Comment dire non au travail [cadre et 6 exemples]
Il y a tant de projets passionnants auxquels il faut dire oui et d'opportunités de développement, tout en essayant d'établir de bonnes relations avec ses pairs ou ses responsables... Même si vous savez pertinemment qu'il n'y a plus de marge de manœuvre pour accepter de nouveaux projets, vous êtes bien trop souvent la personne qui dit oui.
Ensuite, vous le regrettez et vous regrettez d'avoir refusé le projet.
Je me suis retrouvée exactement dans la même situation un nombre incalculable de fois. C'est pourquoi j'ai recherché et pratiqué comment dire non au travail et j'ai mis tout ce que j'ai appris dans cet article.
Pourquoi dire non au travail
Il n'est pas surprenant que dire non au travail soit un défi. Certains d'entre nous ont du mal à dire non dans de nombreuses situations, et encore plus dans un cadre professionnel. Mais tout cela est lié à notre nature sociale en tant qu'êtres humains :
"L'un de nos besoins les plus fondamentaux est le lien social et le sentiment d'appartenance. Dire non, c'est menacer nos relations et ce sentiment d'appartenance".
Vanessa Bohns, docteur en sciences et professeur de comportement organisationnel à l'université de Cornell.
Essayez donc de ne pas vous reprocher de dire oui trop souvent, mais comprenez pourquoi il est important de dire non au travail. Voyons pourquoi c'est important :
Maintenir une bonne qualité de production. Les recherches montrent que l'exécution répétée de tâches qui comportent des menaces (ne pas terminer le travail à temps, trop de travail ou pression du client) augmente votre niveau de stress. Ainsi, en ne refusant pas de travailler, vous finirez par essayer de gérer une liste irréaliste de tâches, avec une production précipitée et de moindre qualité, et une productivité réduite.
- Pour rester sain d'esprit et éviter l'épuisement professionnel. Ce qui peut sembler être un mot à la mode (puisque tout le monde semble en parler), il existe un lien avéré entre l'épuisement professionnel et une charge de travail importante ou de longues heures de travail, entre autres facteurs. Si vous ne savez pas mieux dire non à un surcroît de travail, trop de tâches s'ajouteront à votre liste et vous risquerez d'en pâtir.
- Une étude réalisée en 2022 par McKinsey Health auprès de 15 000 travailleurs dans 15 pays a révélé qu'un quart des employés présentaient des symptômes d'épuisement professionnel, liés à une charge de travail trop importante.
Pour prouver vos compétences en matière de leadership et de gestion du temps de gestion du temps. Bien que cela soit contre-intuitif, si vous indiquez clairement que vous n'êtes pas en mesure d'accepter de nouvelles tâches et que vous êtes honnête quant aux limites de temps, vos collègues comprendront que vous savez comment établir des priorités entre les tâches et que vous êtes fermement décidé à agir.
Pour montrer que vous êtes fiable: En disant non, vous renforcez la confiance de votre patron, de vos collègues et des autres parties prenantes. Vous montrez que vous êtes organisé ; vous savez quand vous engager dans un nouveau travail et le finaliser.
Rester dans le cadre du projet : Une fois que vous avez convenu d'un délai, le fait de le dépasser ou d'accepter de nouveaux produits à la dernière minute va à l'encontre de l'objectif du projet.
Comment dire non au travail en 6 étapes
1. Évaluer la demande
Lorsque vous recevez ce message accablant, même si vous vous sentez mal à l'aise, donnez-vous le temps d'analyser la demande. N'acceptez pas tout de suite le projet supplémentaire. Faites un rapide audit de temps pour déterminer votre charge de travail et votre capacité à assumer d'autres tâches.
Posez ensuite des questions pour évaluer la portée et l'importance de ce projet ou de cette tâche, et posez-vous également les questions suivantes :
S'agit-il d'un projet auquel vous aimeriez participer ?
Cela vous passionne-t-il ou contribue-t-il à votre développement ?
Dans l'affirmative, pourriez-vous vous engager à le faire pendant la période nécessaire ?
Avez-vous les capacités mentales pour y faire face ?
Cela compromettra-t-il votre productivité sur les autres projets ?
Une question qui met les choses en perspective est la suivante : " Combien votre "non" va-t-il coûter à l'autre ? Combien votre "non" va-t-il coûter à l'autre personne ? ("Comment allez-vous mesurer votre vie ?").
Si vous n'êtes pas sûr de la capacité dont vous disposerez, le fait de rassembler tous vos travaux dans un endroit central peut vous aider à les visualiser rapidement et à comprendre facilement votre charge de travail.
Une application de suivi du temps peut vous aider à comprendre et à partager votre charge de travail actuelle avec les autres membres de l'équipe ou les responsables, et à révéler de manière objective comment vous passez votre temps. Voici un exemple de rapport provenant de Timeular:
2. Exposez clairement votre position (déclinez)
Une fois que vous avez recueilli toutes les données dont vous avez besoin et que vous vous rendez compte que vous n'avez pas de marge de manœuvre pour entreprendre cette nouvelle tâche, que vous n'êtes pas enthousiaste et qu'il n'y a pas de coût d'opportunité, déclinez poliment l'offre.
