zadania zawsze będą wykonywane w pierwszej kolejności.
Przejdźmy od razu do rzeczy.
1. Przyznaj, że zwlekasz
Uświadomienie sobie, że zwlekasz, jest pierwszym kluczowym krokiem do rozwiązania tego problemu. Wiele osób, które zwlekają, ma tendencję do zaprzeczania swojej tendencji do opóźniania zadań, co pogarsza sytuację.
Akceptując swój nawyk chronicznego zwlekania, można lepiej zrozumieć stojące przed nami wyzwania i opracować strategiczny plan ich przezwyciężenia.
2. Zrozum, dlaczego zwlekasz
Zrozumienie przyczyn prokrastynacji ma kluczowe znaczenie dla jej przezwyciężenia. Zadania, które są nudne, stresujące lub stanowią wyzwanie, często prowadzą do prokrastynacji.
Według eksperta w dziedzinie psychologii, Josepha Ferrari, tendencja ta jest związana z trudnościami w radzeniu sobie z negatywnymi emocjami i brakiem samokontroli.
Rozpoznanie wzorców związanych z prokrastynacją w przeszłości, zwłaszcza myśli takich jak "Nigdy nie zrobię tego dobrze", może pomóc w opracowaniu skutecznych strategii wykonywania zadań i zwalczania prokrastynacji.
3. Wyznacz rozsądne cele
Zrozumienie naszej tendencji do zwlekania i jej przyczyn jest kluczowe, ale równie ważne jest ustalenie realistycznych celów. Takie podejście jest kluczowe, ponieważ pomaga utrzymać motywację i postępy.
W przypadku czynności takich jak pisanie, zastosuj cele SMART cele pracy: Konkretne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne, Zorientowane na Czas, z określonymi terminami.
Duże zadanie lub szerokie cele związane z pracą, takie jak "Przegląd całej strategii marketingowej", mogą być zniechęcające. Podziel je na mniejsze, łatwe do zarządzania zadania, takie jak "Analiza wyników bieżącej kampanii" lub "Badanie nowych trendów rynkowych". Łatwiej jest pracować nad sześcioma zadaniami, które są mniejsze, niż nad jednym dużym zadaniem.
Takie podejście nie tylko ułatwia systematyczne ukończenie projektu, ale także podkreśla znaczenie wyznaczania realistycznych celów: pomaga zapobiegać frustracji i zmniejsza ryzyko porzucenia projektu.
- Przeczytaj również: Najlepsze aplikacje do planowania dla małych firm w 2023 roku
4. Korzystaj z aplikacji do śledzenia czasu
Naszym głównym zaleceniem, aby przestać zwlekać i stać się bardziej produktywnym, jest uzyskanie poczucia tego, co robisz ze swoim czasem za pomocą aplikacji do śledzenia czasu.
Prokrastynatorzy zwykle czują, że minął cały dzień, a oni nie zrobili tego, co powinni, ale zdają sobie sprawę z tego, jaka to strata czasu. stratą czasu może być punktem zwrotnym.
W końcu wszyscy to wiemy - czas to pieniądz!
Korzystanie z narzędzia do zarządzania czasem pozwala dokładnie wiedzieć, ile czasu poświęcasz na każde zadanie i zoptymalizować je. Skorzystaj z Timeular z jego łatwymi, inteligentnymi i bezpiecznymi metodami śledzenia czasu:
- Automatyczne śledzenie czasu pracy: Automatycznie wypełniaj arkusze czasu pracy na podstawie użycia aplikacji, odwiedzonych stron internetowych i zaplanowanych wydarzeń w kalendarzu.
- Korzystaj z fizycznego rejestratora czasu pracy: Spraw, by śledzenie czasu stało się dotykowe i z łatwością śledź 1000 aktywności, używając zaledwie 8 stron. Zbuduj nawyk wykorzystując pamięć mięśniową i potężne fizyczne przypomnienie.
- Używaj skrótów klawiaturowych i nie tylko!
Wypróbuj Timeular , która została uznana za najbardziej przyjazną dla użytkownika aplikację do śledzenia czasu dla zespołów i osób indywidualnych.
5. Stosowanie skutecznych technik zarządzania czasem
Jeśli dopiero rozpocząłeś podróż przeciwko prokrastynacji, możesz nie być świadomy, że istnieją dziesiątki (jeśli nie setki!) technik zarządzania czasem. technik zarządzania czasem. Wszystkie mają ten sam cel - zwiększyć produktywność.
Poniżej znajdują się 3 przykładowe techniki:
- Timeboxing: Jest to technika produktywności, w której zadania mają przypisane stałe, realistyczne terminy, od minut do miesięcy. Kładzie nacisk na wykonywanie obowiązków w ustalonych limitach czasowych, zwiększając koncentrację i wydajność. Metoda ta jest ceniona w metodologiach Agile i przez przedsiębiorców ze względu na jej skuteczność.
