Hvad er nogle af ulemperne ved elektronisk overvågning af medarbejdere?

Medarbejderovervågning er et tveægget sværd.

Mens medarbejderovervågningssoftware giver ubestridelige fordele for produktivitet og driftseffektivitet, har misbruget ofte en negativ indvirkning.

Så hvad er nogle af ulemperne ved elektronisk overvågning af medarbejdere , og hvordan kan du balancere produktivitet med medarbejdersporing?

I denne artikel lærer du:

• Hvilke typer medarbejderovervågningsteknologi bruges ofte

• Fordele og ulemper ved medarbejderovervågning

• Bedste praksis til brug ved implementering af værktøjer til medarbejderovervågning

Hvad er medarbejderovervågning?

Medarbejderovervågning er praksis med at bruge forskellige overvågningssoftware til at spore og registrere arbejdstimer og medarbejdernes produktivitet på arbejdet. Fra sporing af arbejdstimer til overvågning af internetbrug og endda indfangning af tastetryk , medarbejderovervågning kan antage mange former.

Grundlæggende er målet at indsamle data, der hjælper ledere med at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering , produktivitet og overordnet driftseffektivitet.

Med fjernarbejde og hybridarbejde er blevet en norm i de senere år, er medarbejderovervågningssoftwareudnyttelsen vokset. Medarbejderovervågningsløsninger bruges dog også i traditionelle kontormiljøer.

På samme tid, mens intentionen bag medarbejderovervågning ofte er at øge virksomhedens produktivitet og sikkerhed eller endda fakturere kunder, fører implementering af sådanne værktøjer ofte til utilsigtede konsekvenser. De spørgsmål, der rejses på grund af overvågning, vedrører ofte privatliv, tillid og den overordnede indvirkning på arbejdspladsens kultur.

Ved du hvor mange arbejdstimer du har på et år ?

Typer af medarbejderovervågning

Medarbejderovervågningsmetoder og værktøjer integrerer funktioner, der har en direkte indvirkning på forretningsprocesser, men som er unødvendige og endda uetiske. Her er nogle måder, hvorpå organisationer ofte sporer medarbejderaktivitet:

Automatisk overvågning af alle aktiviteter udført af medarbejdere

En måde, hvorpå du kan overvåge medarbejderne, er ved at spore medarbejdernes computeraktivitet. Hos Timeular udføres den måde, medarbejderne sporer deres arbejde på, på flere automatiserede måder:

• De sporer app-brug for at huske deres arbejdsaktiviteter

Grundlæggende tjekker medarbejderne, hvilke apps, dokumenter og websteder de har arbejdet på på et bestemt tidspunkt på dagen, og derefter beslutter de, hvad der bliver til en automatisk tidsindtastning for deres timesedler.

Bemærk , at i dette tilfælde har enhver selvstændighed over deres data og vælger, hvad der bliver til en rapport eller ej, og beslutter derefter, om arbejdsgivere eller ledere har adgang til alle deres automatiske registreringer.

Spor medarbejdernes arbejdstid

Sporing af medarbejdernes arbejdstid er en af de bedste måder at løse dit stedsegrønne spørgsmål: "Hvordan måler man medarbejdernes produktivitet." Husk, at når man vurderer den tid, der registreres på medarbejdernes arbejdstid på forskellige projekter og aktiviteter, skal den også sammenlignes med deres output.

Når du sporer tid brugt på møder, klientprojekter, administrationsopgaver og andre aktiviteter i et tidsrapporteringssystem , kan du få indsigt i alle driftsmæssige ændringer, der er nødvendige i din virksomhed. Med et automatisk tidsregistreringsværktøj behøver du ikke at beregne arbejdstimer, da disse vises automatisk i rapporter, der ligner den nedenfor.

• Læs mere nu: Timesedler til flere medarbejdere

Overvågning af tastetryk

Denne metode afslører , hvor mange gange en medarbejder trykker på tastaturet på deres enhed. Nogle arbejdsgivere bruger disse data til at bestemme medarbejdernes præstationer. Mens nogle virksomheder omfavner disse medarbejderdata, kl Timeular , anser vi det for unødvendigt, og vi mener ikke, at det bidrager til forretningsmål eller vækst på nogen måde.

Lad os tage eksemplet med et team, der arbejder i et fjerntliggende miljø .

I et sådant tilfælde skal medarbejderne kommunikere via beskeder mere, end de ville gøre i en kontoropsætning. Derfor vil overvågning af tastetryk ikke informere om den operationelle effektivitet eller nogen anden kvalitativ metrik. I stedet ville det overbelaste dig med information, men ikke værdifuld arbejdsstyrkeanalyse.

En anden ulempe ved tastetryksovervågning er, at den kan fange følsom information, hvilket kan føre til krænkelse af privatlivets fred og lav medarbejdermoral.

Sporing af sted

Arbejdspladsovervågning er en anden metode, der er indlejret i medarbejderovervågningssoftware. Det bør dog kun bruges, hvis det er nødvendigt. Det er vigtigt i tilfælde, hvor en medarbejder besøger et kundested, arbejder på marken og giver ledere adgang til medarbejderruter, hvilket sikrer, at deres sikkerhed på arbejdet er under kontrol, og sikkerhedsprotokoller tages i betragtning.

