Vad finns det för nackdelar med elektronisk övervakning av anställda?

Personalövervakning är ett tveeggat svärd.

Även om programvara för övervakning av anställda ger obestridliga fördelar för produktivitet och operativ effektivitet, har dess missbruk ofta en negativ inverkan.

Så, vilka är några av nackdelarna med elektronisk övervakning av anställda , och hur kan du balansera produktivitet med anställdas spårning?

I den här artikeln får du lära dig:

• Vilka typer av personalövervakningsteknik används ofta

• För- och nackdelar med medarbetarövervakning

• Bästa praxis att använda för att implementera verktyg för övervakning av anställda

Vad är medarbetarövervakning?

Medarbetarövervakning är praxis att använda olika övervakningsprogram för att spåra och registrera arbetstimmar och anställdas produktivitet på jobbet. Från att spåra arbetstimmar till att övervaka internetanvändning och till och med fånga tangenttryckningar , personalövervakning kan ta många former.

I huvudsak är syftet att samla in data som hjälper chefer att fatta välgrundade beslut om resursallokering , produktivitet och övergripande operativ effektivitet.

Med distans- och hybridarbete som blivit en norm under de senaste åren har användningen av programvara för övervakning av anställda vuxit. Lösningar för övervakning av anställda används dock även i traditionella kontorsmiljöer.

Samtidigt, medan avsikten bakom medarbetarövervakning ofta är att öka verksamhetens produktivitet och säkerhet eller till och med fakturera kunder, leder implementering av sådana verktyg ofta till oavsiktliga konsekvenser. Frågorna som ställs på grund av övervakning rör ofta integritet, förtroende och den övergripande påverkan på arbetsplatskulturen.

Vet du hur många arbetstimmar du har på ett år ?

Typer av medarbetarövervakning

Metoder och verktyg för övervakning av anställda bäddar in funktioner som har en direkt inverkan på affärsprocesser men som är onödiga och till och med oetiska. Här är några sätt på vilka organisationer ofta spårar anställdas aktivitet:

Övervakar automatiskt alla aktiviteter som utförs av anställda

Ett sätt på vilket du kan övervaka anställda är genom att spåra anställdas datoraktivitet. På Timeular görs hur anställda spårar sitt arbete på flera automatiska sätt:

• De spårar appanvändning för att komma ihåg deras arbetsaktiviteter

I huvudsak kontrollerar anställda vilka appar, dokument och webbplatser de har arbetat på vid en viss tidpunkt på dagen, och sedan bestämmer de vad som blir en automatisk tidsinmatning för deras tidrapporter.

Observera att i det här fallet har vem som helst självständighet över sina data och väljer vad som ska bli en rapport eller inte, och bestämmer sedan om arbetsgivare eller chefer har tillgång till alla sina automatiska fångar.

Spåra anställdas arbetstider

Att spåra anställdas arbetstimmar är ett av de bästa sätten att ta itu med din vintergröna fråga, "Hur man mäter anställdas produktivitet." Kom ihåg att när man bedömer den tid som spåras på anställdas arbetstid på olika projekt och aktiviteter, måste den också jämföras med deras produktion.

När du spårar tid som spenderas på möten, kundprojekt, administratörsuppgifter och andra aktiviteter i ett tidsrapporteringssystem kan du få insikter om alla operativa förändringar som behövs i ditt företag. Med ett automatiskt tidsspårningsverktyg behöver du inte beräkna arbetstimmar, eftersom dessa dyker upp automatiskt i rapporter liknande den nedan.

• Läs mer nu: Tidrapporter för flera anställda

Tangenttrycksövervakning

Denna metod avslöjar hur många gånger en anställd trycker på tangentbordet på sin enhet. Vissa arbetsgivare använder dessa uppgifter för att fastställa anställdas prestationer. Medan vissa företag tar till sig denna personaldata, kl Timeular , vi anser att det är onödigt, och vi anser inte att det bidrar till affärsmål eller tillväxt på något sätt.

Låt oss ta exemplet med ett team som arbetar i en avlägsen miljö .

I ett sådant fall måste anställda kommunicera via meddelanden mer än vad de skulle göra på ett kontor. Därför skulle övervakning av tangenttryckningar inte informera om den operativa effektiviteten eller något annat kvalitativt mått. Istället skulle det överbelasta dig med information men inte värdefull personalanalys.

En annan nackdel med tangenttryckningsövervakning är att den kan fånga upp känslig information, vilket kan leda till integritetsintrång och låg arbetsmoral.