Si vous êtes d'un naturel agréable, c'est la partie la plus difficile pour vous. Vous ne voulez pas être étiqueté comme quelqu'un qui ne coopère pas ou qui n'a pas l'esprit d'équipe. Oui, vous pouvez aussi vous sentir mal à l'aise de dire non.
Attendez. Vous apprendrez ensuite à fixer des limites et à être honnête sur votre charge de travail tout en laissant la porte ouverte.
3. Expliquez pourquoi
Il est important d'ajouter un contexte à votre refus. Ainsi, votre patron ou vos collègues ne supposeront pas que vous n'avez pas l'esprit d'équipe ou que vous n'êtes pas du genre à relever un défi parce qu'il ne fait pas partie de la description de poste. La meilleure façon de désamorcer une dispute est d'expliquer clairement et brièvement pourquoi vous ne pouvez pas accepter la tâche. Communiquez clairement la véritable raison pour laquelle vous devez refuser la demande.
N'utilisez pas d'explications dévalorisantes - elles sont faciles à combattre et peuvent sembler fausses. Vous pouvez dire ce que vous avez dans votre assiette, quelles sont vos échéances et en quoi le travail supplémentaire ne sera pas bénéfique.
L'ouvrage cité ci-dessus suggère également de démontrer à l'interlocuteur l'inconvénient qu'il subirait si vous vous engagiez trop :
Bon à savoir... Dites non en utilisant le renforcement positif (rappelez-vous qu'ils ont pensé à vous pour une raison, soit parce qu'ils sont compétents, soit parce qu'ils savent que vous exécutez des projets très rapidement), donc vous ne devriez pas les décourager de penser à vous à l'avenir.
Un bon exemple est le suivant : "Merci d'avoir pensé à moi ! Vous êtes incroyable pour rechercher des opportunités et trouver les bonnes personnes. N'hésitez pas à me recontacter une autre fois, le moment pourrait être bien choisi. "
4. Proposer une contre-proposition
Gardez à l'esprit que vous pouvez recadrer votre non. Par exemple, si vous arrivez à la conclusion que vous êtes la personne qu'il faut pour le projet ( = le seul concepteur de l'équipe, le seul chef de projet, etc.
Vous pouvez donc fixer des limites de la manière suivante :
Redistribuez les priorités sur votre liste de tâches afin de respecter le délai ;
Négociez avec votre responsable certains délais, et même le délai de l'homologue qui vous demande d'effectuer la tâche ;
Mentionnez qu'une meilleure solution pour eux est de choisir quelqu'un d'autre qui pourrait faire ce travail ou qui est même plus compétent que vous pour cette tâche ;
Proposez votre aide pour le projet ou la tâche, mais sans vous impliquer activement en permanence (par exemple, en donnant votre avis sur les projets, en partageant une ligne directrice ou en servant de personne de référence en cas de blocage) ;
Une fois que vous avez dit non, l'idéal est de ne pas être vu autour de la fontaine à eau du lieu de travail tout au long de la journée, car cela peut démontrer que vous n'aviez pas de bonne raison de dire non.
Suivez votre temps automatiquement ou manuellement, à l'aide d'un compteur physique ou de raccourcis clavier. Moins d'une minute par jour.
5. Se préparer à des réactions négatives
Naturellement, quelqu'un s'y opposera s'il est convaincu que c'est vous qui devez l'aider. C'est donc à ce moment précis qu'il faut tenir bon.
Tous les graphiques et outils indiquent votre niveau d'activité, de sorte qu'il n'y a littéralement pas de temps supplémentaire pour se surcharger.
La solution ? Restez cohérent avec votre non.
Votre client ou vos collègues peuvent mal interpréter votre réaction et même vous faire part de leurs commentaires négatifs. Néanmoins, la bonne optique est que vous ne pouvez pas plaire à tout le monde, et encore moins contrôler leur réaction, mais vous pouvez l'influencer.
Influencer leur réaction à votre "non" peut se faire simplement :
- Remerciez-les de vous avoir donné l'opportunité
- Expliquer clairement pourquoi leur tâche interfère avec d'autres tâches qui vous incombent
- Laisser la porte ouverte en proposant une alternative.
6. S'entraîner à dire non
Dans le livre " How Will You Measure Your Life ", les auteurs suggèrent de s'entraîner à dire non comme on s'exerce à une compétence (ne vous méprenez pas, dire non est vraiment une compétence).
Entraînez-vous à le dire à haute voix, seul, avec des collègues ou avec toute personne disposée à vous soutenir. Si vous avez du mal à refuser des opportunités ou à dire non à quelqu'un, à moins de vous entraîner, vous vous retrouverez à dire oui sans même vous en rendre compte.
Ainsi, en s'exerçant jour après jour pendant un certain temps, il deviendra plus facile de dire qu'il faut travailler davantage. La meilleure partie de ce processus consiste à " s'écouter " tout en exprimant ce besoin. En peu de temps, vous réaliserez que refuser des gens n'est plus l'une des tâches les plus redoutables de la liste.
