Hvordan slutte å utsette ting og komme tilbake på sporet
Prokrastinering er det å utsette eller utsette oppgaver, et fenomen som nesten alle kjenner til. I bunn og grunn handler det ikke bare om dårlig tidsstyring, men om et komplekst samspill av psykologiske faktorer.
Alle opplever på et eller annet tidspunkt å utsette oppgaver, enten det er små daglige gjøremål eller større arbeidsoppgaver. Denne artikkelen tar sikte på å avmystifisere prokrastinering, utforske de underliggende årsakene og den universelle karakteren til denne vanen.
I denne artikkelen vil du lære hvordan du kan slutte å utsette ting.
Få oversikt over hva du bruker tiden din på med en enkel, uanstrengt og sikker tidsregistreringsløsning
Vi kommer til å dykke ned i ulike temaer, blant annet psykologiske årsaker til prokrastinering, strategier for å stoppe prokrastinering og praktiske tiltak for å øke produktiviteten og bryte den forsinkelsessyklusen som rammer så mange av oss.
Hva er prokrastinering?
Prokrastinering er å utsette oppgaver til "senere", til tross for at man vet at det kan få negative konsekvenser. Det skyldes ofte psykologiske utfordringer som frykt for å mislykkes, oppgavens kompleksitet, perfeksjonisme eller et misforhold mellom oppgaven og personlige interesser.
Prokrastinering skiller seg fra latskap, som er en mangel på interesse for å gjøre noe, ettersom prokrastinering innebærer en mental kamp med spesifikke oppgaver på grunn av disse mentale barrierene. Denne uvanen kan ha stor innvirkning på arbeidet, noe som kan føre til at man ikke overholder tidsfrister, blir stresset og får dårlige resultater. Det er imidlertid håndterbart.
Strategier som effektiv tidsstyring, realistisk målsetting og forståelse av hva som utløser prokrastinering, kan hjelpe den enkelte med å overvinne dette mønsteret og øke produktiviteten og innstillingen til arbeidet.
Hvorfor utsetter vi ting?
Det første skrittet mot å overvinne prokrastinering og de negative følelsene det fører med seg, er å identifisere årsakene bak en slik atferd. Å forstå hvorfor du utsetter ting er nøkkelen til å finne de rette taktikkene for å takle dine spesifikke årsaker og velge strategier for å få bedre kontroll over situasjonen.
La oss se nærmere på årsakene til utsettelsesvanen:
- Perfeksjonisme: Prokrastinering kan oppstå når du stiller urealistiske krav til perfeksjon. Frykten for at arbeidet ditt ikke vil oppfylle disse høye kravene, fører ofte til at du utsetter oppgaver fordi presset for å oppnå perfeksjon blir overveldende. Dette tankesettet kan gjøre det vanskelig å påbegynne eller fullføre oppgaver.
- Overveldelse: Prokrastineringsproblemet kan oppstå når du skal håndtere store oppgaver som virker så komplekse at det føles uoverkommelig å sette i gang. Det er naturlig å føle seg overveldet av et stort prosjekt.
- Mangel på motivasjon: Negative følelser overfor en bestemt oppgave: Når en oppgave ikke føles givende eller interessant, er det vanskelig å bli motivert til å påbegynne eller fullføre den, noe som ofte fører til at man utsetter den og ikke gjør noe.
- Beslutningslammelse: Når du ikke klarer å bestemme deg for hvordan du skal ta fatt på viktige oppgaver, fører det ofte til utsettelser. Ubesluttsomheten, eller frykten for å ta et dårlig valg, kan fryse deg fast i øyeblikket og stoppe enhver fremgang.
- Dårlige ferdigheter i tidsstyring: Noen mennesker utsetter fordi de undervurderer hvor lang tid en oppgave vil ta, eller fordi de overvurderer sin egen evne til å fullføre den raskt senere.
- Problemer med impulskontroll: Hvis du sliter med å motstå distraksjoner, kan det føre til utsettelser, fordi du kanskje velger uviktige oppgaver som gir umiddelbar tilfredsstillelse fremfor oppgaver som gir langsiktige fordeler, og dermed svikter du ditt fremtidige jeg.
Konsekvenser av kronisk utsettelse
I næringslivet påvirker utsettelser ikke bare den enkeltes produktivitet, men kan også ha ringvirkninger for gruppedynamikken og de generelle resultatene i virksomheten. Dette er gode grunner til å prøve å unngå utsettelser:
- Dårligere prestasjoner: Kronisk utsettelse fører ofte til at man skynder seg i siste liten, noe som resulterer i dårligere kvalitet på arbeidet og dårlige resultater.
