Quels sont les inconvénients de la surveillance électronique des employés ?
La surveillance des employés est une arme à double tranchant.
Si les logiciels de surveillance des employés offrent des avantages indéniables en termes de productivité et d'efficacité opérationnelle, leur utilisation abusive a souvent un impact négatif.
Quels sont donc les inconvénients de la surveillance électronique des employés et comment concilier productivité et suivi des employés ?
Dans cet article, vous apprendrez
Quels sont les types de technologies de surveillance des employés les plus fréquemment utilisés ?
Les avantages et les inconvénients de la surveillance des employés
Bonnes pratiques pour la mise en place d'outils de surveillance des employés
Qu'est-ce que la surveillance des employés ?
La surveillance des employés consiste à utiliser divers logiciels de surveillance pour suivre et enregistrer les heures de travail et la productivité des employés au travail. Du suivi des heures de travail à la surveillance de l'utilisation d'Internet, en passant par la saisie des frappes au clavier, la surveillance des employés peut revêtir de nombreuses formes.
Il s'agit essentiellement de recueillir des données qui aident les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources, la productivité et l'efficacité opérationnelle globale.
Le travail à distance et le travail hybride étant devenus la norme ces dernières années, l'utilisation des logiciels de surveillance des employés a augmenté. Cependant, les solutions de surveillance des employés sont également utilisées dans les environnements de bureau traditionnels.
En même temps, alors que l'intention derrière la surveillance des employés est souvent d'augmenter la productivité et la sécurité de l'entreprise ou même de facturer les clients, la mise en œuvre de tels outils conduit souvent à des conséquences inattendues. Les questions soulevées par la surveillance concernent souvent la protection de la vie privée, la confiance et l'impact global sur la culture du lieu de travail.
Savez-vous combien d'heures de travail vous avez par an?
Types de surveillance des employés
Les méthodes et outils de surveillance des employés intègrent des fonctions qui ont un impact direct sur les processus d'entreprise, mais qui sont inutiles, voire contraires à l'éthique. Voici quelques façons dont les organisations suivent souvent l'activité de leurs employés :
Contrôle automatique de toutes les activités effectuées par les employés
L'un des moyens de surveiller les employés consiste à suivre l'activité de leur ordinateur. À Timeularla façon dont les employés suivent leur travail est automatisée de multiples façons :
Ils suivent l'utilisation des applications pour se souvenir de leurs activités professionnelles
En gros, les employés vérifient les applications, documents et sites web sur lesquels ils ont travaillé à un moment précis de la journée, puis ils décident de ce qui devient une entrée automatique dans leur feuille de temps.
Il convient de noter que, dans ce cas, chacun est autonome sur ses données et choisit ce qui est transformé en rapport ou non, et décide ensuite si les employeurs ou les responsables ont accès à toutes leurs saisies automatiques.
Suivi des heures de travail des employés
Le suivi des heures de travail des salariés est l'un des meilleurs moyens de répondre à la question récurrente : "Comment mesurer la productivité des salariés ?". N'oubliez pas que lorsque vous évaluez le temps de travail des employés sur différents projets et activités, il faut également le comparer à leur production.
Une fois que vous avez suivi le temps consacré aux réunions, aux projets des clients, aux tâches administratives et à d'autres activités dans un système de suivi du temps, vous pouvez vous faire une idée des changements opérationnels nécessaires dans votre entreprise. Avec un outil de suivi automatique du temps, vous n'avez pas besoin de calculer les heures de travail, car elles apparaissent automatiquement dans des rapports tels que celui présenté ci-dessous.
- Lire la suite : Feuilles de temps pour plusieurs employés
Surveillance de la frappe
Cette méthode permet de savoir combien de fois un employé tape sur le clavier de son appareil. Certains employeurs utilisent ces données pour déterminer les performances de leurs employés. Alors que certaines entreprises adoptent ces données sur les employés, à Timeular, nous considérons qu'elles ne sont pas nécessaires et qu'elles ne contribuent en aucune façon aux objectifs ou à la croissance de l'entreprise.
Prenons l'exemple d'une équipe travaillant dans un environnement distant.
