Comment hiérarchiser les tâches en 7 étapes
Une liste de choses à faire qui n'en finit pas et des échéances qui s'accumulent, c'est le pire cauchemar de tout le monde.
Mais comme il n'y a qu'un nombre limité d'heures dans une journée et que les tâches ne cesseront pas, pourquoi ne pas envisager un scénario dans lequel vous cesseriez de pousser ?
Aussi controversé que cela puisse paraître, nous vous suggérons de faire une pause, de parcourir cet article et d'identifier une manière structurée de naviguer dans vos tâches.
Apprenez à établir des priorités en découvrant la véritable valeur de votre temps
Cet article vise à vous donner les instruments nécessaires pour reprendre le contrôle de votre journée. Suivez donc cet article pour apprendre à hiérarchiser les tâches.
L'établissement de priorités détermine presque tous vos résultats. Elle est souvent considérée non seulement comme une compétence non technique appréciée par les employeurs, mais aussi comme une tâche en soi.
La première étape pour commencer à hiérarchiser les tâches consiste à comprendre ce vers quoi vous tendez réellement (= les résultats). Une fois que vous aurez identifié les tâches pertinentes contribuant à vos futurs résultats, vous serez en mesure de dresser une liste de tâches et de la découper en fonction des méthodes de hiérarchisation.
Vous apprendrez ensuite des concepts tels que la création de listes, l'adoption d'une stratégie de priorisation telle que la méthode ABCDE et la matrice d'Eisenhower, et la gestion de tâches à la fois importantes et urgentes.
Apprenez à hiérarchiser les tâches, améliorer votre productivitéet éviter de répéter le cycle des tâches qui traînent d'un jour à l'autre.
Comment hiérarchiser les tâches : Ces 7 étapes vous permettront de ne plus vous laisser distancer
1. Créez une liste maîtresse de vos tâches
Commencez par "déverser" littéralement toutes vos tâches sur votre carnet physique ou votre agenda numérique, selon votre préférence.
N'oubliez pas qu'à ce stade, votre objectif est de vous débarrasser de toutes vos tâches. L'idéal serait de les classer dans un certain ordre, ce qui vous aidera à long terme. Par exemple, vous pouvez commencer par noter vos tâches quotidiennes. Celles-ci seront suivies par les tâches hebdomadaires et mensuelles en fonction du type de responsabilité et de l'échéance.
Par exemple, les réunions, les appels téléphoniques ou les réponses aux courriels peuvent être ajoutés au groupe quotidien : Les réunions, les appels téléphoniques ou les réponses aux courriels peuvent être ajoutés au groupe quotidien, tandis que le travail sur une étape d'un projet peut être ajouté au groupe quotidien. étape d'un projet ou l'examen de documents peuvent faire partie des tâches hebdomadaires, et ainsi de suite.
Il est également possible d'organiser toutes les tâches en fonction de leur source ou de leur canal de demande. Gardez tout en un seul endroit, qu'il s'agisse de documents numériques ou analogiques. Cet exercice vise à simplifier la charge de travail et à la rendre moins écrasante.
Ne vous censurez pas lorsque vous faites du "brain dumping". Après cet exercice, vous sentirez votre esprit beaucoup plus léger et prêt à affronter le travail réel.
- Remarque : pour suivre les tâches d'un projet dans Excel, utilisez le modèle gratuit de suivi des tâches.
2. Catégorisez vos tâches de manière plus détaillée
La catégorisation est la prochaine étape importante, et elle a un impact plus important si elle est effectuée avant d'établir vos stratégies de priorisation.
Une technique de priorisation que vous pouvez utiliser pour classer vos tâches est celle des 4D de la gestion du tempsqui comprennent les étapes suivantes :
- Effectuer la tâche maintenant
- Reporter la tâche à une date ultérieure
- Déléguer la tâche à quelqu'un d'autre
- Supprimer la tâche de votre liste
Ce cadre est une technique de gestion du temps identifiée comme la matrice de décision d'Eisenhower, car elle a été créée par l'ancien président des États-Unis, Dwight Eisenhower.