- Økt stress: Å utsette oppgaver til siste øyeblikk kan føre til betydelig stress og tidsangst når tidsfrister nærmer seg og det er mye som gjenstår å gjøre.
- Økonomiske konsekvenser: Utsettelser kan føre til at man ikke overholder tidsfrister for regninger eller investeringer, noe som kan føre til økonomiske straffer eller tapte muligheter for økonomisk vekst.
- Anstrengte relasjoner: Å utsette viktige oppgaver kan belaste personlige og profesjonelle relasjoner, ettersom det ofte er en belastning for andre som må kompensere for utsetterens forsinkelser.
Hvordan slutte å utsette ting
Den gode nyheten er at det er mulig å overvinne prokrastinering. Det viktigste er å identifisere om du prokrastinerer, og i så fall forstå årsakene til det.
I tillegg finnes det mange produktivitetshacks som kan hjelpe deg med å sørge for at de viktigste oppgavene alltid blir håndtert først.
La oss gå rett på sak.
1. Innrøm at du utsetter ting
Å erkjenne at du utsetter ting, er det første viktige skrittet mot å gjøre noe med det. Mange som utsetter ting, har en tendens til å fornekte sin tendens til å utsette oppgaver, noe som forverrer problemet.
Ved å akseptere at du har for vane å utsette ting kronisk, kan du få en klarere forståelse av utfordringene du står overfor, og utvikle en strategisk plan for å overvinne dem.
2. Forstå hvorfor du utsetter ting
Å forstå hvorfor du utsetter ting er avgjørende for å få bukt med det. Oppgaver som er kjedelige, stressende eller utfordrende, fører ofte til prokrastinering.
Ifølge psykolog Joseph Ferrari er denne tendensen knyttet til vansker med å håndtere negative følelser og mangel på selvkontroll.
Å gjenkjenne mønstre fra tidligere utsettelser, spesielt tanker som "dette får jeg aldri til", kan hjelpe deg med å utvikle effektive strategier for å fullføre oppgaver og bekjempe prokrastinering.
3. Sett deg rimelige mål
Det er viktig å forstå vår tendens til å utsette ting og årsakene til det, men det er like viktig å sette seg realistiske mål. Denne tilnærmingen er viktig fordi den bidrar til å opprettholde motivasjon og fremgang.
For aktiviteter som skriving kan du bruke SMART arbeidsmål: Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Realistiske, Tidsorienterte, med spesifikke tidsfrister.
En stor oppgave eller brede arbeidsrelaterte mål, som "Overhaling av hele markedsføringsstrategien", kan virke skremmende. Bryt dem ned i mindre, håndterbare oppgaver, for eksempel "Analysere resultatene av nåværende kampanjer" eller "Undersøke nye markedstrender". Det er lettere å jobbe med seks mindre oppgaver enn med én stor oppgave.
Denne tilnærmingen gjør det ikke bare enklere å fullføre prosjektet på en systematisk måte, men understreker også viktigheten av å sette seg realistiske mål: Det bidrar til å forebygge frustrasjon og reduserer sjansen for at prosjektet blir oppgitt.
4. Bruk en app for tidsregistrering
Vår viktigste anbefaling for å slutte å utsette ting og bli mer produktiv er å få en følelse av hva du gjør med tiden din ved å bruke en tidsregistreringsapp.
Prokrastinerere føler som regel at en hel dag har gått uten at de har fått gjort det de skulle, men innser hvor bortkastet det er. bortkastet tid det er, kan være vendepunktet.
Vi vet det jo alle - tid er penger!
Ved hjelp av et tidsstyringsverktøy kan du vite nøyaktig hvor mye tid du bruker på hver oppgave, og optimalisere den. Bruk Timeular med sine enkle, smarte og sikre metoder for tidsregistrering:
- Automatisert tidsregistrering: Fyll ut timelistene dine automatisk basert på appbruk, besøkte nettsteder og planlagte kalenderhendelser.
- Bruk en fysisk tidsregistrering: Gjør tidsregistreringen taktil og registrer enkelt 1000 aktiviteter ved hjelp av bare 8 sider. Skap en vane ved hjelp av muskelminne og en kraftig fysisk påminnelse.
- Bruk tastatursnarveier og mer!
