Herramientas de gestión del tiempo para mejorar su productividad

No hay otra moneda en la que todos seamos igual de ricos y, sin embargo, desperdiciemos con tanta frecuencia: el tiempo.

Sin embargo, dominar su uso nos diferencia como personas y como empresas. Una buena gestión del tiempo puede desbloquear la productividad, reducir el estrés y alcanzar tus objetivos.

En este artículo te guiaré:

• Los entresijos de las técnicas eficaces de gestión del tiempo

• Las razones por las que te cuesta gestionar el tiempo

• Herramientas punteras de gestión del tiempo que le ayudarán a controlar su tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar el tiempo que dedicamos a determinadas actividades. Implica fijar objetivos, priorizar tareas y distribuir el tiempo eficazmente para lograr los resultados deseados.

Aunque nos permite trabajar de forma más inteligente, ser más productivos y encontrar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, afinar nuestra relación con el tiempo requiere una gran cantidad de habilidades de gestión del tiempo y constantes reajustes. En mi investigación, encontré una definición que resume todas las facetas del tiempo y cómo debe ser nuestra relación con él:

¿Por qué le cuesta gestionar el tiempo?

Sí, las herramientas y técnicas de gestión del tiempo son innegablemente fundamentales en nuestra productividad y en nuestra capacidad para finalizar nuestra lista de tareas pendientes o gestionar proyectos con éxito, pero no son suficientes.

Por lo tanto, antes de pasar a las técnicas de seguimiento del tiempo y a las mejores herramientas de gestión del tiempo, debes tener claro por qué tienes problemas con la gestión del tiempo en la actualidad.

• Estás sobrevalorando: A menudo somos víctimas de la falacia de la planificación, sobreestimamos lo que podemos conseguir en un plazo determinado y acabamos acumulando listas de tareas pendientes. ¿Cuántas veces planeas terminar un informe en dos horas pero acabas tardando cuatro, echando por tierra toda tu agenda? Esto tiene que ver con fijarse objetivos realistas, no con aprender mejores prácticas de gestión del tiempo.

• No estableces prioridades: Si no tienes claras tus prioridades, puedes perder tiempo en tareas menos importantes y descuidar las más importantes. ¿Pasas horas respondiendo correos electrónicos que no son urgentes mientras se acerca el plazo de entrega de un proyecto importante? Entonces, trabaja primero en tus comportamientos de priorización de tareas.

• Te distraes con facilidad: Hoy en día no puedes evitar las distracciones, las notificaciones y la gratificación instantánea. El "voy a mirar las redes sociales un minuto" se convierte fácilmente en una hora de productividad perdida. Puede ser útil aprender primero a superar la procrastinación.

• No planificas de forma realista: No planificar con antelación lleva a la pérdida de tiempo y al incumplimiento de plazos, por no hablar de la ansiedad por el tiempo. Hay que analizar en profundidad todo lo que hay que hacer y planificar de forma crítica las tareas y la carga de trabajo.

• Utilizas herramientas obsoletas: En la medida en que las herramientas nos ayudan a aumentar la productividad y a realizar un gran trabajo, en esa misma medida nos ralentizan y bloquean nuestro progreso si están anticuadas. Independientemente de si se trata de una herramienta de gestión de proyectos o de tareas, tiene que ser rápida y automática y acelerar tu trabajo en lugar de interrumpirlo.

• Nunca digas no al trabajo: Asumir demasiados compromisos puede dispersar demasiado tu tiempo. Tienes que saber si tienes un problema subyacente de gestión del tiempo o una incapacidad para decir que no, y empezar a utilizar un programa de control del tiempo. He escrito una guía completa sobre cómo decir que no en el trabajo, que podría ayudarte si ese es tu caso.

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Asegúrese de comprender estos retos como primer paso para abordarlos antes de empezar a aplicar otras técnicas de gestión del tiempo o de invertir en un software de seguimiento del tiempo. No obstante, vamos a explorar qué estrategia de gestión del tiempo te conviene de entre las siguientes técnicas.

Técnicas de gestión del tiempo

1. La técnica Pomodoro

Desarrollada por Francesco Cirillo cuando era estudiante, esta técnica utiliza un temporizador para dividir el trabajo en intervalos. Puede que sea parcial, ya que es mi sistema de gestión del tiempo favorito, pero hace maravillas en mi forma de enfocar la gestión de tareas.

