Varför är jag så improduktiv? Upptäck 16 orsaker och lösningar
Det är oundvikligt. Någon gång under våra liv och karriärer har vi upplevt en känsla av att sitta fast och vara omotiverade.
Produktivitet är en av de mest uppskattade KPI:erna för att mäta arbetseffektivitet. Vi förväntas alltid vara motiverade och leverera. Men det är orealistiskt att vara produktiv hela tiden, och det är helt okej!
Så med all yttre press och brist på motivation ibland är det naturligt att fråga sig själv: "Varför är jag så improduktiv ? "Läs mer om 16 anledningar som kan besvara denna brännande fråga.
Varför är jag så improduktiv (anledningar)
När vi känner oss improduktiva tenderar vi ofta att tillskriva det fel orsaker. Vi glömmer att vi är människor, vi mår dåligt över att vi inte har den extra energi och motivation som krävs för att förflytta berg eller att vi ägnar för mycket tid åt fel uppgifter.
Låter det bekant? Du behöver veta att vår brist på motivation inte alltid är kopplad till vårt jobb eller till vår dagliga stress. Du kan älska ditt jobb och ha en lugn vardag, men ändå känna så här någon gång.
1. Du hanterar inte din tid på ett adekvat sätt
Att hantera tid och energinivåer är de viktigaste förutsättningarna för produktivitet. Att slutföra viktiga uppgifter är ett direkt resultat av god tidshantering.
Några av de fällor vi går i när det gäller att hantera vår tid är multitasking, att slösa tid på att skjuta upp saker eller att göra orealistiska tidsuppskattningsplaner. Allt detta gör att vi känner oss oroliga, att vi inte har kontroll över vårt eget liv eller känner skuld för att vi inte blir klara med arbetet i slutändan.
Låt oss reda ut orsakerna till att du är improduktiv på grund av dålig tidshantering:
Du kämpar med din tidshantering - Den bästa lösningen är att använda en app för tidsregistrering. Ett sådant verktyg visar automatiskt hur mycket tid du lägger på varje projekt eller uppgift och låter dig upptäcka distraktioner och tidstjuvar. I slutändan hjälper det dig att behålla och öka ditt fokus.
Du använder inte tidshanteringsmetoder som kan hjälpa dig att boka en tidsrelaterad fråga enkelt - Dyk in i den här guiden om de bästa tidshanteringsteknikerna som kan hjälpa dig att tillämpa tidstestade och bevisade att de fungerar.
"Jag kunde aldrig få tidsuppföljning att fungera effektivt. Det har ändrats nu tack vare Timeular." - Rachael, senior utvecklare
Sammanfattningsvis bör du börja med att hantera tiden som första steg - på så sätt får du klarhet i hur mycket tid du lägger på vissa uppgifter och kan organisera din dag och din att-göra-lista på ett bättre sätt.
När du hanterar tiden bättre kommer du dessutom att känna dig mer produktiv.
2. Att inte skapa att-göra-listor
Att organisera och ha klart för sig vad du behöver arbeta med är nyckeln till produktivitet. Gör en att-göra-lista med alla uppgifter du har varje dag eller i början av veckan. Att använda tidsblockering som en metod för tidshantering kan hjälpa dig att bättre hantera ditt fokus på uppgifter i det aktuella ögonblicket.
3. Bristande prioritering av arbetsuppgifter
Om du inte har klart för dig vad du ska prioritera kommer du förmodligen att lägga mycket mer tid på meningslösa uppgifter än nödvändigt. Bestäm hur viktiga dina uppgifter är och fokusera på det som är viktigt i din att-göra-lista.
För att prioritera din att-göra-lista kan du använda tidshanteringsmatrisens 4 kvadranter - den hjälper dig att dela upp dina brådskande och viktiga uppgifter och bestämma vilka som ska göras först. Med rätt prioritering kan du hålla fokus på det som är viktigt.
Kom ihåg att bra prioriteringar börjar med att säga "nej", så det är bäst att lära sig att säga nej på jobbet först. Annars kan det sluta med att du får en hög med oändliga uppgifter.
4. Inte avsatt tid för arbete
Förmodligen delar du inte upp din dag i tidsmässiga bitar, eller vad vi skulle kalla tidsinställda luckor, för att arbeta med uppgifter eller projekt.
Du kanske undrar hur man blockerar tid och varför det är viktigt. Tanken är att du ska få mer gjort genom att fokusera på enskilda uppgifter i stället för att försöka arbeta med många saker samtidigt. Dela in dina dagar i tidsbegränsade luckor. Du kan följa Elon Musks 5-minutersregel och arbeta med varje uppgift enligt deras prioritet.
Tidsblockering är ett utmärkt tips för att hålla koll på saker och ting, och förmodligen en av de mest effektiva metoderna för tidshantering, eftersom det gör att du bara fokuserar på ett projekt eller en uppgift under en viss tidsperiod.
