¿Cuáles son algunos de los inconvenientes de la vigilancia electrónica de los empleados?
La supervisión de los empleados es un arma de doble filo.
Aunque el software de supervisión de empleados proporciona innegables beneficios para la productividad y la eficiencia operativa, su uso indebido suele tener un impacto negativo.
¿Cuáles son los inconvenientes de la supervisión electrónica de los empleados y cómo se puede equilibrar la productividad con el seguimiento de los empleados?
En este artículo aprenderás:
Qué tipos de tecnología de supervisión de empleados se utilizan con frecuencia
Ventajas e inconvenientes del control de los empleados
Buenas prácticas para implantar herramientas de supervisión de empleados
¿Qué es la supervisión de empleados?
La supervisión de empleados es la práctica de utilizar diversos programas de supervisión para controlar y registrar las horas de trabajo y la productividad de los empleados en el trabajo. Desde el seguimiento de las horas de trabajo hasta la supervisión del uso de Internet e incluso la captura de las pulsaciones del teclado, la supervisión de los empleados puede adoptar muchas formas.
Básicamente, el objetivo es recopilar datos que ayuden a los directivos a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la productividad y la eficiencia operativa general.
En los últimos años, el trabajo remoto e híbrido se ha convertido en la norma, por lo que ha aumentado el uso de software de control de empleados. Sin embargo, las soluciones de supervisión de empleados también se utilizan en entornos de oficina tradicionales.
Al mismo tiempo, aunque la intención detrás de la supervisión de los empleados suele ser aumentar la productividad y la seguridad de la empresa o incluso facturar a los clientes, la implantación de este tipo de herramientas suele acarrear consecuencias no deseadas. Las cuestiones que se plantean debido a la supervisión suelen estar relacionadas con la privacidad, la confianza y el impacto general en la cultura del lugar de trabajo.
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Tipos de control de los empleados
Los métodos y herramientas de seguimiento de empleados incorporan funciones que tienen un impacto directo en los procesos empresariales, pero que son innecesarias e incluso poco éticas. Estas son algunas de las formas en que las organizaciones suelen hacer un seguimiento de la actividad de los empleados:
Supervisión automática de todas las actividades realizadas por los empleados
Una forma de controlar a los empleados es rastrear su actividad informática. En Timeular, el seguimiento del trabajo de los empleados se realiza de múltiples formas automatizadas:
Realizan un seguimiento del uso de las aplicaciones para recordar sus actividades laborales
Básicamente, los empleados comprueban en qué aplicaciones, documentos y sitios web han trabajado en un momento específico del día y, a continuación, deciden qué se convierte en una entrada de tiempo automática para sus hojas de horas.
Tenga en cuenta que, en este caso, cualquier persona tiene autonomía sobre sus datos y elige lo que se convierte en informe o no, y luego decide si los empresarios o directivos tienen acceso a todas sus capturas automáticas.
Seguimiento de las horas de trabajo de los empleados
El seguimiento de las horas de trabajo de los empleados es una de las mejores formas de responder a la eterna pregunta: "¿Cómo medir la productividad de los empleados?". Recuerde que, al evaluar el tiempo de seguimiento de las horas de trabajo de los empleados en diferentes proyectos y actividades, es necesario compararlo también con su rendimiento.
Una vez que registre el tiempo dedicado a reuniones, proyectos de clientes, tareas administrativas y otras actividades en un sistema de control horario, podrá obtener información sobre los cambios operativos necesarios en su empresa. Con una herramienta de seguimiento automático del tiempo, no es necesario calcular las horas de trabajo, ya que se muestran automáticamente en informes como el que se muestra a continuación.
- Leer ahora: Hojas de horas de varios empleados
Supervisión de pulsaciones
Este método revela cuántas veces pulsa un empleado el teclado de su dispositivo. Algunos empleadores utilizan estos datos para determinar el rendimiento de los empleados. Mientras que algunas empresas adoptan estos datos de los empleados, en Timeular, los consideramos innecesarios, y no consideramos que contribuyan a los objetivos o al crecimiento del negocio de ninguna manera.
