Jak poprawić wydajność zespołu: 16 praktycznych wskazówek
Poprawa wydajności zespołu roboczego jest celem każdego menedżera lub lidera zespołu. Wydajność zespołu może być kluczem do sukcesu firmy, ale może również stanowić wyzwanie dla osób na stanowiskach kierowniczych.
Mając na uwadze tak ważny i ogromny cel, jak poprawić wydajność zespołu? Jak poprawić ich wydajność? Jak utrzymać ich motywację?
Zwiększ wydajność zespołu dzięki łatwemu w obsłudze rozwiązaniu do śledzenia czasu pracy
"Staliśmy się o 20% bardziej rentowni, ponieważ wszyscy mają nawyk śledzenia czasu". - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design
Każda branża i każda firma radzi sobie z tym w inny sposób i można śmiało powiedzieć, że praca osobista / zdalna jest inna dla każdego pracownika.
Szukasz pomysłów na usprawnienie pracy zespołu? Aby Twoja organizacja odniosła sukces, dowiedz się więcej o sposobach zwiększenia wydajności i efektywności zespołu. Przeanalizujemy standardowe techniki, które można zastosować w zespole pracującym zdalnie, w środowisku hybrydowym lub osobiście.
Jak poprawić wydajność zespołu
1. Stwórz plan zarządzania czasem
Plan zarządzania czasem odzwierciedla jasną strukturę, której należy przestrzegać każdego dnia. Struktura ta powinna obejmować ilość czasu, jaką członek zespołu ma na wykonanie każdego zadania.
Skuteczność w zarządzaniu czasem poprawia jakość pracy i wydajność. Główną zaletą planu zarządzania czasem jest możliwość dostosowania go do własnych potrzeb.
Umiejętności zarządzania czasem można i należy rozwijać, dostosowując je do tempa pracy, wymagań, terminów i liczby zadań w harmonogramie.
Przypomnij swojemu zespołowi, że wszyscy mamy tyle samo czasu na wykonanie naszych zadań. Różnica polega na tym, jak nim zarządzamy.
Cenne zasoby:
2. Korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu
Narzędzie do śledzenia czasu pracy może być przydatne do zwiększenia wydajności zespołu na kilka sposobów, ponieważ pomaga w śledzeniu wydajności pracowników, a także pomaga:
- Identyfikacja nieefektywności: może pomóc zidentyfikować obszary, w których członkowie zespołu spędzają zbyt dużo czasu lub nie wykorzystują go efektywnie. Analizując dane, liderzy zespołów mogą zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia w celu zwiększenia wydajności;
- Ustalanie priorytetów zadań: pomaga menedżerom i członkom zespołu ustalać priorytety zadań i skuteczniej zarządzać obciążeniem pracą;
- Odpowiedzialność: narzędzia te mogą pomóc stworzyć poczucie odpowiedzialności wśród członków zespołu. Gdy członkowie zespołu wiedzą, że ich czas jest śledzony, mogą być bardziej zmotywowani do wykonywania zadań i unikania rozpraszania uwagi;
- Planowanie: pomaga w planowaniu i tworzeniu harmonogramów. Śledząc czas spędzony na zadaniach, liderzy zespołów mogą lepiej oszacować, ile czasu zajmą przyszłe zadania i odpowiednio je zaplanować;
- Ocena wydajności: dane śledzenia czasu mogą być wykorzystywane do oceny wydajności i przekazywania informacji zwrotnych;
- Rozliczanie i fakturowanie: w przypadku zespołów, które pracują nad projektami klientów, narzędzia do śledzenia czasu pomagają w rozliczaniu i fakturowaniu. Śledząc czas spędzony na różnych zadaniach, zespoły mogą dokładnie rozliczać klientów i upewnić się, że otrzymują zapłatę za swój czas.
Ogólnie rzecz biorąc, śledzenie czasu pracy zespołu pomaga mierzyć efektywność zespołu, a także zwiększa wydajność zespołu poprzez poprawę wydajności, produktywności i skuteczności.
Ważne jest jednak, aby upewnić się, że członkowie zespołu rozumieją, dlaczego narzędzie jest używane i że jest ono wdrażane w sposób uczciwy i przejrzysty, aby uniknąć wywoływania niechęci lub nieufności.
WSKAZÓWKA: Jeśli nie chcesz korzystać z aplikacji do śledzenia czasu pracy, zapoznaj się z naszymi niesamowitymi darmowymi arkuszami do śledzenia czasu pracy.
"Gorąco polecam Timeular dla małych zespołów, takich jak nasz. Timeular był dla nas przełomem i nie moglibyśmy być bardziej zadowoleni z naszego wyboru".
Keith Reynolds, dyrektor generalny spokemedia.io
3. Wyznaczaj cele i mierz je na bieżąco
Jasne określenie oczekiwań wobec pracowników daje zespołowi jasność w całym miejscu pracy i pomaga poprawić sposób podejścia do celów.
Wyznaczanie realistycznych celów zwiększa ogólną wydajność zespołu. Charles Duhigg, znany ze swoich badań nad produktywnością, nawykami i kulturą pracy, odkrył, że podział pracy na kombinację dużych celów i celów S.M.A.R.T. jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na wykonanie zadań.
Są to "warunki", które zadanie musi spełnić, aby odnieść sukces. Zwiększ wydajność i efektywność swojego zespołu, pomagając mu skupić się na sposobach osiągnięcia tego, czego chce, a nie tylko na ostatecznym celu.
Posiadanie zespołu wysoko wykwalifikowanych pracowników nie wystarczy, jeśli wyniki i postępy nie są mierzone.
Ustalenie kluczowych wskaźników i wykorzystanie niezbędnych narzędzi do oceny wyników pomaga ludziom poczuć kontrolę, zrozumieć, co działa i co muszą zrobić dalej, aby osiągnąć swój cel.
4. Zapewnienie zespołowi szkoleń i możliwości uczenia się
Promowanie ciągłej edukacji członków zespołu poprzez zapewnianie konkretnych szkoleń lub możliwości uczenia się to świetny sposób na poprawę wydajności zespołu. Jest to sytuacja korzystna zarówno dla pracownika, jak i dla firmy.
Potencjał wzbogacania pracy i awans nie tylko zwiększają stopień zaangażowania, ale także tworzą poczucie lojalności.
Wydajność ulega poprawie, ludzie są zmotywowani do poprawy, a wskaźniki retencji pracowników rosną. Pracownik czuje się cennym zasobem dla firmy, która chce w niego inwestować.
Niektóre ważne kursy szkoleniowe dla zespołu mogą być następujące:
[Udostępnij to swojemu zespołowi] Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko
Pobierz swoją kopię eBooka, aby poznać najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów.
5. Bądź elastyczny
Dobry lider zespołu zarządza ludźmi, a wykazując się elastycznością, poprawia morale pracowników, a tym samym ich wydajność w pracy.
Każdy ma swoje życie osobiste i prywatne sprawy do załatwienia, a ważne jest, aby mieć świadomość, że pamiętając o tym, twój zespół poczuje się wdzięczny.
Elastyczne godziny pracy to popyt, który wzrósł wraz z wdrożeniem pracy zdalnej i choć może to być duże dostosowanie dla firmy, jest to dość łatwe do opanowania.
Zapewnienie pracownikom elastyczności w zakresie godzin pracy i lokalizacji pozwoli im zaoferować więcej zespołowi.
Pomoże to przyciągnąć i zatrzymać utalentowanych pracowników, co może przynieść korzyści dla ogólnej wydajności zespołu.
Każdy chce zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz blog i dowiedz się, jak zwiększyć produktywność pracowników
6. Promowanie działań zwiększających morale zespołu
Dobra wydajność ma miejsce, gdy zespół ma poczucie celu. Upewnij się, że są świadomi kultury i wartości firmy, a ich miejsce w większym dobru jest znane i doceniane.
To, co głosisz, powinno być praktykowane, w przeciwnym razie nie potrwa długo, zanim motywacja zacznie spadać. Promuj działania i okazje, które przyczyniają się do zwiększenia morale zespołu.
Nie musi to dotyczyć wyłącznie czasu wolnego, choć to również jest bardzo ważne. Kiedy ludzie czują, że przyczyniają się do czegoś większego niż oni sami, czują się upoważnieni do bycia lepszymi w swojej pracy.
