Hvordan et IT-team sparer 10 timer i uken takket være Timeular

Noah Ruseng Bested er IT-supportassistent hos Bang & Olufsen, et dansk selskap innen avansert forbrukerelektronikk som designer og produserer lydprodukter, TV-apparater og telefoner.

Noah jobber i et team på fem personer som er ansvarlige for sluttbrukeropplevelsen. De støtter Bang & Olufsens ansatte med alle IT-forespørsler.

Utfordringen: å finne en måte å enkelt forstå hva tiden brukes til

Før de oppdaget Timeular, hadde Noah og teamet ingen måte å spore tiden sin på, og de visste ikke hva de brukte tiden sin på. De trengte en måte å enkelt loggføre tidsbruken på, slik at de kunne få en bedre forståelse av ressursallokeringen og forbedre oppgavehåndteringen.

Da de lette etter et verktøy, hadde de et par mål i tankene: å få en mangfoldig og dyp forståelse av hvert enkelt teammedlems rolle, og å sikre at de jobbet så effektivt som mulig for å maksimere den samlede produktiviteten i teamet.

Løsningen: muligheten til å planlegge tiden bedre fremover

Noah og teamet registrerer tiden sin ved hjelp av flere ulike aktiviteter, blant annet: møter, "walk-ins/forstyrrelser", prosjekter, "service now" (billettsystemet deres), uspesifisert (for aktiviteter som faller utenfor hovedkategoriene), transport (for å registrere tid brukt på å reise til og fra jobb), pauser og administrasjon. Aktiviteten "walk ins/forstyrrelser" brukes når en bruker trenger øyeblikkelig hjelp, og teamet avbryter arbeidet med den oppsatte oppgaven.

De fleste i teamet bruker Tracker, inkludert Noah: "Jeg synes at det går raskere å bruke Tracker, og det gjør det veldig enkelt å holde oversikt over tiden min." Hele teamet bruker Timeular Mobile Companion, som gjør det enkelt å registrere tid på farten, med mulighet for å legge til notater og tagger.

Teamet bruker hashtags for å inkludere flere detaljer knyttet til loggførte aktiviteter. De sporer også prosjektene sine ved hjelp av hashtags, slik at de enkelt kan se hvor mye tid de har brukt på hvert prosjekt. Med denne informasjonen kan de fakturere eksterne selskaper de samarbeider med, på en nøyaktig måte.

Med dataene fra Timeular har teamet en presis forståelse av nøyaktig hvor tiden deres brukes, noe som gjør at de bedre kan planlegge tiden sin fremover.

Resultatet: maksimering av lønnsomheten ved å prioritere "fokusmodus

"Lederen vår er veldig glad for at vi alle bruker Timeular, og vi er alle veldig glade i det. Med dataene kan sjefen vår se hvordan vi fordeler tid og ressurser, og også se hvilke områder som krever ressurser for å sikre høyest mulig kundetilfredshet."

Takket være Timeular kan IT-teamet hos Bang & Olufsen enkelt se hvor mye tid de bruker på små oppgaver, og hvor mye tid dette utgjør til sammen. Før de tok i bruk Timeular, var de ikke klar over hvor mye tid alle de små oppgavene tok av arbeidstiden som de vanligvis bruker på det de faktisk må jobbe med.

Som et resultat av dette har de nå dedikerte tidspunkter der de er i "fokusmodus", det vil si når de kun skal jobbe med prosjekter eller IT-støtte og ikke er åpne for forstyrrelser.

"Timeular har gjort det mulig for oss å jobbe mer effektivt. Takket være innsikten har vi kunnet gjøre mange endringer i IT-strukturen for å jobbe mer effektivt. Dette har spart hvert teammedlem for rundt to timer per uke, noe som utgjør 10 timer totalt for hele teamet, hver uke."

Ved å følge med på hvordan teamet bruker tiden sin, kan de identifisere hvor mye tid som brukes på oppgaver som ikke bidrar til den samlede lønnsomheten. Med disse dataene kan teamet nå sørge for at de fokuserer tiden sin på aktiviteter som er verdifulle for virksomheten, og som øker lønnsomheten.