Leitfaden zur Projektüberwachung: Prozess, Arten, Werkzeuge und Techniken
Zum Projektmanagement gehört mehr als nur die Zuweisung und Überprüfung der zugewiesenen Aufgaben. Es umfasst auch Arbeitslastmanagement, Risikomanagement, Ressourcenzuweisung, Projektberichte und vieles mehr.
Die Projektüberwachung ist eine weitere wichtige Phase des Projektmanagements, die dazu beiträgt, die Projektleistung in jeder Phase des Lebenszyklus eines Projekts zu messen.
In diesem Artikel gehen wir auf die Rolle der Projektüberwachung ein und erklären, wie sie Projektmanagern und wichtigen Stakeholdern bei der Verfolgung von Projektmeilensteinen hilft.
"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design
Was ist Projektüberwachung?
Die Projektüberwachung ist ein fortlaufender Prozess, der dabei hilft, den Fortschritt zu verfolgen, Prozesse zu kontrollieren, zu beobachten und die Leistung und den Fortschritt des Projekts anhand der zuvor festgelegten Ziele und Pläne zu messen .
Für die Projektüberwachung und -steuerung (auch Projektcontrolling genannt) müssen Projektmanager Daten und projektbezogene Details sammeln und analysieren, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, den Zeitplan einhält und seine Ziele erreicht.
Die Echtzeit-Einsichten, die Projektüberwachungswerkzeuge liefern, sind für Projektbeteiligte und -manager von entscheidender Bedeutung, um während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Bedeutung und Nutzen der Projektüberwachung
Effiziente Ressourcenoptimierung
Durch die kontinuierliche Überwachung und Kontrolle der Ressourcenzuweisung und -verwendung trägt ein Projektüberwachungsprozess zur Optimierung der Zuweisung von Personal, Finanzen und Materialien bei.
Es hilft dem Projektleiter, Aufgaben zuzuweisen und den Projektzeitplan entsprechend der Arbeitsbelastung und den Zeitvorgaben auszurichten.
- Lesen Sie auch: Tipps zur Vermeidung von Überlastung Ihres Teams
Identifizierung von Problemen
Die Projektüberwachung trägt dazu bei, potenzielle Probleme, Risiken oder Abweichungen vom Projektplan zu erkennen, und zwar manchmal schon in einem sehr frühen Stadium, was dazu beiträgt, größere Probleme zu vermeiden.
Durch die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts kann ein Projektmanager eine Ausweitung des Projektumfangs und eine Überschreitung des Budgets vermeiden.
Effiziente Kommunikation
Regelmäßige Projektüberwachung und -kontrolle sowie Projektberichte in den verschiedenen Phasen der Projektdurchführung fördern die effektive Kommunikation mit den Teammitgliedern und den am Projekt beteiligten Interessengruppen. Sie liefern aktuelle Informationen, schaffen Vertrauen und fördern das Vertrauen in den Projektfortschritt.
Qualitätskontrolle
Geeignete Projektüberwachungsverfahren stellen sicher, dass die Projektleistungen den Qualitätsstandards entsprechen, und helfen den Projektmanagern, Qualitätsprobleme zu lösen, sobald sie auftreten.
Mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Projekte sind dynamisch, und externe Faktoren können mehrere Projekte auf ihrem Weg beeinflussen. Die Projektüberwachung rationalisiert die Projektplanung und ermöglicht es den Teams, sich an Änderungen des Umfangs oder der Marktbedingungen anzupassen, um sicherzustellen, dass das Projekt mit den sich entwickelnden Umständen übereinstimmt.
Leistungsbewertung bei jedem Schritt
Die Projektüberwachung erleichtert die Bewertung der Leistung von Teams und Einzelpersonen.
Arten der Projektüberwachung
1. Prozessüberwachung
Die Prozessüberwachung oder Aktivitätsüberwachung zielt hauptsächlich darauf ab, die Ressourcennutzung und die Inputs zu verfolgen und zu verstehen, wie die Outputs und Ergebnisse erzielt werden.
