Jakie są wady elektronicznego monitorowania pracowników?

Monitorowanie pracowników to miecz obosieczny.

Podczas gdy oprogramowanie do monitorowania pracowników zapewnia niezaprzeczalne korzyści dla produktywności i wydajności operacyjnej, jego niewłaściwe użycie często ma negatywny wpływ.

Jakie są więc niektóre z wad elektronicznego monitorowania pracowników i jak można zrównoważyć produktywność ze śledzeniem pracowników?

W tym artykule dowiesz się:

• Jakie rodzaje technologii monitorowania pracowników są często używane

• Plusy i minusy monitorowania pracowników

• Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania narzędzi do monitorowania pracowników

Czym jest monitorowanie pracowników?

Monitorowanie pracowników to praktyka polegająca na korzystaniu z różnego oprogramowania monitorującego w celu śledzenia i rejestrowania godzin pracy oraz produktywności pracowników w pracy. Od śledzenia godzin pracy po monitorowanie korzystania z Internetu, a nawet przechwytywanie naciśnięć klawiszy, monitorowanie pracowników może przybierać różne formy.

Zasadniczo celem jest gromadzenie danych, które pomagają menedżerom podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów, produktywności i ogólnej wydajności operacyjnej.

Ponieważ w ostatnich latach praca zdalna i hybrydowa stała się normą, wzrosło wykorzystanie oprogramowania do monitorowania pracowników. Jednak rozwiązania do monitorowania pracowników są również wykorzystywane w tradycyjnych środowiskach biurowych.

Jednocześnie, podczas gdy intencją monitorowania pracowników jest często zwiększenie produktywności i bezpieczeństwa firmy, a nawet wystawianie rachunków klientom, wdrażanie takich narzędzi często prowadzi do niezamierzonych konsekwencji. Pytania związane z monitorowaniem często dotyczą prywatności, zaufania i ogólnego wpływu na kulturę pracy.

Czy wiesz, ile godzin pracy masz w ciągu roku?

Rodzaje monitorowania pracowników

Metody i narzędzia monitorowania pracowników zawierają funkcje, które mają bezpośredni wpływ na procesy biznesowe, ale są niepotrzebne, a nawet nieetyczne. Oto kilka sposobów, w jakie organizacje często śledzą aktywność pracowników:

Automatyczne monitorowanie wszystkich czynności wykonywanych przez pracowników

Jednym ze sposobów monitorowania pracowników jest śledzenie ich aktywności na komputerze. W Timeularsposób, w jaki pracownicy śledzą swoją pracę, odbywa się na wiele zautomatyzowanych sposobów:

• Śledzą korzystanie z aplikacji, aby przypomnieć sobie swoje działania w pracy

Zasadniczo pracownicy sprawdzają, nad którymi aplikacjami, dokumentami i stronami internetowymi pracowali w określonym czasie w ciągu dnia, a następnie decydują, co zamienia się w automatyczny wpis czasu w ich kartach czasu pracy.

Należy pamiętać, że w tym przypadku każdy ma autonomię nad swoimi danymi i wybiera, co zamienia się w raport, a następnie decyduje, czy pracodawcy lub menedżerowie mają dostęp do wszystkich swoich automatycznych przechwyceń.

Śledzenie godzin pracy pracowników

Śledzenie czasu pracy pracowników to jeden z najlepszych sposobów na odpowiedź na odwieczne pytanie: "Jak mierzyć produktywność pracowników?". Pamiętaj, że oceniając czas pracy pracowników nad różnymi projektami i działaniami, należy go również porównać z ich wynikami.

Śledząc czas spędzony na spotkaniach, projektach dla klientów, zadaniach administracyjnych i innych czynnościach w systemie raportowania czasu pracy, można uzyskać wgląd we wszelkie zmiany operacyjne potrzebne w firmie. Dzięki automatycznemu narzędziu do śledzenia czasu pracy nie trzeba obliczać godzin pracy, ponieważ są one automatycznie wyświetlane w raportach podobnych do tego poniżej.

