MoSCoW-prioritering: Trin-for-trin-ramme

For mange modstridende krav, og alle med høj relativ betydning? Usikker på, hvor du skal starte?

Hvis du svarede "ja", er Moskva-prioriteringsmetoden det, du har brug for. Jeg vil lære dig alt om denne prioriteringsmetode, som er min foretrukne måde at prioritere opgaver på.

TL;DR - de vigtigste pointer

• MoSCoW hjælper dig med at kategorisere opgaver i Must-have, Should-have, Could-have og Won't-have;
• Med MoSCoW lærer du at allokere 60 % af ressourcerne til must-haves, 20 % til should-haves, 20 % til could haves og 0 % til won't's haves.
• Du kan implementere MoSCoW i 3 trin: Lav en liste over alle krav, anvend MoSCoW-kriterier med alle involverede interessenter, og følg 60-20-20-reglen for ressourceallokering;
• En simpel test til at forstå, om en opgave er et must-have, er at køre den gennem spørgsmålet: "Hvis vi lancerede uden dette, ville vi så fejle?" Hvis det ikke er et øjeblikkeligt ja, er det sandsynligvis ikke et must-have.
• De vigtigste fordele ved MoSCoW er, at det fremtvinger klare beslutninger, forhindrer scope creep og skaber konsensus i teamet;
• Pro tip: Start med tidsregistreringsværktøjer for at forstå den faktiske tid, der bruges på hver kategori, og så kan du tilføje flere værktøjer efter behov.

Hvad er MoSCow-prioriteringsmetoden?

MoSCoW-metoden er en prioriteringsramme, der hjælper dig med at kategorisere dine opgaver og krav i fire grupper: Must-have, Should-have, Could-have og Won't-have. Den er særlig effektiv, fordi den eliminerer tvetydigheden i "høj, mellem, lav"-prioriteringssystemer og tvinger dig til at træffe solide beslutninger om, hvad der virkelig betyder noget.

Og det bedste af det hele? Du holder op med at spilde energi på arbejde med lav effekt og fokuserer dine ressourcer der, hvor de gør den største forskel.

Hvad er historien bag MoSCoW-metoden?

MoSCoW-prioriteringsmetoden blev udviklet af Dai Clegg i 1994 og blev skabt som en del af projekter i den agile projektstyringsmetode DSDM. DSDM er et akronym for Dynamic Systems Development Method, som oprindeligt blev skabt til softwareudviklingsteams. Dens enkelhed har siden gjort den til en favorit blandt softwareudviklere, projektledere og andre teams.

Som forfatter opdagede jeg denne teknik, da jeg forsøgte at jonglere med deadlines, personlige projekter og kunderedigeringer. Den hjalp mig med at skelne mellem presserende, kundekritisk arbejde og "nice-to-have"-dele af processen, som ikke var nødvendige for at levere arbejdet.

MoSCoW-kategorierne

Før vi dykker ned i, hvordan man implementerer denne projektledelsesteknik, skal vi først forstå dens prioriteringskategorier:

• Det skal du have: Dette er krav, der ikke kan forhandles om. Uden dem er dit projekt eller din løsning simpelthen ikke levedygtig. Tænk på dem som Minimum Usable SubseT features (MUST) i dit nye produkt eller den strategi, som du markedsfører din virksomhed på i det næste kvartal - du kan ikke springe dem over.
• Bør have: Vigtige, men ikke afgørende funktioner eller opgaver. Disse tilføjer betydelig værdi, men er ikke afgørende for lanceringen. I tidsregistreringssoftware er det f.eks. vigtigt for ledere at have funktioner som analyser af teamets produktivitet og rapporter, der kan tilpasses, for at forstå arbejdsmønstre, men den grundlæggende tidsregistreringsfunktion kan stadig tjene sit formål uden dem.
• Kunne have: Nice-to-have-funktioner, som kun har en lille indflydelse på den samlede løsning. Dette er dine "ønskelister". Tænk på et tilpasset dashboard-tema i dit projektstyringsværktøj eller avancerede filtermuligheder i din analyseplatform. De forbedrer oplevelsen, men er ikke afgørende for dine primære forretningsmål.
• Vil ikke have: Elementer, der ikke er en prioritet inden for den nuværende tidsramme, men som måske vil blive taget op igen senere. I en mobilapp-lancering kan funktioner som integration af sociale medier eller mørk tilstand f.eks. betragtes som fremtidige muligheder, men kommunikeres tydeligt som værende uden for rækkevidde i den første udgivelse.

