10 gennemprøvede tidsstyringsstrategier [med eksempler fra det virkelige liv].
Hvis du er her, er du ikke bare tilfreds med, hvordan du organiserer din tid.
Tiden har det med at stikke af - men du skal finde den hårfine balance mellem at samle dig om at holde trit med alle anmodninger og samtidig bevare din sunde fornuft.
Til det har du tidsstyringsstrategier. Men hvordan integrerer du disse strategier i hverdagen? Jeg har udarbejdet en guide til dig med følgende:
Ind og ud af strategier for tidsstyring
Konkrete eksempler på tidsstyringsstrategier anvendt af vores CTO, Growth Manager og Senior Content Marketer
En illustration af, hvordan tidsstyringsstrategier kan bruges i det virkelige liv ved at se på eksempler fra Barack Obama, tidligere præsident Dwight D. Eisenhower eller Steve Jobs.
Hvad er strategier for tidsstyring?
Tidsstyringsstrategier er systematiske teknikker, der er designet til at hjælpe med at planlægge og kontrollere, hvordan du bruger din tid. Tidsstyringsstrategier er rygraden i produktivitet, projektsucces og karrieremæssig tilfredsstillelse. Når du anvender effektive tidsstyringsstrategier, kan du reducere dit stressniveau og bevare balancen mellem arbejde og privatliv.
Tidsstyringsstrategier giver dig mulighed for at:
Ejer din tid(tidsallokering bliver en leg).
Prioriter presserende opgaver og ikke kun.
Udfordr dine dårlige vaner med tidsstyring.
➡️ Er du ikke klar til at starte din egen tidsstyringsstrategi endnu? Lær mere om hvorfor det er vigtigt at sætte sig realistiske mål.
Hvad gør færdigheder i tidsstyring værdifulde?
Hvert år arbejder vi i cirka 240 dage, hvilket svarer til 1.920 timer. Jeg har uddybet dette emne i artiklen om, hvor mange arbejdsdage der er på et år.
Arbejdskravene stiger, og vi forsøger at håndtere dem, mens vi er spredt for alle vinde og i uudtalt konkurrence med teknologien. Udbrændthed og depression er stigende, så du er nødt til at anvende en strategi, der ikke bare holder os oven vande, men som hjælper os med at trives i vores professionelle og personlige liv.
Vellykkede tidsstyringsevner bidrager til følgende:
Større tilpasningsevne: Når du har et godt greb om tidsstyring, ved du, hvordan du effektivt kan reagere på uventede udfordringer eller ændrede prioriteter. Viden er virkelig magt i situationer, der kræver stor tilpasningsevne - forestil dig, at du ved præcis, hvilken tidsstyringsteknik du skal anvende i en krisesituation uden at føle dig overvældet.
Bæredygtige arbejdsvaner: Maratonløb er seje, men de udmatter dit system, så da der skal arbejdes fra mandag til fredag, er det ikke bæredygtigt for din fysiske og mentale sundhed at være på maratonløb. Weekenden vil ikke redde dig, men bæredygtige teknikker vil blive anvendt konstant i løbet af arbejdsugen.
Forbedret kreativitet: En struktureret tidsstyring frigør mentalt rum til innovativ tænkning og problemløsning. Når du undslipper den almindelige arbejdslivsstil, fremmer du dine kreative muskler og åbner op for innovation og disruption.
Høj beslutningskvalitet: Et effektivt forhold til tidsstyring giver dig også mulighed for at gennemtænke dine beslutninger og reflektere og analysere mere. Så din beslutningskvalitet er bedre informeret i stedet for at være afhængig af forhastede vurderinger.
Yderligere læsning: En samling af statistikker om tidsstyring
Strategier for tidsstyring
1. Lav en to-do-liste (også kaldet "knockout"-liste)
Start hver dag eller uge med at lave en "knockout"-liste. Udpeg dine topprioriteter, specifikke opgaver, der skal udføres først.
Gør denne liste til en prioritet og et løfte til dig selv om, at du vil have selvdisciplin til at få disse ting gjort inden for den tidsramme, du har givet dig selv. Det er en hurtig planlægningsmetode uden risiko.