5. Överväldigande eller föråldrad teknisk stack
När din produktivitet mäts mot dagens arbetstempo måste du vara utrustad med rätt balans av verktyg och vara uppdaterad. Du måste sluta anklaga dig själv för att vara improduktiv, utan försöka förstå om du hanterar föråldrad teknik som saktar ner dig eller är för mycket och för komplex.
Om du upptäcker sådana skillnader har du därför rätt att be om en annan teknisk stack eller ändringar i de verktyg du använder.
6. Står inför för många avbrott
Det är omöjligt att inte bli distraherad av alla aviseringar under dagen. Med e-post, telefonsamtal och sociala medier blir du avbruten varje minut, för att inte tala om när du arbetar i ett högljutt kontor.
Om du inte har system för att filtrera allt detta brus kommer du inte att kunna fokusera på det som verkligen betyder något. Det viktiga arbetet bara fortsätter att öka, och den överväldigande känslan blir svårare att skaka av sig, samtidigt som din självkänsla också kan påverkas.
För att komma vidare med arbetsuppgifterna och slippa avbrott kan du göra följande:
Undvik distraktioner - stäng av aviseringar under dagen på din telefon
Undvik telefonsamtal under arbetsdagen om de stör ditt arbetsflöde
Sätt gränser och kommunicera tydligt när du är tillgänglig (eller att du bara kan hantera brådskande och oväntade frågor) - särskilt om du sitter på ett kontor där folk känner att de kan avbryta dig när som helst.
7. Multitasking
Försöker du göra mer än en sak samtidigt? Nej, det är fel! Du blir mer produktiv om du bara tar en uppgift i taget och inte två eller tre. Trots att det är populärt finns det gott om forskning som visar att det hindrar produktiviteten.
Multitasking leder bara till en fördelning av uppmärksamheten som tömmer våra mentala resurser och gör oss långsammare. För det mesta tillåter inte multitasking att vi engagerar oss fullt ut i varje projekt. Så håll dig fokuserad, följ din att-göra-lista och sätt deadlines - du kommer att åstadkomma mycket mer på det här sättet.
8. Fokus på det okontrollerbara
Det kan hända att du oroar dig för vissa problem som du inte har någon kontroll över.
Ett exempel kan vara att du inte kan lansera ett projekt eftersom du väntar på att en av dina kollegor ska leverera en viktig del till lanseringen. I det här fallet kan du bara antingen diskutera med din kollega för att förstå förseningarna, diskutera ert ursprungliga avtal ordentligt eller göra justeringar av lanseringsdatumet.
Det sista du behöver göra är att fokusera på att din kollega inte levererar sitt hårda arbete; det vore inte meningsfullt för dig att fokusera på det, eftersom det är helt okontrollerbart. Vad du kan göra istället är att förstå vad du kan göra för att styra projektet, diskutera med eventuella intressenter och vidta de åtgärder som du är ansvarig för.
En annan okontrollerbar sak som kan blockera dig och hindra din produktivitet är att lägga för mycket känslomässig energi på världsrelaterade frågor. Jag säger inte att dessa inte ska beaktas, men de får dig att känna dig mer orolig och förlora ditt produktiva momentum. Sådana exempel kan vara andra människors problem, världskriser och så vidare.
Försök att inse vad du kan och inte kan kontrollera. Försök att inte stressa över saker som bara får dig att känna dig maktlös, arg och svag. Om du sedan riktar om ditt fokus kan du växa och bli mer produktiv.
9. Känner sig överväldigad av framtiden
Vi borde alla drömma stort, det är sant. Det kommer bara att få oss att sätta upp mål för oss själva, arbeta mer och bli mer effektiva.
Men att ha en vision av hur vår framtid ser ut kan kännas överväldigande. Det beror på att den är så långt ifrån vår nuvarande verklighet. Det är som när vi bestämmer oss för att börja träna och vara hälsosamma. Hela processen verkar så stressande och svår. Sedan förhalar vi, oroar oss och slutar med att inte ens börja.
Om du tar ditt huvudmål och delar upp det i mindre dagliga mål blir det mycket lättare att uppnå.
- Ett bra exempel är: istället för att börja med att gå två timmar till gymmet och bara äta hälsosam mat, försök att dela upp det i mindre och mer hanterbara mål. Gå till exempel en promenad och drick mer vatten. Det är redan en hälsosammare vana som du kan genomföra utan att känna dig så ängslig.
Dela upp dina mål i små, dagliga vinster. Fokusera på dina framsteg. Det kommer att hjälpa dig att hålla motivationen uppe på lång sikt.
10. Bristande självförtroende
Med all den konkurrens som råder idag är det svårt att behålla självförtroendet i yrkeslivet. Vi har alla någon gång i livet känt att vi inte är tillräckligt bra och att vårt arbete inte är tillräckligt värdefullt. Det tar tid att kämpa mot känslan av misslyckande och att inte duga som yrkesmänniska.
Du kan hitta tips på hur du kan sluta känna så här och värdesätta ditt arbete:
- Börja fundera på det bästa och det värsta som kan hända när du bestämmer dig för att ta det där jobbet eller projektet. Skriv ner de värsta sakerna som kan hända.
