10 stratégies éprouvées de gestion du temps [avec des exemples concrets]
Si vous êtes ici, c'est que vous n'êtes pas simplement satisfait de la façon dont vous organisez votre temps.
Le temps a tendance à s'échapper, mais vous devez trouver un équilibre délicat entre la nécessité de vous mobiliser pour répondre à toutes les demandes et celle de garder votre équilibre mental.
Pour cela, vous disposez de stratégies de gestion du temps. Mais comment intégrer ces stratégies dans la vie de tous les jours ? J'ai préparé un guide pour vous avec les éléments suivants :
Les tenants et les aboutissants des stratégies de gestion du temps
Exemples concrets de stratégies de gestion du temps appliquées par notre CTO, notre Growth Manager et notre Senior Content Marketer.
Une illustration de la façon dont les stratégies de gestion du temps peuvent être utilisées dans la vie réelle en prenant des exemples de Barack Obama, de l'ancien président Dwight D. Eisenhower ou de Steve Jobs.
Quelles sont les stratégies de gestion du temps ?
Les stratégies de gestion du temps sont des techniques systématiques conçues pour aider à planifier et à contrôler l'utilisation de son temps. Les stratégies de gestion du temps sont la clé de voûte de la productivité, de la réussite des projets et de l'épanouissement professionnel. En appliquant des stratégies de gestion du temps efficaces, vous pouvez réduire votre niveau de stress et préserver l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.
Les stratégies de gestion du temps vous permettent de
Appropriez-vous votre temps(la répartition du temps deviendra un jeu d'enfant).
Donner la priorité aux tâches urgentes et pas seulement.
Remettez en question vos mauvaises habitudes de gestion du temps.
➡️ Vous n'êtes pas encore prêt à lancer votre propre stratégie de gestion du temps ? Découvrez pourquoi il est important de se fixer des objectifs réalistes.
En quoi les compétences en matière de gestion du temps sont-elles utiles ?
Chaque année, nous travaillons environ 240 jours, soit 1 920 heures. J'ai développé ce sujet dans l'article sur le nombre de jours de travail par an.
Les exigences professionnelles augmentent et nous essayons d'y répondre tout en étant dispersés et en étant en concurrence non déclarée avec la technologie. L'épuisement professionnel et la dépression sont en hausse. Il faut donc appliquer toute stratégie qui non seulement nous maintient à flot, mais nous aide à nous épanouir dans notre vie professionnelle et personnelle.
Les compétences en matière de gestion du temps contribuent à ce qui suit :
Une plus grande capacité d'adaptation: Une fois que vous maîtrisez la gestion du temps, vous savez comment répondre efficacement à des défis inattendus ou à un changement de priorités. Dans les situations qui requièrent une grande capacité d'adaptation, la connaissance est un véritable pouvoir. Imaginez que vous sachiez exactement quelle technique de gestion du temps appliquer dans une situation de crise sans vous sentir dépassé par les événements.
Des habitudes de travail durables: Les marathons sont sympas, mais ils épuisent votre système. Comme le travail doit se faire du lundi au vendredi, un marathon n'est pas durable pour votre santé physique et mentale. Le week-end ne vous sauvera pas, mais des techniques durables seront appliquées en permanence pendant la semaine de travail.
Amélioration de la créativité: Un cadre structuré de gestion du temps libère de l'espace mental pour la pensée innovante et la résolution de problèmes. Lorsque vous échappez au mode de vie professionnel habituel, vous stimulez vos muscles créatifs et vous débloquez l'innovation et la perturbation.
Une qualité de décision élevée: Une relation efficace en matière de gestion du temps vous permet également de réfléchir à vos décisions et d'analyser davantage. La qualité de vos décisions est donc mieux informée, au lieu de reposer sur des jugements hâtifs.
Lecture supplémentaire : Une collection de statistiques sur la gestion du temps
Stratégies de gestion du temps
1. Dresser une liste des choses à faire (ou liste d'élimination)
Commencez chaque journée ou chaque semaine en établissant une liste de tâches à accomplir. Identifiez vos priorités, les tâches spécifiques qui doivent être accomplies en premier.
Faites de cette liste une priorité et une promesse que vous devez tenir envers vous-même, à savoir que vous aurez l'autodiscipline nécessaire pour accomplir ces tâches dans les délais que vous vous êtes fixés. Il s'agit d'une méthode de planification rapide et sans risque.