La matrice des 4 quadrants vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d'importance et d'urgence.
Une chose peut être importante et urgente, non urgente mais importante, non importante mais urgente, ou non urgente et non importante. Cela semble compliqué, mais voici à quoi cela ressemble pour avoir une vue d'ensemble :
Eisenhower a utilisé cette méthode d'organisation en quadrants pour déterminer comment hiérarchiser le travail et ses priorités quotidiennes comme suit :
- Tâches importantes et les plus urgentes: tâches hautement prioritaires à effectuer le plus rapidement possible ;
- Important mais pas urgent : ce qui doit être planifié ;
- Urgent mais pas important: ce qui peut être délégué ;
- Ni important ni urgent: les autres tâches peuvent être supprimées.
Une fois que vous avez vérifié votre liste, vous vous rendez compte qu'il y a quelques tâches plus faciles que vous pouvez faire tout de suite, ce qui vous guidera immédiatement vers.. :
- Faire : En termes simples, si une tâche ne dépend pas d'autres tâches (par exemple, attendre la réponse de votre supérieur ou celle de votre partenaire), faites-la simplement.
Exemple : envoyer un e-mail ou vider sa boîte de réception.
- Reporter : Une tâche ou peut-être certaines tâches complexes doivent être suspendues et confiées à quelqu'un d'autre. Qu'il s'agisse d'une autre tâche prioritaire à résoudre d'urgence ou d'une réaffectation des ressources, différer signifie mettre de côté ses responsabilités initiales.
Exemple : Vous n'êtes pas obligé de lire tous vos e-mails tout de suite. Vous pouvez terminer des tâches plus importantes et, une fois que vous avez du temps libre, vous pouvez lire vos e-mails en attente.
- Déléguer : Déléguer une tâche signifie confier cette responsabilité à quelqu'un d'autre en votre nom.
Exemple : Sur votre liste de priorités, il y a un rapport pour un client qui doit être finalisé dans les prochaines heures, mais vous avez des tâches plus urgentes et plus importantes. Déléguer signifie que vous confiez cette responsabilité à un autre membre de l'équipe en votre nom. Dans l'idéal, confiez-la à l'un des membres de votre équipe pendant que vous vous occupez de questions urgentes.
- Supprimer : Il s 'agit des tâches restantes qui figurent sur votre liste depuis un certain temps mais qui n'ont plus une grande valeur, il est donc temps de les abandonner.
Note : Pour cette catégorie, il faut tenir compte du biais d'achèvement, qui est une tendance à finaliser une tâche une fois qu'on l'a commencée, indépendamment du fait qu'elle doive être finalisée ou non.
Si vous avez des difficultés à déléguer des tâches, lisez notre guide pour apprendre à déléguer des tâches de manière efficace
Lisez notre guide pour apprendre à déléguer des tâches de manière efficace.
3. Adopter une méthode de hiérarchisation
La méthode méthode de hiérarchisation que vous choisirez dépendra de la nature de vos tâches et de vos préférences personnelles. Vous trouverez ci-après quelques-unes des méthodes les plus connues afin que vous appreniez à hiérarchiser vos tâches et que vous compreniez quelle est la méthode la plus adaptée à votre flux de travail.
La méthode de la grenouille
La méthode de hiérarchisation des tâches "Eat the Frog" a été, de manière surprenante, inspirée par une célèbre citation de Mark Twain :
"Si votre travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire le matin à la première heure.
Cela signifie que vous devez commencer votre journée par la tâche la plus complexe ou la plus importante de votre liste, car ce sont celles que vous redoutez le plus. C'est donc simple : mangez la grenouille le plus tôt possible.
Ensuite, vous pouvez passer au reste de la liste des choses à faire. Commencer la journée de travail en "mangeant la grenouille" vous aidera à vous sentir moins stressé et contribuera à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW a été développée par Dai Clegg, un ingénieur logiciel qui a travaillé chez Oracle. Elle se concentre sur la hiérarchisation des tâches en fonction des résultats, et c'est une excellente méthode à utiliser dans la gestion de projet.
