Hur du slutar prokrastinera och kommer tillbaka på rätt spår
Prokrastinering är handlingen att försena eller skjuta upp uppgifter, ett fenomen som nästan alla känner till. I grunden handlar det inte bara om dålig tidshantering utan ett komplext samspel av psykologiska faktorer .
Alla, någon gång, finner sig själva skjuta upp uppgifter, oavsett om det är små dagliga sysslor eller betydande arbetsuppgifter. Den här artikeln syftar till att avmystifiera förhalning, utforska dess underliggande orsaker och den universella karaktären hos denna vana.
I den här artikeln kommer du att lära dig hur du slutar skjuta upp .
Få en känsla av vad du gör med din tid med en enkel, enkel och säker tidsregistreringslösning
Vi kommer att dyka in i olika ämnen, inklusive psykologiska orsaker bakom förhalning, strategier för att stoppa prokrastinering och praktiska steg för att förbättra produktiviteten och bryta den cykel av förseningar som påverkar så många av oss .
Vad är förhalning?
Att förhala är att försena uppgifter till "senare", trots att man känner till de potentiella negativa resultaten. Det härrör ofta från psykologiska utmaningar som rädsla för att misslyckas, uppgiftens komplexitet, perfektionism eller en obalans mellan uppgiften och personliga intressen.
Det skiljer sig från lathet , som är ett bristande intresse för handling, eftersom förhalning innebär en mental kamp med specifika uppgifter på grund av dessa mentala barriärer. Denna vana kan avsevärt påverka arbetet, vilket leder till missade deadlines, stress och dåliga resultat. Det är dock hanterbart.
Att använda strategier som effektiv tidshantering , realistiska målsättning och förståelse av personliga förhalningstriggers kan hjälpa individer att övervinna detta mönster, vilket ökar produktiviteten och arbetsattityden.
Varför skjuter vi upp?
Det första steget mot att övervinna förhalandet och de negativa känslor det resulterar i är att identifiera orsakerna bakom ett sådant beteende. Att förstå varför du skjuter upp är nyckeln , eftersom det hjälper dig att komma på rätt taktik för att ta itu med dina specifika skäl och välja strategier för att få bättre koll på saker och ting.
Låt oss ta en närmare titt på orsakerna till förhalningsvanan:
- Perfektionism: Prokrastinering kan uppstå när du ställer orealistiska förväntningar på perfektion. Rädslan för att ditt arbete inte kommer att uppfylla dessa höga krav leder ofta till en cykel av försenade uppgifter, eftersom trycket att uppnå perfektion blir överväldigande. Detta tankesätt kan avsevärt hindra att starta eller slutföra uppgifter.
- Överväldigande: Prokrastineringsproblemet kan uppstå när du behöver hantera stora uppgifter som verkar så komplexa att det känns skrämmande att ens börja. Att känna sig överväldigad av ett stort projekt är naturligt.
- Brist på motivation: Negativa känslor inför en viss uppgift: När en uppgift inte känns givande eller intressant är det svårt att bli motiverad att börja eller slutföra den, vilket ofta leder till att man skjuter upp den och inte vidtar åtgärder.
- Beslutsförlamning: När du inte kan bestämma dig för hur du ska ta dig an viktiga uppgifter leder det ofta till förhalning. Denna obeslutsamhet, eller rädslan för att välja dåligt, kan frysa dig i nuet och stoppa alla framsteg.
- Dålig tidshanteringsförmåga: Vissa människor skjuter upp för att de underskattar den tid en uppgift kommer att ta eller överskattar sin egen förmåga att slutföra den snabbt senare.
- Impulskontrollproblem: Att kämpa för att motstå distraktioner kan leda till förhalning, eftersom du kanske väljer oviktiga uppgifter som ger omedelbar tillfredsställelse framför de som har långsiktiga fördelar, vilket sviker ditt framtida jag.
Konsekvenser av kronisk förhalning
I en företagsmiljö påverkar förhalning inte bara den individuella produktiviteten utan kan också ha ringeffekter på teamdynamik och övergripande affärsresultat. Det här är goda skäl att försöka undvika att skjuta upp:
- Minskad prestation: Kronisk förhalning leder ofta till förhastade ansträngningar i sista minuten, vilket resulterar i arbete av lägre kvalitet och dåliga resultat.