Et godt eksempel på at give sig selv så hårde løfter er serieiværksætter, investor og vært på "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis har fysiske notatkort i sit skab. Han laver en liste over de fem ting, han vil have gjort den dag, og gør dem uden undtagelse. Lemonis skriver disse kort om morgenen, hvilket sætter gang i hans motivation og giver ham en følelse af formål.
Den mest interessante del af Lemonis' strategi er, at han til sidst laver papirflyvere af sine kort for at give sig selv et fysisk signal om, at opgaven er tjekket ud.
Brug af en automatiseret tidsstyringsapp afslører dine tidsforbrugsvaner og hjælper dig med at organisere din tid bedre
2. Prioriter opgaver som tidligere præsident Eisenhower
At prioritere som USA's 34. præsident bør helt sikkert føre til gode resultater. Faktisk er tidsstyringsmatrixen (eller den presserende, vigtige matrix ), som den ofte kaldes, en af de mest efterspurgte tidsstyringsstrategier, og det er der en god grund til.
Eisenhower-matrixen er en game-changer for opgaveprioritering. Den hjælper dig med at rydde op i alt det pres, du lægger på alle opgaver, ved at kategorisere dem i presserende og vigtige opgaver. På den måde sparer du tid og maksimerer produktiviteten, fordi dine vigtigste opgaver er tydelige, og du kan fokusere på det, der virkelig betyder noget.
Du kan prioritere opgaver ud fra følgende kategorier:
Gør først = presserende og vigtige opgaver
Skema = vigtige, ikke presserende opgaver
Uddelegér = Hastende, ikke vigtige opgaver, som kan udføres af en anden
Slet = Slet ikke vigtige, ikke presserende opgaver (rutineopgaver kan være en del af denne kategori)
Disse effektive tips til tidsstyring bør tydeliggøre dine prioriteter og øge produktiviteten. Ved at tage fat på de vigtigste opgaver først vælger du en enkel, men effektiv teknik til at få styr på din tidsstyring.
- Anbefalet læsning: Hvad er et DuPont-skema?
3. Brug værktøjer til tidsstyring
A app til tidsregistrering hjælper dig med at afdække dit tidsforbrug, identificere tidsrøvere og i sidste ende styre din tid bedre baseret på data. Tidsstyringsværktøjer er centraliserede platforme, hvor du automatisk sporer fremskridt i arbejdet, så du kan fokusere på dine vigtigste opgaver.
Forestil dig et tidsstyringsværktøj som en objektiv rapport eller en tidsrevision. Timeular Et sådant værktøj gør for eksempel følgende:
Sender dig AI-genererede forslag til tidsregistrering baseret på dine kalenderbegivenheder og tidligere registreringer, så du ikke glemmer at udfylde din timeseddel og har et realistisk overblik over dine daglige opgaver;
Genererer letforståelige rapporter , der viser dine produktivitetstendenser, tid brugt på kundeprojekter og forskellige aktiviteter, så du kan identificere effektivitetsmønstre;
Sporer dit arbejde i baggrunden og tilføjer automatisk i din tidsregistrering alt det arbejde, du har udført, baseret på brug af apps, hjemmesider og dokumenter. Du kan være sikker på, at du har 100 % datakontrol på .
Dette er en forsmag på en rapport, der giver indsigt i smart produktivitet:
4. Start dagen med dine tunge opgaver
En effektiv tidsstyringsteknik, som du kan anvende i din daglige planlægning, er at starte med den sværeste opgave. Dette er Eat the Frog-metoden.
Metoden med at spise frøen, som stammer fra Mark Twain, går ud på at starte dagen eller ugen med den mest udfordrende eller vigtige opgave. Det er en af Karolinas foretrukne og mest produktive teknikker:
" Min foretrukne tidsstyringsstrategi? At starte dagen eller ugen med den mindst behagelige opgave. Denne teknik, der kaldes "spis frøen", sikrer, at jeg gennemfører alle opgaverne på min to-do-liste, ikke kun dem, jeg finder interessante." Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Beskyt din tid ved at blokere den
En anden god strategi til at styre din tid er at planlægge værdifuld tid til specifikke opgaver, der kræver din opmærksomhed og dybtgående arbejde.
En tidsblok er en bestemt periode, hvor du afsætter specifikke opgaver eller aktiviteter til at fokusere på. Ved at afsætte dedikerede tidsblokke til hver aktivitet, uanset om det er arbejdsrelaterede opgaver eller personlige aktiviteter, skaber du en struktureret ramme, der forbedrer fokus. Med denne teknik forhindrer du også distraktioner og multitasking, så du kan koncentrere dig fuldt ud om én opgave ad gangen.
