Modèle de suivi des tâches d'un projet

Comment utiliser le modèle de suivi de projet ?

Vous n'avez pas besoin de créer votre propre modèle de suivi des tâches. Pour suivre vos listes de tâches, utilisez des modèles prédéfinis tels que le modèle de suivi de projet conçu par Timeular. Il vous suffit de télécharger le modèle gratuit dans le format de votre choix (feuille de calcul Excel, feuilles de calcul GS ou PDF) et de l'adapter à vos besoins.

Obtenez gratuitement, téléchargez et modifiez le modèle de gestion des tâches Timeular pour l'utiliser comme votre modèle :

• Suivi des tâches
• Modèle de calendrier de projet
• Tableau de bord de gestion de projet
• Modèle de liste de tâches hebdomadaires
• Modèle de liste de tâches pour un projet
• Plan du projet

1. Comment télécharger le modèle ou en faire une copie

Téléchargez le modèle PDF ou Excel sur votre appareil en cliquant sur le bouton de droite. Si vous utilisez le modèle Google Sheets, ouvrez-le et copiez-le pour créer votre propre espace de suivi des tâches du projet.

Pour ce faire, allez dans l'onglet "Fichier" et choisissez "Copier". De cette manière, votre propre modèle de liste de tâches de projet sera sauvegardé sur votre Google Drive.

2. Comment remplir les détails du projet

Commencez à travailler avec votre modèle de suivi des tâches en remplissant les informations relatives à votre projet :

• Nom du client
• Nom du projet
• Maître d'ouvrage
• Calendrier du projet

Ensuite, passez à la table des livrables du projet et énumérez tous les livrables sur lesquels vous vous êtes mis d'accord avec le client. Ajoutez le temps nécessaire à la livraison, les dates de fin (échéances) et l'état d'avancement. Veillez à ce que cette liste de tâches soit toujours mise à jour.

3. Comment ajouter des tâches et des détails de projet

Une fois que vous êtes prêt, inscrivez toutes les tâches du projet dans une liste de tâches placée sous le tableau des éléments livrables du projet. Ajoutez les informations de suivi essentielles aux tâches individuelles.

Le modèle comprend des colonnes pour le suivi des informations suivantes :

• Responsable de la tâche : qui est responsable des graphiques ou des articles de blog ? Qui doit être contacté en cas de questions ? Attribuez un responsable à chaque tâche afin de rationaliser la communication et de renforcer l'appropriation au sein de votre équipe.
• Priorité : La colonne des priorités est essentielle pour tout gestionnaire de projet. Elle permet de hiérarchiser les tâches et de rationaliser le flux de travail de la gestion de projet.

• Date de début : en général, toutes les tâches du projet ne démarrent pas en même temps. La colonne "Date de début" vous aide à contrôler les délais du projet et à gérer les tâches dépendantes.
• Date d'échéance aka Date limite : Pour de nombreuses personnes, il n'y a pas de meilleure motivation que l'approche d'une date d'échéance. C'est pourquoi, afin de contrôler le calendrier de votre projet et d'assurer la livraison des tâches en temps voulu, ajoutez et suivez les dates d'échéance.
• Date de livraison effective : la date limite est une chose, la date de livraison effective en est une autre. Notez ces deux dates afin d'améliorer l'estimation des délais pour vos futurs projets.

• Planification des heures facturables : Quel est votre budget temps pour les tâches individuelles ?
• Les heures travaillées facturables : Vous avez estimé qu'une tâche spécifique prendra un certain temps. Mais quel est le temps réellement consacré à cette tâche ? Avez-vous correctement estimé les heures facturables ? Cette information est importante pour s'assurer que vous êtes payé pour les heures réellement travaillées sur un projet. En outre, elles vous aident à mesurer le retour sur investissement de vos projets.

• Statut des tâches : Quel est le statut en temps réel de chaque tâche ? Effectuez des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires de votre liste de tâches pour savoir quelles tâches sont en bonne voie, en mauvaise voie, en péril ou déjà terminées.
• Notes : S'il y a des informations supplémentaires à enregistrer, ajoutez-les dans la colonne "Notes".