Tomemos el ejemplo de un equipo que trabaja en un entorno remoto.
En tal caso, los empleados necesitan comunicarse a través de mensajes más de lo que lo harían en una oficina. Por lo tanto, la supervisión de las pulsaciones de teclas no informaría de la eficiencia operativa ni de ninguna otra métrica cualitativa. Por el contrario, le sobrecargaría de información, pero no de valiosos análisis de la plantilla.
Otro inconveniente de la supervisión de las pulsaciones de teclas es que puede captar información sensible, lo que puede suponer una violación de la intimidad y bajar la moral de los empleados.
Seguimiento de la ubicación
La supervisión del lugar de trabajo es otro método incluido en el software de supervisión de empleados. Sin embargo, sólo debe utilizarse en caso necesario. Es importante en los casos en que un empleado visita las instalaciones de un cliente, trabaja sobre el terreno y permite a los gestores acceder a las rutas de los empleados, garantizando que su seguridad en el trabajo está bajo control y se tienen en cuenta los protocolos de seguridad.
Sin embargo, el software de control de la localización es innecesario en determinados casos y puede perjudicar a los empleados si estos datos se utilizan como arma contra ellos.
Control de la actividad en pantalla
Otro método de supervisión de empleados consiste en rastrear la actividad de la pantalla de un empleado mediante capturas de pantalla.
A menudo, las capturas de pantalla no revelan información sobre cuánto tiempo está trabajando un empleado, cómo planificar su capacidad o si es productivo o no. De este modo, controlarás los hábitos de trabajo de los empleados o todas las pausas que puedan hacer. De hecho, puede crear una sensación de incomodidad, como si el Gran Hermano estuviera vigilando, lo que resulta muy invasivo.
Videovigilancia
La videovigilancia se utiliza a menudo como medida de seguridad y garantiza que no se produzcan robos u otros comportamientos no aceptados en el trabajo. Si en su organización se utiliza este método de vigilancia de los empleados, asegúrese de obtener el consentimiento de éstos y de cumplir la normativa federal y estatal.
¿Cuáles son las ventajas de la supervisión de los empleados?
Hay muchos objetivos empresariales razonables para los que es necesario el seguimiento de los empleados en una empresa:
Los datos de los empleados se utilizan para calcular las horas de trabajo para los informes de nóminas;
La supervisión de los empleados le ayuda a responder a la eterna pregunta de cómo medir la productividad de los empleados y mejorarla.
Hay empresas como agencias de marketing que facturan el tiempo trabajado en los proyectos. Por lo tanto, la necesidad de informes transparentes para los clientes es fundamental.
Los datos de seguimiento de los empleados sacan a la luz lagunas operativas en determinados procesos empresariales que le hacen perder tiempo o recursos. Una vez analizados los datos de actividad de los usuarios, podrá mejorar todos los procesos con información basada en datos. De forma indirecta, estos conocimientos pueden impulsar las ventas, mejorar la productividad y la retención de empleados, o repartir adecuadamente la carga de trabajo entre los empleados.
Además deluchar por la eficiencia, las organizaciones utilizan el software de supervisión de empleados para mitigar los riesgos de seguridad, que es, quizás, la razón empresarial más legítima para la supervisión de empleados. Las filtraciones de datos son bastante comunes, y si estás monitorizando a los empleados, podrás identificar las acciones que un empleado llevó a cabo y que condujeron a una filtración de datos.
- Utilizar la supervisión de los empleados le ayuda a controlar el robo de datos y a prevenir estos comportamientos. Los estudios demuestran que el 9,4 % de los empleados filtran datos en un periodo de seis meses, y es probable que roben datos confidenciales dos semanas antes de dimitir.
¿Cuáles son los contras de la supervisión de los empleados?