Lokalitetsovervågningssoftware er dog unødvendigt i særlige tilfælde og kan skade medarbejdere, hvis disse data våbens mod dem.

Overvågning af skærmaktivitet

En anden metode til medarbejderovervågning er at spore en medarbejders skærmaktivitet gennem skærmbilleder.

Ofte afslører skærmbilleder ikke oplysninger om, hvor længe en medarbejder arbejder, hvordan man planlægger kapacitet, eller om de er produktive eller ej. På denne måde vil du overvåge medarbejdernes arbejdsvaner eller alle de pauser, de måtte have. Du kan faktisk skabe en følelse af ubehag, som om Big Brother ser på, hvilket er meget invasivt.

Videoovervågning

Videoovervågning bruges ofte som et mål for sikkerhed og sikkerhed og sikrer tyveri eller anden ikke-accepteret adfærd på arbejdspladsen. Hvis denne metode til medarbejderovervågning bruges i din organisation, skal du sørge for at indhente medarbejdernes samtykke og overholde føderale og statslige regler.

Hvad er fordelene ved medarbejderovervågning?

Der er mange rimelige forretningsmål, for hvilke medarbejderovervågning er nødvendig i en virksomhed:

• Medarbejderdataene bruges til at beregne arbejdstimer til lønindberetninger;

• Medarbejderovervågning hjælper dig med at besvare det stedsegrønne spørgsmål om, hvordan man måler medarbejdernes produktivitet og forbedrer den.

• Der er virksomheder som marketingbureauer , der fakturerer deres tid på projekter . Derfor er behovet for gennemsigtige rapporter til kunderne afgørende.

• Medarbejderovervågningsdata viser operationshuller i visse forretningsprocesser, der spilder din tid eller dine ressourcer. Når du først har analyseret brugeraktivitetsdata, er du i stand til at forbedre alle processer med datadrevet indsigt. Indirekte kan ovenstående indsigter drive salget, øge produktiviteten og fastholdelsen af medarbejdere eller opdele arbejdsbyrden korrekt mellem medarbejderne.

• Udover at stræbe efter effektivitet, bruger organisationer medarbejderovervågningssoftware til at mindske sikkerhedsrisici , hvilket måske er den mest legitime forretningsmæssige årsag til medarbejderovervågning. Databrud er ret almindelige, og hvis du overvåger medarbejdere, vil du være i stand til at identificere de handlinger, en medarbejder foretog, der førte til et databrud.

• Brug af medarbejderovervågning hjælper dig med at kontrollere datatyveri og forhindre sådan adfærd. Forskning viser, at 9,4 % af medarbejderne eksfiltrerer data på seks måneder, og de vil sandsynligvis stjæle følsomme data to uger før de siger op.

Hvad er ulemperne ved medarbejderovervågning?

Hvis du begynder at opbygge din medarbejderovervågningsstrategi, skal du være opmærksom på de uetiske teknikker, der ofte praktiseres, som kan mindske medarbejdernes moral og få medarbejderne til at føle sig under konstant overvågning.

Lad os udpakke ulemperne ved denne praksis og finde de rigtige måder at overvåge medarbejdere på:

• Nedsat medarbejdermoral: Mange gange bevæbner ledere de indsamlede data for at mikrostyre deres teams, give visse teammedlemmer mere arbejde og reducere medarbejderens autonomi på arbejdet. Denne adfærd påvirker den måde, medarbejderne føler på, negativt og påvirker endda deres velbefindende. 

• Bekymringer om beskyttelse af personlige oplysninger: Sporingssoftware med funktioner som videoovervågning og lokationssporing gemmer følsomme oplysninger om medarbejdere i den offentlige sky, hvilket rejser massive bekymringer om privatlivets fred. For eksempel, medmindre lokationsovervågning er nødvendig for medarbejdere, der arbejder på klientsteder eller af andre sikkerhedsmæssige årsager, bør det undgås.

• Medarbejdernes mistillid: Medarbejderne kan nemt føle en følelse af mistillid og misforstå en arbejdsgivers intentioner.

• Juridiske bekymringer: Electronic Communications Privacy Act af 1986 regulerer elektronisk overvågning af medarbejdere. Derfor er arbejdsgivere nødt til eksplicit at kommunikere til deres ansatte og respektere de etiske principper, der er inkluderet i Electronic Communications Privacy Act for at holde sig væk fra juridiske problemer.

• Medarbejderovervågning er miskrediteret: Medmindre du tydeligt forklarer målene for medarbejderovervågning, kan dit team miskreditere vigtigheden af overvågning. Derfor påvirker den måde, de administrerer softwareudnyttelse på, dataindsamling og den indsigt, du træffer forretningsbeslutninger om.

Bedste praksis inden for medarbejderovervågningssoftware

Hvis du ønsker at bekæmpe ulemperne ved medarbejderovervågning og samtidig drage fordel af dens fordele, skal du implementere det effektivt. Lad os tjekke nogle af de bedste praksisser for at sikre, at medarbejderovervågning bringer positivt og produktivt for alle involverede.