• Przeczytaj teraz: Karty czasu pracy dla wielu pracowników

Monitorowanie naciśnięć klawiszy

Metoda ta ujawnia, ile razy pracownik naciska klawiaturę na swoim urządzeniu. Niektórzy pracodawcy wykorzystują te dane do określania wydajności pracowników. Podczas gdy niektóre firmy wykorzystują te dane pracowników, na stronie Timeular uważamy je za niepotrzebne i nie uważamy, aby w jakikolwiek sposób przyczyniały się do realizacji celów biznesowych lub rozwoju.

Weźmy przykład zespołu pracującego w środowisku zdalnym.

W takim przypadku pracownicy muszą komunikować się za pośrednictwem wiadomości częściej niż w biurze. W związku z tym monitorowanie naciśnięć klawiszy nie informowałoby o wydajności operacyjnej ani o żadnych innych wskaźnikach jakościowych. Zamiast tego spowodowałoby to przeciążenie informacjami, ale nie cenną analizą siły roboczej.

Inną wadą monitorowania naciśnięć klawiszy jest to, że może ono przechwytywać poufne informacje, co może prowadzić do naruszenia prywatności i niskiego morale pracowników.

Śledzenie lokalizacji

Monitorowanie miejsca pracy to kolejna metoda wbudowana w oprogramowanie do monitorowania pracowników. Powinien on być jednak wykorzystywany tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Jest to ważne w przypadkach, w których pracownik odwiedza witrynę klienta, pracuje w terenie i umożliwia menedżerom dostęp do tras pracowników, zapewniając, że ich bezpieczeństwo w pracy jest kontrolowane, a protokoły bezpieczeństwa są brane pod uwagę.

Oprogramowanie do monitorowania lokalizacji jest jednak niepotrzebne w niektórych przypadkach i może zaszkodzić pracownikom, jeśli dane te zostaną wykorzystane przeciwko nim.

Monitorowanie aktywności na ekranie

Inną metodą monitorowania pracowników jest śledzenie ich aktywności na ekranie za pomocą zrzutów ekranu.

Często zrzuty ekranu nie ujawniają informacji o tym, jak długo pracownik pracuje, jak zaplanować wydajność lub czy jest produktywny, czy nie. W ten sposób będziesz monitorować nawyki pracowników w pracy lub wszystkie przerwy, które mogą mieć. W rzeczywistości może to wywołać uczucie dyskomfortu, jakby Wielki Brat patrzył, co jest bardzo inwazyjne.

Nadzór wideo

Nadzór wideo jest często wykorzystywany jako środek bezpieczeństwa i ochrony oraz zapewnia kradzież lub inne niedopuszczalne zachowania w pracy. Jeśli ta metoda monitorowania pracowników jest stosowana w Twojej organizacji, upewnij się, że uzyskałeś zgodę pracowników i przestrzegasz przepisów federalnych i stanowych.

Jakie są zalety monitorowania pracowników?

Istnieje wiele uzasadnionych celów biznesowych, dla których konieczne jest monitorowanie pracowników w firmie:

• Dane pracownika są używane do obliczania godzin pracy na potrzeby raportów płacowych;

• Monitorowanie pracowników pomaga odpowiedzieć na odwieczne pytanie jak mierzyć produktywność pracowników i ją zwiększać.

• Istnieją firmy takie jak agencje marketingowe które rozliczają swój czas pracy nad projektami. Dlatego też potrzeba przejrzystych raportów dla klientów jest kluczowa.

• Dane z monitorowania pracowników ujawniają luki operacyjne w niektórych procesach biznesowych, które marnują czas lub zasoby. Po przeanalizowaniu danych dotyczących aktywności użytkowników, można usprawnić wszystkie procesy za pomocą informacji opartych na danych. Pośrednio powyższe spostrzeżenia mogą napędzać sprzedaż, zwiększać produktywność i zatrzymywać pracowników lub odpowiednio rozdzielać obciążenie pracą między pracowników.

• Opróczdążenia do wydajności, organizacje używają oprogramowania do monitorowania pracowników w celu ograniczenia zagrożeń bezpieczeństwa, co jest prawdopodobnie najbardziej uzasadnionym biznesowym powodem monitorowania pracowników. Naruszenia danych są dość powszechne, a jeśli monitorujesz pracowników, będziesz w stanie zidentyfikować działania podjęte przez pracownika, które doprowadziły do naruszenia danych.