Dans ce cas, les employés ont davantage besoin de communiquer par le biais de messages qu'ils ne le feraient dans un bureau. Par conséquent, la surveillance des frappes au clavier ne permet pas d'évaluer l'efficacité opérationnelle ou toute autre mesure qualitative. Au contraire, vous seriez submergé d'informations, mais vous n'obtiendriez pas d'analyses utiles sur la main-d'œuvre.
Un autre inconvénient de la surveillance de la frappe est qu'elle peut capturer des informations sensibles, ce qui peut entraîner une violation de la vie privée et une baisse du moral des employés.
Localisation
La surveillance du lieu de travail est une autre méthode intégrée au logiciel de surveillance des employés. Toutefois, elle ne doit être utilisée qu'en cas de nécessité. Elle est importante lorsqu'un employé se rend sur le site d'un client, travaille sur le terrain et permet aux responsables d'accéder aux itinéraires des employés, garantissant ainsi que leur sécurité au travail est contrôlée et que les protocoles de sécurité sont pris en compte.
Les logiciels de surveillance de la localisation sont toutefois inutiles dans certains cas et peuvent nuire aux employés si ces données sont utilisées contre eux.
Surveillance de l'activité de l'écran
Une autre méthode de surveillance des employés consiste à suivre l'activité de l'écran d'un employé par le biais de captures d'écran.
Souvent, les captures d'écran ne révèlent pas d'informations sur la durée du travail d'un employé, sur la manière de planifier la capacité ou sur le fait qu'il soit productif ou non. De cette manière, vous surveillez les habitudes de travail des employés ou toutes les pauses qu'ils peuvent prendre. En fait, vous risquez de créer un sentiment de malaise, comme si Big Brother vous observait, ce qui est très invasif.
Vidéosurveillance
La vidéosurveillance est souvent utilisée comme mesure de sûreté et de sécurité et permet de s'assurer qu'il n'y a pas de vol ou d'autres comportements non acceptés sur le lieu de travail. Si cette méthode de surveillance des employés est utilisée dans votre entreprise, assurez-vous d'obtenir le consentement des employés et de respecter les réglementations fédérales et nationales.
Quels sont les avantages de la surveillance des employés ?
Il existe de nombreux objectifs commerciaux raisonnables pour lesquels la surveillance des employés est nécessaire dans une entreprise :
Les données relatives aux salariés sont utilisées pour calculer les heures de travail pour les rapports de paie ;
Le suivi des employés vous aide à répondre à l 'éternelle question de savoir comment mesurer la productivité des employés et de l'améliorer.
Il existe des entreprises telles que agences de marketing qui facturent le temps passé sur les projets. Il est donc essentiel de fournir des rapports transparents aux clients.
Les données de suivi des employés font apparaître des lacunes dans certains processus opérationnels qui vous font perdre du temps ou des ressources. Une fois que vous avez analysé les données relatives à l'activité des utilisateurs, vous êtes en mesure d'améliorer tous les processus grâce à des informations fondées sur des données. Indirectement, ces informations peuvent stimuler les ventes, améliorer la productivité et la fidélisation des employés, ou encore répartir correctement la charge de travail entre les employés.
Outre larecherche d'efficacité, les organisations utilisent les logiciels de surveillance des employés pour atténuer les risques de sécurité, ce qui est peut-être la raison commerciale la plus légitime pour la surveillance des employés. Les violations de données sont assez fréquentes et si vous surveillez vos employés, vous serez en mesure d'identifier les actions d'un employé qui ont conduit à une violation de données.
- La surveillance des employés vous aide à contrôler le vol de données et à prévenir de tels comportements. Des études montrent que 9,4 % des employés exfiltrent des données au cours d'une période de six mois et qu'ils sont susceptibles de voler des données sensibles deux semaines avant de démissionner.
Quels sont les inconvénients de la surveillance des employés ?
Si vous commencez à élaborer votre stratégie de surveillance des employés, vous devez être conscient des techniques contraires à l'éthique qui sont souvent pratiquées et qui peuvent diminuer le moral des employés et leur donner l'impression d'être surveillés en permanence.
