Så här förbättrar du teamets prestationer: 16 praktiska tips
Att förbättra arbetsgruppens prestationer är varje chefs eller teamledares mål. Teamets prestation kan vara nyckeln till företagets framgång, men kan också vara en utmaning för dem som har ledarskapsansvar.
Med ett så viktigt och stort mål i åtanke, hur förbättrar du ditt teams prestation? Hur förbättrar du deras effektivitet? Hur håller du dem motiverade?
Förbättra teamets resultat med den enklaste lösningen för tidsregistrering
"Vi har blivit 20 % mer lönsamma eftersom alla är vana vid att följa upp tiden." - Richard Wingfield, chefsnörd på Envision Design
Varje bransch och varje företag hanterar detta på olika sätt, och det är säkert att säga att personligt arbete/arbete på distans är olika för varje enskild anställd.
Letar du efter idéer för att förbättra ditt team? För att din organisation ska lyckas måste du lära dig mer om hur du kan öka teamets prestanda och effektivitet. Vi utforskar standardtekniker som kan tillämpas på ett team som arbetar på distans, i en hybridmiljö eller personligen.
Hur man förbättrar teamets prestationer
1. Skapa en plan för tidshantering
En tidshanteringsplan återspeglar en tydlig struktur som ska följas varje dag. Denna struktur bör inkludera hur mycket tid en medarbetare har för varje uppgift som ska slutföras eller utföras.
Effektiv tidshantering förbättrar kvaliteten på arbetet och prestationen. Den största fördelen med en tidshanteringsplan är möjligheten att anpassa den till dina behov.
Dina färdigheter i tidshantering kan och måste utvecklas genom att du anpassar dem till din arbetstakt, dina krav, deadlines och antalet uppgifter i ditt schema.
Påminn ditt team om att vi alla har lika mycket tid till förfogande för att slutföra våra uppgifter. Skillnaden ligger i hur vi hanterar den.
Värdefulla resurser:
2. Använd ett verktyg för tidrapportering
Ett tidsregistreringsverktyg kan vara användbart för att öka teamets prestanda på flera sätt eftersom det hjälper dig med att följa upp medarbetarnas prestanda och hjälper dig också:
- Identifiera ineffektivitet: det kan hjälpa till att identifiera områden där teammedlemmarna spenderar för mycket tid eller inte använder sin tid effektivt. Genom att analysera data kan teamledarna identifiera områden där förbättringar kan göras för att öka effektiviteten;
- Prioritering av uppgifter: hjälper teamchefer och medlemmar att prioritera uppgifter och hantera sin arbetsbelastning mer effektivt;
- Ansvarstagande: Dessa verktyg kan bidra till att skapa en känsla av ansvarstagande bland teammedlemmarna. När teammedlemmarna vet att deras tid spåras kan de bli mer motiverade att hålla sig till uppgiften och undvika distraktioner;
- Planering: hjälper till med planering och schemaläggning. Genom att spåra tidsåtgången för uppgifter kan teamledare bättre uppskatta hur lång tid framtida uppgifter kommer att ta och planera därefter;
- Prestationsutvärdering: Tidrapporteringsdata kan användas för prestationsutvärdering och feedback;
- Fakturering och fakturering: För team som arbetar med kundprojekt är tidsregistreringsverktyg till stor hjälp vid fakturering och fakturering. Genom att spåra tidsåtgången för olika uppgifter kan teamen fakturera kunderna korrekt och se till att de får betalt för sin tid.
Att följa upp teamets tid hjälper till att mäta teamets effektivitet och ökar även teamets prestation genom att förbättra effektiviteten, produktiviteten och ändamålsenligheten.
Det är dock viktigt att se till att teammedlemmarna förstår varför verktyget används och att det implementeras på ett rättvist och transparent sätt för att undvika att skapa missnöje eller misstro.
TIPS: Om du inte vill använda en tidsregistreringsapp kan du ta en titt på våra fantastiska gratis tidsregistreringsark.
"Jag rekommenderar starkt Timeular för små team som vårt. Timeular har varit en spelväxlare för oss, och vi kunde inte vara nöjdare med vårt val."
Keith Reynolds, VD för spokemedia.io
3. Sätt upp mål och fortsätt att mäta dem
Att vara tydlig med att definiera förväntningarna på medarbetarna ger teamet klarhet på hela arbetsplatsen och bidrar till att förbättra deras sätt att närma sig sina mål.
Att sätta upp realistiska mål är ett lyft för teamets övergripande prestation. Charles Duhigg, känd för sin forskning om produktivitet, vanor och arbetskultur, har visat att en av de mest effektiva sätten att få saker gjorda är att dela upp arbetet i en kombination av stora mål och S.M.A.R.T.-mål.
Det är de "villkor" som uppgiften måste uppfylla för att bli framgångsrik. Förbättra teamets prestation och effektivitet genom att hjälpa dem att fokusera på hur de kan uppnå det de vill, snarare än bara på slutmålet.