💡 Pro tip: Når du identificerer must-haves, skal du bruge testen "Hvis vi lancerede uden dette, ville vi så fejle?". Hvis svaret ikke er et øjeblikkeligt "ja", er det sandsynligvis ikke et must-have. Dette passer perfekt sammen med de 4 D'er i tidsstyringsmetoden "Do"-kategorien for at skabe klarhed.

Hvorfor skal du bruge MoSCoW-prioriteringsmetoden? 

Ud over din kamp med at vide, hvad du skal prioritere i hele dit projekt, kan det have mange andre fordele at lave en MoSCow-analyse. Her er nogle grunde til, at du kan overtale alle i dit team, uanset om det er produktchefer eller projektledelsesteamet, til at prioritere opgaver med denne agile projektledelsesteknik:

• Det fremtvinger klare beslutninger: I modsætning til vage prioritetsniveauer og endeløse brainstorming-sessioner kræver MoSCoW en definitiv kategorisering. På den måde skaber du klarhed, da du ikke kan markere alt som "høj prioritet", men må vælge, hvad der virkelig påvirker dine projekter.
• Det skaber konsensus i teams: Når du har klare og aftalte kategorier, bliver det lettere for dig at forklare og begrunde prioriteringsbeslutninger over for teammedlemmer, kunder og relevante interessenter.
• Det forhindrer scope creep: Ved eksplicit at definere, hvad der er inden for og uden for scope (Won't-have), beskytter du dit projekt mod endeløse tilføjelser af funktioner og ændringer af krav. Det er meget nemmere at styre forventningerne.

Sådan implementerer du MoSCoW i dit workflow

Denne agile projektleveringsramme tager kun tre trin at implementere, men den giver mange fordele og forretningsmæssig værdi. Lad os se på alle trinene i MoSCow-teknikken:

1. Saml først alle projektets krav. Lav en liste over alle potentielle krav, funktioner eller opgaver uden at filtrere. Medtag alt, hvad interessenterne har bedt om, eller hvad dit team har identificeret. Du skal ikke bekymre dig om prioritering endnu. Du skal bare lave en omfattende opgørelse, så fokuser udelukkende på at skrive alt ned.
2. Anvend MoSCoW-prioriteterne. Evaluer nu hvert punkt på din liste ved hjælp af MoSCow-prioriteterne baseret på kriterierne i nedenstående tabel. Bemærk dog, at det er vigtigt at indlede diskussioner med alle nøgleinteressenter og sammen beslutte, hvordan kravene skal prioriteres. Prøv at starte debatter i tværfunktionelle teams, og inddrag så mange faggrupper som muligt i gruppen. Tag forretningsanalytikeren med samt medlemmer fra projektteams og produktteams.

💡 Pro tip: Ved du, hvorfor hurtig beslutningstagning er afgørende for din præstation og forretning? Det er bedst at forstå det, før du prioriterer - det kan fremskynde hele din proces. 😉

💡 Pro tip: Kombiner MoSCoW med time-blocking ved at afsætte specifikke tidsintervaller til dine must-haves først. På den måde får dine mest kritiske opgaver de timer, hvor du har mest energi. Med andre ord, spis frøen så tidligt som muligt.

