Perché sono così improduttivo? Scopri 16 ragioni e soluzioni
È inevitabile. A un certo punto della nostra vita e della nostra carriera, abbiamo provato la sensazione di essere bloccati e demotivati.
La produttività è uno dei KPI più apprezzati per misurare l'efficienza del lavoro. Ci si aspetta che siamo sempre motivati e che diamo risultati. Ma non è realistico essere sempre produttivi, e va bene così!
Quindi, con tutte le pressioni esterne e la mancanza di motivazione, è naturale chiedersi: "Perché sono così improduttivo? "Scoprite 16 motivi che possono rispondere a questa domanda scottante.
Perché sono così improduttivo (motivi)
Ogni volta che ci sentiamo improduttivi, spesso tendiamo ad attribuirlo a tutte le ragioni sbagliate. Tendiamo a dimenticare che siamo esseri umani, ci sentiamo in colpa perché non abbiamo l'energia e la motivazione extra per spostare le montagne o perché stiamo dedicando troppo tempo ai compiti sbagliati.
Vi suona familiare? Dovete sapere che la nostra mancanza di motivazione non è sempre legata al lavoro o allo stress della vita quotidiana. Sappiate che potete amare il vostro lavoro, avere una routine quotidiana rilassata e sentirvi comunque così a un certo punto.
1. Non gestire adeguatamente il proprio tempo
La gestione del tempo e dei livelli di energia sono i punti cardine della produttività. Portare a termine compiti importanti è il risultato diretto di una buona gestione del tempo.
Alcune delle trappole in cui cadiamo quando si tratta di gestire il nostro tempo sono il multitasking, la perdita di tempo a procrastinare o a fare piani irrealistici di stima del tempo. Tutto ciò ci fa sentire ansiosi, ci fa pensare di non avere il controllo sulla nostra vita o ci fa sentire in colpa per non aver finito il lavoro alla fine.
Vediamo i motivi per cui siete improduttivi a causa di una cattiva gestione del tempo:
La soluzione migliore è utilizzare un'applicazione per lagestione del tempo. Uno strumento di questo tipo vi mostra automaticamente quanto tempo state dedicando a ogni progetto o compito e vi permette di individuare le distrazioni e le perdite di tempo. In definitiva, vi aiuta a mantenere e aumentare la vostra concentrazione.
Non state utilizzando metodi di gestione del tempo che potrebbero aiutarvi a prenotare facilmente una questione legata al tempo - immergetevi in questa guida sulle migliori tecniche di gestione del tempo che possono aiutarvi ad applicare tecniche collaudate e che hanno dimostrato di funzionare.
"Non sono mai riuscito a far funzionare in modo efficace il monitoraggio del tempo. Ora la situazione è cambiata grazie a Timeular". - Rachael, sviluppatore senior
Per riassumere, il primo passo è la gestione del tempo: in questo modo si capisce quanto tempo si dedica a determinati compiti e si organizza meglio la giornata e l'elenco delle cose da fare.
Inoltre, una volta gestito meglio il tempo, vi sentirete più produttivi.
2. Non creare liste di cose da fare
L'organizzazione e la chiarezza su ciò che si deve fare sono fondamentali per la produttività. Preparate una lista delle cose da fare con tutti i compiti che avete ogni giorno o all'inizio della settimana. L'uso del time blocking come metodo di gestione del tempo può aiutarvi a concentrarvi meglio sui compiti nel momento presente.
3. Mancanza di priorità dei compiti
Se non avete chiare le vostre priorità, probabilmente finirete per dedicare più tempo del necessario a compiti inutili. Determinate il livello di importanza dei vostri compiti e concentratevi su ciò che è essenziale nella vostra lista di cose da fare.
Per stabilire le priorità della vostra lista di cose da fare, potete usare la matrice dei 4 quadranti della gestione del tempo, che vi aiuta a suddividere le attività urgenti e importanti e a decidere quali devono essere svolte per prime. Con una corretta definizione delle priorità, potrete concentrarvi su ciò che conta.
