Quais são algumas das desvantagens do monitoramento eletrônico de funcionários?
O monitoramento de funcionários é uma faca de dois gumes.
Embora o software de monitoramento de funcionários ofereça benefícios inegáveis para produtividade e eficiência operacional, seu uso indevido muitas vezes tem um impacto negativo.
Então, quais são algumas das desvantagens do monitoramento eletrônico de funcionários e como você pode equilibrar a produtividade com o rastreamento de funcionários?
Neste artigo, você aprenderá:
Que tipos de tecnologia de monitoramento de funcionários são usados com frequência
Os prós e contras do monitoramento de funcionários
Melhores práticas a serem usadas na implementação de ferramentas de monitoramento de funcionários
O que é monitoramento de funcionários?
O monitoramento de funcionários é a prática de usar vários softwares de monitoramento para rastrear e registrar as horas de trabalho e a produtividade dos funcionários no trabalho. Desde o rastreamento de horas de trabalho até o monitoramento do uso da Internet e até mesmo a captura de pressionamentos de tecla, o monitoramento de funcionários pode assumir várias formas.
Essencialmente, o objetivo é coletar dados que ajudem os gerentes a tomar decisões informadas sobre alocação de recursos, produtividade e eficiência operacional geral.
Com o trabalho remoto e híbrido se tornando uma norma nos últimos anos, a utilização do software de monitoramento de funcionários cresceu. No entanto, as soluções de monitoramento de funcionários também são usadas em ambientes de escritório tradicionais.
Ao mesmo tempo, embora a intenção por trás do monitoramento de funcionários seja aumentar a produtividade e a segurança dos negócios ou até mesmo cobrar clientes, a implementação dessas ferramentas geralmente leva a consequências não intencionais. As questões levantadas devido ao monitoramento geralmente estão relacionadas à privacidade, confiança e o impacto geral na cultura do local de trabalho.
Você sabe quantas horas de trabalho você tem em um ano?
Tipos de monitoramento de funcionários
Os métodos e ferramentas de monitoramento de funcionários incorporam recursos que têm impacto direto nos processos de negócios, mas são desnecessários e até antiéticos. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as organizações geralmente rastreiam a atividade dos funcionários:
Monitorar automaticamente todas as atividades realizadas pelos funcionários
Uma maneira de monitorar os funcionários é rastreando a atividade do computador dos funcionários. Em Timeular, a maneira como os funcionários acompanham seu trabalho é feita de várias maneiras automatizadas:
Eles rastreiam o uso do aplicativo para recuperar suas atividades de trabalho
Essencialmente, os funcionários verificam em quais aplicativos, documentos e sites trabalharam em um horário específico do dia e, em seguida, decidem o que se transforma em uma entrada automática de horas para suas planilhas de horas.
Observe que, nesse caso, qualquer pessoa tem autonomia sobre seus dados e escolhe o que se transforma em relatório ou não, e então decide se empregadores ou gerentes têm acesso a todas as suas capturas automáticas.
Acompanhe as horas de trabalho dos funcionários
Acompanhar as horas de trabalho dos funcionários é uma das melhores maneiras de abordar sua pergunta perene: "Como medir a produtividade dos funcionários". Lembre-se, ao avaliar o tempo rastreado nas horas de trabalho dos funcionários em diferentes projetos e atividades, ele também precisa ser comparado com sua produção.
Depois de acompanhar o tempo gasto em reuniões, projetos de clientes, tarefas administrativas e outras atividades em um sistema de relatórios de tempo, você pode obter informações sobre quaisquer mudanças operacionais necessárias em seus negócios. Com uma ferramenta automática de controle de tempo, você não precisa calcular as horas de trabalho, pois elas são exibidas automaticamente em relatórios semelhantes ao abaixo.