Décortiquons les inconvénients de ces pratiques et trouvons les bons moyens de surveiller les employés :
Baisse du moral des employés : Souvent, les managers utilisent les données collectées pour microgérer leurs équipes, donner plus de travail à certains membres de l'équipe et réduire l'autonomie de l'employé au travail. Ces comportements ont un impact négatif sur la façon dont les employés se sentent et affectent même leur bien-être.
Préoccupations en matière de protection de la vie privée : Les logiciels de suivi dotés de fonctions telles que la vidéosurveillance et la géolocalisation stockent des informations sensibles sur les employés dans le nuage public, ce qui pose d'énormes problèmes en matière de respect de la vie privée. Par exemple, à moins que la surveillance de la localisation ne soit nécessaire pour les employés qui travaillent sur les sites des clients ou pour d'autres raisons de sécurité, elle devrait être évitée.
La méfiance des employés : Les employés peuvent facilement éprouver un sentiment de méfiance et se méprendre sur les intentions de l'employeur.
Problèmes juridiques : La loi de 1986sur la confidentialité des communications électroniques (Electronic Communications Privacy Act ) réglemente la surveillance électronique des employés. Par conséquent, les employeurs doivent communiquer explicitement à leurs employés et respecter les principes éthiques inclus dans la loi sur la protection de la vie privée dans les communications électroniques afin d'éviter tout problème juridique.
Le contrôle des employés est discrédité : Si vous n'expliquez pas clairement les objectifs de la surveillance des employés, votre équipe peut en discréditer l'importance. Par conséquent, la façon dont ils gèrent l'utilisation des logiciels a un impact sur la collecte des données et sur les informations qui vous permettent de prendre des décisions commerciales.
Meilleures pratiques en matière de logiciels de surveillance des employés
Si vous souhaitez lutter contre les inconvénients de la surveillance des employés tout en bénéficiant de ses avantages, vous devez la mettre en œuvre de manière efficace. Examinons quelques-unes des meilleures pratiques pour que le contrôle des employés soit positif et productif pour toutes les personnes concernées.
1. Créer une politique transparente de surveillance des employés
Afin de garantir l'acceptation de ces outils de surveillance par les employés, vous devez communiquer clairement à votre équipe l'objectif de la mise en œuvre de ces logiciels, ainsi que les données que vous collectez.
En comprenant l'impact d'un outil spécifique sur l'entreprise et sur chaque individu, ils lui font confiance et l'adoptent sans hésitation ni crainte.
Barclays est un exemple d'outil de surveillance qui n'a pas été mis en œuvre de la bonne manière. L'entreprise a installé des capteurs sous les bureaux des employés dans ses locaux de Londres afin de mieux comprendre l'utilisation de l'espace de travail. Cependant, en l'absence d'une explication claire de la raison d'être des capteurs, les employés ont commencé à les enlever ou à les jeter.
Une mauvaise mise en œuvre de la surveillance des employés entraîne une faible utilisation de l'outil dans lequel vous avez investi et ne vous permet pas d'atteindre vos objectifs. Exprimez clairement que vous cherchez à détecter les comportements à risque et à protéger les données et les informations sensibles de l'entreprise.
Timeular n'autorise pas les captures d'écran ni l'utilisation à des fins militaires des données suivies. C'est pourquoi les responsables peuvent consulter les données de suivi du temps d'un employé avec un délai de 12 heures.
2. Mesurer les paramètres qui comptent vraiment
La surveillance des employés devrait être mise en œuvre pour détecter les dysfonctionnements opérationnels, facturer vos clients, suivre la productivité et d'autres objectifs similaires qui ont une incidence sur l'ensemble de votre entreprise. Il est préférable de tenir compte dès le départ des préoccupations des employés en matière de protection de la vie privée et de ne pas dépasser certaines limites. Voici quelques-uns des paramètres que vous pouvez prendre en compte pour mesurer la productivité de votre personnel :
Taux d'achèvement des tâches : Le suivi des tâches accomplies dans les délais par rapport au nombre de tâches en retard permet d'évaluer les performances d'un employé.