- Ökad stress : Att skjuta upp uppgifter till sista stund kan orsaka betydande stress och tidsångest när deadlines närmar sig med mycket kvar att göra.
- Ekonomiska konsekvenser: Förhalning kan leda till missade deadlines för räkningar eller investeringar, vilket resulterar i ekonomiska påföljder eller förlorade möjligheter till ekonomisk tillväxt.
- Ansträngda relationer: Att skjuta upp viktiga uppgifter kan belasta personliga och professionella relationer, eftersom det ofta belastar andra som kan behöva kompensera för förhalarens förseningar.
Hur man slutar skjuta upp
Den goda nyheten är att det är möjligt att övervinna förhalning. Det viktigaste är att identifiera om du skjuter upp , och i så fall förstå orsakerna bakom det.
Dessutom finns det många produktivitetshack som hjälper dig att se till att de viktigaste uppgifterna alltid kommer att hanteras först.
Låt oss gå rakt in i det.
1. Erkänn att du skjuter upp
Att inse att du skjuter upp är det första avgörande steget för att ta itu med det. Många som skjuter upp tenderar att förneka sin tendens att försena uppgifter, vilket förvärrar problemet.
Genom att acceptera din vana av kronisk förhalning kan du få en tydligare förståelse för de utmaningar du står inför och utveckla en strategisk plan för att övervinna dem.
2. Förstå varför du skjuter upp
Att förstå varför du skjuter upp är avgörande för att övervinna det. Uppgifter som är tråkiga, stressande eller utmanande leder ofta till förhalning.
Enligt psykologexperten Joseph Ferrari är denna tendens kopplad till svårigheter att hantera negativa känslor och brist på självkontroll .
Att känna igen mönster från ditt tidigare förhalande, särskilt tankar som "jag kommer aldrig att få det här rätt", kan hjälpa dig att utveckla effektiva strategier för att slutföra uppgifter och bekämpa förhalning.
3. Sätt upp rimliga mål
Det är viktigt att förstå vår tendens att skjuta upp och dess orsaker, men det är lika viktigt att sätta upp realistiska mål . Detta tillvägagångssätt är nyckeln eftersom det hjälper till att upprätthålla motivation och framsteg.
För aktiviteter som att skriva, tillämpa SMARTA arbetsmål : Specifika, Mätbara, Uppnåeliga, Realistiska, Tidsorienterade, med specifika deadlines.
En stor uppgift eller breda arbetsrelaterade mål, som "Att se över hela marknadsföringsstrategin", kan vara skrämmande. Dela upp dem i mindre, hanterbara uppgifter som "Analysera nuvarande kampanjresultat" eller "Undersöka nya marknadstrender". Det är lättare att arbeta med sex uppgifter, som är mindre, än med en stor uppgift.
Detta tillvägagångssätt underlättar inte bara systematiskt slutförande utan understryker också vikten av att sätta realistiska mål : det hjälper till att förebygga frustration och minskar chanserna att överge projektet.
4. Använd en tidsregistreringsapp
Vår främsta rekommendation för dig att sluta skjuta upp och bli mer produktiv är att få en känsla av vad du gör med din tid genom att använda en tidsspårningsapp .
Förhalare känner vanligtvis att en hel dag har gått och de inte har gjort vad de behövde göra, men att inse vilket slöseri med tid det är kan vara vändpunkten.
När allt kommer omkring vet vi alla det - tid är pengar!
Genom att använda ett tidshanteringsverktyg kan du veta exakt hur mycket tid du lägger på varje uppgift och optimera den. Använda Timeular med sina enkla, smarta och säkra metoder för tidsspårning:
- Automatisk tidsspårning : Fyll i dina tidrapporter automatiskt baserat på appanvändning, besökta webbplatser och schemalagda kalenderhändelser.
- Använd en fysisk tidsregistrering : Gör tidsregistrering taktil och spåra enkelt 1 000 aktiviteter med bara 8 sidor. Skapa en vana med muskelminne och en kraftfull fysisk påminnelse.
- Använd kortkommandon och mer!
Prova Timeular , som har utsetts till den mest användarvänliga appen för tidsrapportering för team och individer
5. Använd kraftfulla tidshanteringstekniker
Om du precis har börjat på en resa mot förhalning kanske du inte är medveten om att det finns dussintals (om inte hundratals!) av tidshanteringstekniker . De har alla samma mål – att göra dig mer produktiv.
