Come usare un planner: Consigli e idee per i principianti
Iniziare a usare un nuovo strumento, sia esso un planner digitale o un planner di carta spessa, può intimorire.
Anche se il vostro obiettivo è alleggerire il vostro intenso programma di lavoro in cambio di più tempo libero, se non utilizzate il planner in modo efficace, potreste ottenere il risultato opposto.
Spesso ho complicato eccessivamente il processo di utilizzo di un nuovo strumento o non l'ho usato al massimo delle sue capacità, vanificando lo scopo iniziale dello strumento - l'organizzazione del mio elenco di cose da fare.
Perciò ho fatto una ricerca approfondita su come usare un planner ed ecco le mie conoscenze:
Ecco la versione spiegata:
- Usare un planner in modo divertente e senza pressioni è la cosa migliore (almeno per me);
- Non esagerate, organizzate la vostra agenda giornaliera in modo leggero e lasciate spazio ai cambiamenti;
- Pianificare il lunedì per la settimana successiva può dare un buon anticipo e aiutare a gestire lo stress.
- I foglietti adesivi sono l'opzione migliore per me quando uso un planner cartaceo;
- Un buon planner aiuta sempre a mantenersi organizzati, sia per quanto riguarda le attività personali, sia per evitare di perdere importanti scadenze sul lavoro.
Come usare un planner (kit iniziale)
1. Scegliere il pianificatore giusto per voi
In primo luogo, se non avete ancora acquistato il vostro planner, assicuratevi di non saltare sul carrozzone perché altre persone hanno acquistato un certo tipo di planner.
Analizzate le idee di planner pubblicizzate ovunque o consigliate e decidete se hanno senso per voi. Il vostro caso può essere singolare e le vostre esigenze o scadenze per le attività quotidiane non assomigliano a quelle di qualcun altro.
Quindi, avere un obiettivo chiaro in mente
Chiarite i motivi per cui avete scelto di usare un planner:
- Cosa volete ottenere?
- Forse volete essere più produttivi? O volete migliorare la gestione del tempo?
- Volete migliorare il vostro benessere o l'equilibrio tra lavoro e vita privata e avete bisogno di un pianificatore per raggiungere questo obiettivo?
Un time tracker automatico può aiutarvi a individuare le vostre abitudini in fatto di tempo. In questo modo saprete come pianificare il vostro tempo.
🤔 Tenete presente che, anche se state fissando degli obiettivi di lavoro o semplicemente facendo la lista della spesa, è importante che li fissiate pensando al quadro generale. Il nostro articolo sul perché è così importante fissare obiettivi realistici può essere utile per stabilire aspettative realistiche e passi fattibili.
Tenete presente che un planner è utile per
Il dizionario Merriam-Webster definisce un planner come "qualcosa (come un dispositivo, un programma o un taccuino) che fornisce un calendario ed è usato per pianificare attività, viaggi, ecc. "
Quindi, i planner digitali e cartacei sono strumenti che aiutano a catturare ogni compito, obiettivo o azione necessaria nel momento in cui si presenta.
2. Strutturare il planner
Una volta chiarite le basi e le motivazioni, è il momento di pensare a come strutturare un planner. È fondamentale elaborare un sistema per annotare le cose nel planner. Non esiste un modo corretto per farlo, ma è fondamentale che siate coerenti e che tutte le informazioni necessarie siano facilmente accessibili.
Alcuni elementi da includere sono:
Nome dell'attività
Data e ora di scadenza
Priorità
Posizione (se applicabile)
Informazioni supplementari (ad esempio, nomi, dettagli di contatto)
Utilizzate le funzioni del pianificatore
A seconda del tipo di planner che si utilizza, potrebbe avere alcune caratteristiche che aiutano a risparmiare tempo e a rimanere organizzati. Tenetele a mente:
Sezioni per appunti: Annotare gli appunti durante le riunioni o le sessioni di brainstorming? Molte agende sono dotate di apposite sezioni per gli appunti che consentono di ritrovare facilmente i propri pensieri in un secondo momento.