- Leia agora: Planilhas de horas de vários funcionários
Monitoramento de pressionamento de tecla
Esse método revela quantas vezes um funcionário pressiona o teclado em seu dispositivo. Alguns empregadores usam esses dados para determinar o desempenho dos funcionários. Embora algumas empresas adotem esses dados de funcionários,Timeular, consideramos desnecessário e não consideramos que contribua para as metas de negócios ou crescimento de forma alguma.
Tomemos o exemplo de uma equipe trabalhando em um ambiente remoto.
Nesse caso, os funcionários precisam se comunicar por meio de mensagens mais do que fariam em uma configuração de escritório. Portanto, o monitoramento das teclas digitadas não informaria a eficiência operacional ou qualquer outra métrica qualitativa. Em vez disso, sobrecarregaria você com informações, mas não com análises valiosas da força de trabalho.
Outra desvantagem do monitoramento de pressionamento de tecla é que ele pode capturar informações confidenciais, o que pode levar à violação de privacidade e baixo moral dos funcionários.
Rastreamento de localização
O monitoramento do local de trabalho é outro método incorporado ao software de monitoramento de funcionários. No entanto, deve ser utilizado apenas se necessário. É importante nos casos em que um funcionário visita o local de um cliente, trabalha em campo e permite que os gerentes acessem as rotas dos funcionários, garantindo que sua segurança no trabalho esteja sob controle e que os protocolos de segurança sejam levados em consideração.
O software de monitoramento de localização é, no entanto, desnecessário em casos específicos e pode prejudicar os funcionários se esses dados forem usados como arma contra eles.
Monitoramento da atividade da tela
Outro método de monitoramento de funcionários é rastrear a atividade na tela de um funcionário por meio de capturas de tela.
Muitas vezes, as capturas de tela não revelam informações sobre quanto tempo um funcionário está trabalhando, como planejar a capacidade ou se ele é produtivo ou não. Dessa forma, você monitorará os hábitos de trabalho dos funcionários ou todas as pausas que eles possam ter. Você pode, de fato, criar uma sensação de desconforto, como se o Big Brother estivesse assistindo, o que é altamente invasivo.
Vigilância por vídeo
A vigilância por vídeo é frequentemente utilizada como uma medida de segurança e proteção e garante que ocorram roubos ou outros comportamentos não aceitos no trabalho. Se esse método de monitoramento de funcionários for usado em sua organização, certifique-se de obter o consentimento dos funcionários e cumprir os regulamentos federais e estaduais.
Quais são as vantagens do monitoramento de funcionários?
Existem muitos objetivos de negócios razoáveis para os quais o monitoramento de funcionários é necessário:
Os dados do empregado são usados para calcular as horas de trabalho para relatórios de cálculo das folhas de pagamento;
O monitoramento de funcionários ajuda você a responder à pergunta perene de como medir a produtividade dos funcionários e aumentá-la.
Existem empresas como agências de marketing que faturam seu tempo trabalhado em projetos. Portanto, a necessidade de relatórios transparentes para os clientes é fundamental.
Os dados de monitoramento de funcionários revelam lacunas de operação em determinados processos de negócios que desperdiçam seu tempo ou recursos. Depois de analisar os dados de atividade do usuário, você pode aprimorar todos os processos com insights orientados por dados. Indiretamente, os insights acima podem impulsionar as vendas, aumentar a produtividade e a retenção de funcionários ou dividir adequadamente a carga de trabalho entre os funcionários.
Além debuscar eficiência, as organizações usam software de monitoramento de funcionários para mitigar os riscos de segurança, que é, talvez, o motivo comercial mais legítimo para o monitoramento de funcionários. As violações de dados são bastante comuns e, se você estiver monitorando os funcionários, poderá identificar as ações que um funcionário tomou que levaram a uma violação de dados.
- O uso do monitoramento de funcionários ajuda a controlar o roubo de dados e evitar tais comportamentos. A pesquisa mostra que 9,4% dos funcionários exfiltram dados em um período de seis meses e provavelmente roubarão dados confidenciais duas semanas antes de se demitirem.