Vores Growth Manager, Matilde, bruger tidsblokering som den vigtigste tidsstyringsteknik, da hun jonglerer med mange ansvarsområder:
"Min rolle på Timeular kræver, at jeg har flere kasketter på: Nogle gange er jeg tekstforfatter, andre gange dataspecialist eller kampagnestrateg. Jeg vil også gerne være en god holdkammerat for mine kolleger. Derudover er jeg også mor for første gang, så jeg skal også være til stede for min nye lille familie. De mange ansvarsområder kræver, at jeg holder mig organiseret og klar. Jeg prioriterer de vigtigste opgaver om morgenen og sætter tid af i min kalender til at udføre dem. På den måde sikrer jeg mig, at jeg nemt kan klare min to-do-liste."
6. Styr fokus og energi i stedet for tid
Nogle gange er den bedste tidsstyringsstrategi slet ikke at styre tiden, men andre ting som energi og fokus.
Det er nemt at planlægge sin tid og bruge alle rådene fra motivationstaleren Tony Robbins eller andre guruer, men det er meget sværere at forudsige, hvornår dit fokus og din energi er på sit højeste. Så i stedet for at styre din tid skal du styre dit fokus og din energi.
At være bevidst og realistisk om sine omstændigheder er langt bedre end at presse på i det uendelige, indtil man er tømt for energi. Stil dig selv spørgsmål som f.eks:
Hvornår er jeg mest kreativ eller energisk?
Hvornår kan jeg planlægge pauser til ligegyldige administrative aktiviteter?
Hvordan kan jeg tilpasse mine mest krævende opgaver til de tidspunkter, hvor jeg har mest energi?
Er der særlige miljøer eller forhold, der forbedrer min koncentration og produktivitet?
Hvordan kan jeg strukturere pauser i løbet af dagen for at opretholde mit energiniveau?
Udpeg tidsblokke, hvor du er mest energisk og har størst evne til at fokusere på at dykke ned i vanskelige opgaver og projekter eller brainstorme ideer. At have en plan for tidsstyring gør det lettere at holde sig til opgaven og ignorere distraktioner.
TIP: Overvej at implementere 2 2 3-skemaet for at styre dit teams tid.
7. Sæt en tidsgrænse for en bestemt opgave
Når du sætter tidsgrænser for forskellige opgaver, sætter du dit sind i en mental tilstand af produktivitet og fokus. Den metode, du kan bruge her , er Pomodoro-teknikken. Denne metode går ud på at arbejde intenst i 25 minutter efterfulgt af 5 minutters pause. Du kan tackle dine daglige opgaver på denne måde ved at tilføje udbrud af fokus efterfulgt af en kort pause.
Det er min foretrukne metode, da den hjælper mig med at se små resultater og færdiggørelse af opgaver i håndterbare opgaver i løbet af en hel dag. Jeg føler også, at det hjælper mig med at reducere stress og opgaveskift (tjekke Slack, min telefon eller e-mails), som jævnligt forstyrrer mit fokus.
Det kan øge din motivation og forhindre udbrændthed, mens du hele tiden ser, at arbejdet bliver til afkrydsede opgaver.
8. Afbrydelser i gruppen
At mestre tidsstyring kan betyde at undgå møder for enhver pris eller at gruppere enhver afbrydelse mellem bestemte tidsrammer, så du kan fokusere på andre opgaver, der kræver opmærksomhed. Vidste du i den forbindelse, at medarbejdere bruger 16 % af deres tid på nytteløse møder? Det viste en MIT-undersøgelse.
Et interessant koncept fra datalogien kaldet "interrupt coalescing" indebærer, at computere i backend grupperer afbrydelser baseret på prioriteter. Med andre ord, hvis du giver din computer en kommando, vil den vurdere dens prioritet og gruppere den i forskellige prioritetsgrupper. Hvis computeren har ressourcerne og identificerer dem som vigtige at håndtere, håndterer den den; hvis ikke, tilføjer den den til en kø.
Du kan se, at vores CTO også har en lignende tilgang, ikke?