3. Anvend 60-20-20 MoSCoW-reglen. MoSCoW-prioriteringen lærer dig at fordele din indsats mellem kravene. Derfor fungerer gennemgangen af prioriteter ud fra en simpel tommelfingerregel:

• Must-haves: tager ~60% af de tilgængelige ressourcer
• Should-haves: tager ~20% af de tilgængelige ressourcer
• Could-haves: tager ~20% af de tilgængelige ressourcer
• Vil ikke have det: 0% (dokumenteret til fremtidig overvejelse)

Eksempel på MoSCoW-prioritering 

For at eksemplificere, hvordan krav kan prioriteres med MoSCow-teknikken, vil jeg tage et konkret og enkelt eksempel: Et projekt til lancering af en hjemmeside gennem MoSCoW-prioriteringslinsen:

Must-haves:

• Hjemmeside med et klart værditilbud: Afgørende for førstehåndsindtrykket og for at formidle din kerneforretnings tilbud.
• Mobil responsivitet: Da over 60 % af webtrafikken ifølge Soax kommer fra mobile enheder, vil et websted, der ikke reagerer, straks miste de fleste potentielle kunder.
• Kontaktformular: Da det er den primære måde, hvorpå potentielle kunder kan kontakte dig direkte, har det betydning for leadgenerering og kundesupport, og det skal gøres.
• Grundlæggende SEO-elementer (metatitler, beskrivelser, korrekt overskriftsstruktur): Afgørende for søgemaskinernes synlighed og den organiske trafik fra dag ét.
• Kerneprodukt/service-sider: Vigtige oplysninger om det, du sælger. Uden disse har du ingen mulighed for at konvertere besøgende.

Det bør man have:

• Blog-sektion: Vigtig for SEO og etablering af autoritet, men kan tilføjes efter lanceringen uden at forstyrre sidens kernefunktionalitet.
• Kundeudtalelser: Det opbygger tillid og troværdighed, men siden kan fungere uden dem i starten, mens du samler flere anmeldelser.
• Tilmelding til nyhedsbrev: Værdifuldt for lead nurturing og indgående salg, men ikke afgørende for hjemmesidens hovedfunktionalitet.
• Integration af sociale medier: Forbedrer brandets tilstedeværelse og delingsmuligheder, men er ikke afgørende for virksomhedens kernefunktioner.
• Funktionalitet til søgning på webstedet: Forbedrer brugeroplevelsen for større sider, men er ikke afgørende for den første lancering, især ikke med god navigation.

💡 Pro tip: Prøv at holde dig væk fra multitasking og hold dig til det, du skal og bør, da multitasking er en af hovedårsagerne til, at folk føler sig uproduktive, og en af de største tidsrøvere på arbejdet.

Det kunne have været bedre:

• Live chat-funktion: Godt til øjeblikkelig kundesupport, men en e-mail/kontaktformular kan være nok til at starte med.
• Interaktive produktdemonstrationer: Det vil øge produktforståelsen, men statiske billeder/videoer kan fungere til lancering.
• Avanceret analyse (ud over grundlæggende Google Analytics): Nyttigt for at få dyb indsigt, men grundlæggende sporing er godt nok til at starte med.
• Understøttelse af flere sprog: Dette kan udvide markedets rækkevidde, men kan vente, indtil du har betydelig international trafik.
• Videobaggrunde: Dette vil tilføje visuel appel, men vil ikke påvirke kernefunktionaliteten.

Vil ikke have (denne gang):

• AI-drevet chatbot: Dyrt at implementere korrekt og kræver træningsdata, som du ikke har endnu.
• Virtual reality-ture: Cool funktion, men kræver betydelige ressourcer og er ikke afgørende for de fleste brugere.
• Forum for brugerfællesskaber: Kræver moderationsressourcer og en aktiv brugerbase, som du ikke har ved lanceringen.
• Integration med ældre systemer: Det kan man tage fat på senere, når man har flere brugerdata og specifikke krav.
• Brugerdefineret mobilapp: Hjemmesidens responsive design vil være nok til en start. App-udvikling kan vente på dokumenteret efterspørgsel.

