Hur en global leverantör använder Timeular för att optimera processer och förbli lönsam

Nadiya Eichberg är chef för batteriprovning på Kiwa, en oberoende och opartisk global leverantör av tjänster inom provning, inspektion och certifiering (TIC) på en mängd olika internationella marknader. Nadiya och hennes team testar och certifierar främst litiumjonbatterier, och utför även miljöprovning av olika komponenter.

Utmaningen: att förlita sig på projektberäkningar för att förbli lönsam

Innan Timeular implementerades hade teamen på Kiwa ingen tidsrapportering och kunde därför bara göra grova uppskattningar av hur lång tid varje projekt de arbetade med tog totalt.

För att säkerställa att de debiterade rätt belopp för projekt i linje med arbetsinsatsen insåg ledningsgruppen att de behövde hitta ett verktyg som gjorde det möjligt för dem att enkelt spåra sin tid och få korrekta data för att förstå detta.

Lösning: med hjälp av Timeular kan man snabbt förstå hur man kan förbli lönsam och förbättra processerna

Ett team inom Kiwa introducerade Timeular för sitt team och baserat på deras framgång och tillfredsställelse rullades Timeular sedan ut till alla team inom Kiwa Primaras organisation.

"Timeular är enkelt och väldigt lättanvänt, så teamen tog till sig det mycket snabbt. Det gör det verkligen enkelt för oss att se var vi kan optimera vår tid och våra processer."

Kiwa-teamen började följa upp sin tid för att se hur de priser de tog ut för projekten stämde överens med vad de hade planerat för och vad de förväntade sig i fråga om arbetsmängd.

Projekten är åtskilda och implementeringen av mappsystem skiljer sig åt mellan avdelningarna. Varje mapp har sin egen uppsättning aktiviteter. Nadiyas team använder aktiviteterna för varje projekt de arbetar med, så att det går snabbt och enkelt för dem att registrera sin tid. Vissa team använder också #hashtags och @mentions i sina mappar för att ange vilken uppgift de utför för varje projekt, till exempel "testning" eller "projektdokumentation".

Nadiya och hennes team använder kontextspårning för att fylla i sina tidrapporter baserat på hur lång tid de tillbringade i appar och på webbplatser. Detta är särskilt användbart när de har glömt att spåra sin tid. Detta är bara en av Timeular:s funktioner för automatisk tidsregistrering.

När ett projekt tar längre tid än beräknat kan Nadiya titta på data från Timeular och identifiera varför det tar längre tid och om de behöver justera prissättningen.

Nadiya jämför projektet med ett fastprisprojekt som redan har beställts. Där kan hon se att priset förutsatte 40 timmars arbete, men att projektet i slutändan tog 60 timmar totalt.

Genom att jämföra med ett annat projekt med samma förutsättningar kan teamet sedan justera prissättningen i enlighet med detta. Detta gör det möjligt för Kiwa att förbli lönsamt och visar var optimering krävs.

När ett projekt tar för lång tid använder Nadiya Timeular för att identifiera vilka uppgifter som tar för lång tid och kan besluta hur man ska spara tid genom att se över sina processer och göra förbättringar. "Tack vare Timeular kan vi göra varje timme mer effektiv."

Nadiya tittar på uppgifterna i Timeular varje månad och skickar rapporterna till ledningen. Hon älskar fliken Insikter och säger att "den översikt som ges är mycket kraftfull och visuell, vilket hjälper oss att snabbt hitta den information vi söker".

Resultatet: effektivisering optimering

Nadiya och hennes team är mycket nöjda med Timeular eftersom det är "mycket snabbt och enkelt att använda", och nu vet de hur mycket tid de har lagt ned i timmar på varje projekt, i stället för att som tidigare bara göra uppskattningar i veckor.

Nu kan de hålla koll på exakt hur lång tid ett projekt tar i realtid, vilket gör att de kan vidta nödvändiga åtgärder för att optimera processerna och förbli lönsamma.

Nadiya och hennes team ser fram emot att använda fler av automatiseringsfunktionerna framöver när de vill optimera sina processer ytterligare.