N'ajoutez que les informations de suivi essentielles. Si une colonne vous semble excessive, supprimez-la. Si vous avez besoin de plus de détails, ajoutez une colonne supplémentaire au tableau.

4. Comment suivre les tâches et mettre à jour votre liste de tâches régulièrement ?

• Suivi des tâches hors ligne et sur votre appareil

Si vous préférez travailler hors ligne ou directement sur votre appareil, utilisez une feuille de calcul Excel ou un modèle PDF. Toutefois, malgré leurs avantages, les modèles PDF et Excel présentent tous deux des inconvénients.

Le principal inconvénient d'un modèle de suivi des tâches Excel est que vous êtes le seul à avoir accès à la dernière version du fichier. Cela devient problématique pour maintenir l'alignement au sein de l'ensemble de votre équipe, car ils ne peuvent pas y accéder et le modifier en collaboration.

• Utiliser la version papier d'un modèle de liste de tâches de projet

Si vous préférez remplir vos modèles de gestion des tâches à l'aide d'un stylo et d'un papier, imprimez le modèle PDF. Si vous devez adapter le modèle à vos besoins, imprimez la version modifiée du modèle Excel ou du modèle GSheets.

• Suivi en ligne de l'état d'avancement des tâches

Pour économiser du papier et tenir votre équipe informée de l'état d'avancement des différentes phases de votre projet, choisissez le modèle Google Sheets, disponible en ligne. Chaque membre de l'équipe peut consulter et mettre à jour ce modèle à tout moment. Si, en tant que chef de projet, vous ne souhaitez pas que quelqu'un modifie vos modèles de gestion des tâches, mais seulement qu'il les consulte, gardez le rôle d'"éditeur" pour vous.

• Dupliquer le modèle pour l'utiliser dans plusieurs projets

Lorsque votre modèle de suivi des tâches est prêt, dupliquez-le pour créer un modèle individuel pour chacun des multiples projets sur lesquels vous et les membres de votre équipe travaillez.

• Utiliser des modèles de gestion des tâches avec l'ensemble de l'équipe

Le moyen le plus simple de suivre les tâches et l'avancement du projet avec votre équipe est d'utiliser un modèle en ligne, et non un modèle Excel.

Malheureusement, un modèle Excel devient problématique lorsque des personnes mettent à jour l'état d'un projet ou d'une tâche. Les modifications qu'ils apportent ne sont visibles que par eux-mêmes et par personne d'autre, ce qui, en fin de compte, oblige les chefs d'équipe ou les gestionnaires de projet à effectuer un double travail pour combiner tous les modèles en un seul.

La méthode la plus efficace consiste à ouvrir la feuille de suivi des tâches de GSheets, à la copier et à l'adapter aux besoins de votre entreprise. Ensuite, envoyez-le aux membres de l'équipe qui sont responsables de tâches spécifiques et accordez-leur le statut d'"éditeur" afin qu'ils puissent maintenir le modèle à jour.

Pourquoi dois-je suivre les heures de projet ou les heures facturables ?

Dans la gestion de projet, le suivi des heures facturables est essentiel pour mesurer la rentabilité du projet et se faire payer correctement pour le travail fourni.

C'est pourquoi le modèle de liste de tâches de projet fourni par Timeular comporte deux colonnes :

• Heures facturables prévues : Il s'agit du nombre d'heures de travail que vous prévoyez de facturer à votre client à la fin du projet. Vous pouvez également l'appeler budget temps.
• Heures réellement facturables : Il s'agit du nombre d'heures de travail que vous consacrerez réellement à des tâches spécifiques et que vous devrez facturer à vos clients.

Pour suivre les heures facturables, les équipes utilisent généralement des feuilles de temps manuelles ou un modèle de feuille de temps. Cependant, il existe une solution plus efficace pour suivre les heures facturables : le tracker d'heures facturables de Timeular.