7. Automatyzacja zadań
Automatyzacja miejsca pracy jest niezwykle pomocna, ponieważ pomaga zaoszczędzić czas i zwiększa wydajność biznesową, którą można wykorzystać do ważniejszych zadań wymagających użycia ludzkiego mózgu.
Członkowie zespołu będą również czuć się bardziej zmotywowani, jeśli ich czas będzie poświęcony na kreatywne i wymagające zadania, a nie na zadania zautomatyzowane.
Wiele narzędzi pomaga gromadzić dane, wysyłać wiadomości e-mail, tworzyć raporty, pracować nad prezentacjami itp. Nie bój się odkrywać korzyści płynących ze sztucznej inteligencji.
Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia do automatyzacji powtarzalnych zadań.
8. Unikaj mikrozarządzania
Łatwo jest wpaść w pułapkę mikrozarządzania. Zbytnie skupianie się na drobnych szczegółach i protekcjonalne traktowanie pracowników przyczynia się do niskiego morale, wyższej rotacji i mniejszej produktywności. Słabsze wyniki są gwarantowane.
Jako lider, porzuć skrajny perfekcjonizm. Pokaż swojemu zespołowi, że ufasz im i ich umiejętnościom.
Mikrozarządzanie może prowadzić do spadku morale, braku kreatywności, a nawet niezadowolenia z pracy. Pozwól pracownikom przejąć inicjatywę!
9. Przekazywanie informacji zwrotnych
To jest "Do" na temat tego, jak kierować zespołem, utrzymywać motywację zespołu i zwiększać jego wydajność.
Informacje zwrotne mają kluczowe znaczenie, a wiele czasu, wysiłku (i ostatecznie pieniędzy) można zaoszczędzić dzięki jednej rozmowie, w której ktoś bardzo wyraźnie wskazuje, że coś nie działa tak, jak powinno.
Otrzymywanie ich jest tak samo ważne jak dawanie i są one niezbędne dla każdego, aby się rozwijać, zarówno pod względem zawodowym, jak i osobistym. Utrzymuj otwartą komunikację ze swoim zespołem również w tym zakresie i pytaj ich o zdanie. Zaangażowani ludzie to zmotywowani ludzie, którzy lepiej wykonują swoją pracę.
Otwarta linia komunikacji jest jednym z podstawowych elementów skutecznego przywództwa.
10. Ustalanie priorytetów pracy
Definicja celów sprawdza się właśnie tutaj. Kiedy wszystko jest pilne, skąd pracownicy mają wiedzieć, co jest następnym priorytetem?
Dobrze zdefiniowany zestaw celów i pomysł na to, jak praca do nich prowadzi, są kluczowe; pomagają zapobiegać przeciążeniu zespołu. Zapewni to ludziom jasną wizję tego, co powinno być kolejnym priorytetem.
WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz post i odkryj najlepsze narzędzia do ustalania priorytetów.
11. Eliminacja niepotrzebnych spotkań
Kiedy myślisz, że spotkanie powinno być wysłane e-mailem, prawdopodobnie masz rację.
Spotkania mogą być produktywne, gdy istnieje jasna agenda, której należy przestrzegać, a wszyscy, którzy powinni w nich uczestniczyć, robią to i skutecznie przyczyniają się do sukcesu spotkania.
Gdy te czynniki nie są uwzględnione w planie, nawet 30-minutowe spotkanie jest stratą czasu. I nie ma znaczenia, czy spotykasz się osobiście, czy wirtualnie, ponieważ bezproduktywne spotkanie będzie stratą czasu.
12. Promowanie organizowania pracy według kategorii
Kategoryzacja jest ważnym krokiem i jest najbardziej skuteczna, jeśli zostanie przeprowadzona jeszcze przed ustaleniem kategorii.
priorytety.
Na przykład, możesz użyć 4D zarządzania czasem. Technika taka jak ta pomoże:
- zwiększyć koncentrację;
- ograniczenie wielozadaniowości;
- oszczędność czasu;
- zwiększyć produktywność;
- zwiększyć wydajność zespołu.
Jeśli próbowałeś już 4D i nie zadziałało, możesz być zainteresowany najlepszymi technikami ustalania priorytetów.