Volume de production : Recueillir des données sur le nombre de tâches accomplies dans un délai donné plutôt que de surveiller les frappes au clavier ou d'autres mesures de surveillance invasives. Vérifiez le nombre de projets, d'articles rédigés, etc.
Les scores de satisfaction de la clientèle : Le meilleur retour d'information qu'un employé puisse avoir provient de la manière dont il interagit avec les clients dans un rôle de contact avec la clientèle. Vérifiez le CSAT, le temps d'attente moyen ou la résolution au premier appel.
Travail d'équipe : Analysez si vos employés collaborent avec d'autres membres de l'équipe ou avec des travailleurs à distance, ou s'ils possèdent de bonnes compétences interdépartementales au cas où celles-ci seraient nécessaires dans leurs fonctions spécifiques.
Engagement des employés : Évaluer en profondeur si les employés sont motivés et engagés dans leur travail ; si ce n'est pas le cas, il est inutile de suivre la productivité ; il est tout à fait naturel qu'elle soit plus faible dans ce cas.
Gestion de projet: Suivre et comprendre comment les employés gèrent leurs projets, comment ils gèrent les contacts avec les partenaires fournisseurs et comment ils progressent par rapport aux étapes fixées.
3. Obtenir le consentement du salarié
L'obtention du consentement de l'employé à être surveillé est le fondement de l'éthique de la surveillance. Vos employés doivent donner leur consentement explicite au partage de leurs informations privées et, en même temps, avoir la possibilité de se retirer s'ils ne souhaitent pas utiliser les outils de surveillance.
Notez que vous devez avoir une raison commerciale légitime d'utiliser un logiciel de surveillance des employés, et respecter les lois et réglementations relatives à la surveillance des employés dans votre région.
4. Éviter l'utilisation abusive des données chronologiques
Si vous commencez à utiliser les données collectées pour en faire une arme contre votre équipe, les microgérer ou leur dire qu'ils prennent trop de pauses, vos employés se sentiront surveillés et leur confiance dans le processus s'érodera. Essayez de ne collecter que des données qui éclairent les décisions ayant un impact sur vos décisions commerciales.
Avec Timeular, votre équipe suivra son temps sans effort, et vous pourrez facilement gérer les présences et les congés.
Renforcer la confiance des employés grâce à un logiciel de surveillance éthique des employés
Le suivi du temps fournit des données essentielles pour votre entreprise et vous permet de prendre des décisions en toute confiance sur la base de données plutôt que de décisions instinctives. Cependant, s'il est mal utilisé, il entrave la productivité et va à l'encontre de son objectif initial.
L'utilisation d'un outil de suivi des heures de travail qui protège la vie privée des employés grâce à des mesures anti-surveillance, qui s'intègre facilement à votre infrastructure et qui rend le suivi des heures de travail transparent peut être facilement adoptée par votre équipe.
FAQ
Quels sont les problèmes posés par la surveillance électronique ?
La surveillance électronique peut entraîner une baisse du moral des employés, des problèmes de protection de la vie privée et une certaine méfiance de la part des employés. Elle peut créer un environnement de travail hostile où les employés se sentent constamment surveillés, à moins qu'ils ne soient clairement informés des objectifs commerciaux que vous essayez d'atteindre avec la surveillance électronique. La surveillance électronique peut également réduire la productivité et l'engagement au travail.
Quels sont les avantages et les inconvénients de la surveillance des employés ?
Les avantages de la surveillance des employés, lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, peuvent être une productivité accrue, un suivi précis du temps, une plus grande sécurité et une meilleure affectation des ressources.
Les inconvénients de la surveillance des employés sont souvent l'atteinte à la vie privée, l'érosion de la confiance des employés, l'impact négatif sur le moral ou le risque d'utilisation abusive.
Quels sont les risques liés à la surveillance des employés ?
Les risques associés à la surveillance des employés sont liés à des problèmes juridiques et à des sanctions pour l'employeur, à une atteinte à la vie privée, à une diminution de la satisfaction et de l'engagement au travail, à une augmentation du stress au travail ou à une atteinte à la réputation de l'entreprise.