Marcus Lemonis, entrepreneur en série, investisseur et animateur de l'émission "The Profit", est un excellent exemple de promesses difficiles à tenir. Lemonis a des cartes de notes physiques dans son placard. Il dresse une liste des cinq choses qu'il veut faire ce jour-là et les fait sans exception. Lemonis écrit ces cartes le matin, ce qui stimule sa motivation et lui donne un but à atteindre.
La partie la plus intéressante de la stratégie de Lemonis est qu'à la fin, il fabrique des avions en papier avec ses cartes pour se donner un signal physique que la tâche a été accomplie.
L'utilisation d'une application automatisée de gestion du temps permet de mettre en évidence vos habitudes en la matière et vous aide à mieux organiser votre temps.
2. Hiérarchiser les tâches comme l'ancien président Eisenhower
Établir des priorités comme le 34e président des États-Unis devrait certainement conduire à de bons résultats. En fait, la matrice de gestion du temps (ou matrice urgent-important), comme on l'appelle souvent, est l'une des stratégies de gestion du temps les plus recherchées, et ce pour de bonnes raisons.
La matrice d'Eisenhower change la donne en matière de hiérarchisation des tâches. Elle vous aide à réduire la pression que vous exercez sur toutes les tâches en les classant en tâches urgentes et en tâches importantes. Ainsi, vous gagnez du temps et maximisez votre productivité, car vos tâches primordiales sont claires et vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment.
Vous pouvez classer les tâches par ordre de priorité en fonction des catégories suivantes :
Faire en premier = tâches urgentes et importantes
Calendrier = tâches importantes et non urgentes
Déléguer = tâches urgentes, mais pas importantes, qui peuvent être accomplies par quelqu'un d'autre
Supprimer = Supprimer les tâches non importantes, non urgentes (les tâches de routine peuvent faire partie de cette catégorie)
Ces conseils efficaces en matière de gestion du temps devraient vous permettre de clarifier vos priorités et d'accroître votre productivité. En vous attaquant d'abord aux tâches à fort impact, vous choisissez une technique simple mais efficace pour maîtriser votre gestion du temps.
- Lecture recommandée : Qu'est-ce qu'un calendrier DuPont?
3. Utiliser des outils de gestion du temps
A application de suivi du temps vous aide à mettre en évidence vos habitudes en matière d'emploi du temps, à identifier les pertes de temps et, en fin de compte, à mieux gérer votre temps sur la base de données. Les outils de gestion du temps sont des plateformes centralisées qui vous permettent de suivre automatiquement l'évolution de votre travail afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches les plus importantes.
Imaginez un outil de gestion du temps comme un rapport objectif ou un audit du temps. Timeular, par exemple, fait ce qui suit :
Il vous envoie des suggestions de saisie de temps générées par l'IA en fonction des événements de votre calendrier et de vos saisies antérieures, afin que vous n'oubliiez pas de remplir votre feuille de temps et que vous ayez une vue d'ensemble réaliste de vos tâches quotidiennes ;
Génère des rapports faciles à comprendre montrant les tendances de productivité de votre , le temps passé sur les projets des clients, et différentes activités afin que vous puissiez identifier des modèles d'efficacité ;
Il suit votre travail en arrière-plan et ajoute automatiquement dans votre outil de suivi du temps tout le travail que vous avez effectué en fonction de l'utilisation de l'application, du site web et du document . Soyez rassuré, vous contrôlez 100% de vos données.
Il s'agit d'un aperçu d'un rapport qui présente des informations intelligentes sur la productivité :
4. Commencez la journée par les tâches les plus lourdes
Une technique efficace de gestion du temps que vous pouvez appliquer dans votre emploi du temps quotidien consiste à commencer par la tâche la plus difficile. Il s'agit de la méthode "Mangez la grenouille".
Créée par Mark Twain, la méthode "manger la grenouille" consiste à commencer la journée ou la semaine par la tâche la plus difficile ou la plus importante. C'est l'une des techniques préférées et les plus productives de Karolina :
" Ma stratégie de gestion du temps préférée ? Commencer la journée ou la semaine par la tâche la moins agréable. Cette technique, appelée "manger la grenouille", me permet d'accomplir toutes les tâches de ma liste de choses à faire, et pas seulement celles qui me semblent intéressantes. Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Protégez votre temps en le bloquant
Une autre stratégie efficace pour gérer votre temps consiste à réserver du temps précieux pour des tâches spécifiques qui requièrent votre attention et un travail approfondi.