- Titta på det du skrev och du kommer att se att det värsta scenariot inte är så illa, så du kan gå vidare från det.
- Tänk om du tänker på det bästa som kan hända? Alla färdigheter du skulle få, allt nytt du skulle kunna lära dig, all erfarenhet du skulle få.
Att tänka på saker ur den här vinkeln förändrar ditt perspektiv på saker och ting och hjälper dig att fatta beslut med helhetsbilden i åtanke. Med tiden kommer du att kunna bygga upp ditt självförtroende och bli mer produktiv.
11. Inte "googlar" eller använder AI tillräckligt
Tekniken har utvecklats så mycket under de senaste åren att vi ibland hamnar i skuggan av den. Och inte bara det, utan våra hårda färdigheter kan vara rostiga, eller så behöver vi lära oss så många nya saker. Så tekniken kommer att påskynda din process, och du kommer att ha en konkurrensfördel tack vare den, utvecklas mycket snabbare och stressa mindre över att "inte känna till" processer eller saker.
Gör en regel för dig själv och varje gång du inte har ett svar på en uppgift inom två minuter, googla det, fråga ChatGPT, läs bloggar eller surfa på YouTube. Det mesta finns på webben.
Utnyttja det och var effektiv. Det finns många mallar som kommer att spara mycket tid. Du kan till exempel ladda ner våra gratis mallar för tidsspårning.
12. Inte tillräckligt med sömn
Inget bidrar mer till att sänka din produktivitet och motivation än att slarva med sömnen.
Forskning visar att människor som lider av sömnbrist är mer benägna att göra fel och utelämnanden och att vara improduktiva överlag. Detta sker delvis på grund av lägre reaktionstider jämfört med normalt. Sömnen återställer dig också känslomässigt och fysiskt, förutom att den fyller på mentala resurser under natten så att du kan arbeta. Allt detta är sammanflätat.
Så när du frågar dig själv varför din produktivitet inte är där du vill att den ska vara, var ärlig, erkänn problemet och börja ändra beteendet.
Sov minst 8 timmar per dag och försök att vara konsekvent med dina sömnscheman. Det finns många appar eller smartklockor som visar dina sömnresultat och sömnmönster, och du kan börja därifrån.
13. Äter inte näringsriktig mat
Hur många gånger har du inte känt dig sömnig och energilös på eftermiddagen? Allt handlar om blodsocker.
Ät rätt sorts mat och få i dig alla näringsämnen du behöver. Du kommer att kunna hålla energinivån uppe under hela dagen och känna dig mycket mer aktiv och produktiv.
Du kommer inte bara att bli friskare, utan du kommer också att må mycket bättre!
14. Tränar inte
Det är inte alltid lätt, det vet jag. Att vara stressad och ha ont om tid är inte alltid det bästa receptet för att ha energi att träna. Men det bästa sättet att öka din energi är att träna! Med våra hektiska liv på jobbet är det inte alltid lätt att träna. Ändå finns det inget behov av att gå till gymmet varje dag.
Försök att införliva mer aktiva vanor i dina dagliga rutiner; det behöver inte vara några stora förändringar - tillbringa mer tid utomhus på långa promenader eller löpturer. Det kommer att hjälpa dig att känna dig mycket mer energisk för veckan, och det kommer att kännas fantastiskt.
15. Att inte ge dig själv tid för pauser
När du har jobbat en hel del förtjänar du en paus!
Balans är nyckeln till allt: pressa dig inte för hårt och ta dig tid att vila. Din hjärna är en muskel, precis som alla andra behöver den lite vila. Låt tankarna vandra en stund: gå ut, prata med en kollega och lyssna på din favoritmusik. Gör vad som känns bra för dig.
Du kommer tillbaka till din uppgift utvilad, avstressad och med energi att fortsätta med dina uppgifter. Detta hjälper också till att stimulera din kreativitet.
16. Har en stökig arbetsplats
En smutsig arbetsyta kan lätt påverka din produktivitet. Även om det är normalt att ditt arbetsområde blir rörigt under dagen, försök att fräscha upp det ibland.
Gör ditt utrymme till ditt eget genom att också göra det mysigt och vänligt. Tänd det där ljuset du gillar, lyssna på din favoritmusik och skaffa dig söta pennhållare. Vad som än fungerar för dig!
Få se hur och om musik ökar din produktivitet.
Slutsats
I slutet av den här artikeln bör du ha fått svar på den viktiga frågan "Varför är jag så improduktiv?". Det här är vanliga orsaker som kan hjälpa dig att förklara varför du känner dig så här och hur du kan ändra på det.
Men döm inte dig själv för att du känner dig improduktiv eller omotiverad. Det är helt orealistiskt att försöka vara superproduktiv, aktiv och utmärka sig hela tiden. Det är extremt viktigt att alltid komma ihåg att ditt värde inte mäts av din produktion.
Medvetenhet är dock bara det första steget, du måste arbeta med de beteenden eller underliggande problem som gör dig improduktiv.