Si está empezando a elaborar su estrategia de supervisión de empleados, debe ser consciente de las técnicas poco éticas que se practican a menudo, que pueden disminuir la moral de los empleados y hacer que se sientan bajo vigilancia constante.
Desgranemos los contras de estas prácticas y encontremos las formas adecuadas de controlar a los empleados:
Disminución de la moral de los empleados: Muchas veces, los directivos utilizan los datos recopilados para microgestionar a sus equipos, dar más trabajo a determinados miembros del equipo y reducir la autonomía del empleado en el trabajo. Estos comportamientos repercuten negativamente en la forma en que se sienten los empleados e incluso afectan a su bienestar.
Preocupación por la privacidad: El software de seguimiento con funciones como la videovigilancia y la localización almacena información sensible sobre los empleados en la nube pública, lo que plantea enormes problemas de privacidad. Por ejemplo, a menos que el seguimiento de la ubicación sea necesario para los empleados que trabajan en las instalaciones del cliente o por otras razones de seguridad, debe evitarse.
Desconfianza de los empleados: Es fácil que los empleados sientan desconfianza y malinterpreten las intenciones del empresario.
Cuestiones jurídicas: LaLey dePrivacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 regula la vigilancia electrónica de los empleados. Por tanto, los empresarios deben comunicar explícitamente a sus empleados y respetar los principios éticos incluidos en la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas para mantenerse alejados de problemas legales.
La supervisión de los empleados está desacreditada: A menos que explique claramente los objetivos de la supervisión de los empleados, su equipo puede desacreditar la importancia de la supervisión. De ahí que la forma en que gestionan la utilización del software repercuta en la recopilación de datos y en las perspectivas sobre las que estás tomando decisiones empresariales.
Buenas prácticas en software de control de empleados
Si quiere combatir los contras de la supervisión de empleados y beneficiarse al mismo tiempo de sus ventajas, debe implantarla con eficacia. Veamos algunas de las mejores prácticas para garantizar que la supervisión de los empleados resulte positiva y productiva para todos los implicados.
1. Crear una política transparente de control de los empleados
Para garantizar la aceptación de estas herramientas de supervisión por parte de los empleados, debe comunicar claramente a su equipo el objetivo que persigue la implantación de este tipo de software, así como los datos que recopila.
Comprender cómo afecta una herramienta específica tanto a la empresa como a cada individuo hace que confíen en ella y la adopten sin segundas intenciones ni temores.
Un ejemplo de herramienta de control que no se implantó correctamente fue Barclays. La empresa instaló sensores debajo de las mesas de los empleados en su oficina de Londres con el fin de conocer el uso del espacio de oficina. Sin embargo, debido a la falta de una explicación clara de por qué se implantaron los sensores, los empleados empezaron a quitarlos o tirarlos.
Estas implementaciones deficientes de la supervisión de empleados conducen a un bajo uso de la herramienta en la que ha invertido y al incumplimiento de sus objetivos. Expresa claramente que buscas detectar comportamientos de alto riesgo y proteger los datos y la información sensible de la empresa.
Timeular no admite capturas de pantalla ni la utilización de datos de seguimiento como arma. Por eso los jefes pueden ver los datos de seguimiento horario de un empleado con un retraso de 12 horas.
2. Mida las métricas que realmente importan
La supervisión de los empleados debe implementarse para detectar disfuncionalidades operativas, facturar a sus clientes, realizar un seguimiento de la productividad y otros objetivos similares que repercuten en su negocio en general. Lo mejor es tener en cuenta desde el principio las preocupaciones por la privacidad de los empleados y no sobrepasar ciertos límites. Algunas de las métricas que podría tener en cuenta para medir la productividad de la plantilla son:
Índices de finalización de tareas: Realiza un seguimiento de las tareas completadas a tiempo frente al número de tareas atrasadas para informar sobre el rendimiento de un empleado.
