Hvordan et IT-team sparer 10 timer om ugen takket være Timeular

Noah Ruseng Bested er IT-supportassistent hos Bang & Olufsen, en dansk high-end forbrugerelektronikvirksomhed, der designer og producerer lydprodukter, fjernsyn og telefoner.

Noah arbejder i et team på fem, der er ansvarlige for slutbrugeroplevelsen. De støtter Bang & Olufsens medarbejdere med alle IT-anmodninger.

Udfordringen: at finde en måde, hvorpå man nemt kan forstå, hvor tiden bliver brugt

Før de opdagede Timeular, havde Noah og teamet ikke nogen måde at spore deres tid på, og de vidste ikke, hvad de brugte deres tid på. De havde brug for at finde en måde, hvorpå de nemt kunne logge, hvor deres tid gik hen, så de kunne få en bedre forståelse af ressourceallokering og forbedre opgavestyringen.

Da de ledte efter et værktøj, havde de et par mål for øje: at få en mangfoldig og dyb forståelse af hvert enkelt teammedlems rolle og at sikre, at de arbejdede så effektivt som muligt for at maksimere den samlede produktivitet i teamet.

Løsningen: muligheden for at planlægge tiden bedre fremover

Noah og teamet registrerer deres tid ved hjælp af flere forskellige aktiviteter, herunder: møder, walk-ins/forstyrrelser, projekter, service now (deres billetsystem), uspecificeret (for aktiviteter, der falder uden for hovedkategorierne), transport (for at registrere den tid, der bruges på at rejse til og fra arbejde), pauser og administration. Aktiviteten "walk ins/disturbance" bruges, når en bruger har brug for øjeblikkelig hjælp, og teamet holder op med at arbejde på deres opgave.

De fleste i teamet bruger Tracker, også Noah: "Jeg synes, at brugen af Tracker gør tingene hurtigere og gør det virkelig nemt at holde styr på min tid." Hele teamet bruger Timeular mobile companion, som giver dem mulighed for nemt at registrere tid på farten med mulighed for at tilføje noter og tags.

Teamet bruger hashtags til at inkludere yderligere detaljer om de loggede aktiviteter. De sporer også deres projekter ved hjælp af hashtags, hvilket giver dem mulighed for nemt at se, hvor meget kollektiv tid der er brugt på hvert projekt. Med disse oplysninger er de i stand til nøjagtigt at fakturere eventuelle eksterne virksomheder, de arbejder sammen med.

Med data fra Timeular har teamet en præcis forståelse af, præcis hvor deres tid bruges, og det giver dem mulighed for bedre at planlægge deres tid fremover.

Resultatet: Maksimering af rentabiliteten ved at prioritere "fokustilstand".

"Vores leder er rigtig glad for, at vi alle bruger Timeular, og vi er alle meget glade for det. Med dataene kan vores leder se, hvordan vi fordeler vores tid og ressourcer, og også se, hvilke områder der kræver ressourcer for at sikre den højeste grad af kundetilfredshed."

Takket være Timeular kan IT-teamet hos Bang & Olufsen nemt se, hvor meget tid de bruger på små opgaver, og hvor meget tid det hele løber op i. Før de brugte Timeular, var de ikke klar over, hvor meget tid alle de små opgaver tog af deres arbejdstid, som de normalt bruger på at arbejde med de ting, de faktisk skal arbejde med.

Derfor har de nu særlige tidspunkter, hvor de er i "fokustilstand", hvor de kun skal arbejde med projekter eller IT-support og ikke er åbne for forstyrrelser.

"Timeular har gjort det muligt for os at arbejde mere effektivt. Takket være indsigten har vi været i stand til at foretage en masse ændringer i IT-strukturen for at arbejde mere effektivt. Det har sparet hvert teammedlem omkring to timer om ugen, hvilket giver en samlet gevinst på 10 timer for hele teamet hver uge."

Ved at spore, hvordan teamet bruger deres tid, kan de identificere, hvor meget tid der bruges på opgaver, som ikke bidrager til den samlede rentabilitet. Med disse data kan teamet nu sikre, at de fokuserer deres tid på aktiviteter, der er værdifulde for virksomheden, og som øger lønsomheden.