Quais são os contras do monitoramento de funcionários?
Se você está começando a construir sua estratégia de monitoramento de funcionários, precisa estar ciente das técnicas antiéticas que são frequentemente praticadas, que podem diminuir o moral dos funcionários e fazer com que eles se sintam sob vigilância constante.
Vamos desvendar os contras dessas práticas e encontrar as maneiras certas de monitorar os funcionários:
Diminuição do moral dos funcionários: Muitas vezes, os gerentes usam os dados coletados como arma para microgerenciar suas equipes, dar mais trabalho a certos membros da equipe e reduzir a autonomia do funcionário no trabalho. Esses comportamentos afetam negativamente a maneira como os funcionários se sentem e até afetam seu bem-estar.
Preocupações com a privacidade: O software de rastreamento com recursos como vigilância por vídeo e rastreamento de localização armazena informações confidenciais sobre os funcionários na nuvem pública, o que levanta enormes preocupações com a privacidade. Por exemplo, a menos que o monitoramento de localização seja necessário para funcionários que trabalham em sites de clientes ou por outros motivos de segurança, ele deve ser evitado.
Desconfiança dos funcionários: Os funcionários podem facilmente sentir uma sensação de desconfiança e entender mal as intenções de um empregador.
Preocupações legais: A Lei de Privacidade de Comunicações Eletrônicas de 1986 regula o monitoramento eletrônico de funcionários. Portanto, os empregadores precisam se comunicar explicitamente com seus funcionários e respeitar os princípios éticos incluídos na Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas para evitar problemas legais.
O monitoramento dos funcionários está desacreditado: A menos que você explique claramente os objetivos do monitoramento dos funcionários, sua equipe pode desacreditar a importância do monitoramento. Portanto, a maneira como eles gerenciam a utilização do software afeta a coleta de dados e os insights sobre os quais você está tomando decisões de negócios.
Melhores práticas em software de monitoramento de funcionários
Se você deseja combater os contras do monitoramento de funcionários enquanto se beneficia de suas vantagens, deve implementá-lo de forma eficaz. Vamos verificar algumas das melhores práticas para garantir que o monitoramento dos funcionários seja positivo e produtivo para todos os envolvidos.
1. Crie uma política transparente de monitoramento de funcionários
Para garantir a aceitação desses recursos pelos funcionários, você precisa comunicar claramente à sua equipe o objetivo por trás da implementação desse software, juntamente com os dados que está coletando.
Entender como uma ferramenta específica impacta tanto o negócio quanto cada indivíduo faz com que eles confiem e a adotem sem dúvidas ou medos.
Um exemplo de ferramenta de monitoramento que não foi implementada da maneira correta foi o Barclays. A empresa implementou sensores embaixo das mesas dos funcionários em seu escritório em Londres com o objetivo de entender o uso do espaço do escritório. No entanto, devido à falta de uma explicação clara do motivo pelo qual os sensores foram implementados, os funcionários começaram a retirá-los ou jogá-los fora.
Essas implementações ruins de monitoramento de funcionários levam ao baixo uso da ferramenta em que você investiu e não cumprem seus objetivos. Expresse claramente que você está procurando detectar comportamentos de alto risco e proteger os dados da empresa e informações confidenciais.
Timeular não oferece suporte a capturas de tela nem ao uso de dados rastreados como armas. É por isso que os gerentes podem ver os dados de controle de tempo de um funcionário com um atraso de 12 horas.
2. Meça as métricas que realmente importam
O monitoramento de funcionários deve ser implementado para detectar disfuncionalidades operacionais, cobrar de seus clientes, acompanhar a produtividade e outras metas semelhantes que afetam seus negócios em geral. É melhor levar em consideração as preocupações com a privacidade dos funcionários desde o início e não ultrapassar alguns limites. Algumas das métricas que você pode considerar ao medir a produtividade da força de trabalho são:
Taxas de conclusão de tarefas: Acompanhe as tarefas concluídas no prazo versus o número de tarefas atrasadas para informar o desempenho de um funcionário.