Volumen de resultados: Recopile datos sobre cuántas tareas se completaron en un plazo de tiempo en lugar de controlar las pulsaciones de teclas u otra medida de vigilancia invasiva. Compruebe el número de proyectos, artículos escritos y otros.
Puntuaciones de satisfacción del cliente: La mejor retroalimentación que un empleado puede tener proviene de la forma en que interactúa con los clientes en un papel de cara al cliente. Comprueba el CSAT, el tiempo medio de espera o la resolución de la primera llamada.
Trabajo en equipo: Analiza si tus empleados colaboran con otros miembros del equipo o trabajadores remotos o si tienen buenas habilidades interdepartamentales en caso de que sean necesarias en sus funciones específicas.
Compromiso de los empleados: Evalúe en profundidad si están motivados y comprometidos con su trabajo; en caso de que no lo estén, es redundante hacer un seguimiento de la productividad; es natural que su productividad sea menor en tal caso.
Gestión de proyectos: Siga y comprenda cómo los empleados gestionan sus proyectos, cómo gestionan el contacto con los socios proveedores y su progreso con respecto a los hitos.
3. Obtener el consentimiento de los trabajadores
Obtener el consentimiento de los empleados para ser supervisados es la base de la ética de la supervisión. Tus empleados deben dar su consentimiento explícito para compartir su información privada y, al mismo tiempo, tener la opción de excluirse si no están dispuestos a utilizar herramientas de supervisión.
Tenga en cuenta que debe tener una razón empresarial legí tima para utilizar el software de supervisión de empleados, así como respetar las leyes y normativas sobre supervisión de empleados de su región específica.
4. Evitar el uso indebido de los datos de seguimiento temporal
En cuanto empiece a utilizar los datos recopilados como arma contra su equipo, a microgestionarlos o a decirles que se toman demasiados descansos, sus empleados se sentirán vigilados y su confianza en el proceso se erosionará. Intente recopilar únicamente datos que sirvan para tomar decisiones que afecten a su negocio.
Con Timeular, su equipo controlará el tiempo sin esfuerzo, y usted podrá gestionar fácilmente la asistencia y su tiempo libre.
Fomente la confianza de los empleados con un software ético de supervisión de empleados
El control del tiempo proporciona datos fundamentales para su empresa y le permite tomar decisiones seguras basándose en datos y no en intuiciones. Sin embargo, si se utiliza mal, obstaculiza la productividad y frustra su propósito inicial.
Utilizar un rastreador de horas de trabajo que proteja la privacidad de los empleados con medidas contra la vigilancia, se integre fácilmente en su infraestructura y haga que el seguimiento del tiempo sea fluido puede ser adoptado fácilmente por su equipo.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué problemas plantea la vigilancia electrónica?
La vigilancia electrónica puede hacer que baje la moral de los empleados, que se preocupen por su intimidad y que desconfíen de ella. Puede crear un ambiente de trabajo hostil en el que los empleados se sientan constantemente vigilados, a menos que se les informe claramente de los objetivos empresariales que se pretenden conseguir con la vigilancia electrónica. La vigilancia electrónica también puede reducir la productividad y el compromiso laboral.
¿Cuáles son los pros y los contras de la supervisión de los empleados?
Los pros de la supervisión de los empleados, una vez aplicada correctamente, pueden ser una mayor productividad, un seguimiento preciso del tiempo, una mayor seguridad y una mejor asignación de los recursos.
Los contras de la supervisión de los empleados suelen ser la invasión de la privacidad, la erosión de la confianza de los empleados, el impacto negativo en la moral o el riesgo de uso indebido.
¿Cuáles son los riesgos de vigilar a los empleados?
Los riesgos que conlleva la supervisión de los empleados están relacionados con los desafíos legales y las sanciones para el empleador, la violación de la intimidad personal, la reducción de la satisfacción y el compromiso laboral, el aumento del estrés en el trabajo o el daño a la reputación de la empresa.