Prøv Timeular , som har blitt kåret til den mest brukervennlige tidsregistreringsappen for team og enkeltpersoner
5. Bruk effektive teknikker for tidsstyring
Hvis du nettopp har begynt på en reise mot prokrastinering, er du kanskje ikke klar over at det finnes dusinvis (om ikke hundrevis!) av teknikker for tidsstyring. De har alle samme mål - å gjøre deg mer produktiv.
Nedenfor finner du tre eksempler på teknikker:
- Timeboxing: Dette er en produktivitetsteknikk der oppgaver tildeles faste, realistiske tidsfrister, alt fra minutter til måneder. Den legger vekt på å fullføre oppgavene innenfor de fastsatte tidsrammene, noe som øker fokus og effektivitet. Denne metoden er verdsatt i Agile-metodikk og av gründere på grunn av sin effektivitet.
- Tidsblokkering: Tidsblokkering er en strategi som organiserer dagen din i spesifikke tidsluker for hver oppgave, slik at oppgavelisten din blir til en strukturert timeplan. Denne metoden tildeler fokusert tid til oppgavene, noe som gjør det mulig å justere og sikre effektivitet. Det handler om å sette av perioder til arbeidet for å øke fokus og redusere distraksjoner, og dermed øke produktiviteten.(Last ned: Maler for tidsblokkering i Google Sheets)
- Oppgavegruppering: Denne produktivitetsstrategien går ut på å gruppere lignende oppgaver og løse dem i bestemte tidsblokker. Målet er å redusere avbrytelser og øke fokus og effektivitet ved å konsentrere seg om en rekke beslektede oppgaver uten hyppige bytter eller forstyrrelser.
TIPS: En gratis mal for arbeidsplan kan være en interessant ressurs for å hjelpe deg med disse teknikkene.
6. Skriv oppgavelister
En huskeliste er en svært effektiv måte å omsette planen din til konkrete, målbare tiltak på.
Begynn hver dag med å lage en liste over oppgaver, og del dagen inn i mindre, overkommelige aktiviteter. Dette er nyttig uansett om det gjelder en arbeidsdag, en rolig helg eller til og med en ferie du ønsker å nyte til fulle.
Etter hvert som du går gjennom oppgavelisten din, blir det en kilde til tilfredsstillelse å krysse av for hver aktivitet.
Oppgavelister har mange fordeler, for eksempel
- Fungerer som et motivasjonsverktøy ved å følge fremgangen din visuelt
- Gir en følelse av mestring
- Forbedre tidsstyringen ved å gi en tydelig oversikt over oppgavene dine og tiden du har til rådighet for å fullføre dem
- Lindre stress og angst
- Og til syvende og sist styrer det deg mot å bli mer organisert og produktiv, noe som er det ultimate målet!
6. Prioritere
Prioritering er en grunnleggende strategi for å unngå prokrastinering, og et nøkkelelement i denne tilnærmingen er bruk av prioriteringsteknikker som Pickle Jar eller de fire kvadrantene i tidsstyringsmatrisen.
Denne metoden, som ble utviklet av USAs president Dwight Eisenhower og popularisert av Stephen Covey i en av de beste produktivitetsbøkene"The 7 Habits of Highly Effective People", kategoriserer effektivt oppgaver i fire kvadranter basert på hvor mye det haster og hvor viktig de er:
- Kvadrant 1: Haster og er viktig
- Kvadrant 2: Ikke presserende, men viktig
- Kvadrant 3: Haster, men ikke viktig
- Kvadrant 4: Ikke presserende og ikke viktig
Ved å prioritere oppgaver ved hjelp av denne matrisen kan du fokusere på det som virkelig må fullføres, og dermed redusere følelsen av å bli overveldet.
Denne prioriteringen bidrar til å identifisere hvilke oppgaver som er viktige og trenger umiddelbar oppmerksomhet (kvadrant 1 og 2), og hvilke som kan utsettes eller delegeres (kvadrant 3 og 4).
Denne klarheten gjør det lettere å ta fatt på viktige oppgaver først, noe som reduserer tendensen til å utsette ting.
Gratis e-bok: Hvordan jobbe smart, ikke hardt
Få bukt med prokrastinering og fokuser på aktiviteter som gir deg de beste resultatene
7. Prøv "Spis frosken"-teknikken
Inspirert av Mark Twains råd om å "spise en frosk" om morgenen, fokuserer "Eat The Frog"-teknikken for å overvinne prokrastinering på å ta fatt på den viktigste oppgaven (og ofte den som unngås mest) tidlig på dagen.
Denne tilnærmingen hjelper deg med å fokusere og bruker energien din på å fullføre det mest skremmende punktet på gjøremålslisten først.