Værktøjer til at mestre MoSCoW-prioritering

For at implementere MoSCoW effektivt har du brug for enten ét værktøj eller det rigtige sæt værktøjer til at spore, overvåge og justere dine prioriteter. Her er nogle værktøjer, der kan hjælpe:

• Timeular: Spor den tid, der bruges på opgaver i hver MoSCoW-kategori, for at forstå objektivt, hvor lang tid hver kategori faktisk tager. Ved at spore tid brugt på "must-haves " i forhold til "could-haves " kan du træffe bedre prioriteringsbeslutninger og identificere, hvor du bruger ressourcerne forkert. Den automatiske tids registreringsfunktion hjælper dig med at indsamle pålidelige data om opgavens varighed, så du kan træffe mere velinformerede beslutninger i fremtidige udgivelser.

Hold op med at gætte på, hvor lang tid dine must-haves egentlig tager.

Lad Timeular automatisk holde styr på din tid, mens du fokuserer på det, der betyder noget.

Prøv Timeular gratis

• Forestilling: Byg et centralt knudepunkt for din MoSCoW-ramme, hvor du kan kombinere dokumentation, sporing og andre samarbejdsfunktioner. Du kan se dine prioriteter på flere måder i Notion, da den har en fleksibel database, fra Kanban-tavler til lister eller tabeller. Bemærk, at tidsregistrering i Notion er besværlig.
• Trello eller Jira: Brug tavler med MoSCoW-mærkede kolonner til at visualisere og administrere dine prioriterede emner. Med disse værktøjer kan du nemt trække og slippe emner mellem kategorier, når prioriteterne skifter.
• Miro eller Mural: Disse visuelle samarbejdsværktøjer er perfekte til MoSCoW-sessioner med interessenter og hjælper teams med at prioritere sammen ved hjælp af virtuelle klistermærker og afstemningsfunktioner.
• Microsoft Excel eller Google Sheets: Opret detaljerede prioritetsmatricer med indbyggede formler til at score og vægte forskellige krav. Disse værktøjer er især nyttige til at føre en omfattende backlog over alle emner på tværs af kategorier.

💡 Pro tip: Selvom værktøjer er vigtige, må du ikke lade valg af værktøjer blive en "kunne have", der forsinker dit prioriteringsarbejde. Start med projekttidsregistrering, og tilføj derefter mere sofistikerede værktøjer, hvis det er nødvendigt.

Fælles udfordringer for MoSCoW

Selv om MoSCow-prioriteringsmetoden er enkel og effektiv, kan den have ulemper, hvis den ikke implementeres og kontrolleres korrekt:

• Du har for mange must-haves: Du kan ofte komme i klemme i et scenarie, hvor interessenter insisterer på, at alt er kritisk. I virkeligheden kan du med MoSCow bevise, at du ikke har så mange muligheder inden for den stramme tidsramme og de begrænsede ressourcer, du har til rådighed. Løsning: Brug testen "Hvis dette var det eneste, vi leverede, ville projektet så stadig fungere?" for hvert must-have-element.
• Uklare prioriteter inden for kategorier: Du kæmper med at rangordne emner inden for samme kategori. Løsning: Tilføj underprioriteter (M1, M2, M3) inden for hver kategori for at få en mere finkornet prioritering.
• Skiftende krav: Dine prioriteter ændrer sig midt i projektet. Løsning: Planlæg regelmæssige prioriteringsgennemgange, og før en ændringslog for at spore og begrunde ændringer.

Din MoSCoW-rejse starter nu

I bund og grund giver MoSCoW dig mulighed for bedre at organisere din arbejdsbyrde og dine prioriteter. Det, der adskiller den fra alle andre prioriteringsmetoder, er dens enkelhed og effektivitet.

Vælg et projekt, anvend rammen, og begynd at spore dine prioriteter. Husk, at du ikke kommer videre med dit arbejde ved at stræbe efter perfektion. Er du klar til at ændre din måde at prioritere på? Din MoSCoW-rejse starter nu!

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL

Kilder

https://soax.com/research/mobile-website-traffic

https://pmworldjournal.com/article/moscow-rules

https://publications.eai.eu/index.php/IoT/article/view/6515