Sezioni di riferimento: Avete un'agenda con una rubrica? Utilizzatela per tenere traccia dei contatti importanti, in modo da poter trovare facilmente le loro informazioni in caso di necessità.
Adesivi, cartellini ed etichette: Alcune agende sono dotate di adesivi o etichette da utilizzare per segnare date o compiti importanti. Anche la codifica dei colori può essere un ottimo modo per aggiungere un tocco personale all'agenda.
3. Decidete quando e cosa scrivere nel planner.
Un modo efficace per organizzare il proprio tempo è scrivere il proprio programma settimanale.
Ogni lunedì mattina, mentre vi riadattate al lavoro, prendete la vostra agenda settimanale e pianificate la settimana a venire, controllando le date di scadenza, le attività ricorrenti o gli appuntamenti in giorni specifici. Ad esempio, supponiamo che abbiate una riunione settimanale con il vostro team ogni lunedì alle 10.00. Sapete che questa riunione durerà circa un'ora. Sapete che questa riunione durerà circa un'ora, quindi dovrete bloccare quell'ora nella vostra agenda. Inoltre, dovrete lasciare del tempo extra prima e dopo la riunione per la preparazione e il follow-up.
Creando un'agenda settimanale, potete assicurarvi di essere preparati a tutto ciò che vi aspetta e di avere il tempo necessario per portarlo a termine. Si consiglia di dare un'occhiata ai nostri modelli di agenda gratuiti, che possono fungere da pianificatore digitale.
Prendete appunti sulle cose che vi stanno a cuore:
Orari di lavoro
Compleanni, anniversari e festività
Scadenze
Elenchi di cose da fare
Giorni di vacanza
Data di scadenza del pagamento della fattura
Appuntamenti con i medici
Lista della spesa
Riparazioni auto
Parti
Citazioni d'ispirazione
Pensieri che avete
Obiettivi
Se utilizzate il vostro planner anche per organizzare la vostra salute e il vostro benessere personale, potete anche annotare:
Abitudini di sonno
Abitudini alimentari
Livelli di energia
Consumo di social media
Sport e attività fisica
Cinque consigli per ottimizzare il vostro planner
1. Definire le priorità dei compiti
Ogni giorno, prendetevi qualche minuto per pensare a ciò che è più importante. Quali compiti devono essere portati a termine per primi? Quali sono le scadenze da rispettare? Scrivete le vostre priorità nell'agenda, in modo da concentrarvi prima su di esse.
Io ho usato un'agenda cartacea che prevedeva un ampio spazio per scrivere le mie priorità principali per la giornata. Altri non lo fanno, quindi potreste dover pensare a un sistema per rappresentarle manualmente, ad esempio:
Stelle (ad esempio, 1 stella = priorità bassa; 5 stelle = urgenza)
Codifica a colori (ad esempio, blu = bassa priorità; rosso = urgenza)
Ordine dell'elenco (ad esempio, ultimo = bassa priorità; primo = urgente)
Poiché sono una persona che apprende visivamente, l'uso di penne colorate per codificare tutti gli obiettivi importanti nelle mie agende cartacee funziona meglio per i miei obiettivi annuali ( nota: ho scoperto che scrivere i miei obiettivi annuali a penna e con la carta funziona meglio per me, ma potrebbe non essere lo stesso per voi).
Quando si parla di impegni di lavoro, un'agenda digitale mi è più utile perché mi invia promemoria importanti. Per stabilire le priorità, il metodo dei quadranti della matrice di gestione del tempo fa miracoli, simile alla regola del 5/25 di Warren Buffet.
2. Utilizzare il timeboxing
Il timeboxing è una delle migliori tecniche di gestione del tempo che aiuta a massimizzarlo. Consiste nel suddividere la giornata in parti più piccole e dedicare ciascuna di esse a un compito, un obiettivo, un'attività o un obiettivo specifico.
Ad esempio, potreste bloccare la vostra giornata come segue:
8.00-9.00: controllo e risposta alle e-mail.
