Wie ein globaler Zulieferer Timeular nutzt, um Prozesse zu optimieren und profitabel zu bleiben

Nadiya Eichberg ist Leiterin der Batterieprüfung bei Kiwa, einem unabhängigen und unparteiischen globalen Anbieter von Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsdienstleistungen (TIC) für eine Vielzahl internationaler Märkte. Nadiya und ihr Team prüfen und zertifizieren hauptsächlich Lithium-Ionen-Batterien und führen auch Umweltprüfungen an verschiedenen Komponenten durch.

Die Herausforderung: sich auf Projektschätzungen verlassen, um rentabel zu bleiben

Vor der Einführung von Timeular hatten die Teams bei Kiwa keine Zeiterfassung und konnten daher nur grob abschätzen, wie lange die einzelnen Projekte insgesamt dauerten.

Um sicherzustellen, dass der richtige Betrag für die Projekte entsprechend dem Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt wird, erkannte das Managementteam, dass es ein Tool brauchte, mit dem es seine Zeit leicht erfassen und genaue Daten erhalten konnte, um dies zu verstehen.

Die Lösung: Timeular, um schnell zu verstehen, wie man profitabel bleiben und Prozesse verbessern kann

Ein Team innerhalb von Kiwa führte Timeular in seinem Team ein und aufgrund des Erfolgs und der Zufriedenheit wurde Timeular dann in allen Teams der Kiwa Primara Organisation eingeführt.

"Timeular ist einfach und sehr benutzerfreundlich, so dass die Teams sehr schnell damit zurechtkamen. Es macht es uns wirklich einfach zu sehen, wo wir unsere Zeit und unsere Prozesse optimieren können."

Die Kiwa-Teams begannen, ihre Zeit zu erfassen, um die Preise, die sie für die Projekte verlangten, mit dem zu vergleichen, was sie geplant hatten und was sie in Bezug auf den Arbeitsumfang erwarteten.

Die Projekte sind getrennt, und die Implementierung von Ordnersystemen ist in jeder Abteilung unterschiedlich. Jeder Ordner hat einen eigenen Satz von Aktivitäten. Nadiyas Team verwendet die Aktivitäten für jedes Projekt, an dem sie arbeiten, damit sie ihre Zeit schnell und einfach erfassen können. Einige Teams verwenden auch #Hashtags und @mentions in ihren Ordnern, um die Aufgabe zu spezifizieren, die sie für das jeweilige Projekt erledigen, z. B. "Testen" oder "Projektdokumentation".

Nadiya und ihr Team nutzen die Kontexterfassung, um ihre Zeiterfassungsbögen auf der Grundlage der in Apps und Websites verbrachten Zeit auszufüllen. Dies ist besonders nützlich, wenn sie vergessen haben, ihre Zeit zu erfassen. Dies ist nur eine der automatischen Zeiterfassungsfunktionen von Timeular.

Wenn ein Projekt länger dauert als erwartet, kann Nadiya anhand der Timeular-Daten feststellen, warum es länger dauert und ob die Preisgestaltung angepasst werden muss.

Nadiya vergleicht das Projekt mit einem Festpreisprojekt, das bereits in Auftrag gegeben wurde. Dort kann sie sehen, dass der Preis 40 Arbeitsstunden vorsah, das Projekt aber insgesamt 60 Stunden in Anspruch nahm.

Durch den Vergleich mit einem anderen Projekt mit den gleichen Bedingungen kann das Team dann die Preisgestaltung entsprechend anpassen. So kann Kiwa rentabel bleiben und aufzeigen, wo Optimierungsbedarf besteht.

Wenn ein Projekt zu lange dauert, nutzt Nadiya Timeular, um zu erkennen, welche Aufgaben zu lange dauern, und um dann zu entscheiden, wie sie diese Zeit einsparen kann, indem sie ihre Prozesse überprüft und Verbesserungen vornimmt. "Dank Timeular können wir jede Stunde effizienter gestalten".

Nadiya sieht sich die Daten in Timeular jeden Monat an und schickt die Berichte an die Geschäftsführung. Sie liebt die Registerkarte "Analysen" und sagt, dass "die Übersicht wirklich leistungsstark und sehr visuell ist, was uns hilft, die gesuchten Informationen schnell zu finden".

Das Ergebnis: Rationalisierung und Optimierung

Nadiya und ihr Team sind sehr zufrieden mit Timeular, da es "sehr schnell und einfach zu bedienen" ist und sie nun wissen, wie viel Zeit sie in Stunden für jedes Projekt aufgewendet haben, anstatt wie früher nur Schätzungen in Wochen.

Jetzt sind sie in der Lage, in Echtzeit genau zu verfolgen, wie lange ein Projekt dauert, und können so die notwendigen Schritte unternehmen, um Prozesse zu optimieren und profitabel zu bleiben.

Nadiya und ihr Team freuen sich darauf, in Zukunft noch mehr Automatisierungsfunktionen zu nutzen, um ihre Prozesse weiter zu optimieren.