• Korzystanie z monitorowania pracowników pomaga kontrolować kradzież danych i zapobiegać takim zachowaniom. Badania pokazują, że 9,4% pracowników dokonuje eksfiltracji danych w ciągu sześciu miesięcy, a kradzież poufnych danych jest prawdopodobna na dwa tygodnie przed ich rezygnacją.

Jakie są wady monitorowania pracowników?

Jeśli zaczynasz budować strategię monitorowania pracowników, musisz zdawać sobie sprawę z często stosowanych nieetycznych technik, które mogą obniżać morale pracowników i sprawiać, że czują się oni pod stałym nadzorem.

Rozważmy wady tych praktyk i znajdźmy właściwe sposoby monitorowania pracowników:

• Spadek morale pracowników: Menedżerowie często wykorzystują zebrane dane do mikrozarządzania swoimi zespołami, przydzielania niektórym członkom zespołu większej ilości pracy i ograniczania autonomii pracowników w pracy. Takie zachowania negatywnie wpływają na samopoczucie pracowników, a nawet na ich dobrostan.

• Obawy o prywatność: Oprogramowanie śledzące z funkcjami takimi jak nadzór wideo i śledzenie lokalizacji przechowuje poufne informacje o pracownikach w chmurze publicznej, co budzi ogromne obawy o prywatność. Na przykład, jeśli monitorowanie lokalizacji nie jest konieczne dla pracowników, którzy pracują w siedzibach klientów lub z innych powodów bezpieczeństwa, należy go unikać.

• Nieufność pracowników: Pracownicy mogą łatwo poczuć nieufność i źle zrozumieć intencje pracodawcy.

• Kwestie prawne: Ustawa o ochronieprywatności w łączności elektronicznej z 1986 r. reguluje elektroniczne monitorowanie pracowników. Dlatego pracodawcy muszą wyraźnie informować swoich pracowników i przestrzegać zasad etycznych zawartych w ustawie o prywatności komunikacji elektronicznej, aby uniknąć kłopotów prawnych.

• Monitorowanie pracowników jest dyskredytowane: Jeśli nie wyjaśnisz jasno celów monitorowania pracowników, Twój zespół może zdyskredytować znaczenie monitorowania. W związku z tym sposób, w jaki zarządzają wykorzystaniem oprogramowania, wpływa na gromadzenie danych i spostrzeżenia, na podstawie których podejmowane są decyzje biznesowe.

Najlepsze praktyki w zakresie oprogramowania do monitorowania pracowników

Jeśli chcesz zwalczyć wady monitorowania pracowników, jednocześnie czerpiąc korzyści z jego zalet, musisz go skutecznie wdrożyć. Sprawdźmy niektóre z najlepszych praktyk, aby upewnić się, że monitorowanie pracowników przynosi pozytywne i produktywne rezultaty dla wszystkich zaangażowanych stron.

1. Stworzenie przejrzystej polityki monitorowania pracowników

Aby zagwarantować akceptację takich narzędzi monitorujących przez pracowników, należy jasno poinformować zespół o celu wdrożenia takiego oprogramowania, a także o tym, jakie dane są gromadzone.

Zrozumienie, w jaki sposób konkretne narzędzie wpływa zarówno na firmę, jak i na każdą osobę, sprawia, że ufają mu i przyjmują je bez zastanowienia i obaw.

Przykładem narzędzia monitorującego, które nie zostało wdrożone we właściwy sposób, był Barclays. Firma wdrożyła czujniki pod biurkami pracowników w swoim londyńskim biurze w celu zrozumienia wykorzystania przestrzeni biurowej. Jednak ze względu na brak jasnego wyjaśnienia, dlaczego czujniki zostały wdrożone, pracownicy zaczęli je zdejmować lub wyrzucać.

Takie słabe wdrożenia monitorowania pracowników prowadzą do niskiego wykorzystania narzędzia, w które zainwestowałeś i nie spełniają Twoich celów. Wyraź jasno, że chcesz wykrywać zachowania wysokiego ryzyka i chronić dane firmowe oraz poufne informacje.