Hitta tre exempel på tekniker nedan:
- Timeboxing : Det är en produktivitetsteknik där uppgifter tilldelas fasta, realistiska deadlines, från minuter till månader. Det betonar att du fullgör ditt ansvar inom dessa fastställda tidsgränser, vilket ökar fokus och effektivitet. Denna metod värderas i agila metoder och av entreprenörer för dess effektivitet.
- Tidsblockering : Tidsblockering är en strategi som organiserar din dag i specifika tidsintervall för varje uppgift, vilket gör din att göra-lista till ett strukturerat schema. Denna metod avsätter fokuserad tid för uppgifter, tillåter justeringar och säkerställer effektivitet. Det handlar om att dedikera perioder för arbete för att öka fokus och minska distraktioner och på så sätt öka produktiviteten. ( Hämta : Google Sheets tidsblockerande mallar )
- Task batching: Denna produktivitetsstrategi innebär att gruppera liknande uppgifter och ta itu med dem i angivna tidsblock. Dess mål är att minska avbrott och öka fokus och effektivitet genom att koncentrera sig på en rad relaterade uppgifter utan frekventa byten eller störningar.
TIPS: En gratis arbetsschemamall kan vara en intressant resurs för att hjälpa dig med dessa tekniker.
6. Skriv att göra-listor
Att implementera en att göra-lista är ett mycket effektivt sätt att omvandla din plan till konkreta, mätbara steg.
Börja varje dag med att skapa en lista med uppgifter, dela upp din dag i mindre, hanterbara aktiviteter. Detta är användbart oavsett om det är för en arbetsdag, en lugn helg eller till och med en semester som du vill njuta fullt ut av.
När du går igenom din uppgiftslista blir det en källa till tillfredsställelse att bocka av varje aktivitet.
Att göra-lista-metoden erbjuder många fördelar, såsom:
- Fungerar som ett motiverande verktyg genom att visuellt följa dina framsteg
- Att ge en känsla av prestation
- Förbättra tidshanteringen genom att tydligt beskriva dina uppgifter och den tid som finns tillgänglig för att slutföra dem
- Lindrar stress och ångest
- Och i slutändan styr det dig mot att bli mer organiserad och produktiv, vilket är det ultimata målet!
6. Prioritera
Prioritering är en grundläggande strategi för att undvika att skjuta upp, och ett nyckelelement i detta tillvägagångssätt är användningen av prioriteringstekniker som Pickle Jar eller 4 Quadrants of Time Management Matrix .
Denna metod, som skapades av USA:s president Dwight Eisenhower och populariserades av Stephen Covey i en av de bästa produktivitetsböckerna , "The 7 Habits of Highly Effective People", kategoriserar effektivt uppgifter i fyra kvadranter baserat på brådskande och betydelse:
- Kvadrant 1: Brådskande och viktig
- Kvadrant 2 : Inte brådskande ännu viktig
- Kvadrant 3 : Brådskande men inte viktigt
- Kvadrant 4 : Inte brådskande och inte viktigt
Genom att prioritera uppgifter med hjälp av denna matris kan du fokusera på det som verkligen behöver slutföras, vilket minskar känslan av att vara överväldigad.
Denna prioritering hjälper till att identifiera vilka uppgifter som är väsentliga och behöver omedelbar uppmärksamhet (kvadrant 1 och 2) och vilka som kan skjutas upp eller delegeras (kvadranter 3 och 4).
Följaktligen hjälper denna tydlighet till att ta itu med viktiga uppgifter först, och därigenom minskar tendensen att skjuta upp.
Gratis e-bok: Hur man arbetar smart, inte hårt
Övervinna förhalning och fokusera på aktiviteter som ger dig de bästa resultaten
7. Prova "Eat The Frog"-tekniken
Inspirerad av Mark Twains råd att "äta en groda" först på morgonen, fokuserar " Eat The Frog "-tekniken för att övervinna förhalning på att ta itu med din viktigaste uppgift (och ofta mest undvikas) tidigt på dagen.
Detta tillvägagångssätt hjälper dig att fokusera och styr din energi till att slutföra det mest skrämmande objektet på din att göra-lista först.
