Timeboxing: Definizione, vantaggi e funzionamento
Se siete alla ricerca di metodi pratici per migliorare la produttività e sfruttare al meglio il vostro tempo, siete capitati sulla pagina giusta. In questo articolo esplorerò il concetto di timeboxing, una delle strategie di gestione del tempo più efficienti utilizzate da team e individui di successo.
Cosa imparerete:
- Che cos'è il timeboxing
- Quali sono i vantaggi del timeboxing
- Come utilizzare il timeboxing e rimanere concentrati
Ho iniziato a usare il timeboxing un paio di mesi fa e vorrei averlo saputo prima! Scopriamo come dedicare un limite rigoroso ai singoli compiti possa aiutare anche voi a migliorare la concentrazione e a ottenere di più in meno tempo.
- Scarica ora gratuitamente: Modello di timeboxing
Che cos'è il timeboxing?
Il timeboxing, noto anche come time blocking, è una semplice tecnica di gestione del tempo utilizzata in Scrum e nella gestione agile dei progetti. Aiuta a pianificare in modo efficiente assegnando un lasso di tempo specifico ai compiti più importanti.
L'aspetto cruciale del suo successo è il mantenimento della concentrazione su un singolo compito nel tempo assegnato, evitando distrazioni o cambi di contesto.
Come funziona? L'implementazione della tecnica del timeboxing garantisce un uso efficiente del tempo e aiuta a completare le attività di gestione del progetto entro l'unità di tempo massima, che va dai minuti alle settimane o ai mesi in base alla complessità del compito.
È possibile utilizzare il timeboxing per pianificare in modo efficiente le singole attività , aiutare il team a organizzarsi, gestire un progetto o pianificare le riunioni in modo più efficace.
Esempio: Supponiamo che un cliente vi chieda una strategia per i social media, un progetto che richiede circa 30 ore per essere portato a termine. Per rispettare la scadenza di 10 giorni, dovrete dedicare tre ore al giorno. Oppure, se preferite, potete optare per blocchi di cinque ore distribuiti su sei giorni. Tutto sta nel trovare i blocchi di tempo giusti per portare a termine il lavoro in tempo.
Lo sapevate che... La tecnica del timeboxing sfrutta il fenomeno psicologico della fissazione di una scadenza precisa. Senza tali scadenze, si perde facilmente la concentrazione e i compiti importanti tendono a dilatarsi, come descritto dalla legge di Parkinson.
"Ho raddoppiato le mie entrate grazie a Timeular e sono riuscito a dimezzare il tempo di lavoro" - Valdemar Alfred, proprietario di Valdefar
I vantaggi del timeboxing
Sebbene il timeboxing sia una tecnica di gestione del tempo così semplice, offre infiniti vantaggi:
- Migliora le capacità di gestione del tempo e aiuta a risparmiare tempo
- Migliora la produttività , evita il multitasking e consente di lavorare in profondità .
- Fornisce un modo per misurare la produttivitÃ
- Aiuta a superare la procrastinazione
- Domare la tendenza al perfezionismo
- Aiuta a rispettare le scadenze con facilitÃ
- Semplifica la pianificazione degli sprint, la revisione degli sprint e la retrospettiva degli sprint.
Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno dei vantaggi.
1. Aiuta a migliorare le capacità di gestione del tempo e a risparmiare tempo.
Il timeboxing insegna a gestire il proprio tempo in modo responsabile, una delle principali abilità di gestione del tempo. Con un limite rigoroso di ore di lavoro settimanali o giornaliere e una serie di compiti che richiedono una quantità specifica di tempo, si sfrutta al massimo ogni ora, assicurandosi di non perdere tempo. Al contrario, si risparmia tempo!
Inoltre, il timeboxing abbinato a un'app di tracciamento del tempo aiuta a capire quanto tempo richiedono attività specifiche, in modo da poter stimare meglio il tempo dei progetti e delle attività in futuro. Questo, a sua volta, migliora il processo di pianificazione del vostro tempo personale e di quello del vostro team.
2. Aiuta ad aumentare la produttività attraverso un lavoro profondo
Il timeboxing, noto anche come blocco del tempo, può aiutarvi a eliminare rapidamente le voci dalla vostra lista di cose da fare. Come? Lavorare su un compito in una modalità di lavoro profonda aiuta a utilizzare le risorse mentali nel modo più efficiente. Quando ci si concentra su un singolo compito, il cervello non ha bisogno di consumare energia in continui cambi di concentrazione e risparmia energia per affrontare il compito successivo.
Inoltre, un periodo di tempo prestabilito per lavorare su un compito e una scadenza adeguata vi fanno muovere, muovere, muovere!
- Lettura consigliata: Quanti giorni lavorativi ci sono in un anno?
2. Misura la produttivitÃ
Il timeboxing, abbinato a un time tracker di produttività , aiuta a misurare la produttività fornendo un quadro chiaro per l 'assegnazione del tempo a compiti e progetti. Stabilendo limiti di tempo specifici per ogni attività , voi e il vostro team potete monitorare i progressi e valutare l'efficienza con cui state utilizzando il vostro tempo.
Ciò consente una valutazione più accurata della produttività in base al completamento dei compiti entro i tempi stabiliti.
3. Previene la procrastinazione
Dedicare tempo a un compito spiacevole richiede un alto livello di autodisciplina. Se non ci si sforza abbastanza, si potrebbe finire per procrastinare per l'intera giornata o settimana, concentrandosi invece su altri progetti o compiti minori.
Per fortuna, il timeboxing è un metodo di gestione del tempo che aiuta anche a superare la procrastinazione.
Anche i compiti più scoraggianti vengono suddivisi in parti gestibili. Fissare una scadenza crea un senso di urgenza e vi fa sentire responsabili del vostro tempo.
Un altro aspetto importante è la natura strutturata del timeboxing: vi fornisce un piano pronto per la giornata che riduce il sovraccarico di lavoro.
5. Domare la tendenza al perfezionismo
Si dice: meglio fatto che perfetto. Beh, non per coloro che hanno una mente perfezionista e tendono a progettare troppo il lavoro, per i quali il lavoro si espande e ogni compito richiede molto più tempo di quanto sia effettivamente necessario. Non chiedetemi come faccio a saperlo 😉 .
La buona notizia è che il timeboxing aiuta a combattere l'impulso di rendere le cose perfette. Aiuta i perfezionisti come me a non passare troppo tempo a prendere una decisione o a concludere un progetto. Quando il timer suona, è ora di fare una breve pausa e iniziare un nuovo compito.
6. Aiuta a rispettare le scadenze con facilitÃ
Il timeboxing aiuta a stimare le scadenze, fornendo indicazioni sul tempo necessario per completare determinate attività o progetti. Questo aiuta i team a evitare promesse eccessive e garantisce che le scadenze siano realistiche e raggiungibili.
Per i team leader, il timeboxing facilita anche la misurazione della disponibilità di risorse per i nuovi progetti. Analizzando il tempo che i team possono dedicare a compiti aggiuntivi all'interno dei loro programmi di lavoro, i leader possono prendere decisioni informate sulle tempistiche dei progetti e sull'allocazione delle risorse.
Come si usa il timeboxing in Agile e Scrum?
Il timeboxing è come la salsa segreta dello sviluppo software agile e di Scrum: mantiene le cose in movimento e assicura che tutti rimangano in carreggiata.
In Agile, l'importante è stabilire obiettivi chiari e rispettarli entro tempi specifici. Questo aiuta i team a evitare lo stress di non rispettare le scadenze e a mantenere lo slancio.
In Scrum, il timeboxing è parte integrante del processo. Gli sprint, che sono queste raffiche di lavoro mirato, hanno una durata prestabilita, per portare a termine il lavoro.
Anche le riunioni quotidiane di Scrum, come la pianificazione dello sprint o la revisione dello sprint, hanno dei limiti di tempo, quindi devono essere brevi e dolci. Quindi, il timeboxing non riguarda solo la gestione del tempo, ma anche la sincronizzazione di tutto il team e la garanzia che le cose vengano fatte quando servono.
Come utilizzare la tecnica del timeboxing
1. Stimare il tempo necessario per un determinato compito
Iniziate a stimare quanto tempo può richiedere il completamento di ogni compito della vostra lista di cose da fare e dedicategli un lasso di tempo specifico.
Queste stime devono includere i tempi di pausa e i periodi cuscinetto per eventuali interruzioni impreviste.
Se avete difficoltà in questa fase, leggete la nostra guida sulla stima del tempo.
2. Decidere come diffondere il proprio lavoro
A questo punto, è necessario programmare delle caselle di tempo specifiche nel calendario: due ore, tre ore o più, dipende solo da voi. Basta tenere a mente la scadenza.
Qui è possibile incorporare altre tecniche di gestione del tempo, come la Tecnica del Pomodoro (assicuratevi di utilizzare il nostro timer Pomodoro gratuito). Il Pomodoro è una forma di timeboxing che prevede di lavorare in segmenti di 25 minuti, seguiti da una breve pausa di 5 minuti ciascuno.Â
In alternativa alla tecnica del Pomodoro, ci sono molte tecniche di gestione del tempo che si possono applicare. Ricordate di inserire delle pause nelle vostre sessioni di concentrazione. Vi aiuteranno a mantenere alti i livelli di energia.
🎯 S uggerimento: ogni mattina ho programmato una casella di tempo di 2 ore per il lavoro profondo. Mi aiuta a iniziare la giornata nel modo più produttivo. Altamente raccomandato!
3. Aggiungere i blocchi di tempo al calendario
Utilizzate un calendario analogico o digitale, quello che vi sembra più adatto. In Timeular utilizziamo Google Calendar, che crea automaticamente le voci di orario nei nostri timesheet (volete sapere come funziona? Scoprite di più sul rilevamento automatico del tempo).
Quando create un blocco di tempo nel calendario, aggiungete una nota con una breve descrizione e i risultati attesi. Non dedicateci troppo tempo, però: serve solo per aiutarvi a orientarvi tra i vostri compiti.
4. Impostare un timer
Utilizzate la sveglia del vostro smartphone o un'applicazione per il time-tracking per avvisarvi quando è il momento di finire un compito e passare al successivo. Capire l'importanza di fermarsi nel momento esatto in cui scatta il timer è fondamentale per migliorare la concentrazione e garantire che i compiti vengano portati a termine entro il tempo stabilito, sottolineando l'impatto del timeboxing sul completamento dei compiti.
5. Valutare e rivedere
Cosa succede se non si riesce a portare a termine il compito nel tempo assegnato? Ogni volta che si spunta una casella di tempo, è necessario valutare e rivedere come è andata.
Supponiamo che non abbiate completato il compito corrente in tempo. Rivedete i vostri progressi e cercate di capire cosa avreste dovuto fare in modo diverso. Avete bisogno di più tempo per questo tipo di lavoro? È necessario programmare i compiti in un altro ordine?
Raggiungere i propri obiettivi non significa sempre completare il lavoro in una sola volta. La risposta sta nel valutare le vostre esigenze e quelle del progetto.
6. Premiate voi stessi
Cercate di creare associazioni positive con il completamento dei compiti e premiatevi!
Questo atteggiamento vi motiverà a cancellare altri compiti dalla vostra lista di cose da fare. Ci sono molti modi per premiarsi. Fare una passeggiata rigenerante, giocare con un animale domestico, mangiare uno spuntino delizioso e sano o ascoltare della musica rilassante sono modi semplici ma efficaci per premiarsi.
Strategie utili per un timeboxing di successo
1. Rendere visibili e colorate le caselle del tempo
Colorate le caselle orarie per aiutarvi a navigare nel vostro piano settimanale o giornaliero. Se scegliete di lavorare con un calendario analogico o digitale, assegnate colori, emoji o codici distinti a ogni casella oraria, in modo da poterla distinguere facilmente.
2. Definire il tipo di timebox
Esistono due tipi di caselle temporali: caselle temporali rigide e caselle temporali morbide. Definite ciascuna delle vostre caselle temporali per avere una panoramica migliore di ciò che vi aspetta durante una giornata o una settimana.
Un riquadro di tempo duro è un periodo fisso dedicato a un'attività indipendente. La casella di tempo precedente e quella successiva non sono correlate alla casella di tempo difficile.
Un soft timebox è invece un timebox che fa parte di un insieme di attività correlate. Una volta terminato un soft timebox, c'è quello successivo che è correlato e dipendente da esso.
Un esempio di casella di tempo difficile potrebbe essere l'organizzazione di una riunione retrospettiva. Una casella di tempo morbida potrebbe essere, invece, la ricerca di un'idea per un articolo, che fa parte della storia più ampia della scrittura di un contenuto.
3. Impegnarsi a rispettare le scadenze con un termine rigoroso.
Pensate alle timebox come a delle riunioni che avete fissato con voi stessi. Resistete alla tentazione di cancellarle. Impegnatevi a rispettare il timebox e a rispettarne l'inizio e la fine.
4. Impostare un timer
L'impostazione di un timer vi aiuterà a rispettare l'aspettativa di tempo che vi siete prefissati e vi avviserà quando il tempo è scaduto.