Det räcker inte att ha ett team med högpresterande medarbetare om inte resultat och utveckling mäts.
Genom att fastställa nyckeltal och använda nödvändiga verktyg för att utvärdera resultaten kan människor känna att de har kontroll och förstår vad som fungerar och vad de behöver göra härnäst för att nå sina mål.
4. Ge ditt team möjlighet till utbildning och lärande
Att främja teammedlemmarnas fortbildning genom att tillhandahålla specifika utbildnings- eller inlärningsmöjligheter är ett utmärkt sätt att förbättra teamets prestationer. Det är en win-win-situation för både medarbetaren och företaget.
Möjligheter till berikande arbetsuppgifter och avancemang ökar inte bara graden av engagemang utan skapar också en känsla av lojalitet.
Prestationerna förbättras, medarbetarna blir motiverade att förbättra sig och personalstyrkan ökar. Medarbetarna känner sig som en värdefull tillgång för företaget, som är villigt att investera i dem.
Några giltiga utbildningskurser för ditt team kan vara:
[Dela den med ditt team] Gratis e-bok: Hur man arbetar smart, inte hårt
Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare
5. Var flexibel
En bra teamledare hanterar människor, och genom att visa flexibilitet förbättrar du medarbetarnas moral och därmed deras arbetsprestationer.
Alla har ett privatliv och privata angelägenheter att ta hand om, och det är viktigt att vara medveten om att ditt team kommer att känna sig tacksamt om du kommer ihåg det.
Flexibla arbetstider har varit ett krav som växte i takt med att distansarbete infördes, och även om det kan vara en stor omställning för ett företag är det ganska lätt att hantera.
Genom att ge medarbetarna flexibilitet när det gäller arbetstider och arbetsplats får de möjlighet att bidra med mer till teamet.
Det kommer att bidra till att attrahera och behålla duktiga medarbetare, vilket bara kan gynna teamets övergripande resultat.
Alla vill ha en bra balans mellan arbete och fritid.
TIPS: Läs vår blogg och ta reda på hur du kan förbättra medarbetarnas produktivitet
6. Främja aktiviteter för att höja teamets moral
Bra prestationer uppnås när teamet har en känsla av syfte. Se till att de känner till företagets kultur och värderingar och att deras plats i det stora hela är känd och uppskattad.
Det du predikar ska praktiseras, annars tar det inte lång tid innan motivationen börjar tryta. Främja aktiviteter och tillfällen som bidrar till att höja teamets moral.
Detta behöver inte bara ske på fritidssidan, även om det också är mycket viktigt. När människor känner att de bidrar till något som är större än de själva, känner de sig stärkta att bli bättre på sitt jobb.
7. Automatisera uppgifter
Automatisering av arbetsplatsen är otroligt användbart eftersom det hjälper dig att spara tid och ökar effektiviteten i verksamheten, vilket kan användas till viktigare uppgifter som kräver användning av den mänskliga hjärnan.
Medarbetarna kommer också att känna sig mer motiverade om de får ägna sin tid åt kreativa och utmanande uppgifter i stället för automatiserade sådana.
Många verktyg hjälper dig att samla in data, skicka e-post, skapa rapporter, arbeta med presentationer osv. Var inte rädd för att utforska fördelarna med artificiell intelligens.
Läs också om detta: De bästa verktygen för att automatisera repetitiva uppgifter.
8. Undvik detaljstyrning
Det är lätt att hamna i mikroledningsfällan. Att fokusera för mycket på små detaljer och vara nedlåtande mot medarbetarna bidrar till låg moral, högre omsättning och lägre produktivitet. En mindre bra prestation är garanterad.
Som ledare måste du släppa den extrema perfektionismen. Visa ditt team att du litar på dem och deras kompetens.
Detaljstyrning kan leda till sänkt moral, brist på kreativitet och till och med missnöje med jobbet. Låt medarbetarna ta ledningen!
9. Fortsätt att ge feedback
Det här är en "Do" om hur man leder ett team, håller teamet motiverat och ökar teamets prestation.
Feedback är avgörande, och mycket tid, möda (och i slutändan pengar) kan sparas genom ett enda samtal där någon mycket tydligt påpekar något som inte fungerar som det ska.
Att få feedback är lika viktigt som att ge den, och den är avgörande för att alla ska kunna växa, både karriärmässigt och personligt. Håll kommunikationen med ditt team öppen även i detta avseende och fråga dem om deras tankar. Engagerade människor är motiverade människor som presterar bättre på sitt arbete.
En öppen kommunikationslinje är ett av de viktigaste inslagen i ett effektivt ledarskap.
10. Prioritera arbetet
Definitionen av mål visar sitt värde just här. När allt är brådskande, hur ska medarbetarna veta vad de ska prioritera härnäst?
En väldefinierad uppsättning mål och en idé om hur arbetet leder fram till dem är avgörande; de hjälper till att förhindra att ett team överbelastas. På så sätt får medarbetarna en tydlig bild av vad som bör prioriteras härnäst.