Así, con el temporizador Pomodoro, tendrás una sesión de concentración de 25 minutos (llamada "Pomodoros"), separada por una breve pausa de 5 minutos. Después, el ciclo continúa. La sesión de trabajo profundo Pomodoro puede variar en duración en función del tiempo que necesites para concentrarte.

Este cronómetro me ayuda a mantener la concentración durante 25 minutos seguidos y me prepara para dirigir mi atención a una única tarea que debo realizar en ese tiempo.

Cómo aplicar la técnica Pomodoro:

1. Elige una tarea en la que trabajar.

2. Ponga un temporizador durante 25 minutos.

3. Trabaja en la tarea hasta que suene el temporizador.

4. Tómate un breve descanso de 5 minutos.

5. Repite.

6. Después de cuatro Pomodoros, tómate un descanso más largo de 15-30 minutos.

2. La regla 1-3-5

La Regla 1-3-5 es un método sencillo para priorizar las tareas diarias, ya sean tareas administrativas o tareas que requieran más capacidad mental. He descubierto esta técnica hace poco y tengo que decir que me ayuda a sentir que realizo múltiples tareas variadas en un día. Además, he descubierto que me ayuda a equilibrar mi carga de trabajo y a seguir fácilmente los progresos en el trabajo.

Esta norma implica completar lo siguiente:

1. Una gran tarea

2. Tres tareas medianas

3. Cinco pequeñas tareas

Parece factible, ¿verdad? Para mí, realmente fue un cambio de juego que puso las cosas en perspectiva cuando se trata de asignar tareas y tiempo. Sobre todo si pasas por alto la dificultad de algunas de tus tareas y crees que puedes lograr más de lo que realmente puedes en un día.

He aquí cómo aplicar la regla 1-3-5:

1. Identifique una tarea importante que requiera mucho tiempo y esfuerzo.

2. Selecciona tres tareas medianas que sean importantes pero que requieran menos tiempo que tu gran tarea.

3. Elija cinco pequeñas tareas que pueda realizar rápidamente, como responder a correos electrónicos o actualizar su lista de tareas pendientes.

4. Concéntrese en completar estas nueve tareas a lo largo del día.

Ejemplo: Tu lista 1-3-5 podría incluir escribir una propuesta de proyecto (tarea grande), investigar un poco, actualizar una hoja de cálculo, preparar una reunión de equipo (tareas medianas), responder a correos electrónicos, actualizar tu calendario y archivar informes de gastos (tareas pequeñas).

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3. La matriz Eisenhower

Llamada así en honor del presidente Dwight D. Eisenhower, la Matriz Eisenhower le ayuda a priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Con esta potente herramienta de gestión del tiempo, aprenderás a asignar tareas en los cuatro cuadrantes siguientes:

• Urgente e importante (Do): Crisis, problemas acuciantes o proyectos con fecha límite.

• Importante pero no urgente (Horario): Planificación o establecimiento de relaciones.

• Urgente pero no importante (Delegar): Interrupciones, llamadas o algunas reuniones en las que su presencia no es obligatoria.

• Ni urgentes ni importantes (Eliminar): Las pérdidas de tiempo, los correos electrónicos que pueden esperar o las llamadas telefónicas.

Cómo aplicar la Matriz de gestión del tiempo:

1. Enumera todas tus tareas del día o de la semana.

2. Evalúe la urgencia y la importancia de cada tarea.

3. Coloque cada tarea en los cuadrantes correspondientes.

4. Pasa a la acción: Empieza por las tareas importantes y las urgentes, seguidas de los demás cuadrantes.

4. Bloqueo temporal

El método de bloqueo temporal le ayuda a "bloquear" literalmente su tiempo y protegerlo. Consiste en dividir el día en franjas horarias dedicadas a tareas o actividades específicas. De este modo, sabes que el tiempo que dedicas a ciertas tareas importantes está planificado de antemano, y nada puede interrumpir tu progreso en las prioridades clave.

He aquí cómo poner en práctica el bloqueo del tiempo:

1. Identifique sus tareas más importantes y calcule el tiempo necesario para cada una.

2. Divida su día en bloques de tiempo (por ejemplo, 30 minutos, 1 hora) y asigne tareas a cada bloque.

3. Trata cada bloque como una cita contigo mismo y resiste las interrupciones durante estas sesiones de trabajo concentrado.

4. Incluye pausas y tiempo de reserva para tareas imprevistas o retrasos.

5. Revise y ajuste periódicamente sus bloques de tiempo en función de sus progresos y de la evolución de sus prioridades.

5. Cómete la rana

"Comerse la rana" es una estrategia de gestión del tiempo que anima a abordar la tarea más importante, difícil o temida a primera hora de la mañana. En esencia, esa tarea es tu "rana". Si la terminas pronto, cogerás impulso y te sentirás realizado durante el resto del día.

Tengo que admitir que este no es mi método favorito, ya que soy más activo a última hora del día, pero a mi colega, Karolina, le encanta este método. Esto es lo que ella dice:

¿Mi estrategia favorita para gestionar el tiempo? Empezar el día o la semana con la tarea menos agradable. Esta técnica, llamada "comerse la rana", me asegura completar todas las tareas de mi lista de pendientes, no sólo las que me parecen interesantes. Karolina Matyska, Responsable de marketing de contenidos

He aquí cómo aplicar esta técnica:

1. Identifique su tarea más crítica o desalentadora del día.

2. Aborde primero esta tarea antes de pasar a otras actividades.

3. Resiste la tentación de posponer las cosas o de trabajar primero en tareas más fáciles.

4. Celebra tus logros para impulsar tu productividad a lo largo del día.

5 mejores herramientas de gestión del tiempo

Las herramientas de gestión del tiempo tienen muchos usos en una empresa. El software de seguimiento del tiempo ayuda a capturar las horas facturables, que luego se facturan a los clientes, y ayuda a tomar decisiones críticas basadas en los datos de seguimiento del tiempo. Al mismo tiempo, estas herramientas ayudan a tomar mejores decisiones de gestión de proyectos con estimaciones respaldadas por datos.

Entremos de lleno y descubramos las características de cada herramienta de gestión del tiempo.

1. Timeular para el seguimiento centralizado del tiempo y la gestión de permisos

Timeular es una aplicación de control del tiempo todo en uno que destaca por sus formas inteligentes, seguras y automatizadas de controlar el tiempo, así como por su cubo de control del tiempo.

Además, Timeular cuenta con funcionalidades de IA y permite también el seguimiento de las bajas, lo que permite una solución unificada y automatizada para múltiples funciones.

Galardonada por Capterra por su intuitividad como la "Mejor Herramienta en Facilidad de Uso en 2023" y utilizada por más de 100.000 usuarios, Timeular elimina las conjeturas de sus datos mientras requiere un simple compromiso por su parte: dedicar solo un minuto de su día a rellenar sus hojas de horas. Timeular se encargará del resto.

Estas son las principales funcionalidades de Timeular:

• Ofrece distintas formas de controlar el tiempo: control de tiempo automatizado, entradas de tiempo basadas en IA o control de tiempo manual para los más anticuados. Tenga en cuenta que, independientemente del método, no pasará más de 1 minuto al día controlando el tiempo con Timeular. Así de fácil.

• Es la única aplicación de seguimiento del tiempo con un dispositivo físico incluido que, una vez volteado, realiza el seguimiento de otra tarea en el software.

El genial gadget de seguimiento del tiempo de Timeular es uno de sus métodos para realizar un seguimiento rápido del tiempo

Sus 100.000 usuarios la adoran, ya que hace que el control del tiempo sea divertido, agradable, rápido y táctil.

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• Permite a los usuarios automatizar, personalizar y exportar informes de tiempo rápidamente. La ventaja es que los informes tienen un aspecto limpio y no hay fórmulas de Excel implicadas en el proceso.

• Funciona como seguimiento de horas extraspor lo que todas las horas extraordinarias o deficitarias de un empleado se capturan automáticamente en los informes en función de sus horas de trabajo preestablecidas.

• Está diseñado para detectar patrones de productividad individuales con IA, como aplicaciones que te hacen procrastinar o te informan de en qué momentos eres más productivo.

• Captura las horas facturables y seguimiento de PTO y envía notificaciones para rellenar hojas de horas detalladas sin salirse del presupuesto. Aunque Timeular está disponible para un número ilimitado de usuarios en su plan de control horario Enterprise, su precio para un plan personal empieza en 6,89 $.

2. Todoist para una gestión fluida de las tareas

Todoist es una interfaz sencilla y fácil de usar que resulta potente para la gestión del tiempo gracias a su principal característica: las listas de tareas pendientes.