2. Überwachung der Begünstigten
Konzentriert sich auf die Verfolgung der Begünstigten im Zusammenhang mit dem Projekt. Es kann auch Beschwerden und Zufriedenheit im Zusammenhang mit diesem Projekt enthalten.
3. Überwachung der Einhaltung
Bei der Überwachung der Einhaltung der Vorschriften wird geprüft, ob das Projekt mit den Zuschüssen, den lokalen Gesetzen, den Verträgen und den ethischen Standards übereinstimmt und ob der gesamte Projektplan eingehalten wird.
4. Finanzielle Überwachung
Wie der Name schon sagt, dient dieses Überwachungsinstrument dazu, die finanzielle Effizienz des Projekts zu verfolgen. Außerdem analysiert es die Ausgaben für das zugewiesene Projektbudget.
5. Überwachung der Ergebnisse
Sie hilft zu ermitteln und zu bewerten, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, um das erwartete Ergebnis zu erzielen. Außerdem hilft es, Daten über die Gesamtwirkung und die Auswirkungen des Projekts zu sammeln.
Welche Rolle spielt die Projektüberwachung im Projektmanagement?
Die Projektüberwachung spielt eine zentrale Rolle im breiteren Kontext des Projektmanagements, insbesondere bei der Ermittlung und Minderung von Risiken, da sie Einblicke in potenzielle Herausforderungen bietet.
Die aus der Überwachung gewonnenen Daten unterstützen die Projektmanager bei der Entscheidungsfindung und der Ermittlung von verbesserungsbedürftigen Bereichen.
Die Projektüberwachung und -kontrolle dient auch als Instrument zur Messung der Projektleistung anhand von Leistungsindikatoren (KPIs), zur Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und zur Aufrechterhaltung der Anpassungsfähigkeit und guten Kommunikation.
Lesen Sie auch: Wie man eine Projektrentabilitätsanalyse durchführt
Welches sind die wichtigsten Komponenten eines effektiven Projektüberwachungsprozesses?
Festlegung von Projektmeilensteinen und -zielen
- Festlegung von SMART-Zielen - spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Diese Ziele bieten einen klaren Fahrplan für das Projektteam und messen den Erfolg.
- Abstimmung der Projektziele auf die Organisation - Stellen Sie eine enge Verbindung zwischen den Projektzielen und den übergeordneten Unternehmenszielen her, um die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu gewährleisten. Durch diese Abstimmung wird sichergestellt, dass das Projekt einen sinnvollen Beitrag zur Organisation leistet.
Ausarbeitung eines Projektüberwachungsplans
- Umfassender Überwachungsplan - Beginnen Sie die Planungsphase, indem Sie einen detaillierten Projektüberwachungsplan mit spezifischen Schritten, Aktivitäten und Zeitvorgaben aufstellen. Dieser Plan dient als Fahrplan für die Projektüberwachung und unterstützt die Projektmanager bei der Kontrolle.
- Identifizierung von KPIs - Auswahl relevanter KPIs für die Projektziele. Diese messbaren Indikatoren helfen bei der Bewertung des tatsächlichen Fortschritts und des Projekterfolgs.
Lesen Sie auch: Wie man einen Projektzeitplan erstellt
Datenerhebung und -analyse
- Methoden und Instrumente - Implementieren Sie Methoden und Instrumente zur Projektüberwachung, um den Projektstatus zu überprüfen. Dazu können beispielsweise regelmäßige Statusbesprechungen, die Anschaffung von Projektmanagement-Software und die Durchführung von Umfragen zur Datenerfassung gehören.
- Datenanalyse - Setzen Sie die erforderlichen analytischen Verfahren ein, um die gesammelten Daten zu interpretieren. Bei dieser Analyse wird nicht nur die Leistung anhand von KPIs bewertet, sondern es werden auch Trends, potenzielle Risiken und verbesserungswürdige Bereiche ermittelt.