13. Mądre wykorzystanie mocnych stron zespołu
Każdy pracownik ma inne doświadczenia i unikalne umiejętności. To jest powód, dla którego są wartościowymi członkami zespołu i jest to dobra strategia budowania wydajnego zespołu.
Uznanie tych umiejętności może pomóc w usprawnieniu zadań i projektów.
Dawanie pracownikom zadań, które będą dla nich wyzwaniem, ale jednocześnie przyniosą im satysfakcję, jest kluczem do poprawy wydajności i efektywności. Jest to również niezbędny krok w zarządzaniu wysokimi wynikami.
14. Ustalenie planu działania
Znany również jako tworzenie planu projektu dla każdego członka zespołu. Posiadanie dobrze przemyślanego planu, który został zaplanowany od samego początku, wyeliminuje dodatkowe zadania wywołujące stres w przyszłości.
Oto elementy, o których należy pamiętać:
- wyznaczanie celów;
- definiowanie wskaźników sukcesu;
- wiedza o tym, kim są interesariusze;
- wiedza o tym, za co odpowiedzialny jest członek zespołu;
- posiadanie budżetu, jeśli dotyczy;
- wyznaczanie kamieni milowych;
- rezultaty;
- stworzenie osi czasu do naśladowania;
- budowanie planu komunikacji w zarządzaniu projektami.
Aby pomóc w zarządzaniu tymi wszystkimi rzeczami, dobrym pomysłem może być skorzystanie z narzędzia do zarządzania pracą.
15. Świętowanie sukcesów i wyciąganie wniosków z porażek
Poświęć czas na docenienie sukcesów zespołu i świętowanie ich osiągnięć. To dobry sposób na utrzymanie motywacji pracowników.
Należy jednak wykorzystywać porażki jako okazję do nauki i rozwoju. Wykorzystaj te momenty, aby zachęcić członków zespołu do zastanowienia się nad tym, co poszło nie tak i jak poprawić się w przyszłości.
16. Uznanie i nagrody
Jedną z najbardziej podstawowych wskazówek, jak poprawić wydajność zespołu, jest uznanie i nagrody.
Zapewnienie pracownikom uznania i premii lub nagród może być skutecznym sposobem na poprawę wydajności zespołu, ponieważ może motywować pracowników do cięższej pracy i osiągania lepszych wyników.
Te premie i nagrody mogą również pomóc w zatrzymaniu pracowników. Gdy pracownicy czują, że ich ciężka praca jest doceniana i nagradzana, jest bardziej prawdopodobne, że poczują się usatysfakcjonowani i rzadziej będą szukać możliwości gdzie indziej.
Jednocześnie promuje to i przyczynia się do pozytywnej kultury pracy, w której pracownicy czują się doceniani i zmotywowani do ciężkiej pracy.
Wnioski
Poprawa wydajności zespołu to ciągły, nieustanny proces. Może się to wydawać przytłaczające, ale korzystanie z odpowiednich narzędzi i technik może sprawić, że wszyscy w zespole będą bardziej wydajni.
Nadal koncentruj się na budowaniu nawyków ciągłego doskonalenia i promowaniu komunikacji w zespole, aby ludzie wiedzieli, że mogą na sobie polegać, aby zrównoważyć ewentualne słabości i dzielić się mocnymi stronami.
Zespoły stają się bardziej zaangażowane w realizację swoich celów, gdy są w pełni świadome, że ich pomysły i opinie są mile widziane, a przede wszystkim wysłuchiwane.
Nie pozwól swojemu zespołowi zwiększać produktywności poprzez poświęcanie wydajności. W ten sposób ty jako lider i zespół osiągniecie wszystko.
Muszą jednak znaleźć tę niemal idealną równowagę, co jest możliwe dzięki zastosowaniu kilku technik i metod, takich jak te przedstawione w tym artykule.
Pamiętaj, że dobre przywództwo definiuje się poprzez jego wpływ, sposób, w jaki zachęca i wspiera zespół oraz wyniki, jakie przynosi firmie.
Dobry lider jest po stronie pracowników, pomagając im osiągać cele zawodowe i pomagając im być szczęśliwszymi, bardziej produktywnymi i bardziej zgranymi.
Jeśli szukasz pomysłów na usprawnienie pracy zespołu, być może zainteresuje Cię ten artykuł: