Cómo un proveedor global utiliza Timeular para optimizar procesos y seguir siendo rentable

Nadiya Eichberg es Jefa de Pruebas de Baterías en Kiwa, un proveedor global independiente e imparcial de servicios de Pruebas, Inspección y Certificación (TIC) en una amplia variedad de mercados internacionales. Nadiya y su equipo prueban y certifican principalmente baterías de iones de litio, y también realizan pruebas medioambientales en diferentes componentes.

El reto: confiar en las estimaciones de los proyectos para seguir siendo rentables

Antes de implantar Timeular, los equipos de Kiwa no hacían un seguimiento del tiempo, por lo que sólo disponían de estimaciones aproximadas de la duración total de cada proyecto en el que trabajaban.

Para asegurarse de que estaban cobrando la cantidad correcta por los proyectos en consonancia con la cantidad de trabajo realizado, el equipo directivo se dio cuenta de que necesitaban encontrar una herramienta que les permitiera realizar fácilmente un seguimiento de su tiempo y obtener datos precisos para comprenderlo.

La solución: utilizar Timeular para comprender rápidamente cómo seguir siendo rentable y mejorar los procesos.

Un equipo de Kiwa introdujo Timeular en su equipo y, basándose en su éxito y satisfacción, Timeular se extendió a todos los equipos de la organización Kiwa Primara.

"Timeular es sencillo y muy fácil de usar, por lo que los equipos se acostumbraron rápidamente. Nos facilita mucho ver dónde podemos optimizar nuestro tiempo y nuestros procesos."

Los equipos de Kiwa empezaron a hacer un seguimiento de su tiempo para ver cómo los precios que cobraban por los proyectos se comparaban con lo que habían previsto y lo que esperaban en términos de cantidad de trabajo.

Los proyectos están separados y la aplicación de los sistemas de carpetas es diferente en cada departamento. Cada carpeta tiene su propio conjunto de actividades. El equipo de Nadiya utiliza las actividades para cada proyecto en el que trabajan, de modo que les resulta rápido y fácil registrar su tiempo. Algunos equipos también utilizan #hashtags y @menciones dentro de sus carpetas para especificar la tarea que están realizando para cada proyecto, como "pruebas" o "documentación del proyecto".

Nadiya y su equipo utilizan el seguimiento contextual para rellenar sus hojas de horas en función del tiempo que pasan en aplicaciones y sitios web. Esto resulta especialmente útil cuando se olvidan de registrar su tiempo. Esta es solo una de las funciones de seguimiento automático del tiempo de Timeular.

Cuando un proyecto tarda más de lo previsto, Nadiya puede consultar los datos de Timeular e identificar por qué tarda más y si es necesario ajustar los precios.

Nadiya compara el proyecto con otro de precio fijo ya encargado. Allí puede ver que el precio preveía 40 horas de trabajo, pero el proyecto acabó llevando 60 horas en total.

Comparando con otro proyecto con las mismas condiciones, el equipo puede ajustar los precios en consecuencia. Esto permite a Kiwa seguir siendo rentable y pone de relieve dónde es necesario optimizar.

Cuando un proyecto se alarga demasiado, Nadiya utiliza Timeular para identificar qué tareas están llevando demasiado tiempo y puede decidir cómo ahorrar ese tiempo revisando sus procesos e introduciendo mejoras. "Gracias a Timeular, podemos hacer que cada hora sea más eficiente".

Nadiya consulta los datos en Timeular cada mes y envía los informes a la dirección. Le encanta la pestaña insights y afirma que "la visión de conjunto que ofrece es realmente potente y muy visual, lo que nos ayuda a encontrar rápidamente la información que buscamos."

El resultado: optimización de la racionalización

Nadiya y su equipo están muy contentos con Timeular , ya que es "muy rápido y fácil de usar", y ahora saben cuánto tiempo han invertido en horas en cada proyecto, en lugar de hacer estimaciones en semanas como antes.

Ahora pueden saber exactamente cuánto tarda un proyecto en tiempo real, lo que les permite tomar las medidas necesarias para optimizar los procesos y seguir siendo rentables.

Nadiya y su equipo están deseando utilizar más funciones de automatización en el futuro para seguir optimizando sus procesos.