Berichterstattung und Kommunikation
- Klare und präzise Projektmanagementberichte - Entwickeln Sie Projektüberwachungsberichte, die klar, präzise und auf die Bedürfnisse der Beteiligten zugeschnitten sind.
- Robuste Kommunikation - Pflegen Sie effektive Kommunikationskanäle für den Austausch von Projektleistungsinformationen mit den Beteiligten. Eine offene Kommunikation fördert die Transparenz und das Vertrauen der Beteiligten und Teammitglieder.
Diese Komponenten bilden zusammen die Grundlage für ein wirksames Projektüberwachungssystem.
Wie man einen Projektüberwachungsplan erstellt
Die Erstellung eines Überwachungs- und Kontrollplans für das Projektmanagement ist unerlässlich. Er garantiert, dass Ihr Projekt auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen Schritt für Schritt bei der Entwicklung eines effektiven Projektüberwachungsplans:
- Definieren Sie die Ziele des Projekts
Wie definieren Sie den Erfolg des Projekts? Formulieren Sie die Ziele und Ergebnisse des Projekts klar und deutlich. Machen Sie sich ein Bild davon, wie Erfolg für Ihr Projekt aussieht, damit Sie eine Grundlage für den Überwachungs- und Kontrollprozess schaffen können.
- Identifizierung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs)
Bestimmen Sie die KPIs, die mit den Projektzielen übereinstimmen. Dazu können Zeit, Kosten, Qualität, Umfangsvergrößerung und andere relevante Faktoren gehören.
- Festlegung von Metriken
Nachdem Sie alle Aufgaben und KPIs identifiziert haben, legen Sie Metriken für jeden Punkt fest. Dies dient als Bezugspunkt für die Messung des Fortschritts und der Abweichungen im Allgemeinen während des gesamten Projektlebenszyklus.
- Definition von Überwachungsmethoden und -instrumenten
Wählen Sie die Methoden und Werkzeuge zur Überwachung des Projektfortschritts. Dazu können Methoden wie regelmäßige Statusbesprechungen und Projektfortschrittsberichte sowie Tools wie eine Zeiterfassungs-App oder Ihre Projektmanagement-Software gehören.
- Festlegung der Häufigkeit der Überwachung und Kontrolle
In der Regel überwachen die Projektleiter ihre Projekte auf täglicher Basis. Eine standardisierte Kontrollphase kann jedoch je nach Projektzeitplan, Komplexität und Wichtigkeit bestimmter Aufgaben variieren. Eine regelmäßige Überwachungs- und Kontrollphase stellt sicher, dass Probleme sofort erkannt werden.
- Verteilung der Verantwortlichkeiten
Ein Projektmanager weist in der Regel Rollen und Verantwortlichkeiten für den gesamten Projektüberwachungsprozess zu. Bestimmen Sie Personen oder Teams, die für die Verfolgung bestimmter KPIs und die Berichterstattung über den Fortschritt verantwortlich sind.
- Integriertes Risikomanagement
Wenn Sie ein Projektüberwachungsverfahren einführen, sollten Sie das Risikomanagement in den Überwachungsplan integrieren. Ermitteln Sie potenzielle Risiken, entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung und legen Sie ein Verfahren zur Überwachung und Behandlung auftretender Risiken fest.
- Definieren Sie einen Prozess für den Umgang mit Änderungen
Definieren Sie einen Projektkontrollprozess für die Verwaltung von Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder Budget. Eine wirksame Änderungskontrolle ist entscheidend für die Minimierung von Projektrisiken.
- Raum für kontinuierliche Verbesserung schaffen
Schaffung von Mechanismen zur Erfassung der im Laufe des Projekts gemachten Erfahrungen. Regelmäßige Überprüfung der Überwachungs- und Kontrolldaten, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
- Überprüfung und Aktualisierung des Plans nach Bedarf
Ein Projektüberwachungsplan ist ein dynamisches Dokument. Überprüfen und aktualisieren Sie den Plan regelmäßig, wenn das Projekt voranschreitet.
