Jak zespół IT oszczędza 10 godzin tygodniowo dzięki Timeular

Noah Ruseng Bested jest asystentem wsparcia IT w Bang & Olufsen, duńskiej firmie zajmującej się wysokiej klasy elektroniką użytkową, która projektuje i produkuje produkty audio, telewizory i telefony.

Noah pracuje w pięcioosobowym zespole odpowiedzialnym za doświadczenia użytkowników końcowych. Wspierają oni pracowników Bang & Olufsen we wszystkich kwestiach IT.

Wyzwanie: znalezienie sposobu na łatwe zrozumienie, gdzie spędzany jest czas.

Zanim odkryli Timeular, Noah i jego zespół nie mieli sposobu na śledzenie swojego czasu i nie wiedzieli, gdzie go spędzają. Musieli znaleźć sposób na łatwe rejestrowanie, dokąd zmierza ich czas, aby mogli lepiej zrozumieć alokację zasobów i usprawnić zarządzanie zadaniami.

Szukając narzędzia, mieli na uwadze kilka celów: odblokowanie zróżnicowanego i dogłębnego zrozumienia roli każdego członka zespołu oraz zapewnienie, że pracują oni tak wydajnie, jak to możliwe, aby zmaksymalizować ogólną produktywność w zespole.

Rozwiązanie: możliwość lepszego planowania czasu w przyszłości

Noah i zespół śledzą swój czas, korzystając z kilku różnych działań, w tym: spotkań, wejść/zakłóceń, projektów, usług teraz (ich system biletowy), nieokreślonych (dla działań, które wykraczają poza główne kategorie), transportu (w celu uchwycenia czasu spędzonego na podróży do i z pracy), przerw i administracji. Aktywność "walk ins/ disturbance" jest używana, gdy użytkownik potrzebuje natychmiastowej pomocy, a zespół przestaje pracować nad ustalonym zadaniem.

Większość zespołu korzysta z Trackera, w tym Noah: "Uważam, że korzystanie z Trackera przyspiesza pracę i naprawdę ułatwia śledzenie mojego czasu". Cały zespół korzysta z aplikacji mobilnej Timeular, która pozwala im łatwo śledzić czas w podróży, z opcją dodawania notatek i tagów.

Zespół używa hashtagów, aby dołączyć dalsze szczegóły dotyczące zarejestrowanych działań. Śledzą również swoje projekty za pomocą hashtagów, co pozwala im łatwo zobaczyć, ile wspólnego czasu poświęcono na każdy projekt. Dzięki tym informacjom są w stanie dokładnie rozliczać wszelkie firmy zewnętrzne, z którymi współpracują.

Dzięki danym dostarczanym przez Timeular, zespół dokładnie rozumie, gdzie wykorzystywany jest ich czas, co pozwala im lepiej planować swój czas w przyszłości.

Rezultat: maksymalizacja rentowności poprzez nadanie priorytetu "trybowi skupienia

"Nasz menedżer jest naprawdę zadowolony, że wszyscy korzystamy z Timeular i wszyscy bardzo go lubimy. Dzięki danym nasz kierownik może zobaczyć, w jaki sposób przydzielamy nasz czas i zasoby, a także zobaczyć, które obszary wymagają zasobów, aby zapewnić najwyższy poziom zadowolenia klientów".

Dzięki Timeular zespół IT w Bang & Olufsen jest w stanie łatwo sprawdzić, ile czasu poświęcają na małe zadania i ile czasu to wszystko zajmuje. Przed korzystaniem z Timeular nie zdawali sobie sprawy z tego, ile czasu zajmuje im wykonywanie wszystkich drobnych zadań w godzinach pracy, które zwykle spędzają na pracy nad rzeczami, nad którymi faktycznie muszą pracować.

W rezultacie mają teraz dedykowane godziny, w których są w "trybie skupienia", czyli wtedy, gdy muszą pracować tylko nad projektami lub wsparciem IT i nie są otwarci na zakłócenia.

"Timeular pozwolił nam pracować wydajniej. Dzięki spostrzeżeniom byliśmy w stanie wprowadzić wiele zmian w strukturze IT, aby pracować wydajniej. Zaoszczędziło to każdemu członkowi zespołu około dwóch godzin tygodniowo, co daje łącznie 10 godzin zyskanych tygodniowo w całym zespole".

Śledząc sposób, w jaki zespół spędza czas, są w stanie określić, ile czasu poświęca się na zadania, które nie przyczyniają się do ogólnej rentowności. Dzięki tym danym zespół może teraz skoncentrować swój czas na działaniach, które są cenne dla firmy i zwiększają rentowność.