Comment une équipe informatique gagne 10 heures par semaine grâce à Timeular

Noah Ruseng Bested est assistant de support informatique chez Bang & Olufsen, une entreprise danoise d'électronique grand public haut de gamme qui conçoit et fabrique des produits audio, des téléviseurs et des téléphones.

Noah travaille au sein d'une équipe de cinq personnes responsables de l'expérience de l'utilisateur final. Ils assistent les employés de Bang & Olufsen pour toutes les demandes informatiques.

Le défi : trouver un moyen de comprendre facilement où le temps est dépensé

Avant de découvrir Timeular, Noah et son équipe n'avaient aucun moyen de suivre leur temps et ne savaient pas à quoi il était consacré. Ils devaient trouver un moyen d'enregistrer sans effort l'utilisation de leur temps afin de mieux comprendre l'allocation des ressources et d'améliorer la gestion des tâches.

Lorsqu'ils ont cherché un outil, ils avaient deux objectifs en tête : obtenir une compréhension diversifiée et approfondie du rôle de chaque membre de l'équipe et s'assurer qu'ils travaillaient aussi efficacement que possible pour maximiser la productivité globale au sein de l'équipe.

La solution : la possibilité de mieux planifier son temps à l'avenir

Noah et l'équipe suivent leur temps à l'aide de plusieurs activités différentes, notamment : réunions, visites/dérangements, projets, service now (leur système de billetterie), non spécifié (pour les activités qui n'entrent pas dans les catégories principales), transport (pour saisir le temps passé à se rendre au travail et à en revenir), pauses et administration. L'activité "entrées/dérangements" est utilisée lorsqu'un utilisateur a besoin d'une aide immédiate et que l'équipe cesse de travailler sur la tâche qui lui a été confiée.

La plupart des membres de l'équipe utilisent le système de suivi, y compris Noah : "Je trouve que l'utilisation du tracker accélère les choses et facilite vraiment le suivi de mon temps. Toute l'équipe utilise le compagnon mobile Timeular, qui leur permet de suivre facilement leur temps en déplacement, avec la possibilité d'ajouter des notes et des étiquettes.

L'équipe utilise des hashtags pour inclure des détails supplémentaires concernant les activités enregistrées. Elle suit également ses projets à l'aide de hashtags, ce qui lui permet de voir facilement combien de temps collectif a été consacré à chaque projet. Grâce à ces informations, ils sont en mesure de facturer avec précision les entreprises externes avec lesquelles ils travaillent.

Grâce aux données fournies par Timeular, l'équipe sait exactement où son temps est utilisé, ce qui lui permet de mieux planifier son temps à l'avenir.

Résultat : maximiser la rentabilité en donnant la priorité au "mode concentration".

"Notre directeur est très heureux que nous utilisions tous Timeular, et nous l'apprécions tous beaucoup. Grâce aux données, notre directeur peut voir comment nous répartissons notre temps et nos ressources, et également quels domaines nécessitent des ressources pour garantir le plus haut niveau de satisfaction des clients."

Grâce à Timeular, l'équipe informatique de Bang & Olufsen peut facilement voir combien de temps elle consacre à de petites tâches et combien de temps cela représente. Avant d'utiliser Timeular, ils n'étaient pas conscients du temps que toutes ces petites tâches prenaient sur leurs heures de travail qu'ils consacraient habituellement aux choses sur lesquelles ils devaient réellement travailler.

En conséquence, ils ont désormais des périodes réservées où ils sont en "mode concentration", c'est-à-dire qu'ils ne travaillent que sur des projets ou sur l'assistance informatique et ne sont pas ouverts aux perturbations.

"Timeular nous a permis de travailler plus efficacement. Grâce aux informations fournies, nous avons pu apporter de nombreux changements à la structure informatique afin de travailler plus efficacement. Cela a permis à chaque membre de l'équipe de gagner environ deux heures par semaine, soit 10 heures au total pour l'ensemble de l'équipe, chaque semaine".

Le suivi de l'emploi du temps de l'équipe permet d'identifier le temps consacré à des tâches qui ne contribuent pas à la rentabilité globale. Grâce à ces données, l'équipe peut désormais s'assurer qu'elle concentre son temps sur des activités utiles à l'entreprise, ce qui accroît la rentabilité.