Et il n'y aura pas de honte dans votre voix ni d'excuses excessives dans vos messages. Vous répondrez avec fermeté, clarté et diplomatie.
Exemples de comment dire non au travail
Comment dire non à son patron
Vous êtes probablement d'accord pour dire que dire non à votre patron peut être la chose la plus difficile à faire. C'est normal, mais gardez à l'esprit les points suivants lorsque vous dites non à votre patron :
Votre patron ne sait peut-être pas tout ce sur quoi vous travaillez -> Lorsque vous recevez la demande, répondez en rendant votre charge de travail visible
Poser des questions pour plus de clarté
N'hésitez pas à négocier le délai si la demande a été envoyée à la dernière minute.
Réponse possible :
" Bonjour (nom),
Ce projet semble passionnant ! Pour l'instant ( = toute la semaine), je me concentre sur la réalisation du projet pour le client A, dont la date limite est fixée à vendredi.
J'aimerais cependant travailler sur ce projet par la suite. Est-ce que c'est possible ? Si oui, faisons le point vendredi pour fixer la nouvelle échéance."
Comment dire non à ses collègues de travail
Il n'est pas facile non plus de dire non à ses collaborateurs. Avoir de bonnes relations avec ses collègues est très utile ; vous pouvez vous soutenir mutuellement pour acquérir de l'expertise, ou ils peuvent même être vos amis.
Si vous apprenez à fixer des limites et à dire gentiment non tout en proposant des alternatives, votre relation sera sécurisée.
Réponse possible :
" Hey (nom) !
J'aimerais beaucoup vous aider, car je sais à quel point ce projet est important pour vous. J'ai bien peur que mon agenda soit chargé jusqu'à vendredi.
Est-ce que cela fonctionne de rattraper le vendredi à la première heure du matin ? Si je peux faire quelques suggestions rapides pour vous aider, je serai ravi de participer à une réunion de 10 minutes. "
Comment dire non à son client
De nombreuses organisations adoptent une approche axée sur le client, ce qui est très bien, mais comment dire non à un client lorsqu'il vous demande de prendre en charge un nouveau produit dans un délai très court ?
L'opportunité est grande et vous êtes tenté de dire oui à tout, en particulier dans le cadre d'une startup ou d'une agence.
" Bonjour (nom),
Votre idée de nouvelle campagne semble excellente. Cependant, je viens de vérifier notre calendrier de travail et je crains qu'il ne soit pas possible de la terminer la semaine prochaine pour deux raisons :
En général, il faut compter deux semaines entre la conception et la mise en œuvre d'un tel produit ;
Si nous précipitons votre campagne maintenant, nous vous rendrons un mauvais service si nous l'exécutons dans les délais que vous avez demandés.
Nous tenons vraiment à ce que tous les projets de nos clients qui sortent de nos locaux soient couronnés de succès, c'est pourquoi je suggérerais de repenser le délai de deux semaines. Je serais heureux de prendre un appel pour expliquer les étapes et trouver une solution ensemble.
Faites-moi part de vos réflexions, "
Merci d'avoir pensé à moi, mais non
Apprendre à dire non au travail se fait avec de la pratique, et ce n'est pas facile dès le départ. Ce cadre et ces exemples devraient être votre atout de poche chaque fois que l'on vous demandera d'accepter un nouveau travail.
Rappelez-vous que l'amélioration des limites et des performances au travail commence lorsque vous décidez de dire non.
Bonus : En faisant des recherches pour cet article, j'ai vu une vidéo intéressante de la Harvard Business Review sur ce sujet :
FAQS
Est-il possible de dire non au travail ?
Oui, sans aucun doute !
Comme je l'ai dit, dire oui trop souvent a de multiples effets négatifs. Permettez-moi de vous donner un exemple :
En tant que rédactrice, je recherche quotidiennement ce que les lecteurs ont besoin d'apprendre et ce qu'ils veulent savoir, j'interroge et je parle à notre équipe pour extraire toute son expertise et la partager avec vous, je lis des documents de recherche, j'élabore une stratégie de campagne d'e-mailing et j'étudie en profondeur chaque détail du blog, de l'imagerie, etc.
Et ce n'est pas tout.
Mais... Si j'avais dit oui à tout, mes principales responsabilités auraient été mises en péril. Cela ne me dérange pas d'accepter des tâches supplémentaires, en particulier pour contribuer à la croissance et à la vision de notre organisation. Cependant, de temps en temps, je dois dire non à un travail qui me semble passionnant ou qui m'aide à me développer.
Je n'ai tout simplement pas les capacités mentales suffisantes pour prendre en charge un projet différent ou le temps de le mener à bien. Il vaut donc mieux refuser.
Comment puis-je dire non sans me sentir coupable ?
Une fois que vous aurez mis en pratique le cadre présenté ci-dessus, vous commencerez à réaliser qu'il n'y a pas d'inconvénients ou d'impacts réellement négatifs pour vous-même ou pour la sécurité de votre travail. Je dois mentionner que vous devez être conscient de la toxicité de l'environnement de travail dans lequel vous vous trouvez. Tous les conseils donnés ne s'appliquent pas nécessairement à un environnement toxique.