Denne teknikken er ideell for dem som synes prioritering er utfordrende, og forenkler oppgavehåndteringen. I stedet for komplekse metoder innebærer "Eat The Frog" at man velger ut én viktig oppgave og tar tak i den på forhånd, slik at man fjerner et stort hinder og setter tonen for produktivitet.
I et miljø fullt av distraksjoner som e-post, telefonsamtaler og sosiale medier er det avgjørende å holde fokus mens du fullfører denne viktige oppgaven, og sørge for at du ikke blir avbrutt før den er ferdig.
Les også: De beste verktøyene for prioritering av arbeidsmengde
8. Implementere MoSCoW-metoden
MoSCoW-prioriteringsmetoden er en prioriteringsteknikk for effektiv organisering av arbeidsmengden i prosjekter. Den kategoriserer oppgaver i fire grupper: Må ha, Bør ha, Kunne ha og Vil ikke ha, noe som bidrar til å prioritere hver prosjektfunksjon og hvert krav. Dette rangeringssystemet veileder alle mot en vellykket gjennomføring av prosjektet.
Kjernen i MoSCoW-metoden er å fokusere på å overholde prosjektets tidsfrister ved hjelp av et prioriteringskart som legger vekt på de mest kritiske oppgavene. Denne strategien filtrerer bort mindre presserende eller overflødige oppgaver, slik at fokuset blir mer strømlinjeformet. Den er også verdifull for teamene, fordi den samordner oppgavene med selskapets verdier og sikrer en enhetlig tilnærming til felles mål.
9. Bruk Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken er en tidsstyringsmetode som ble utviklet på 1980-tallet av den italienske studenten Francesco Cirillo. Teknikken er oppkalt etter det italienske ordet for tomat, og er inspirert av Cirillos bruk av en tomatformet kjøkkentimer for å forbedre studiefokuset sitt. Teknikken innebærer følgende trinn:
- Lag en gjøremålsliste: Skriv opp de tingene du trenger å fullføre.
- Sett en Pomodoro-timer til 25 minutter: Velg én oppgave fra listen din, og bruk 25 minutter uavbrutt til å jobbe med den.
- Jobb til tidtakeren ringer: Gå inn i dyp arbeidsmodus og fokuser utelukkende på den valgte oppgaven i løpet av denne tiden.
- Registrer fremgangen etter 25 minutter: Når tiden er ute, noterer du hva du har oppnådd.
- Ta en pause på fem minutter: Etter hver 25-minutters arbeidsøkt, eller "Pomodoro", bør du ta en kort pause for å hvile.
- Gjenta prosessen: Fortsett denne syklusen, og ta en lengre pause på 15-30 minutter etter at du har fullført fire "Pomodoros".
Pomodoro-teknikken går ut på å gruppere oppgaver som tar mindre enn 25 minutter, og å unngå alle avbrytelser i løpet av hver Pomodoro.
Konklusjon
Det ligger i vår menneskelige natur å utsette det som gir oss en dårlig følelse så lenge som mulig. Utsettelser har imidlertid negative konsekvenser, spesielt når de blir kroniske, og bør derfor motarbeides.
Tipsene og teknikkene vi lærer deg i denne guiden om å overvinne prokrastinering vil definitivt hjelpe deg med å skape sunnere vaner for tidsstyring. Det er bare én ting igjen å gjøre: slutte å utsette og begynne å bruke dem!
VANLIGE SPØRSMÅL
Hva betyr prokrastinere?
Prokrastinering er den frivillige handlingen å utsette en handling som må gjøres, selv om man vet at det vil få negative konsekvenser. Vanligvis er handlingen som utsetteren utsetter, ubehagelig eller kjedelig.
Er prokrastinering en psykisk sykdom?
Prokrastinering i seg selv er ikke en psykisk sykdom eller lidelse. Det er imidlertid vanlig å tolke det som et symptom på visse psykiske lidelser som ADHD, depresjon og angst.
Er prokrastinering et tegn på ADHD?
Hittil har ingen vitenskapelige studier påvist en direkte sammenheng mellom prokrastinering og ADHD. Et vanlig kjennetegn ved personer med ADHD er imidlertid at de har problemer med å styre tiden sin, noe som kan føre til prokrastinering. Det finnes flere tips for å stoppe prokrastinering ved ADHD; bli kjent med dem.
Er prokrastinering og latskap det samme?
Prokrastinering og latskap er verken det samme eller et resultat av hverandre. Vitenskapelige studier har vist at vi utsetter på grunn av dårlig humør, ikke latskap eller dårlig tidsstyring.