1. Opret en gennemsigtig medarbejderovervågningspolitik

For at garantere medarbejdernes accept af sådanne overvågningsværktøjer, skal du klart kommunikere til dit team målet bag implementeringen af sådan software sammen med hvilke data du indsamler.

At forstå, hvordan et specifikt værktøj påvirker både virksomheden og hver enkelt person, får dem til at stole på og adoptere det uden at tænke over eller frygte.

Et eksempel på et overvågningsværktøj, der ikke blev implementeret på den rigtige måde, var Barclays . Virksomheden implementerede sensorer under medarbejdernes skriveborde på deres kontor i London med det formål at forstå brugen af kontorlokaler. Men på grund af manglen på en klar forklaring på, hvorfor sensorerne blev implementeret, begyndte medarbejderne at tage sensorerne af eller smide dem væk.

Sådanne dårlige implementeringer af medarbejderovervågning fører til lav brug af det værktøj, du har investeret i, og ikke opfylder dine mål. Giv klart udtryk for, at du ønsker at opdage højrisikoadfærd og beskytte virksomhedsdata og følsomme oplysninger.

Vælg en ikke-påtrængende medarbejderovervågningssoftware til dit team

Timeular understøtter ikke skærmbilleder eller brug af sporingsdata som våben. Det er derfor, ledere kan se en medarbejders tidsregistreringsdata med 12 timers forsinkelse.

Prøv Timeular 30 dage gratis

2. Mål de målinger, der virkelig betyder noget

Medarbejderovervågning bør implementeres for at opdage operationelle dysfunktionaliteter, fakturere dine kunder, spore produktivitet og andre lignende mål, der påvirker din virksomhed generelt. Det er bedst at tage hensyn til medarbejdernes privatlivsproblemer lige fra starten og ikke gå ud over nogle grænser. Nogle af de metrics, som du kan overveje til at måle arbejdsstyrkens produktivitet, er:

• Opgavegennemførelsesrater: Spor opgaver udført til tiden versus antallet af forfaldne opgaver for at informere en medarbejders præstation.

• Outputvolumen: Indsaml data om, hvor mange opgaver der blev udført inden for en tidsramme i stedet for tastetryksovervågning eller anden invasiv overvågningsforanstaltning. Tjek antallet af projekter, skrevet artikler og andre.

• Kundetilfredshedsscore: Den bedste feedback, en medarbejder kan få, kommer fra den måde, de interagerer med kunder i en kundevendt rolle. Tjek CSAT, gennemsnitlig ventetid eller første opkaldsopløsning.

• Teamwork: Analyser, om dine medarbejdere samarbejder med andre teammedlemmer eller fjernmedarbejdere eller har gode kompetencer på tværs af afdelinger, hvis disse er nødvendige i deres specifikke roller.

• Medarbejderengagement: Vurder dybt, om de er motiverede og engagerede af deres arbejde; hvis de ikke er det, er det overflødigt at spore produktiviteten; det er kun naturligt, at deres produktivitet er lavere i et sådant tilfælde.

• Projektledelse : Spor og forstå, hvordan medarbejderne håndterer deres projekter, hvordan de administrerer leverandørpartnernes kontakt og deres fremskridt i forhold til milepæle.

3. Indhent medarbejdersamtykke

Indhentning af medarbejdersamtykke til at blive overvåget er grundlaget for overvågningsetik. Dine medarbejdere skal give deres udtrykkelige samtykke til at dele deres private oplysninger og samtidig have mulighed for at fravælge dem, hvis de ikke er villige til at bruge overvågningsværktøjer.

Bemærk, at du bør have en legitim forretningsmæssig grund til at bruge medarbejderovervågningssoftware, samt respektere love og regler om overvågning af medarbejdere i din specifikke region.

4. Undgå misbrug af tidsregistrerede data

Når du begynder at bruge data indsamlet til at våbengøre det mod dit team, mikrostyre dem eller fortælle dem, at de holder for mange pauser, vil dine medarbejdere føle sig overvåget, og deres tillid til processen vil erodere. Prøv kun at indsamle data , der informerer om beslutninger, der påvirker dine forretningsbeslutninger.

Vælg en arbejdssporing, der overholder etisk og privatlivspolitik, til dit team

Med Timeular , vil dit team spore tid ubesværet, og du vil nemt kunne administrere tilstedeværelse og deres fri.

Prøv Timeular 30 dage gratis

Opbyg medarbejdernes tillid med etisk medarbejderovervågningssoftware

Tidsregistrering giver vigtige data for din virksomhed, og det giver dig mulighed for at træffe sikre beslutninger med data frem for tarvebeslutninger. Men hvis det misbruges, hæmmer det produktiviteten og besejrer dets oprindelige formål.

Brug af en arbejdstimersporing , der beskytter medarbejdernes privatliv med anti-overvågningsforanstaltninger, nemt integreres i din infrastruktur og gør tidsregistrering problemfri, kan nemt vedtages af dit team.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL