Como uma equipe de TI economiza 10 horas por semana graças ao Timeular

Noah Ruseng Bested é assistente de suporte de TI na Bang & Olufsen, uma empresa dinamarquesa de eletrônicos de consumo de alta qualidade que projeta e fabrica produtos de áudio, televisores e telefones.

Noah trabalha em uma equipe de cinco pessoas que são responsáveis pela experiência do usuário final. Eles dão suporte aos funcionários da Bang & Olufsen em todas as solicitações de TI.

O desafio: encontrar uma maneira de entender facilmente onde o tempo está sendo gasto

Antes de descobrirem o Timeular, Noah e a equipe não tinham uma maneira de controlar o tempo e não sabiam onde o tempo era gasto. Eles precisavam encontrar uma maneira de registrar, sem esforço, o destino do seu tempo para que pudessem compreender melhor a alocação de recursos e aprimorar o gerenciamento de tarefas.

Ao procurar uma ferramenta, eles tinham dois objetivos em mente: desbloquear uma compreensão diversificada e profunda da função de cada membro da equipe e garantir que eles estivessem trabalhando da forma mais eficiente possível para maximizar a produtividade geral da equipe.

A solução: a capacidade de planejar melhor o tempo daqui para frente

Noah e a equipe monitoram seu tempo usando várias atividades diferentes, incluindo: reuniões, visitas/perturbações, projetos, service now (seu sistema de emissão de tíquetes), não especificado (para atividades que não se enquadram nas categorias principais), transporte (para capturar o tempo gasto no trajeto de ida e volta ao trabalho), intervalos e administração. A atividade "walk ins/disturbance" é usada quando um usuário precisa de ajuda imediata e a equipe para de trabalhar na tarefa definida.

A maior parte da equipe usa o Tracker, inclusive Noah: "Acho que usar o Tracker acelera as coisas e facilita muito o controle do meu tempo." Toda a equipe usa o companheiro móvel Timeular, que lhes permite controlar facilmente o tempo em qualquer lugar, com a opção de adicionar notas e etiquetas.

A equipe usa hashtags para incluir mais detalhes relacionados às atividades registradas. Eles também monitoram seus projetos usando hashtags, o que lhes permite ver facilmente quanto tempo coletivo foi gasto em cada projeto. Com essas informações, eles podem cobrar com precisão as empresas externas com as quais estão trabalhando.

Com os dados fornecidos pelo Timeular, a equipe tem uma compreensão precisa de onde exatamente seu tempo é usado, o que lhes permite planejar melhor seu tempo no futuro.

O resultado: maximização da lucratividade ao priorizar o "modo de foco

"Nosso gerente está muito feliz com o fato de todos nós usarmos o Timeular, e todos nós gostamos muito dele. Com os dados, nosso gerente pode ver como alocamos nosso tempo e recursos e também quais áreas precisam de recursos para garantir o mais alto nível de satisfação do cliente."

Graças ao Timeular, a equipe de TI da Bang & Olufsen pode ver facilmente quanto tempo está gastando em pequenas tarefas e quanto tempo isso representa. Antes de usar o Timeular, eles não tinham noção de quanto tempo as pequenas tarefas consumiam de suas horas de trabalho, que normalmente são dedicadas às tarefas que realmente precisam fazer.

Como resultado, eles agora têm horários dedicados em que estão em "modo de foco", ou seja, quando só precisam trabalhar em projetos ou suporte de TI e não estão abertos a perturbações.

"A Timeular nos permitiu trabalhar com mais eficiência. Graças aos insights, conseguimos fazer muitas mudanças na estrutura de TI para trabalhar com mais eficiência. Isso fez com que cada membro da equipe economizasse cerca de duas horas por semana, o que representa um ganho total de 10 horas para toda a equipe, a cada semana."

Ao monitorar como a equipe gasta seu tempo, é possível identificar quanto tempo é gasto em tarefas que não contribuem para a lucratividade geral. Com esses dados, a equipe pode agora garantir que concentre seu tempo em atividades que são valiosas para a empresa, o que aumenta a lucratividade.