Comment un fournisseur mondial utilise Timeular pour optimiser ses processus et rester rentable

Nadiya Eichberg est responsable des essais de batteries chez Kiwa, un fournisseur mondial indépendant et impartial de services d'essais, d'inspection et de certification (TIC) sur un large éventail de marchés internationaux. Nadiya et son équipe testent et certifient principalement des batteries lithium-ion et effectuent également des essais environnementaux sur différents composants.

Le défi : s'appuyer sur l'estimation des projets pour rester rentable

Avant la mise en œuvre de Timeular, les équipes de Kiwa n'effectuaient pas de suivi du temps et ne disposaient donc que d'estimations approximatives de la durée totale de chaque projet sur lequel elles travaillaient.

Afin de s'assurer que le montant facturé pour les projets correspondait à la quantité de travail fournie, l'équipe de direction a réalisé qu'elle devait trouver un outil qui lui permettrait de suivre facilement son temps et d'obtenir des données précises pour le comprendre.

La solution : utiliser Timeular pour comprendre rapidement comment rester rentable et améliorer les processus.

Une équipe de Kiwa a introduit Timeular dans son équipe et, compte tenu de son succès et de sa satisfaction, Timeular a ensuite été déployé dans toutes les équipes de l'organisation Kiwa Primara.

"Timeular est simple et vraiment facile à utiliser, les équipes s'y sont donc habituées très rapidement. Il nous permet de voir facilement où nous pouvons optimiser notre temps et nos processus".

Les équipes de Kiwa ont commencé à suivre leur temps pour voir comment les prix qu'elles facturaient pour les projets étaient comparés à ce qu'elles avaient prévu et à ce qu'elles attendaient en termes de quantité de travail.

Les projets sont séparés et la mise en œuvre des systèmes de dossiers est différente dans chaque département. Chaque dossier a son propre ensemble d'activités. L'équipe de Nadiya utilise les activités pour chaque projet sur lequel elle travaille, ce qui lui permet d'enregistrer rapidement et facilement son temps. Certaines équipes utilisent également des #hashtags et des @mentions dans leurs dossiers pour spécifier la tâche qu'ils effectuent pour chaque projet, comme "test" ou "documentation du projet".

Nadiya et son équipe utilisent le suivi du contexte pour remplir leurs feuilles de temps en fonction du temps passé dans les applications et les sites web. C'est particulièrement utile lorsqu'ils ont oublié de suivre leur temps. Il ne s'agit là que d'une des fonctions de suivi automatique du temps de travail proposées par Timeular.

Lorsqu'un projet prend plus de temps que prévu, Nadiya peut consulter les données du site Timeular et déterminer pourquoi il prend plus de temps et s'il est nécessaire d'ajuster les prix.

Nadiya compare le projet avec un projet à prix fixe qui a déjà été commandé. Elle constate que le prix prévoyait 40 heures de travail, mais que le projet a finalement nécessité 60 heures au total.

En comparant avec un autre projet présentant les mêmes conditions, l'équipe peut alors ajuster les prix en conséquence. Cela permet à Kiwa de rester rentable et de mettre en évidence les points à optimiser.

Lorsqu'un projet prend trop de temps, Nadiya utilise Timeular pour identifier les tâches qui prennent trop de temps et peut décider comment gagner ce temps en revoyant ses processus et en apportant des améliorations. "Grâce à Timeular, nous pouvons rendre chaque heure plus efficace.

Nadiya consulte les données sur Timeular chaque mois et envoie les rapports à la direction. Elle adore l'onglet "insights" et déclare que "la vue d'ensemble fournie est vraiment puissante et très visuelle, ce qui nous aide à trouver rapidement les informations que nous recherchons".

Le résultat : une optimisation de la rationalisation

Nadiya et son équipe sont très satisfaits de Timeular , qui est "très rapide et facile à utiliser". Ils savent désormais combien d'heures ils ont passé sur chaque projet, au lieu de se contenter d'estimations en semaines comme auparavant.

Ils sont désormais en mesure de savoir exactement combien de temps prend un projet en temps réel, ce qui leur permet de prendre les mesures nécessaires pour optimiser les processus et rester rentables.

Nadiya et son équipe sont impatients d'utiliser d'autres fonctions d'automatisation à l'avenir afin d'optimiser davantage leurs processus.