Hvordan en global leverandør bruker Timeular til å optimalisere prosesser og forbli lønnsom

Nadiya Eichberg er leder for batteritesting hos Kiwa, en uavhengig og upartisk global leverandør av tjenester innen testing, inspeksjon og sertifisering (TIC) i en rekke internasjonale markeder. Nadiya og teamet hennes tester og sertifiserer hovedsakelig litiumionbatterier, og utfører også miljøtesting av ulike komponenter.

Utfordringen: Å basere seg på prosjektestimater for å opprettholde lønnsomheten

Før implementeringen av Timeular hadde ikke teamene i Kiwa tidsregistrering, og de hadde derfor bare grove estimater av hvor lang tid hvert prosjekt de jobbet med, tok totalt.

For å sikre at de tok riktig betalt for prosjektene i forhold til arbeidsmengden, innså ledergruppen at de trengte et verktøy som gjorde det enkelt å spore tiden deres og få nøyaktige data for å forstå dette.

Løsningen: bruk Timeular for å raskt forstå hvordan du kan opprettholde lønnsomheten og forbedre prosessene

Et team i Kiwa introduserte Timeular for sitt team, og basert på deres suksess og tilfredshet ble Timeular deretter rullet ut til alle teamene i Kiwa Primara.

"Timeular er enkelt og veldig lett å bruke, så teamene tok det til seg veldig raskt. Det gjør det veldig enkelt for oss å se hvor vi kan optimalisere tiden og prosessene våre."

Kiwa-teamene begynte å følge med på tidsbruken for å se hvordan prisene de tok for prosjektene, var i forhold til hva de hadde planlagt og hva de forventet av arbeidsmengde.

Prosjektene er adskilt, og implementeringen av mappesystemene er forskjellig i de ulike avdelingene. Hver mappe har sitt eget sett med aktiviteter. Nadiyas team bruker aktivitetene for hvert prosjekt de jobber med, slik at det er raskt og enkelt for dem å registrere tiden sin. Noen team bruker også #hashtags og @mentions i mappene sine for å spesifisere oppgaven de gjør for hvert prosjekt, for eksempel "testing" eller "prosjektdokumentasjon".

Nadiya og teamet hennes bruker kontekstsporing til å fylle ut timelistene sine basert på hvor lang tid de bruker i apper og på nettsteder. Dette er spesielt nyttig når de har glemt å registrere tiden sin. Dette er bare én av Timeularsine automatiske tidsregistreringsfunksjoner.

Når et prosjekt tar lengre tid enn forventet, kan Nadiya se på dataene på Timeular og finne ut hvorfor det tar lengre tid, og om det er behov for å justere prisene.

Nadiya sammenligner prosjektet med et fastprisprosjekt som allerede er bestilt. Der kan hun se at prisen forutsatte 40 timers arbeid, men at prosjektet endte opp med å ta 60 timer totalt.

Ved å sammenligne med et annet prosjekt med samme forutsetninger kan teamet justere prisene deretter. Dette gjør Kiwa i stand til å holde lønnsomheten oppe og synliggjør hvor det er behov for optimalisering.

Når et prosjekt tar for lang tid, bruker Nadiya Timeular til å identifisere hvilke oppgaver som tar for lang tid, og kan bestemme seg for hvordan de kan spare tid ved å gjennomgå prosessene og gjøre forbedringer. "Takket være Timeular kan vi gjøre hver time mer effektiv."

Nadiya ser på dataene i Timeular hver måned og sender rapportene til ledelsen. Hun elsker innsiktsfanen og sier at "oversikten som gis, er veldig effektiv og visuell, noe som hjelper oss med å raskt finne informasjonen vi leter etter."

Resultatet: strømlinjeformet optimalisering

Nadiya og teamet hennes er veldig fornøyde med Timeular , siden det er "veldig raskt og enkelt å bruke", og nå vet de hvor mye tid de har brukt i timer på hvert prosjekt, i stedet for bare estimater i uker som tidligere.

Nå har de full oversikt over nøyaktig hvor lang tid et prosjekt tar i sanntid, slik at de kan iverksette nødvendige tiltak for å optimalisere prosessene og holde lønnsomheten oppe.

Nadiya og teamet hennes ser frem til å ta i bruk flere av automatiseringsfunksjonene i tiden fremover, i arbeidet med å optimalisere prosessene sine ytterligere.