Volume de saída: Colete dados sobre quantas tarefas foram concluídas em um período de tempo, em vez de monitoramento de pressionamento de tecla ou outra medida de vigilância invasiva. Verifique o número de projetos, artigos escritos e outros.
Pontuações de satisfação do cliente: O melhor feedback que um funcionário pode ter vem da maneira como ele interage com os clientes em uma função voltada para o cliente. Verifique o CSAT, o tempo médio de espera ou a resolução da primeira chamada.
Equipe: Analise se seus funcionários colaboram com outros membros da equipe ou trabalhadores remotos ou têm boas habilidades interdepartamentais, caso sejam necessárias em suas funções específicas.
Engajamento dos funcionários: Avalie profundamente se eles estão motivados e engajados por seu trabalho; caso não estejam, é redundante acompanhar a produtividade; é natural que sua produtividade seja menor nesse caso.
Gerenciamento de projetos: acompanhe e entenda como os funcionários lidam com seus projetos, como eles gerenciam o contato dos parceiros fornecedores e seu progresso em relação aos marcos.
3. Obtenha o consentimento dos funcionários
Obter o consentimento dos funcionários para serem monitorados é a base da ética de monitoramento. Seus funcionários devem dar seu consentimento explícito para compartilhar suas informações privadas e, ao mesmo tempo, ter a opção de optar por não participar se não estiverem dispostos a usar ferramentas de monitoramento.
Observe que você deve ter um motivo comercial legítimo para usar o software de monitoramento de funcionários, bem como respeitar as leis e regulamentos sobre monitoramento de funcionários em sua região específica.
4. Evite o uso indevido de dados rastreados por tempo
Depois que você começar a usar os dados coletados para transformá-los em arma contra sua equipe, microgerenciá-los ou dizer que eles estão fazendo muitas pausas, seus funcionários se sentirão vigiados e sua confiança no processo será corroída. Tente coletar apenas dados que informem as decisões que afetam suas decisões de negócios.
Com Timeular, sua equipe controlará o tempo sem esforço e você poderá gerenciar facilmente a presença e o tempo livre.
Conquiste a confiança dos funcionários com um software de monitoramento ético de funcionários
O rastreamento de tempo fornece dados essenciais para sua empresa e permite que você tome decisões confiantes com dados, em vez de decisões instintivas. No entanto, se mal utilizado, prejudica a produtividade e anula seu propósito inicial.
O uso de um rastreador de horas de trabalho que protege a privacidade dos funcionários com medidas anti-vigilância, integra-se facilmente à sua infraestrutura e torna o rastreamento de tempo perfeito pode ser facilmente adotado por sua equipe.
PERGUNTAS FREQUENTES
Quais são os problemas com o monitoramento eletrônico?
O monitoramento eletrônico pode levar à redução do moral dos funcionários, preocupações com a privacidade e desconfiança entre os funcionários. Isso pode criar um ambiente de trabalho hostil em que os funcionários se sentem constantemente vigiados, a menos que sejam claramente informados sobre os objetivos de negócios que você está tentando obter com o monitoramento eletrônico. O monitoramento eletrônico também pode reduzir a produtividade e o engajamento no trabalho.
Quais são os prós e contras do monitoramento de funcionários?
As vantagens do monitoramento de funcionários, uma vez implementadas da maneira correta, podem ser maior produtividade, controle de tempo preciso, maior segurança e melhor alocação de recursos.
Os contras do monitoramento de funcionários geralmente são invasão de privacidade, erosão da confiança dos funcionários, impacto negativo no moral ou risco de uso indevido.
Quais são os riscos do monitoramento de funcionários?
Os riscos que acompanham o monitoramento de funcionários estão relacionados a desafios legais e penalidades para um empregador, violação de privacidade pessoal, redução da satisfação e engajamento no trabalho, maior estresse no trabalho ou danos à reputação da empresa.