Debes tener en cuenta que Todoist no es un software nativo de seguimiento del tiempo, sino una herramienta de gestión de tareas. Te ayuda a organizar y planificar tus tareas en una lista de tareas pendientes, así como a colaborar en proyectos de equipo.

Estas son las principales funcionalidades de Todoist:

• Tiene una interfaz limpia que contribuye a una gestión fluida de las tareas

• Es compatible con una sólida gestión de tareas, ya que permite establecer fechas recurrentes, clasificar tareas por prioridad, secciones y subsecciones;

• Permite añadir notas de voz, comentarios y capturas de pantalla a las tareas asignadas;

• Incluye una amplia variedad de plantillas para añadir tus tareas en lugar de crear tus propias plantillas;

• Facilita la colaboración a través de compartiendo proyectos con su equipo y delegando tareas o la programación del equipo;

• Añade diversión y disfrute a tus listas de tareas pendientes con la gamificación al ofrecerte una vista previa de tus logros.

3. Recuerda la Leche para una lista de tareas organizada

Por su nombre, se puede entender que Remember the Milk se creó para ayudar a los usuarios a no olvidar más esa botella de leche que querían comprar en el supermercado, pero volvieron a casa sin ella.

Sin embargo, Remember the Milk ha ido más allá de las listas de la compra y ofrece mucho más. Es, en esencia, una aplicación de listas de tareas diseñada para simplificar y planificar las tareas de forma eficiente sin olvidar los elementos más importantes.

Estas son las principales funciones de Remember the Milk:

• Incluye una función de listas inteligentes que crea automáticamente nuevas listas en función de tus criterios de búsqueda;

• Proporciona recordatorios basados en la ubicación que se activan al entrar en una zona geográfica o ubicación específica;

• Ofrece etiquetas codificadas por colores que ayudan a diferenciar y priorizar las tareas en función de su color, para que ya no te olvides de la leche;

• Permite filtrar las tareas por prioridad para centrarse primero en los elementos más críticos.

• Permite compartir y delegar tareas de forma intuitiva para colaborar a la perfección con tu equipo;

4. Bosque para la concentración y la productividad

Mantener la concentración, tal y como se ha mencionado anteriormente en la sección dedicada a los problemas con la gestión del tiempo, no es una tarea fácil en sí misma. Por eso, Forest intenta cambiar esta situación gamificando el proceso de concentración y combinándolo con un incentivo benéfico.

En esencia, cuando tienes una sesión de concentración, "plantas" un árbol virtual. Si abandonas la aplicación antes de la hora establecida, tu árbol muere. Con el tiempo, crece un bosque que representa tus sesiones de concentración, y esa es la representación visual de tu productividad. Esto añade un sentido a la aplicación y contribuye a la sostenibilidad medioambiental.

Estas son las principales funciones de Forest:

• Ofrece sesiones de concentración gamificadas con plantación virtual de árboles para visualizar tus progresos y tu productividad;

• Incluye temporizadores de enfoque personalizables que van de 10 minutos a 2 horas, en función del tiempo que necesites enfocar;

• Cuenta con una iniciativa real de plantación de árboles a través de una asociación con Árboles para el Futuro, y presenta especies de árboles desbloqueables para mantenerte motivado.

• Permite sesiones de concentración colaborativas con amigos.

5. Trello para la gestión de tareas y proyectos

Seguro que has oído hablar de Trello si aún no lo utilizas. Trello es una herramienta de gestión de proyectos que transforma proyectos complejos en tableros visualmente atractivos.

Trello conquista a los usuarios por su sencillez y permite organizar, priorizar y hacer un seguimiento de las tareas con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.

• Ofrece un sistema visual de tableros, listas y tarjetas para organizar tareas y proyectos, lo que facilita una visión rápida del progreso de los proyectos;

• Viene con una funcionalidad intuitiva de arrastrar y soltar para una gestión de tareas súper sencilla;

• Incluye tarjetas personalizables con listas de control, fechas de vencimiento y archivos adjuntos, y permite añadir comentarios.

• Se integra a la perfección con una amplia variedad de herramientas, entre las que se encuentran Google Drive, Dropbox y Slack;

Empiece a dominar su gestión del tiempo

La gestión eficaz del tiempo es una combinación de conciencia del tiempo, uso de las herramientas y técnicas adecuadas y constancia.

Recuerde que dominar la gestión del tiempo también es un proceso continuo de adaptabilidad, pero al combinar todos los elementos presentados anteriormente, debería descubrir la clave para gestionar el tiempo con éxito.

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