Ricordate che una buona definizione delle priorità inizia col dire "no", quindi è meglio imparare prima a dire di no al lavoro. Altrimenti, potreste ritrovarvi con una pila di compiti infiniti.
4. Non bloccare il tempo per il lavoro
Probabilmente, non suddividete la vostra giornata in porzioni di tempo, o in quelle che chiamiamo fasce orarie, per lavorare su compiti o progetti.
Ci si può chiedere come bloccare il tempo e perché sia importante. L'idea è di ottenere di più concentrandosi su singoli compiti piuttosto che cercando di lavorare su molte cose contemporaneamente. Dividete le vostre giornate in fasce orarie. Potete seguire la regola dei 5 minuti di Elon Musk e lavorare su ogni compito in base alla sua priorità.
Il time-blocking è un ottimo consiglio per non perdere tempo e probabilmente uno dei metodi di gestione del tempo più efficaci, in quanto vi spinge a concentrarvi solo su un progetto o su un compito per una fascia oraria specifica.
5. Stack tecnologico sovraccarico o obsoleto
Una volta misurata la vostra produttività rispetto alla velocità di lavoro odierna, dovete dotarvi del giusto equilibrio di strumenti e aggiornamenti. Dovete smettere di rimproverarvi di essere improduttivi, ma cercare di capire se avete a che fare con una tecnologia obsoleta che vi rallenta o è troppo e troppo complessa.
Pertanto, se individuate tali disparità, avete il diritto di chiedere un diverso stack tecnologico o di modificare gli strumenti che state utilizzando.
6. Troppe interruzioni
È impossibile non essere distratti da tutte le notifiche durante la giornata. Con le e-mail, le telefonate e i social media, si viene interrotti ogni minuto, per non parlare del lavoro in un ufficio rumoroso.
Se non disponete di sistemi per filtrare tutto questo rumore, non riuscirete a concentrarvi su ciò che conta davvero. Il lavoro importante continua ad aumentare e quella sensazione di oppressione diventa più difficile da scrollarsi di dosso, mentre anche la vostra autostima può risentirne.
Per andare avanti con le attività e ridurre le interruzioni, potete fare come segue:
Evitare le distrazioni : disattivare le notifiche sul telefono durante il giorno.
Evitare le telefonate durante la giornata lavorativa se queste disturbano il flusso di lavoro.
Stabilite dei limiti e comunicate chiaramente quando siete disponibili (o che potete occuparvi solo di questioni urgenti e inaspettate), soprattutto se siete in un ufficio dove le persone hanno la sensazione di potervi interrompere in qualsiasi momento.
7. Multitasking
State cercando di fare più di una cosa alla volta? Sbagliato! Si è più produttivi se si svolge un solo compito alla volta e non due o tre. Nonostante la sua popolarità, ci sono molte ricerche che dimostrano che ostacola la produttività.
Il multitasking porta solo a una distribuzione dell'attenzione che prosciuga le nostre risorse mentali e ci rallenta. Nella maggior parte dei casi, il multitasking non ci permette di impegnarci completamente in ogni progetto. Quindi, rimanete concentrati, seguite la vostra lista di cose da fare e fissate delle scadenze: in questo modo otterrete molto di più.
8. Concentrarsi sull'incontrollabile
Potreste preoccuparvi di alcuni problemi che sfuggono al vostro controllo.
Un esempio può essere l'impossibilità di lanciare un progetto, perché si sta aspettando che uno dei colleghi consegni un elemento fondamentale per il lancio. In questo caso, tutto ciò che potrete fare è discutere con il vostro collega per capire i ritardi, ridiscutere con decisione l'accordo iniziale o modificare la data di lancio.
L'ultima cosa che dovrete fare è concentrarvi sul fatto che il vostro collega non ha portato a termine il suo duro lavoro; non avrebbe senso che vi concentraste su questo aspetto, poiché è ampiamente incontrollabile. Potreste invece capire cosa è sotto il vostro controllo per gestire il progetto, discutere con le parti interessate e intraprendere le azioni che vi competono.
Un'altra cosa incontrollabile che può bloccarvi e ostacolare la vostra produttività è mettere troppa energia emotiva nelle questioni legate al mondo. Non dico che queste non debbano essere prese in considerazione, ma vi fanno sentire più ansiosi e perdete il vostro slancio produttivo. Tali esempi possono essere i problemi degli altri, le crisi mondiali e così via.
Cercate di riconoscere ciò che potete o non potete controllare. Cercate di non stressarvi per cose che vi faranno sentire impotenti, arrabbiati e deboli. Riorientare l'attenzione vi permetterà di crescere e diventare più produttivi.
9. Sentirsi sopraffatti dal futuro
Tutti dovremmo sognare in grande, è vero. Questo ci spinge a fissare degli obiettivi per noi stessi, a lavorare di più e a essere più efficienti.
Tuttavia, avere una visione del nostro futuro può sembrare opprimente. Questo perché è così lontano dalla nostra realtà attuale. È come quando decidiamo di iniziare ad allenarci e a stare bene. L'intero processo sembra così stressante e difficile. Poi procrastiniamo, ci preoccupiamo e finiamo per non iniziare nemmeno.
Se prendete il vostro obiettivo principale e lo suddividete in obiettivi giornalieri più piccoli, sarà molto più facile realizzarlo.
- Un buon esempio: invece di iniziare andando 2 ore in palestra e mangiando solo cibi sani, provate a suddividere il tutto in obiettivi più piccoli e gestibili. Ad esempio, fare una passeggiata e bere più acqua. Si tratta già di un'abitudine più sana che potete mettere in pratica senza sentirvi così ansiosi.
Suddividete i vostri obiettivi in piccole vittorie quotidiane. Concentratevi sui vostri progressi. Questo vi aiuterà a rimanere motivati nel lungo periodo.
10. Mancanza di fiducia in se stessi
Con tutta la concorrenza che c'è al giorno d'oggi, è difficile rimanere fiduciosi sul piano professionale. Tutti noi, a un certo punto della nostra vita, abbiamo pensato di non essere abbastanza bravi e che il nostro lavoro non fosse abbastanza valido. Ci vuole tempo per combattere la sensazione di fallimento e di non essere abbastanza bravi come professionisti.
È possibile trovare dei trucchi per smettere di sentirsi così e dare valore al proprio lavoro:
- Iniziate a pensare al meglio e al peggio che può accadere quando decidete di accettare quel lavoro o quel progetto. Scrivete le cose peggiori che possono accadere.
- Guardate quello che avete scritto e vedrete che lo scenario peggiore non è poi così male, quindi potete andare avanti.
- E se pensaste alla cosa migliore che potrebbe accadere? A tutte le competenze che acquisirebbe, a tutto ciò che di nuovo potrebbe imparare, all'esperienza che farebbe.
Pensare alle cose da questo punto di vista cambia la prospettiva delle cose e aiuta a prendere decisioni con un quadro generale. Con il tempo, questo vi permetterà di acquisire fiducia in voi stessi e di essere più produttivi.
11. Non "googlare" o usare l'IA a sufficienza
La tecnologia si è evoluta così tanto negli ultimi due anni che a volte ne siamo eclissati. E non solo, ma le nostre competenze specifiche potrebbero essere arrugginite o dovremmo imparare molte cose nuove. Quindi, la tecnologia accelererà il vostro processo e grazie ad essa avrete un vantaggio competitivo, progredirete molto più velocemente e vi stresserete meno per il fatto di "non conoscere" i processi o le cose.
Stabilite una regola per voi stessi: ogni volta che non avete una risposta a un compito in due minuti, cercatela su Google, chiedete a ChatGPT, leggete i blog o sfogliate YouTube. La maggior parte delle cose si trova sul web.
Approfittatene e siate efficienti. Esistono molti modelli che vi faranno risparmiare molto tempo. Ad esempio, potete scaricare i nostri modelli gratuiti per il monitoraggio del tempo.
12. Non dormire a sufficienza
Non c'è niente che contribuisca a uccidere la vostra produttività e la vostra motivazione più di quanto non faccia il sonno.
La ricerca dimostrano che le persone private del sonno hanno maggiori probabilità di commettere errori e omissioni e di essere complessivamente improduttive. Questo accade in parte a causa dei tempi di reazione più bassi rispetto alla norma. Il sonno è anche fonte di ristoro emotivo e fisico, oltre a riempire le risorse mentali durante la notte per poter lavorare. Tutti questi aspetti sono interconnessi.
Quindi, quando vi chiedete perché la vostra produttività non è quella che vorreste, siate onesti, riconoscete questo problema e iniziate a cambiare questo comportamento.
Dormite almeno 8 ore al giorno e cercate di essere coerenti con i vostri orari di sonno. Esistono molte app o smartwatch che mostrano i punteggi e gli schemi del sonno, e si può partire da lì.
13. Non mangiare cibi nutrienti
Quante volte vi siete sentiti assonnati e privi di energia nel pomeriggio? È tutta una questione di zuccheri nel sangue.
Mangiate i cibi giusti e assumete tutti i nutrienti di cui avete bisogno. Potrete mantenere i vostri livelli di energia per tutto il giorno e sentirvi molto più attivi e produttivi.
Non solo diventerete più sani, ma vi sentirete anche molto meglio!
14. Non esercitare
Non è sempre facile, lo so. Essere stressati e super impegnati con il tempo non è sempre la ricetta migliore per avere l'energia necessaria per fare esercizio. Tuttavia, il modo migliore per aumentare l'energia è allenarsi! Con la nostra vita frenetica al lavoro, allenarsi non è sempre facile. Tuttavia, non è necessario andare in palestra tutti i giorni.
Cercate di incorporare abitudini più attive nella vostra routine quotidiana; non devono essere cambiamenti importanti, come ad esempio passare più tempo all'aria aperta facendo lunghe passeggiate o correndo. Vi aiuterà a sentirvi molto più energici per tutta la settimana e vi farà sentire benissimo.
15. Non concedersi il tempo per le pause
Dopo aver lavorato a lungo, vi meritate una pausa!
L'equilibrio è la chiave di tutto: non fate troppa pressione e prendetevi del tempo per riposare. Il cervello è un muscolo, come tutti gli altri, e ha bisogno di riposo. Lasciate che la vostra mente vaghi per un po': uscite all'aperto, chiacchierate con un collega e ascoltate la vostra musica preferita. Fate tutto ciò che vi fa stare bene.
Tornerete al vostro compito rinvigoriti, non stressati e carichi di energia per portare avanti le vostre attività. Questo aiuta anche ad alimentare la vostra creatività.
16. Avere uno spazio di lavoro disordinato
Uno spazio di lavoro sporco può facilmente influire sulla vostra produttività. Anche se è normale che la vostra area di lavoro sia disordinata durante la giornata, cercate di rinfrescarla ogni tanto.
Rendete il vostro spazio personale rendendolo accogliente e amichevole. Accendete la candela che preferite, ascoltate la vostra musica preferita e procuratevi dei simpatici portapenne. Tutto ciò che fa per voi!
Scoprite come e se la musica aumenta la vostra produttività.
Conclusione
Alla fine di questo articolo, dovreste avere le risposte alla domanda pressante: "Perché sono così improduttivo?". Si tratta di ragioni comuni che possono aiutare a spiegare perché vi sentite così e come potete cambiare la situazione.
Tuttavia, non giudicatevi se vi sentite improduttivi o demotivati. Non è assolutamente realistico cercare di essere sempre super produttivi, attivi ed eccellenti. È importantissimo ricordare sempre che il vostro valore non si misura in base ai vostri risultati.
Tuttavia, la consapevolezza è solo il primo passo: bisogna lavorare sui comportamenti o sui problemi di fondo che ci rendono improduttivi.