Perfekt för dem som tycker att prioritering är utmanande, den här tekniken förenklar uppgiftshanteringen. Istället för komplexa metoder innebär "Eat The Frog" att välja en viktig uppgift och hantera den i förväg, att undanröja ett stort hinder och sätta tonen för produktivitet.
I en miljö full av distraktioner som e-post, samtal och sociala medier är det avgörande att behålla fokus medan du slutför den här nyckeluppgiften, och säkerställer inga avbrott förrän den är klar.
Läs också: De högst rankade verktygen för prioritering av arbetsbelastning
8. Implementera MoSCoW-metoden
MoSCoW-prioriteringsmetoden är en prioriteringsteknik för att effektivt organisera projektarbetsbelastningar. Den kategoriserar uppgifter i fyra grupper: Måste-ha, Bör ha, Kunde ha och Kommer inte ha, vilket hjälper till att prioritera varje projektfunktion och krav. Detta rankingsystem guidar alla mot projektets framgångsrika slutförande.
I sin kärna fokuserar MoSCoW-metoden på att uppfylla projektdeadlines genom ett prioriteringsschema som betonar de mest kritiska uppgifterna. Denna strategi filtrerar bort mindre brådskande eller oumbärliga uppgifter, vilket effektiviserar fokus. Det är också värdefullt för team, att anpassa uppgifterna till företagets värderingar och säkerställa en enhetlig strategi mot gemensamma mål.
9. Använd Pomodoro-tekniken
Pomodoro-tekniken är en tidshanteringsmetod som utvecklades på 1980-talet av den italienske studenten Francesco Cirillo. Uppkallad efter det italienska ordet för tomat, var det inspirerat av Cirillos användning av en tomatformad kökstimer för att förbättra hans studiefokus. Tekniken innefattar följande steg:
- Skapa en att göra-lista : Lista upp de saker du behöver slutföra.
- Ställ in en Pomodoro-timer på 25 minuter : Välj en uppgift från din lista och ägna 25 minuters oavbrutet arbete åt den.
- Arbeta tills timern ringer : Gå in i det djupa arbetsläget och fokusera enbart på den valda uppgiften under denna tid.
- Spela in framsteg efter 25 minuter : I slutet av timern, notera vad du har åstadkommit.
- Ta en fem minuters paus : Efter varje 25-minuters arbetspass, eller "Pomodoro", ta en kort paus för att vila.
- Upprepa processen : Fortsätt denna cykel, och efter att ha genomfört fyra "Pomodoros", ta en längre paus på 15-30 minuter.
Huvudpunkterna i Pomodoro-tekniken inkluderar gruppering av uppgifter som tar mindre än 25 minuter och att undvika alla avbrott under varje Pomodoro.
Slutsats
Det ligger i vår mänskliga natur att skjuta upp så länge som möjligt att göra saker som orsakar oss en dålig känsla. Prokrastinering har dock negativa konsekvenser, särskilt när det blir kroniskt, och bör motverkas.
De tips och tekniker vi lär dig i den här guiden om att övervinna förhalning kommer definitivt att hjälpa dig att skapa hälsosammare tidshanteringsvanor. Det finns bara en sak kvar att göra: sluta skjuta upp och börja tillämpa dem!
VANLIGA FRÅGOR
Vad betyder skjuta upp?
Prokrastinering är den frivilliga handlingen att skjuta upp en handling som måste göras, trots att man vet att det kommer att få negativa konsekvenser. Vanligtvis är handlingen som förhalaren skjuter upp obehaglig eller tråkig.
Är prokrastinering en psykisk sjukdom?
Prokrastinering i sig är inte en psykisk sjukdom eller störning. Men det tolkas vanligtvis som ett symptom på vissa psykiska störningar som ADHD, depression och ångest.
Är prokrastinering ett tecken på ADHD?
Hittills har ingen vetenskaplig studie visat ett direkt samband mellan förhalning och ADHD. Ett vanligt kännetecken för personer med ADHD är dock svårigheter att hantera sin tid, vilket kan leda till förhalning. Det finns flera tips för att stoppa ADHD förhalning ; lära känna dem.
Är förhalning och lättja detsamma?
Nej. Förhalning och lättja är varken detsamma eller resultatet av varandra. Vetenskapliga studier har visat att vi skjuter upp på grund av dålig humörhantering, inte lättja eller dålig tidshantering .