5. Proteggere il tempo di concentrazione
Il segreto dell'efficacia del timeboxing consiste nell'aiutarvi a concentrarvi sul compito da svolgere. Riducete al minimo la possibilità di interruzioni quando siete nel flusso. Ad esempio, disattivate le notifiche del telefono e di Slack, che sono tra i principali nemici della produttività sul lavoro.
6. Non dimenticate di fare delle pause
Gli strumenti di gestione del tempo o le tecniche di produttività sono progettati per aiutarvi a essere produttivi, ma dovete ricordarvi di prendervi cura dei vostri tempi morti e di proteggerli. Assicuratevi di fare brevi pause tra le vostre caselle di tempo: fate stretching, camminate un po' o fate una breve sequenza di yoga.
7. Integrare il proprio calendario con un rilevatore di tempo
Se si utilizza un time tracker per misurare le caselle di tempo, confrontare i risultati della giornata lavorativa con il tempo pianificato.
Integrando il time tracker con il vostro calendario, vedrete quanto tempo ci vuole per portare a termine un compito e sarete più precisi nella pianificazione la prossima volta.
Errori comuni da evitare quando si fa time boxing
- Non cambiate mansione prima che sia trascorso il tempo stabilito.
- Rispettare il limite di tempo di ogni casella temporale. Non allungatelo o riducetelo
- Non riempite il vostro calendario di impegni a ripetizione senza considerare le pause o il tempo cuscinetto.
- Non dimenticate di far coincidere i vostri compiti con i momenti della giornata in cui siete tipicamente più produttivi.
- Quando si lavora su un compito, non distrarsi con i social media o le notifiche di Slack.
- Non dimenticate di impostare un allarme per ogni casella temporale nella vostra applicazione di gestione del tempo.
FAQ sul timeboxing
Chi ha creato il timeboxing?
Il concetto di timeboxing è stato introdotto da James Martin, un autore noto per il suo lavoro sullo sviluppo agile del software. Nel suo libro, Martin ha illustrato l'efficacia del timeboxing per aumentare la produttività e gestire i progetti in modo più efficiente.
Ho difficoltà a terminare il mio compito prima della scadenza del timebox. Come risolvere il problema?
Molte persone possono incontrare questo problema proprio all'inizio. Fa parte del processo di adattamento al timeboxing. Iniziate a provare con timeboxing morbidi, in modo da poter portare a termine i compiti anche se sottovalutate il tempo necessario.
Con il tempo, e con il maggior numero di caselle temporali impostate, diventerete più bravi a stimare la durata di un compito. Anche il monitoraggio del tempo aiuta enormemente a capire quanto tempo ci vorrà per un compito.
E se il timeboxing mi portasse ad affrettare i compiti, abbassando la qualità del mio lavoro?
È importante essere realistici quando si stabiliscono gli obiettivi per ogni casella di tempo. L'obiettivo di questa tecnica non è spremere ogni grammo di produttività . Assicuratevi di essere realistici sulla durata del lavoro.
Cosa succede se le caselle temporali sono troppo corte per il mio progetto?
La risposta più semplice è rendere più lunghe le caselle temporali nello sprint successivo. Quando iniziate il vostro percorso di timeboxing, suddividere il lavoro o un progetto in parti più piccole può anche aiutarvi a capire come state usando il tempo e quanto tempo impiegate per compiti specifici.
Elon Musk usa il timeboxing?
Elon Musk, noto per la sua eccezionale produttività , utilizza la tecnica di gestione del tempo timeboxing per ottimizzare il suo flusso di lavoro. Assegnando blocchi di tempo specifici per ogni compito, Musk gestisce efficacemente le distrazioni e mantiene la concentrazione, anche in situazioni di alta pressione.
Con il timeboxing, Musk stabilisce confini chiari e si attiene a scadenze predeterminate, che gli consentono di svolgere i compiti in modo efficiente e di rimanere in carreggiata durante la giornata. Questa tecnica gioca un ruolo fondamentale nella capacità di Musk di destreggiarsi nel caos e di rimanere produttivo nelle sue imprese.
Chi usa il timeboxing?
Elon Musk e Bill Gates usano il timeboxing. Questo metodo può richiedere un certo sforzo per essere padroneggiato, ma aiuta sicuramente ad affinare la concentrazione e ad aumentare la produttività .
Il punto di forza di questo metodo è il modo in cui aumenta la consapevolezza del tempo che un compito richiederà .