Ainsi, selon cette technique de priorisation, vous diviserez le projet en quatre catégories :
- Incontournable - résultats sans lesquels le projet ne pourra pas avancer ou même exister, et qui requièrent une attention immédiate.
- Il aurait fallu - des résultats qui ne sont pas super critiques mais qui sont importants.
- Aurait pu - résultats qui peuvent être obtenus si/quand il y a assez de temps ou de budget.
- N'aura pas - résultats qui ne seront pas obtenus (les tâches sans importance peuvent entrer dans cette catégorie).
En classant vos résultats par catégories, vous démarrerez immédiatement votre plan de gestion de projet avec une liste de tâches classées par ordre de priorité.
Méthode ABCDE
La méthode ABCDE consiste à classer les différentes tâches de votre liste.
"A" est la note la plus élevée (et la priorité la plus importante), et "E" est la note la plus basse (et la tâche la moins importante qui peut être éliminée de la liste).
Cette méthode vous permet d'évaluer rapidement l'importance des tâches afin d'identifier celles qui sont les plus prioritaires. Si les tâches A et B sont celles à réaliser en priorité, vous aurez la tranquillité d'esprit de savoir que les tâches D et E ne nécessiteront pas votre attention avant un certain temps.
4. Adopter une technique de gestion du temps
Pour faire passer votre processus de hiérarchisation des tâches au niveau supérieur, une technique efficace de gestion du temps peut être appliquée.
Pour commencer le processus, vous aurez besoin d'une radiographie de votre temps. Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quelle est ma situation actuelle en matière de gestion du temps ?
- Quel est mon emploi du temps ?
- À quelle fréquence est-ce que je rate des échéances et est-ce que j'ai du mal à accomplir mes tâches professionnelles ? (cela implique une difficulté à gérer son temps)
- Quels sont les outils que j'utilise pour m'aider à atteindre mes objectifs ? (Par exemple, un calendrier numérique, un outil de suivi du temps ou un logiciel de gestion de projet).
Une fois que vous avez clarifié les points ci-dessus, nous vous suggérons de commencer à faire votre travail utile en utilisant une technique de gestion du temps. L'une des méthodes que vous pouvez utiliser pour commencer est le le timeboxing. Sa mise en œuvre est relativement simple, puisqu'il vous suffit de bloquer le temps dont vous avez besoin pour chaque tâche. Cela signifie que pendant la période que vous avez bloquée pour une tâche, vous vous concentrez uniquement sur celle-ci et essayez de la mener à bien.
Une autre technique de gestion du temps est la technique Pomodoroqui est couramment utilisée pour éviter les distractions et achever les tâches.
Utiliser un minuteur PomodoroLe minuteur Pomodoro permet d'effectuer des sprints de travail en profondeur d'une durée de 25 minutes. Pendant ce laps de temps, vous vous concentrerez sur la tâche à accomplir. Le fait de savoir que vous ne devez vous concentrer que pendant une courte période est un excellent moyen d'exercer votre capacité de concentration.
Lire : Cela ne fonctionne pas pour vous ? Alors, vous devez connaître les substituts les plus fiables à la méthode Pomodoro.
5. Utiliser une application de suivi du temps
Si vous avez appliqué certaines des techniques que nous avons mentionnées précédemment, mais que vous avez toujours du mal à maîtriser votre temps, il est préférable de commencer par en faire une radiographie objective. Une radiographie objective peut être fournie par une application de suivi du temps.
Un outil de suivi du temps facilitera votre processus de suivi grâce à une automatisation intégrée, tout en générant des rapports détaillés sur le temps passé sur chaque tâche. Vous serez ainsi en mesure d'optimiser votre flux de travail et de donner la priorité à ce qui est important.
Vous pouvez utiliser Timeular car il s'agit d'un outil facile, intelligent et sûr :
- Suivi automatique du temps de travail: Remplissez vos feuilles de temps en fonction de l'utilisation de l'application, des sites web visités et des événements programmés dans le calendrier.