Platsspårning

Arbetsplatsövervakning är en annan metod som är inbäddad i programvara för övervakning av anställda. Den bör dock endast användas om det behövs. Det är viktigt i de fall då en anställd besöker en kundplats, arbetar på fältet och ger chefer tillgång till anställdas vägar, vilket säkerställer att deras säkerhet på jobbet är under kontroll och säkerhetsprotokoll beaktas.

Programvara för platsövervakning är dock onödig i vissa fall och kan skada anställda om dessa data beväpnas mot dem.

Skärmaktivitetsövervakning

En annan metod för medarbetarövervakning är att spåra en anställds skärmaktivitet genom skärmdumpar.

Ofta avslöjar skärmdumpar inte information om hur länge en anställd arbetar, hur man planerar kapacitet eller om de är produktiva eller inte. På så sätt övervakar du anställdas arbetsvanor eller alla raster de kan ha. Du kan faktiskt skapa en känsla av obehag, som om Big Brother tittar, vilket är mycket invasivt.

Videoövervakning

Videoövervakning används ofta som ett mått på säkerhet och trygghet och säkerställer att stöld eller andra icke accepterade beteenden på jobbet inträffar. Om denna metod för medarbetarövervakning används i din organisation, se till att du får medarbetarnas samtycke och följer federala och statliga bestämmelser.

Vilka är fördelarna med medarbetarövervakning?

Det finns många rimliga affärsmål för vilka anställdas övervakningsfrågor i ett företag behövs:

• Personaluppgifterna används för att beräkna arbetstimmar för lönerapporter;

• Medarbetarövervakning hjälper dig att svara på den ständigt gröna frågan om hur man mäter anställdas produktivitet och förbättrar den.

• Det finns företag som marknadsföringsbyråer som fakturerar sin tid arbetade på projekt . Därför är behovet av transparenta rapporter till kunder avgörande.

• Medarbetarövervakningsdata visar operationsluckor i vissa affärsprocesser som slösar din tid eller resurser. När du analyserar användaraktivitetsdata kan du förbättra alla processer med datadrivna insikter. Indirekt kan ovanstående insikter driva försäljningen, öka produktiviteten och behålla anställda eller dela upp arbetsbördan mellan anställda.

• Förutom att sträva efter effektivitet, använder organisationer programvara för övervakning av anställda för att minska säkerhetsrisker , vilket kanske är det mest legitima affärsskälet för att övervaka anställda. Dataintrång är ganska vanliga, och om du övervakar anställda kommer du att kunna identifiera de åtgärder en anställd vidtog som ledde till ett dataintrång.

• Att använda personalövervakning hjälper dig att kontrollera datastöld och förhindra sådant beteende. Forskning visar att 9,4 % av de anställda exfiltrerar data under en sexmånadersperiod, och de kommer sannolikt att stjäla känslig data två veckor innan de säger upp sig.

Vilka är nackdelarna med medarbetarövervakning?

Om du börjar bygga upp din strategi för övervakning av anställda måste du vara medveten om de oetiska tekniker som ofta används, vilket kan minska medarbetarnas moral och få anställda att känna sig under konstant övervakning.

Låt oss ta upp nackdelarna med dessa metoder och hitta de rätta sätten att övervaka anställda:

• Minskad medarbetarmoral: Många gånger beväpnar chefer den insamlade informationen för att mikrohantera sina team, ge vissa teammedlemmar mer arbete och minska den anställdes autonomi på jobbet. Dessa beteenden påverkar de anställdas sätt negativt och påverkar till och med deras välbefinnande. 

• Integritetsproblem: Spårningsprogram med funktioner som videoövervakning och platsspårning lagrar känslig information om anställda i det offentliga molnet, vilket väcker stora integritetsproblem. Till exempel, om inte platsövervakning är nödvändig för anställda som arbetar på klientplatser eller av andra säkerhetsskäl, bör det undvikas.

• Anställdas misstro: Anställda kan lätt känna en känsla av misstro och missförstå en arbetsgivares avsikter.

• Juridiska problem: The Electronic Communications Privacy Act från 1986 reglerar elektronisk övervakning av anställda. Därför måste arbetsgivare uttryckligen kommunicera till sina anställda och respektera de etiska principerna i lagen om elektronisk kommunikations sekretess för att undvika juridiska problem.

• Medarbetarövervakning misskrediteras: Om du inte tydligt förklarar målen för medarbetarövervakning kan ditt team misskreditera vikten av övervakning. Därför påverkar sättet de hanterar mjukvaruanvändning datainsamlingen och de insikter du fattar affärsbeslut om.

Bästa metoder för programvara för övervakning av anställda

Om du vill bekämpa nackdelarna med medarbetarövervakning samtidigt som du drar nytta av dess fördelar, måste du implementera det effektivt. Låt oss kontrollera några av de bästa metoderna för att säkerställa att medarbetarövervakning ger positivt och produktivt för alla inblandade.