Bewährte Verfahren für die Projektüberwachung und -steuerung
Regelmäßige Überwachung und Bewertung
- Die Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung während des gesamten Projektlebenszyklus
Es ist wichtig, die Bedeutung einer kontinuierlichen Überwachung während des gesamten Projektlebenszyklus hervorzuheben. Eine regelmäßige Überwachung gewährleistet die Erkennung von Problemen und erleichtert eine proaktive Entscheidungsfindung.
- Durchführung regelmäßiger Bewertungen für Abhilfemaßnahmen
Regelmäßige Bewertungen helfen bei der Beurteilung der Projektleistung. Nutzen Sie die Ergebnisse der Bewertungen, um den Projektverlauf zu optimieren. Überprüfen und aktualisieren Sie den Überwachungsplan regelmäßig auf der Grundlage des Projektfortschritts und der Änderungen des Umfangs.
Verfolgung und Berichterstattung in Echtzeit
- Einsatz von Projektmanagement-Software für die Verfolgung in Echtzeit
Bevorzugen Sie ein Tool mit Echtzeit-Verfolgungsfunktionen und implementieren Sie Projektmanagement-Tools, die diese Funktionen bieten. Diese Tools bieten sofortigen Einblick in den Projektstatus und ermöglichen eine proaktive Entscheidungsfindung.
- Automatisierte Berichterstattung für effiziente Kommunikation
Definieren Sie klare Berichtsprotokolle, einschließlich der Häufigkeit und des Formats der Projektüberwachungsberichte. Die Berichte sollten prägnant sein, die wichtigsten Kennzahlen hervorheben und alle Abweichungen vom ursprünglichen Plan erläutern.
- Umsetzung von Risikomanagementstrategien
Integrieren Sie das Risikomanagement in den Überwachungsprozess. Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie Pläne zur Risikominderung.
Engagement der Interessengruppen
- Einbindung von Interessengruppen in die Projektüberwachung
Beziehen Sie die Beteiligten aktiv in die Projektüberwachung ein. Ihre Beteiligung gewährleistet die Übereinstimmung mit den Projektzielen.
- Eingehen auf Bedenken und Rückmeldungen von Interessengruppen
Förderung einer transparenten Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den Beteiligten. Regelmäßiger Austausch über den Projektstatus, Herausforderungen und Erfolge, um ein kollaboratives Umfeld zu schaffen.
Techniken der Projektüberwachung
Bei der Überwachung eines Projekts kommen verschiedene Techniken zum Einsatz. Diese sind die am häufigsten verwendeten.
Gantt-Diagramme
Diagramme, die den Projektplan, alle Aufgaben und Abhängigkeiten visuell darstellen. Sie dienen als wirksame Instrumente zur Verfolgung von Projektaufgaben und -fortschritt, zur Ermittlung von Blockaden und zur Verwaltung von Zeitplänen.
Wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
Messbare Metriken werden verwendet, um die Projektleistung objektiv zu beurteilen. Sie bieten quantitative Daten zur Bewertung des Fortschritts und zum Aufzeigen von Bereichen, die verbessert werden müssen.
Earned Value Management (EVM)
Integriert Projektkosten, Projektzeitplan und Leistungsdaten zur Bewertung des Projektfortschritts an einer Stelle. Durch den Vergleich von geplanten und tatsächlichen Leistungen werden Prognosen für die Projektergebnisse ermittelt.
Matrix zur Risikobewertung
Die Risikobewertungsmatrix hilft bei der Identifizierung, Priorisierung und laufenden Überwachung von Projektrisiken. Diese Matrizen weisen den Risiken Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen zu und ermöglichen so ein proaktives Risikomanagement.
