Hvordan en global leverandør bruger Timeular til at optimere processer og forblive rentabel

Nadiya Eichberg er chef for batteritestning hos Kiwa, en uafhængig og upartisk global leverandør af test-, inspektions- og certificeringstjenester (TIC) på en lang række internationale markeder. Nadiya og hendes team tester og certificerer primært litium-ion-batterier og udfører også miljøtest af forskellige komponenter.

Udfordringen: at stole på projektestimater for at forblive rentabel

Før implementeringen af Timeular registrerede teamene hos Kiwa ikke tid og havde derfor kun et groft skøn over, hvor lang tid hvert projekt, de arbejdede på, tog i alt.

For at sikre, at de opkrævede det rigtige beløb for projekter i overensstemmelse med den mængde arbejde, der blev lagt i dem, indså ledelsen, at de havde brug for at finde et værktøj, der ville gøre det nemt for dem at spore deres tid og få nøjagtige data til at forstå dette.

Løsningen: Brug Timeular til hurtigt at forstå, hvordan man kan forblive rentabel og forbedre processerne.

Et team i Kiwa introducerede Timeular til deres team, og baseret på deres succes og tilfredshed blev Timeular derefter rullet ud til alle teams i Kiwa Primara-organisationen.

"Timeular er enkelt og virkelig nemt at bruge, så holdene tog det meget hurtigt til sig. Det gør det virkelig nemt for os at se, hvor vi kan optimere vores tid og processer."

Kiwa-teamene begyndte at spore deres tid for at se, hvordan de priser, de tog for projekter, var i forhold til, hvad de havde planlagt, og hvad de forventede med hensyn til arbejdsmængde.

Projekterne er adskilt, og implementeringen af mappesystemer er forskellig i hver afdeling. Hver mappe har sit eget sæt aktiviteter. Nadiyas team bruger aktiviteterne for hvert projekt, de arbejder på, så det er hurtigt og nemt for dem at registrere deres tid. Nogle teams bruger også #hashtags og @mentions i deres mapper til at specificere den opgave, de udfører for hvert projekt, som "test" eller "projektdokumentation".

Nadiya og hendes team bruger kontekstsporing til at udfylde deres timesedler baseret på, hvor lang tid de har brugt i apps og på websites. Det er især nyttigt, når de har glemt at registrere deres tid. Dette er blot en af Timeular's automatiske tidsregistreringsfunktioner.

Når et projekt tager længere tid end forventet, kan Nadiya se på Timeular data og identificere, hvorfor det tager længere tid, og om de er nødt til at justere priserne.

Nadiya sammenligner projektet med et fastprisprojekt, som allerede er bestilt. Der kan hun se, at prisen forudsatte 40 timers arbejde, men at projektet endte med at tage 60 timer i alt.

Ved at sammenligne med et andet projekt med de samme betingelser kan teamet justere priserne i overensstemmelse hermed. Det gør Kiwa i stand til at forblive rentabel og fremhæver, hvor der er behov for optimering.

Når et projekt tager for lang tid, bruger Nadiya Timeular til at identificere, hvilke opgaver der tager for lang tid, og hun kan beslutte, hvordan hun kan spare tid ved at gennemgå sine processer og foretage forbedringer. "Takket være Timeular kan vi gøre hver time mere effektiv."

Nadiya kigger på dataene i Timeular hver måned og sender rapporterne til ledelsen. Hun er vild med indsigtsfanen og siger, at "det overblik, der gives, er virkelig stærkt og meget visuelt, hvilket hjælper os med hurtigt at finde de oplysninger, vi leder efter."

Resultatet: strømlinet optimering

Nadiya og hendes team er meget tilfredse med Timeular , da det er "meget hurtigt og nemt at bruge", og nu ved de, hvor meget tid de har brugt i timer på hvert projekt, i stedet for bare at estimere i uger som før.

Nu er de i stand til at holde styr på præcis, hvor lang tid et projekt tager i realtid, så de kan tage de nødvendige skridt til at optimere processerne og forblive rentable.

Nadiya og hendes team ser frem til at bruge flere af automatiseringsfunktionerne fremover, så de kan optimere deres processer yderligere.