1. Skapa en transparent policy för personalövervakning

För att garantera att anställda accepterar sådana övervakningsverktyg måste du tydligt kommunicera till ditt team målet bakom implementeringen av sådan programvara, tillsammans med vilken data du samlar in.

Att förstå hur ett specifikt verktyg påverkar både verksamheten och varje individ gör att de litar på och använder det utan att tänka efter eller vara rädda.

Ett exempel på ett övervakningsverktyg som inte implementerades på rätt sätt var Barclays . Företaget implementerade sensorer under anställdas skrivbord på deras kontor i London i syfte att förstå användningen av kontorsutrymmen. Men på grund av bristen på en tydlig förklaring till varför sensorerna implementerades, började anställda ta av sensorerna eller kasta dem.

Sådana dåliga implementeringar av medarbetarövervakning leder till låg användning av verktyget du har investerat i och inte uppfyller dina mål. Uttryck tydligt att du vill upptäcka högriskbeteende och skydda företagsdata och känslig information.

Välj en icke-påträngande programvara för personalövervakning för ditt team

Timeular stödjer inte skärmdumpar eller användning av spårningsdata som vapen. Det är därför som chefer kan se en anställds tidsuppföljningsdata med 12 timmars fördröjning.

Prova Timeular 30 dagar gratis

2. Mät de mått som verkligen betyder något

Medarbetarövervakning bör implementeras för att upptäcka funktionsstörningar, fakturera dina kunder, spåra produktivitet och andra liknande mål som påverkar din verksamhet totalt sett. Det är bäst att ta hänsyn till anställdas integritetsproblem redan från början och inte överskrida vissa gränser. Några av mätvärdena som du kan överväga för att mäta arbetskraftens produktivitet är:

• Uppgiftsgenomförandefrekvens: Spåra uppgifter som slutförts i tid jämfört med antalet försenade uppgifter för att informera en anställds prestation.

• Utdatavolym: Samla in data om hur många uppgifter som slutfördes under en tidsram snarare än tangenttryckningsövervakning eller annan invasiv övervakningsåtgärd. Kontrollera antalet projekt, skrivna artiklar och andra.

• Betyg för kundnöjdhet: Den bästa feedback en anställd kan få kommer från hur de interagerar med kunder i en kundinriktad roll. Kontrollera CSAT, genomsnittlig väntetid eller första samtalsupplösning.

• Lagarbete: Analysera om dina anställda samarbetar med andra teammedlemmar eller distansarbetare eller har goda interdepartementala färdigheter ifall dessa behövs i deras specifika roller.

• Anställdas engagemang: Bedöm djupt om de är motiverade och engagerade av sitt arbete; om de inte är det är det överflödigt att spåra produktivitet; det är bara naturligt att deras produktivitet är lägre i ett sådant fall.

• Projektledning : Spåra och förstå hur anställda hanterar sina projekt, hur de hanterar leverantörspartners kontakt och deras framsteg mot milstolpar.

3. Skaffa medarbetarens samtycke

Att erhålla anställdas samtycke för att övervakas är grunden för övervakningsetik. Dina anställda måste ge sitt uttryckliga samtycke till att dela sin privata information och samtidigt ges möjlighet att välja bort dem om de inte är villiga att använda övervakningsverktyg.

Observera att du bör ha ett legitimt affärsskäl för att använda programvara för övervakning av anställda, samt respektera lagar och förordningar om övervakning av anställda i din specifika region.

4. Undvik missbruk av tidsregistrerad data

När du börjar använda data som samlats in för att beväpna den mot ditt team, mikrohantera dem eller berätta för dem att de tar för många pauser, kommer dina anställda att känna sig övervakade och deras förtroende för processen kommer att urholkas. Försök att bara samla in data som informerar beslut som påverkar dina affärsbeslut.

Välj en etik- och integritetskompatibel arbetsspårare för ditt team

Med Timeular , kommer ditt team att spåra tid utan ansträngning, och du kommer enkelt att kunna hantera närvaro och deras ledighet.

Prova Timeular 30 dagar gratis

Bygg medarbetarnas förtroende med etisk programvara för övervakning av anställda

Tidsspårning tillhandahåller centrala data för ditt företag, och det ger dig möjlighet att fatta säkra beslut med data snarare än magiska beslut. Men om den missbrukas hindrar den produktiviteten och motverkar dess ursprungliga syfte.

Att använda en arbetstimmarsmätare som skyddar medarbetarnas integritet med antiövervakningsåtgärder, integreras enkelt i din infrastruktur och gör tidsspårning sömlös kan enkelt användas av ditt team.

VANLIGA FRÅGOR