9.00-12.00: Scrittura.
12.00-13.00: Pranzo e pausa.
13.00-16.00: Riunioni con i clienti.
16.00-17.00: Affrontare le cose da fare.
L'uso di blocchi di tempo può garantire che si stiano portando avanti i compiti e gli obiettivi più importanti e che tutte le cose che fanno muovere l'ago della bilancia siano sotto controllo. Può anche aiutarvi a non farvi sopraffare da tutto quello che c'è da fare in una giornata.
All'interno di questi blocchi di tempo specifici, potrebbero esserci compiti specifici o eventi di calendario di cui occuparsi. Oppure il tempo potrebbe essere relativamente non strutturato. Questa flessibilità è ciò che rende il time-blocking così efficace!
Ti capisco! L'uso di un sistema di tracciamento del tempo continuo aiuta a scoprire dove il tempo affonda e a gestirlo meglio.
Si può anche utilizzare la tecnica del Pomodoro, che prevede la suddivisione del lavoro in intervalli (in genere di circa 25 minuti) e piccole pause. A tale scopo, utilizzare un timer Pomodoro gratuito.
3. Diventa un'abitudine
Più si usa il planner, più sarà facile organizzarsi. Assicuratevi di usare l'agenda ogni giorno, in modo che diventi parte della vostra routine. Finché non diventa un'abitudine, vi consiglio di impostare una sveglia giornaliera sul telefono per ricordarvi di aggiornare l'agenda.
Ricordate che potreste avere la tendenza, come me, a usare più agende per diversi impegni, come quelli personali o professionali, ma per cominciare date la priorità a un'unica agenda.
4. Programmare il tempo del buffer
Per quanto si possa pianificare bene, ci saranno sempre delle sorprese. Ecco perché è fondamentale programmare un po' di tempo cuscinetto tra le attività e gli eventi. Non sarete sviati se qualcosa richiede più tempo del previsto.
Il tempo tampone può anche consistere nel fare una pausa, nel recuperare le e-mail o nel concedersi un po' di respiro. Se una delle cose più importanti per rimanere produttivi è fare delle pause, non dimenticate di creare questi buffer nella vostra agenda.
Renderlo più funzionale per voi. A questo proposito, la maggior parte delle agende digitali è dotata di questa funzione integrata.
5. Essere flessibili
I piani cambiano e va bene così. Non abbiate paura di cambiare i vostri piani man mano che il vostro programma si evolve. È meglio ridefinire le priorità e spostare gli appuntamenti piuttosto che stressarsi per un'agenda troppo piena.
La necessità di compilare e tenere traccia dei nuovi eventi nell'agenda cartacea potrebbe interferire con l'esigenza di mantenere un aspetto pulito e curato, per cui potrebbe avere senso passare al digitale.
Curiosità su come usare un planner in modo efficace
Cos'altro si può includere in un planner?
In genere, alcuni planner includono una citazione motivazionale per ciascuno dei sette giorni della settimana, esempi di esercizi di mindfulness per la gestione dello stress o alcuni consigli per sfruttare al meglio il tempo libero. Ne ho visti altri con schemi di check-in mensili o settimanali per fare tesoro di quanto appreso e pianificare in modo più efficace il futuro.
Esistono alternative migliori dei pianificatori?
I piani possono sempre aiutarvi a rimanere organizzati, ma non vi aiuteranno necessariamente a gestire meglio il vostro tempo; dovrete comunque applicare metodi di gestione del tempo o utilizzare un'applicazione per il time-tracking che automatizzi l'intero processo.
Ecco solo un esempio di ciò che uno strumento di tracciamento automatico del tempo può far emergere grazie all'intelligenza artificiale:
momenti in cui si è improduttivi o produttivi;
le app più aperte che ostacolano la vostra produttività;
Grazie a queste informazioni intelligenti sulla produttività generate automaticamente, potrete capire rapidamente dove va a finire il vostro tempo e come gestirlo al meglio.