- Plusieurs méthodes de suivi : Commencez à suivre votre temps en appuyant simplement sur CMD + E, ou en insérant une activité dans votre calendrier.
- Utilisez le compteur de temps physique: Améliorez votre expérience de suivi du temps en essayant le suivi tactile du temps. C'est possible avec le compteur de temps physique de Timeular, un cube à 8 faces qui suit plus de 1000 activités pour vous.
Essayez Timeular qui a été reconnue comme l'application de suivi du temps la plus conviviale pour les équipes et les individus.
5. Commencer par la tâche la plus importante de la journée
En accomplissant d'abord les tâches les plus importantes, vous pratiquez une technique de priorisation en soi. Cette technique est particulièrement utile si vous avez du mal à accomplir vos tâches quotidiennes ou si vous ne respectez pas les délais, même après les avoir classées par ordre de priorité d'une autre manière. Les tâches les plus importantes sont les premières à être cochées sur la liste des choses à faire.
En commençant par les tâches les plus importantes et les plus urgentes, vous naviguerez plus facilement dans la journée et ne vous sentirez pas débordé par le trop grand nombre de tâches à accomplir.
CONSEIL : Un emploi du temps peut être utile pour organiser votre journée. Obtenez gratuitement un modèle d'emploi du temps.
7. Révisez souvent votre plan
Au fur et à mesure que les projets évoluent, que le travail change de date d'échéance et de direction, ou que les objectifs sont redéfinis, il en va de même pour vos priorités. Il est essentiel de réexaminer et de réviser les priorités des tâches du projet à une certaine fréquence.
Utilisez les cadres et les méthodes expliqués ici et trouvez la meilleure solution pour vos besoins actuels.
CONSEIL : Facilitez-vous la vie avec les meilleurs outils de hiérarchisation des tâches.
Conclusion
Lorsque vous établissez des priorités dans votre travail, vous pouvez augmenter votre productivité, mieux gérer votre temps et respecter les délais. Toutefois, n'oubliez pas que l'incertitude et le changement sont des réalités.
Vos priorités ou celles de votre entreprise changeront, et souvent au moment où vous vous y attendez le moins. Vous devez être prêt à faire face à l'imprévu. Cela ne signifie pas que vous devez tout faire ou ne rien faire.
Ne vous sabotez pas dès le départ ; rappelez-vous que la productivité n'existe pas sur un terrain de jeu statique.
Les tâches les plus importantes peuvent facilement devenir intimidantes, même si elles n'en ont pas l'air au début, simplement parce que vous aurez de grandes attentes à leur égard et que vous vous mettrez la pression. Prévoyez une certaine souplesse dans votre emploi du temps pour faire face aux situations imprévues.
Demandez-vous si vous disposez des ressources nécessaires pour accomplir ce que vous avez à faire et divisez vos tâches en plusieurs petites tâches gérables.
Vous continuerez à accomplir des tâches, à atteindre des objectifs et à vous sentir plus productif dans l'ensemble. Ne cessez pas d'essayer différentes méthodes de hiérarchisation jusqu'à ce que vous trouviez celle qui vous convient le mieux.
FAQ
Les 4D du travail de priorisation sont l'exécution, la délégation, la suppression et le report des tâches. Les 4D constituent un système permettant d'améliorer la productivité.
Les quatre niveaux peuvent être interprétés comme la création d'une liste de tâches, l'organisation des tâches selon une méthode préférée, la programmation des tâches dans un calendrier et la communication des progrès avec les parties prenantes ou les membres de l'équipe concernés.
Nous pouvons identifier trois priorités au travail : dresser la liste de toutes les tâches et choses que nous avons à faire, organiser notre agenda et maintenir les canaux de communication ouverts avec nos collègues et nos supérieurs.
Il s'agit d'une situation courante et, pour y remédier, vous pouvez prendre en compte d'autres aspects qui pèseront sur l'importance de chaque tâche par rapport aux autres, tels que la date d'échéance, les ressources nécessaires, la disponibilité de toutes les personnes concernées, etc. C'est ce qu'on appelle la priorité relative.
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