Un bloc de temps est une période désignée pendant laquelle vous attribuez des tâches ou des activités spécifiques sur lesquelles vous devez vous concentrer. En attribuant des blocs de temps dédiés à chaque activité, qu'il s'agisse de tâches professionnelles ou d'activités personnelles, vous créez un cadre structuré qui favorise la concentration. Cette technique permet également d'éviter les distractions et le multitâche afin de pouvoir se concentrer pleinement sur une tâche à la fois.
Notre Growth Manager, Matilde, utilise le blocage du temps comme principale technique de gestion du temps, car elle jongle avec de nombreuses responsabilités :
"Mon rôle chez Timeular m'oblige à porter plusieurs casquettes : je suis tantôt rédacteur, tantôt spécialiste des données ou stratège de campagne. Je veux aussi être une bonne copine pour mes collègues. Par ailleurs, je suis également une jeune maman, et je dois donc être présente pour ma nouvelle petite famille. Ces multiples responsabilités m'obligent à rester organisée et lucide. Le matin, je donne la priorité aux tâches les plus importantes et je bloque du temps dans mon agenda pour les exécuter. De cette manière, je m'assure que je m'attaque facilement à ma liste de choses à faire".
6. Gérer la concentration et l'énergie plutôt que le temps
Parfois, la meilleure stratégie de gestion du temps n'est pas de gérer le temps, mais d'autres choses comme l'énergie et la concentration.
Il est facile de planifier son temps en conséquence et d'appliquer tous les conseils du conférencier motivateur Tony Robbins ou d'autres gourous, mais il est beaucoup plus difficile de prévoir les circonstances dans lesquelles votre concentration et votre énergie sont à leur maximum. Ainsi, au lieu de gérer votre temps, gérez votre concentration et votre énergie.
Le fait d'être conscient et réaliste quant à votre situation est bien plus important que de pousser sans cesse jusqu'à l'épuisement de votre énergie. Posez-vous des questions telles que :
Quand suis-je le plus créatif ou le plus énergique ?
Quand pourrais-je prévoir des pauses pour des activités administratives sans intérêt ?
Comment aligner mes tâches les plus exigeantes sur mes pics d'énergie ?
Existe-t-il des environnements ou des conditions spécifiques qui favorisent ma concentration et ma productivité ?
Comment puis-je structurer des pauses tout au long de la journée pour maintenir mon niveau d'énergie ?
Désignez des plages horaires pendant lesquelles vous êtes le plus énergique et le plus apte à vous concentrer sur des tâches et des projets difficiles ou à lancer des idées. Grâce à un plan de gestion du temps, il est plus facile de rester concentré sur sa tâche et d'ignorer les distractions.
7. Fixer une limite de temps pour une tâche spécifique
En fixant des limites de temps pour les différentes tâches, vous mettez votre esprit dans un état mental de productivité et de concentration. La méthode que vous pouvez appliquer ici est la technique Pomodoro. Cette méthode consiste à travailler intensément pendant 25 minutes, suivies d'une pause de 5 minutes. Vous pouvez aborder vos tâches quotidiennes de cette manière, en ajoutant des périodes de concentration, suivies d'une courte pause.
C'est ma méthode préférée, car elle m'aide à voir les petites réalisations et l'achèvement des tâches dans des tâches gérables au cours d'une journée entière. J'ai également l'impression que cela m'aide à réduire le stress et les changements de tâches (vérifier Slack, mon téléphone ou mes e-mails), qui perturbent régulièrement ma concentration.
Cela peut stimuler votre motivation et prévenir l'épuisement professionnel en vous permettant de voir constamment votre travail se transformer en tâches à cocher.
8. Interruptions de groupe
Maîtriser la gestion du temps peut signifier éviter à tout prix les réunions ou regrouper toute interruption entre certaines périodes afin de pouvoir se concentrer sur d'autres tâches qui requièrent de l'attention. À ce propos, saviez-vous que les employés consacrent 16 % de leur temps à des réunions inutiles ? Une étude du MIT l'a prouvé.
Un concept intéressant de l'informatique appelé "coalescence des interruptions" implique que les ordinateurs, en arrière-plan, regroupent les interruptions en fonction de leur priorité. En d'autres termes, si vous donnez une commande à votre ordinateur, il évaluera sa priorité et la regroupera en différents lots de priorité. Si l'ordinateur dispose des ressources nécessaires et les identifie comme primordiales, il les traite ; sinon, il les ajoute à une file d'attente.