Wybierz nieinwazyjne oprogramowanie do monitorowania pracowników dla swojego zespołu

Timeular nie obsługuje zrzutów ekranu ani broni śledzonych danych. Dlatego menedżerowie mogą zobaczyć dane śledzenia czasu pracownika z 12-godzinnym opóźnieniem.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

2. Mierz wskaźniki, które naprawdę mają znaczenie

Monitorowanie pracowników powinno być wdrażane w celu wykrywania dysfunkcji operacyjnych, wystawiania rachunków klientom, śledzenia produktywności i innych podobnych celów, które mają wpływ na ogólną działalność firmy. Najlepiej jest wziąć pod uwagę obawy dotyczące prywatności pracowników od samego początku i nie przekraczać pewnych granic. Niektóre ze wskaźników, które można wziąć pod uwagę przy mierzeniu produktywności siły roboczej to:

• Wskaźniki realizacji zadań: Śledzenie zadań ukończonych na czas w porównaniu z liczbą zaległych zadań w celu informowania o wydajności pracownika.

• Ilość danych wyjściowych: Zbieranie danych na temat liczby zadań ukończonych w określonym czasie zamiast monitorowania naciśnięć klawiszy lub innych inwazyjnych środków nadzoru. Sprawdź liczbę projektów, napisanych artykułów i innych.

• Wyniki satysfakcji klienta: Najlepsza informacja zwrotna, jaką może uzyskać pracownik, pochodzi ze sposobu, w jaki wchodzi on w interakcje z klientami w ramach swojej roli. Sprawdź CSAT, średni czas oczekiwania lub rozwiązanie pierwszego połączenia.

• Praca zespołowa: Przeanalizuj, czy Twoi pracownicy współpracują z innymi członkami zespołu lub pracownikami zdalnymi lub czy mają dobre umiejętności międzydziałowe na wypadek, gdyby były one potrzebne w ich konkretnych rolach.

• Zaangażowanie pracowników: Oceń dogłębnie, czy są zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę; jeśli nie są, śledzenie produktywności jest zbędne; w takim przypadku naturalne jest, że ich produktywność będzie niższa.

• Zarządzanie projektami: Śledź i zrozum, w jaki sposób pracownicy obsługują swoje projekty, jak zarządzają kontaktami z partnerami dostawców i ich postępami w stosunku do kamieni milowych.

3. Uzyskanie zgody pracownika

Uzyskanie zgody pracownika na monitorowanie jest podstawą etyki monitorowania. Pracownicy muszą wyrazić wyraźną zgodę na udostępnianie swoich prywatnych informacji, a jednocześnie mieć możliwość rezygnacji, jeśli nie chcą korzystać z narzędzi monitorujących.

Należy pamiętać, że należy mieć uzasadniony powód biznesowy do korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników, a także przestrzegać przepisów i regulacji dotyczących monitorowania pracowników w danym regionie.

4. Unikanie niewłaściwego wykorzystania danych czasowych

Gdy zaczniesz wykorzystywać zebrane dane do bronienia ich przeciwko swojemu zespołowi, mikrozarządzania nimi lub mówienia im, że robią zbyt wiele przerw, twoi pracownicy poczują się inwigilowani, a ich zaufanie do procesu ulegnie erozji. Staraj się gromadzić tylko te dane , które wpływają na decyzje biznesowe.

Wybierz etyczne i zgodne z zasadami prywatności narzędzie do śledzenia pracy dla swojego zespołu

Dzięki Timeular Twój zespół będzie mógł bez wysiłku śledzić czas pracy, a Ty będziesz mógł łatwo zarządzać frekwencją i czasem wolnym.

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

Buduj zaufanie pracowników dzięki etycznemu oprogramowaniu do monitorowania pracowników

Śledzenie czasu pracy dostarcza kluczowych danych dla Twojej firmy i umożliwia podejmowanie pewnych decyzji na podstawie danych, a nie przeczuć. Jeśli jednak jest niewłaściwie wykorzystywane, utrudnia produktywność i niweczy swój pierwotny cel.

Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu pracy, które chroni prywatność pracowników dzięki środkom zapobiegającym inwigilacji, łatwo integruje się z infrastrukturą i sprawia, że śledzenie czasu jest bezproblemowe, może być łatwo przyjęte przez zespół.

FAQ