"Som CTO og produktchef er det afgørende at kunne håndtere et bredt spektrum af opgaver. For at opretholde produktiviteten strukturerer jeg min dag med en fast rutine: Jeg bruger formiddagen til at arbejde fokuseret på højt prioriterede projekter og reserverer eftermiddagen til kommunikation og til at tage mig af presserende spørgsmål, når de opstår." Manuel Zoderer.
Det er præcis, hvad du også kan gøre. Når en afbrydelse kommer til dig, kan du, hvis den ikke kræver øjeblikkelig opmærksomhed, udskyde den og gruppere den med andre mindre opgaver, som du vil tage dig af senere. Denne video forklarer måske konceptet bedre, end jeg gør:
9. Reducer beslutningstræthed
I løbet af dagen forringes både din beslutningsevne og din beslutningskvalitet. Derfor skal du reducere antallet af beslutninger, du træffer i løbet af en dag. På den måde fjerner du noget tid fra uproduktive opgaver, og du får mere mentalt råderum i løbet af dagen.
Et godt eksempel er tidligere præsident Barack Obama, som startede sin dag med at begrænse sine tøjbeslutninger og kun bære grå eller blå jakkesæt. Et andet eksempel er, at Obama ikke tog nogen beslutninger om den mad, han spiste. På den måde holdt Obama sit sind klart og traf beslutninger, der var afgrænsede. Der er et væld af andre lignende eksempler, som Mark Zuckerberg eller Nick Taranto.
Vidste du, at selv en simpel metode som Don't Break the Chain, den produktivitetsmetode, der gjorde Seinfeld til en legende, kan have stor indflydelse på din produktivitet?
10. Sig nej og uddelegér mere
At sige nej til nye opgaver, der bringer din produktivitet i fare, er en af de bedste tids- og projektstyringsstrategier, du kan anvende. Det hjælper dig med at opretholde en god kvalitet i dit output og holde dig på sporet af de projektdetaljer og leverancer, der ligger foran dig.
Prøv ikke at sige nej direkte for at beskytte din tid, men følg et par trin, før du afviser en ny anmodning.
1. Vurder anmodningen
2. Giv klart udtryk for din holdning (afvis)
3. Forklar grunden til, at
4. Kom med et modforslag
5. Forbered dig på modstand
6. Øv dig i at sige nej
Hvis du ofte har svært ved at sige nej, er her en måde at forklare grundene til dit afslag på:
Et af de bedste eksempler på store professionelle, der siger nej, er Apples grundlægger og CEO Steve Jobs. Jobs sagde ofte: "Innovation er at sige nej til 1.000 ting", og det gælder ikke kun innovation, men også et godt forhold til tid og trivsel. En af de vigtigste beslutninger var at redde Apple fra konkurs i 1997. Hvordan gjorde de det? Ved at reducere antallet af produkter fra 300 til 10. Det er en klar måde at sige nej til 290 andre produkter på.
11. Fejr præstationer
At fejre præstationer kan have større indflydelse på den måde, du forvalter din tid på, end du tror. Det er en vigtig ting for en professionel, men det bliver ofte overset. Det styrker moralen og hjælper dig med at forblive motiveret i dine næste bestræbelser.
At tage sig tid til at anerkende og fejre milepæle, store som små, giver dig en psykologisk belønning for dit hårde arbejde og dine fremskridt. Til gengæld vil denne fejring ikke kun forstærke positiv adfærd, men også hjælpe med at opretholde momentum i forhold til dine næste arbejdsmål.
Brug fejringen som en kort pause midt i det vedvarende høje pres for at levere, så du kan lade op og reflektere over dine præstationer. Inkorporer fejring i din rutine, og inviter et teammedlem til at deltage, eller fejr det bare alene.
- Læs mere: Mål for tidsstyring
Brug af en automatiseret tidsstyringsapp afslører dine tidsforbrugsvaner og hjælper dig med at organisere din tid bedre
Konklusion
Kort sagt handler tidsstyring om mere end blot at prioritere opgaver - det handler om at optimere energi og fokus, fejre resultater og bruge de rigtige værktøjer til at fremskynde dine fremskridt.
Uanset om du vælger at bruge tidsstyringsteknikker som Pomodoro-teknikken eller tidsblokering, vil det have stor indflydelse på dit velbefindende, din produktivitet og endda dit sociale liv.