Verfolgung von Meilensteinen
Ermöglicht den Projektmanagern die Überwachung des Fortschritts und die rechtzeitige Fertigstellung der wichtigsten Ergebnisse. Mit dieser Technik wird sichergestellt, dass das Projekt auf dem vorgegebenen Weg bleibt.
Lesen Sie auch: Beispiele von Meilensteinen im Projektmanagement
Methode des kritischen Pfades (CPM)
Sie unterteilt das Projekt mithilfe von Diagrammen in verschiedene Fortschrittsphasen. Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von Aufgaben, die vor Abschluss des Projekts erledigt werden müssen.
Werkzeuge zur Projektüberwachung
Projektüberwachungssoftware ist wichtig, um Projekte auf Kurs zu halten und eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Hier finden Sie einen Überblick über einige beliebte Optionen und einen Vergleich ihrer Funktionen.
Bitte beachten Sie: Verwenden Sie für die manuelle Projektüberwachung die kostenlose Excel-Vorlage zur Aufgabenverfolgung.
Timeular: Erfassen Sie die Zeit auf die einfachste, intelligenteste und sicherste Weise
Timeular ist ein Zeiterfassungssystem für Projekte, mit dem Sie den Projektfortschritt leicht überwachen, Engpässe erkennen, Ressourcen effizient zuweisen und sicherstellen können, dass Ihre Projekte im Zeit- und Kostenrahmen bleiben.
- Automatische Zeiterfassung: Füllen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen automatisch aus, basierend auf der Nutzung der App, besuchten Websites und geplanten Kalenderereignissen.
- Verfolgung der abrechenbaren Stunden: Berechnen Sie automatisch die abrechenbaren Stunden auf der Grundlage von Stundensätzen und Arbeitsstunden.
- Produktivitäts-Tracker: Verfolgen Sie die Produktivität Ihres Teams, indem Sie verfolgen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Erkennen Sie zeitraubende Aktivitäten und verlagern Sie Ressourcen auf umsatzsteigernde Aufgaben.
- Einfaches System zur Zeiterfassung: Erstellen Sie Ihre Zeiterfassungsbögen mit einem einzigen Klick!
- Integrationen mit führenden Projektmanagement-Tools, z. B. Jira, Asana, ClickUp und anderen.
- Optionale Zeiterfassungshardware, um die Zeiterfassung zu fördern. Ein physischer Tracker ist ein 8-seitiger Würfel. Sie können ihm über 1.000 Aktivitäten zuweisen und ihn umdrehen, um die Zeit Ihrer Aktivität zu erfassen. Sie können ihn mit Aufklebern und Stiften personalisieren und die Zeit mit einem einfachen Wurf erfassen.
- Budget-Überwachung: Überwachen Sie Ihre Projektbudgets automatisch und erhalten Sie Warnungen, wenn Sie sich einem Limit nähern.
"Meine Zeit, die ich für umsatzfördernde Projekte aufbringe, hat sich um ~10 % pro Woche erhöht und die Zeit in Meetings hat sich um etwa 1-2 Meetings pro Woche verringert." - Angela Morisette, SVP Business Operations bei Scratch Financial
Trello
Trello ist ein weit verbreitetes Tool für die visuelle Zusammenarbeit, mit dem sich Projekte in Tafeln organisieren lassen. Es ist eines der besten Tools zur Priorisierung von Arbeit, das Karten und Tafeln verwendet, um Projektaufgaben und Fortschritte zu verfolgen.
- Intuitive Oberfläche im Kanban-Stil
- Anpassbare Tafeln und Listen
- Aufgabenzuweisung und Fälligkeitstermine
- Integration mit verschiedenen Anwendungen von Drittanbietern
Asana
Asana ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams bei der Organisation und Verfolgung ihrer Arbeit unterstützt. Es bietet Funktionen für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Projektverfolgung.