- Blokowanie czasu: Blokowanie czasu to strategia, która organizuje dzień w określone przedziały czasowe dla każdego zadania, zamieniając listę rzeczy do zrobienia w ustrukturyzowany harmonogram. Metoda ta przydziela skoncentrowany czas na zadania, umożliwiając dostosowanie i zapewniając wydajność. Polega ona na przeznaczaniu okresów na pracę w celu zwiększenia koncentracji i ograniczenia czynników rozpraszających, zwiększając w ten sposób produktywność.(Pobierz: Szablony blokowania czasu w arkuszach Google)
- Grupowanie zadań: Ta strategia produktywności polega na grupowaniu podobnych zadań i zajmowaniu się nimi w wyznaczonych blokach czasowych. Jej celem jest ograniczenie przerw oraz zwiększenie koncentracji i wydajności poprzez skupienie się na serii powiązanych ze sobą zadań bez częstego przełączania lub przerywania.
WSKAZÓWKA: Darmowy szablon harmonogramu pracy może być interesującym źródłem pomocy w stosowaniu tych technik.
6. Pisanie list rzeczy do zrobienia
Wdrożenie listy rzeczy do zrobienia to bardzo skuteczny sposób na przekształcenie planu w konkretne, wymierne kroki.
Rozpocznij każdy dzień od stworzenia listy zadań, dzieląc swój dzień na mniejsze, możliwe do wykonania czynności. Jest to przydatne niezależnie od tego, czy jest to dzień pracy, wolny weekend, czy nawet wakacje, którymi chcesz się w pełni cieszyć.
W miarę postępów na liście zadań, odhaczanie każdej czynności staje się źródłem satysfakcji.
Podejście oparte na liście rzeczy do zrobienia ma wiele zalet, takich jak
- Służy jako narzędzie motywacyjne poprzez wizualne śledzenie postępów.
- Zapewnienie poczucia osiągnięć
- Lepsze zarządzanie czasem dzięki jasnemu określeniu zadań i czasu dostępnego na ich wykonanie.
- Łagodzenie stresu i niepokoju
- I ostatecznie, kieruje cię w stronę stania się bardziej zorganizowanym i produktywnym, co jest ostatecznym celem!
6. Ustal priorytety
Ustalanie priorytetów jest podstawową strategią unikania prokrastynacji, a kluczowym elementem tego podejścia jest stosowanie technik ustalania priorytetów, takich jak Pickle Jar lub 4 Quadrants of Time Management Matrix.
Metoda ta, zapoczątkowana przez prezydenta USA Dwighta Eisenhowera i spopularyzowana przez Stephena Covey'a w jednej z najlepszych książek o produktywności. najlepszych książek o produktywności"The 7 Habits of Highly Effective People", skutecznie kategoryzuje zadania na cztery kwadranty w oparciu o pilność i ważność:
- Kwadrant 1: Pilne i ważne
- Kwadrant 2: Niepilne, ale ważne
- Kwadrant 3: Pilne, ale nieważne
- Kwadrant 4: Niepilne i nieważne
Ustalając priorytety zadań za pomocą tej matrycy, możesz skupić się na tym, co naprawdę musi zostać ukończone, zmniejszając poczucie przytłoczenia.
Taka priorytetyzacja pomaga w określeniu, które zadania są kluczowe i wymagają natychmiastowej uwagi (kwadranty 1 i 2), a które można odroczyć lub delegować (kwadranty 3 i 4).
W konsekwencji, ta jasność pomaga w radzeniu sobie z ważnymi zadaniami w pierwszej kolejności, zmniejszając tym samym tendencję do zwlekania.
Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko
Pokonaj prokrastynację i skup się na działaniach, które przynoszą najlepsze rezultaty.
7. Wypróbuj technikę "Zjedz żabę".
Zainspirowana radą Marka Twaina, aby "zjeść żabę" z samego rana, technika "Zjedz żabę" w pokonywaniu prokrastynacji koncentruje się na zajmowaniu się najważniejszym zadaniem (i często najbardziej unikanym) na początku dnia.
Takie podejście pomaga skupić się i skierować energię na wykonanie najbardziej zniechęcającej pozycji na liście rzeczy do zrobienia w pierwszej kolejności.
Idealna dla tych, dla których ustalanie priorytetów stanowi wyzwanie, technika ta upraszcza zarządzanie zadaniami. Zamiast skomplikowanych metod, "Zjedz żabę" polega na wybraniu jednego ważnego zadania i zajęciu się nim z góry, usuwając główną przeszkodę i nadając ton produktywności.