Vous pouvez constater que notre directeur technique a également une approche similaire, n'est-ce pas ?
"En tant que directeur technique et chef de produit, la gestion d'un large éventail de tâches est cruciale. Pour maintenir ma productivité, je structure ma journée avec une routine cohérente : Je consacre mes matinées à un travail approfondi et ciblé sur des projets hautement prioritaires et je réserve mes après-midi à la communication et au traitement des questions urgentes lorsqu'elles se présentent." Manuel Zoderer.
C'est exactement ce que vous pouvez faire. Lorsqu'une interruption se présente à vous, si elle ne nécessite pas une attention immédiate, reportez-la et regroupez-la avec d'autres tâches moins importantes dont vous vous occuperez plus tard. Cette vidéo explique peut-être ce concept mieux que moi :
9. Réduire la fatigue décisionnelle.
Au cours de la journée, votre capacité de décision, ainsi que la qualité de vos décisions, se détériorent. C'est pourquoi vous devez réduire le nombre de décisions que vous prenez dans une journée. Vous gagnerez ainsi du temps sur les tâches improductives et de l'espace mental tout au long de la journée.
L'ancien président Barack Obama, qui commençait sa journée en limitant ses choix vestimentaires et en ne portant que des costumes gris ou bleus. Autre exemple, M. Obama ne prenait aucune décision concernant la nourriture qu'il mangeait. De cette manière, il gardait l'esprit clair et prenait des décisions simples.
Il existe une pléthore d'autres exemples similaires, comme Mark Zuckerberg ou Nick Taranto.
10. Dire non et déléguer davantage
Dire non aux nouvelles tâches qui compromettent votre productivité est l'une des meilleures stratégies de gestion du temps et des projets que vous puissiez appliquer. Elle vous aide à maintenir une bonne qualité de production et à ne pas perdre de vue les détails du projet et les résultats attendus.
En guise de bonne pratique, essayez de ne pas dire non directement pour ne pas perdre de temps, mais suivez quelques étapes avant de refuser une nouvelle demande.
1. Évaluer la demande
2. Exposez clairement votre position (déclinez)
3. Expliquez pourquoi
4. Proposer une contre-proposition
5. Se préparer à des réactions négatives
6. S'entraîner à dire non
Si vous avez souvent du mal à dire non, voici une façon d'expliquer les raisons de votre refus :
L'un des meilleurs exemples de grands professionnels qui disent non est le fondateur et PDG d'Apple, Steve Jobs. Jobs disait souvent : "L'innovation, c'est dire non à 1 000 choses", et pas seulement à l'innovation, mais aussi à une bonne relation avec le temps et le bien-être. L'une de ses décisions les plus importantes a été de sauver Apple de la faillite en 1997. Comment ? En réduisant le nombre de produits de 300 à 10. C'est une façon claire de dire non à 290 autres produits.
11. Célébrer les réussites
La célébration des réussites peut avoir un impact plus important que vous ne le pensez sur la façon dont vous gérez votre temps. C'est un élément essentiel pour un professionnel, mais il est souvent négligé. Elle stimule le moral et vous aide à rester motivé pour vos prochains projets.
Prendre le temps de reconnaître et de célébrer les étapes importantes, qu'elles soient grandes ou petites, vous offre une récompense psychologique pour votre travail et vos progrès. En retour, cette célébration renforcera les comportements positifs et contribuera à maintenir l'élan vers vos prochains objectifs de travail.
Profitez de la célébration pour faire une brève pause au milieu de la pression constante pour vous ressourcer et réfléchir à ce que vous avez accompli. Intégrez la célébration dans votre routine et invitez un membre de l'équipe à y participer, ou célébrez-la vous-même.
L'utilisation d'une application automatisée de gestion du temps permet de mettre en évidence vos habitudes en la matière et vous aide à mieux organiser votre temps.
Conclusion
En résumé, la maîtrise de la gestion du temps ne se limite pas à la hiérarchisation des tâches. Il s'agit également d'optimiser l'énergie et la concentration, de célébrer les réussites et d'utiliser les bons outils pour accélérer les progrès.
Que vous choisissiez d'utiliser des techniques de gestion du temps telles que la technique Pomodoro ou le blocage du temps, celles-ci auront un impact important sur votre bien-être, votre productivité et même votre vie sociale.