- Aufgabenzuweisungen und Fälligkeitstermine
- Zeitpläne und Kalender für Projekte
- Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit
- Integration mit anderen Produktivitätsanwendungen
- Geeignet für große und kleine Teams
Lies auch: Wie man die Zeit in Asana erfasst
Jira
Jira ist ein leistungsfähiges Projektmanagement- und Fehlerverfolgungstool, das in Softwareentwicklungsprojekten weit verbreitet ist.
- Agiles Projektmanagement
- Anpassbare Arbeitsabläufe
- Erweiterte Berichte und Analysen
- Integration mit Entwicklungswerkzeugen
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Monday.com
Monday.com ist eine Plattform, die es Teams ermöglicht, Projekte und Arbeitsabläufe mit Vertrauen durchzuführen.
- Anpassbare Tafeln und Ansichten
- Automatisierung der Arbeit
- Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation
- Integration mit beliebten Anwendungen und Diensten
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ClickUp
ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Softwareplattform, die eine breite Palette von Funktionen für Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Produktivität bietet.
- Anpassbare Arbeitsbereiche und Ansichten
- Aufgabenverwaltung mit Fälligkeitsdaten und Prioritäten
- Intuitive Berichterstattung
- Integration mit verschiedenen Anwendungen von Drittanbietern
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Schlussfolgerung
Eine wirksame Projektüberwachung, ein entscheidender Aspekt der Projektdurchführung, ist für den Projekterfolg unerlässlich. Die Projektmanager spielen dabei eine Schlüsselrolle, insbesondere in der Überwachungs- und Kontrollphase, in der eine kontinuierliche Bewertung von entscheidender Bedeutung ist. Unter Projektüberwachung versteht man die ständige Bereitschaft zur Wachsamkeit, Anpassungsfähigkeit und Nutzung von Technologien, um Probleme zu antizipieren und umgehend zu beheben.
Die Technologie erweist sich in realen Szenarien als eine wichtige "Zutat" für erfolgreiches Projektmanagement. Sie sorgt dafür, dass Projekte ihre Ziele erreichen und sich an veränderte Bedingungen anpassen, um Misserfolge, Verzögerungen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
Um die Projektüberwachung zu verbessern, müssen Unternehmen und Manager Technologien einsetzen, die ihnen Einblicke in Echtzeit ermöglichen, indem sie Tools zur Zeiterfassung verwenden. Eine transparente Kommunikation zwischen Interessengruppen und Teammitgliedern fördert das aktive Engagement während des gesamten Projekts.
Projektüberwachung ist nicht nur eine Aufgabe, sondern eine Denkweise, die ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten sucht. Diese Denkweise stellt sicher, dass Projekte Herausforderungen meistern, sich an Veränderungen anpassen und letztendlich ihre Ziele erfolgreich erreichen.
TIPP: Erfahren Sie, wie eine PMP-Zertifizierung für Ihre PM-Fähigkeiten nützlich sein kann.
FAQ
Wie können Projektüberwachung und -controlling bei der Einbindung von Stakeholdern helfen?
Die Projektüberwachung verbessert das Engagement der Beteiligten, indem sie für Transparenz und Zusammenarbeit sorgt. Es ermöglicht eine Kommunikation in Echtzeit, um auf die Anliegen der Stakeholder so schnell wie möglich einzugehen und ihre aktive Beteiligung an der Projektdynamik zu erleichtern.
Welchen Nutzen haben Echtzeitverfolgung und -berichterstattung für die Projektüberwachung?
Die Zeiterfassung in Echtzeit und das Berichtswesen tragen wesentlich zur erfolgreichen Projektdurchführung, -überwachung und -steuerung bei, indem sie einen unmittelbaren Einblick in die Projektdynamik ermöglichen.
Anhand aktueller Daten können Entscheidungsträger wie Projektmanager fundierte Entscheidungen treffen, Ressourcen optimal einsetzen und Herausforderungen proaktiv angehen.
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