W środowisku pełnym rozpraszaczy, takich jak e-maile, telefony i media społecznościowe, kluczowe jest utrzymanie koncentracji podczas wykonywania tego kluczowego zadania, zapewniając brak przerw, dopóki nie zostanie ono wykonane.
Przeczytaj również: Najwyżej oceniane narzędzia do priorytetyzacji obciążenia pracą
8. Wdrożenie metody MoSCoW
Metoda priorytetyzacji MoSCoW jest techniką priorytetyzacji służącą do efektywnej organizacji obciążeń projektowych. Kategoryzuje ona zadania na cztery grupy: Must-have, Should have, Could have i Won't have, pomagając w priorytetyzacji każdej funkcji projektu i wymagań. Ten system rankingowy prowadzi wszystkich w kierunku pomyślnego ukończenia projektu.
U podstaw metody MoSCoW leży koncentracja na dotrzymywaniu terminów realizacji projektów za pomocą tabeli priorytetów, która kładzie nacisk na najbardziej krytyczne zadania. Strategia ta odfiltrowuje mniej pilne lub zbędne zadania, usprawniając koncentrację. Jest również cenna dla zespołów, dostosowując zadania do wartości firmy i zapewniając jednolite podejście do wspólnych celów.
9. Stosowanie techniki Pomodoro
Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem opracowana w latach 80. przez włoskiego studenta Francesco Cirillo. Nazwana na cześć włoskiego słowa oznaczającego pomidora, została zainspirowana użyciem przez Cirillo minutnika kuchennego w kształcie pomidora, aby zwiększyć jego skupienie na nauce. Technika ta obejmuje następujące kroki:
- Stwórz listę rzeczy do zrobienia: Wypisz rzeczy, które musisz wykonać.
- Ustaw minutnik Pomodoro na 25 minut: Wybierz jedno zadanie z listy i poświęć mu 25 minut nieprzerwanej pracy.
- Pracuj, aż zadzwoni minutnik: Wejdź w tryb głębokiej pracy i skup się wyłącznie na wybranym zadaniu w tym czasie.
- Zapisz postęp po 25 minutach: Pod koniec odmierzania czasu zanotuj swoje osiągnięcia.
- Rób pięciominutowe przerwy: Po każdej 25-minutowej sesji pracy lub "Pomodoro" zrób sobie krótką przerwę na odpoczynek.
- Powtórz proces: Kontynuuj ten cykl, a po ukończeniu czterech "Pomodoros" zrób dłuższą przerwę trwającą 15-30 minut.
Kluczowe punkty Techniki Pomodoro obejmują grupowanie zadań, które zajmują mniej niż 25 minut i unikanie wszelkich przerw podczas każdego Pomodoro.
Wnioski
W naszej ludzkiej naturze leży odkładanie tak długo, jak to możliwe, robienia rzeczy, które powodują u nas złe samopoczucie. Prokrastynacja ma jednak negatywne konsekwencje, zwłaszcza gdy staje się chroniczna, i należy jej przeciwdziałać.
Wskazówki i techniki, których nauczymy cię w tym przewodniku na temat pokonywania prokrastynacji, z pewnością pomogą ci stworzyć zdrowsze nawyki zarządzania czasem. Pozostaje tylko jedna rzecz do zrobienia: przestać zwlekać i zacząć je stosować!
FAQ
Co oznacza prokrastynacja?
Prokrastynacja to dobrowolne odkładanie na później czynności, którą należy wykonać, nawet jeśli wiemy, że będzie to miało negatywne konsekwencje. Zazwyczaj czynność, którą odwleka prokrastynator, jest nieprzyjemna lub żmudna.
Czy prokrastynacja jest chorobą psychiczną?
Prokrastynacja sama w sobie nie jest chorobą ani zaburzeniem psychicznym. Jest jednak powszechnie interpretowana jako objaw niektórych zaburzeń psychicznych, takich jak ADHD, depresja i lęk.
Czy prokrastynacja jest oznaką ADHD?
Jak dotąd żadne badanie naukowe nie wykazało bezpośredniego związku między prokrastynacją a ADHD. Jednak wspólną cechą osób z ADHD jest trudność w zarządzaniu czasem, co może prowadzić do prokrastynacji. Istnieje kilka wskazówek, jak powstrzymać prokrastynację w ADHD; poznaj je.
Czy prokrastynacja i lenistwo to to samo?
Nie. Prokrastynacja i lenistwo nie są ani tym samym, ani nie wynikają z siebie nawzajem. Badania naukowe wykazały, że zwlekamy z powodu złego zarządzania nastrojem, a nie lenistwa lub złego zarządzania czasem.