TIPS: Läs vårt inlägg och upptäck de bästa verktygen för prioritering av arbetsbelastning som kan hjälpa dig.
11. Eliminera onödiga möten
När du tycker att ett möte borde ha varit ett e-postmeddelande, har du förmodligen rätt.
Möten kan vara produktiva när det finns en tydlig agenda som ska följas och när alla som ska delta gör det och bidrar effektivt till att mötet blir framgångsrikt.
När dessa faktorer inte finns med i planen är även ett 30-minutersmöte slöseri med tid. Och det spelar ingen roll om ni träffas fysiskt eller virtuellt, för ett improduktivt möte är slöseri med tid.
12. Främja organisering av arbete efter kategorier
Kategorisering är ett viktigt steg och det är mest effektivt om det görs redan innan
prioriteringar.
Du kan till exempel använda 4D:orna för tidshantering. En teknik som denna hjälper till att:
- öka fokus;
- minska multitasking;
- spara tid;
- öka produktiviteten;
- öka teamets prestanda.
Om du redan har provat 4D och det inte fungerade kanske du är intresserad av de bästa prioriteringsteknikerna.
13. Använd teamets styrkor på ett klokt sätt
Varje medarbetare har olika erfarenheter och unika färdigheter. Det är anledningen till att de är värdefulla teammedlemmar och det är en bra strategi för att bygga ett högpresterande team.
Att erkänna dessa färdigheter kan bidra till att effektivisera uppgifter och projekt.
Att ge en medarbetare en uppgift som de tycker är utmanande men samtidigt givande är nyckeln till att alla ska prestera bättre och bli mer effektiva. Det är också ett viktigt steg för att hantera en högpresterande medarbetare.
14. Upprätta en handlingsplan
Även känt som att skapa en projektplan som alla i teamet kan följa. Att ha en genomtänkt plan som har kartlagts från början kommer att eliminera ytterligare stressframkallande uppgifter i framtiden.
Det här är de faktorer som du bör ha i åtanke:
- sätta upp mål;
- definiera framgångsmått;
- Att veta vilka intressenterna är;
- veta vad teammedlemmen är ansvarig för;
- ha en budget om tillämpligt;
- sätta upp milstolpar;
- resultat;
- skapa en tidslinje att följa;
- skapa en kommunikationsplan för projektledning.
För att hjälpa dig att hantera alla dessa saker kan det vara en bra idé att använda ett arbetsledningsverktyg.
15. Fira framgångar och lär av misslyckanden
Ta dig tid att uppmärksamma teamets framgångar och fira deras prestationer. Det är ett bra sätt att hålla medarbetarna motiverade.
Men du måste använda misslyckanden som möjligheter till lärande och tillväxt. Använd dessa tillfällen för att uppmuntra teammedlemmarna att reflektera över vad som gick fel och hur de kan förbättra sig i framtiden.
16. Erkännande och belöningar
Ett av de mest grundläggande tipsen för hur man kan förbättra ett teams prestation är erkännande och belöningar.
Att ge medarbetarna erkännande och bonusar eller belöningar kan vara ett effektivt sätt att förbättra teamets resultat, eftersom det kan motivera medarbetarna att arbeta hårdare och uppnå bättre resultat.
Dessa bonusar och belöningar kan också bidra till att behålla medarbetarna. När medarbetarna känner att deras hårda arbete uppmärksammas och belönas är det mer sannolikt att de känner sig nöjda och mindre sannolikt att de söker möjligheter någon annanstans.
Samtidigt främjar och bidrar detta till en positiv arbetskultur där medarbetarna känner sig uppskattade och motiverade att arbeta hårt.
Slutsats
Att förbättra ett teams prestanda är en pågående, kontinuerlig process. Det kan verka överväldigande, men genom att använda rätt verktyg och tekniker kan alla i teamet bli mer effektiva.
Fortsätt att fokusera på att skapa vanor för ständiga förbättringar och främja teamkommunikation, så att alla vet att de kan lita på varandra för att motverka eventuella svagheter och dela med sig av styrkor.
Team blir mer engagerade i sina mål när de är fullt medvetna om att deras idéer och åsikter är välkomna och framför allt hörs.
Låt inte ditt team öka produktiviteten genom att offra effektiviteten. På så sätt uppnår både du som ledare och teamet ingenting.
De måste dock hitta den nästan perfekta balansen, vilket är möjligt genom att tillämpa flera tekniker och metoder, till exempel de som presenteras i den här artikeln.
Kom ihåg att ett gott ledarskap definieras av dess genomslagskraft, hur det uppmuntrar och stöder ett team och vilka resultat det ger företaget.
En bra ledare står vid medarbetarnas sida och hjälper dem att uppnå sina arbetsmål och att bli lyckligare, mer produktiva och mer engagerade.
Om du letar efter idéer för teamförbättring kan du vara intresserad av: