Schlauer arbeiten, nicht härter: 12 Tipps, die man kennen muss
Es kommt sehr häufig vor, dass jemand am Ende eines Arbeitstages völlig erschöpft ist. Wir wissen, dass in diesem Fall das Privatleben und die eigenen Ziele am meisten leiden. Man hat das Gefühl, dass man hart arbeitet und die Dinge erledigt, aber nach einem Arbeitstag ist man zu nichts anderem mehr fähig. Was Sie brauchen, ist, intelligenter zu arbeiten, nicht härter.
Das bedeutet nicht, dass Sie nicht mehr so produktiv sein werden wie jetzt (ganz ehrlich, Sie werden wahrscheinlich sogar noch produktiver sein). Aber Sie werden in der Lage sein, dies auf effektivere Weise zu tun.
Tatsache ist, dass wir im Laufe der Zeit schlechte Gewohnheiten entwickeln oder Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise erledigen, obwohl der Prozess rationalisiert und die Arbeit leichter erledigt werden kann.
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Wir gehen darauf ein, welche Techniken für eine effizientere Arbeitsweise eingesetzt werden können, aber es ist auch wichtig, auf die Effektivität zu achten, da man nicht alle Faktoren unter Kontrolle hat. Das gilt vor allem, wenn man in einem Team oder direkt für jemanden arbeitet. Bei intelligenterem Arbeiten geht es darum, die eigene Energie zu schätzen und die Zeit zu optimieren. Lassen Sie uns herausfinden, wie.
Was bedeutet es, "intelligenter zu arbeiten, nicht härter"?
Es ist nicht einfach, diesen Begriff klar zu definieren. Jeder kann dieses Konzept so interpretieren, wie es am besten zu seinen Zielen und Bedürfnissen passt. Aber im Grunde bedeutet es, dass man seine Fähigkeiten nutzt, um Aufgaben oder die Zeit, die man für sie aufwendet, zu minimieren. Sie wollen effektiver arbeiten und keine Zeit mehr verschwenden.
Indem Sie keine Zeit mit unnötigen Aufgaben oder Schritten verschwenden, setzen Sie Prioritäten und bauen auf Ihren Stärken und Schwächen auf.
Ihre Energie und Zeit bei der Arbeit werden effektiver genutzt. Um diesem Motto gerecht zu werden, gibt es mehrere Strategien, die helfen, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren.
Sie steigern nicht nur Ihre Produktivität, sondern arbeiten auch daran, Ihre Arbeitsmotivation zu erhöhen, sich selbst für das Unternehmen wertvoller zu machen, Energie zu sparen und ein Burnout zu vermeiden und Ihr Selbstwertgefühl zu steigern.
Wie man intelligenter und nicht härter arbeitet
- Zeiterfassung verwenden
- Multitasking ein für alle Mal vermeiden
- Erstellen Sie Ihre Routine
- Arbeit in Intervallen oder Zeitblöcken
- Vergessen Sie nicht, Pausen zu machen
- Gehen Sie bei der Organisation Ihres Tages strategisch vor
- Vermeiden Sie Zeitfresser und Ablenkungen
- Halten Sie Ihre To-Do-Liste realistisch
- Prozesse automatisieren (über Apps, Vorlagen und KI-Tools...)
- Nutzen Sie Produktivitäts-Apps
- Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation von Anfang an klar ist
- Niemals aufhören, über Produktivität zu lernen
1. Zeiterfassung verwenden
Viele verfügbare Tools helfen, die Produktivität zu steigern und Aufgaben zu verwalten. Die Zeiterfassung ist jedoch aus mehreren Gründen besonders wichtig.
- Bewusstsein für die Zeitverwendung: Indem Sie Ihre Zeit erfassen, werden Sie sich bewusster, wie Sie Ihre Zeit im Laufe des Tages verbringen. Dieses Bewusstsein kann Ihnen helfen, zeitraubende Aktivitäten zu erkennen und Ihre Aufgaben besser zu priorisieren.
- Verbessertes Zeitmanagement: Wenn Sie Ihre Zeit erfassen, können Sie sie besser einteilen. Sie können feststellen, in welchen Bereichen Sie zu viel oder zu wenig Zeit aufwenden, und Ihren Zeitplan entsprechend anpassen.
- Höhere Produktivität: Wenn Sie Ihre Zeit erfassen, können Sie Ihre produktivsten Stunden des Tages ermitteln und Ihre Arbeit entsprechend planen. Dies kann zu einer höheren Produktivität und besseren Ergebnissen führen.
- Bessere Konzentration: Die Zeiterfassung kann Ihnen helfen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie wissen, dass Ihre Zeit gemessen wird, lassen Sie sich weniger leicht durch andere Aufgaben oder Aktivitäten ablenken.
- Rechenschaftspflicht: Die Erfassung Ihrer Zeit kann Sie für Ihre Arbeit zur Verantwortung ziehen. Sie können sehen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden, und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.
- Verbesserte Abrechnung und Rechnungsstellung: Wenn Sie Freiberufler oder Berater sind, kann die Zeiterfassung Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit den Kunden genau in Rechnung zu stellen. So können Sie sicherstellen, dass Sie für Ihre Zeit fair bezahlt werden.
Schließlich können Sie mit der Zeiterfassung Zeitmanagementtechniken wie Time-Boxing verbessern. Sie werden Ihre Timeboxen besser organisieren können, wenn Sie wissen, wie lange jede Tätigkeit dauert.
Wenn Sie die Zeit genau erfassen und die Zeiteinträge automatisch erfassen möchten, verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App wie Timeular. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Verwendung von Timeular.
- Erfassen Sie die Zeit mit Ihrem Team.
- Halten Sie den Arbeitsablauf des Teams intakt.
- Mit dem physischen Tracker lässt sich leicht eine Gewohnheit aufbauen.
- Hören Sie auf, Stundenzetteln hinterherzujagen: Im Bereich "Einblicke" von Timeularkönnen Sie die Daten Ihres Teams direkt einsehen.
- Maximieren Sie Ihren Gewinn, indem Sie Ihren Kunden genaue Rechnungen stellen.
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2. Vermeiden Sie Multitasking ein für alle Mal
Multitasking ist keine gute Produktivitätsstrategie, und es hilft auch nicht. Es wird Ihre Fähigkeit, die Punkte auf Ihrer Aufgabenliste abzuhaken, nicht verbessern.
Mit vielen Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren ist nicht so produktiv, wie es scheinen mag. Wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren, wird diese in kürzerer Zeit auf einem höheren Niveau erledigt, so dass Sie nahtlos zur nächsten Aufgabe übergehen können.
Durch Multitasking vergeuden Sie Energie und Zeit, also das genaue Gegenteil von intelligenter und effizienter Arbeit.
Von einer Aufgabe zur nächsten zu wechseln, ohne die erste zu beenden, ist ineffizient. Unser Gehirn braucht Zeit, um den Fokus zu wechseln, und Sie überfordern sich selbst. Es ist klug, zwischen den Aufgaben eine Pause zu machen, um sich kurz zu erholen, anstatt zu versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen.
3. Erstellen Sie Ihre Routine
Passen Sie Ihren Tag so an, dass Sie die "schwere" Arbeit dann erledigen, wenn Sie am produktivsten sind. Sie trainieren sich selbst, um zu wissen, dass Sie, sobald diese Stunde schlägt, in den Modus der Konzentration fallen, der für Ihre beste Arbeit erforderlich ist.
Routine ist äußerst hilfreich, und je besser Sie mit Ihren Energiezyklen vertraut sind, desto besser. Denken Sie darüber nach, eine Routine zu schaffen, die Ihrem Tag Struktur und ein Gefühl der Vorhersehbarkeit verleiht. Natürlich wird das nicht jeden Tag perfekt klappen, denn es gibt immer wieder unerwartete Ereignisse, und das war's.
Machen Sie das Beste aus Ihrer Routine, indem Sie Ihre Zeit erfassen
Versuchen Sie, sich eine Morgen- und eine Abendroutine zu schaffen und jeden Tag zur gleichen Zeit aufzuwachen, ein Training zu absolvieren, zu lesen oder zu meditieren, um den Tag ruhiger zu beginnen. Und so wie Sie eine Routine für den Start in den Tag entwickeln, sollten Sie auch eine für das Ende Ihres Arbeitstages haben, denn das kann Ihnen einen guten Start am nächsten Morgen ermöglichen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz sauber und organisiert ist, damit Sie für den nächsten Tag gerüstet sind.
4. Arbeit in Intervallen oder Zeitblöcken
Langes Arbeiten fällt in die Kategorie "härter arbeiten", und das ist nicht die gesündeste Gewohnheit oder Arbeitsstrategie. Versuchen Sie, Ihren Kalender in "Zeitblöcken" zu organisieren. Experimentieren Sie mit verschiedenen Techniken. Eine der beliebtesten ist das Blockieren von Zeit. Dies ist eine wirksame Technik, die die Prokrastination verringert.
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5. Vergessen Sie nicht, Pausen zu machen
Um produktiv zu sein und intelligenter zu arbeiten, muss alles im Fluss sein. Es geht darum, seine Grenzen zu kennen und sich bewusst zu machen, wie man sich innerhalb seiner Grenzen bewegen kann.
Machen Sie Pausen, sie müssen Teil Ihres Tages sein. Sie sind ein Teil des Arbeitsprozesses, ein Teil der intelligenteren Arbeit. Wenn möglich, gehen Sie nach draußen und verbringen Sie einige Zeit an der frischen Luft.
Wenn es Ihnen schwer fällt, versuchen Sie es doch einmal mit der Fünf-Minuten-Regel. Dabei versprechen Sie sich selbst, dass Sie nur fünf Minuten für eine bestimmte Aufgabe aufwenden werden. Auf diese Weise eliminieren Sie viele der Ausreden, die Sie davon abhalten, mit der manchmal schrecklichen Aufgabe überhaupt anzufangen, an der Sie arbeiten müssen. In der Regel bleibt die Motivation zum Weitermachen erhalten, sobald die fünf Minuten vorbei sind.
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6. Gehen Sie bei der Organisation Ihres Tages strategisch vor
Menschen arbeiten in unterschiedlichen Rhythmen. Manche Menschen sind zum Beispiel sofort nach dem Aufwachen superproduktiv, andere sind Nachteulen. Was auch immer bei Ihnen funktioniert, Sie müssen es zu Ihren Gunsten nutzen. Planen Sie in diesen Zeiträumen die schwierigsten oder grausamsten Aufgaben.
Wenn Sie von der berühmten Energiepause nach dem Mittagessen betroffen sind, nutzen Sie diese Zeit, um Aufgaben wie das Abrufen von E-Mails, das Aufräumen Ihres Schreibtisches, administrative Aufgaben usw. zu erledigen. "Leichtere" Dinge, die nicht 100 % Ihrer Aufmerksamkeit erfordern. Es ist alles eine Frage der Strategie.
7. Vermeiden Sie Zeitfresser und Ablenkungen
Wenn Sie sich nicht beherrschen können, schalten Sie am besten die Benachrichtigungen Ihres Telefons aus, wenn Sie sich auf etwas konzentrieren müssen. Sie lenken Sie nur von den wichtigen Aufgaben ab, die anstehen. Außerdem können sie große Zeitfresser sein.
Das Ausschalten von Benachrichtigungen für Apps, die nicht mit der Arbeit zu tun haben, steigert Ihre Produktivität, und es gibt Apps, mit denen Sie Ihr Telefon sperren können, um zu vermeiden, dass Sie es überprüfen, wenn Sie dies nicht tun sollten.
8. Halten Sie Ihre To-Do-Liste realistisch
Um sich nicht zu überwältigen und Ihre Aufgabenliste wirklich zu straffen, sollten Sie sie realistisch halten. Dies ist einer der besten Ratschläge für diejenigen, die ihre Einnahmen in ihrem Unternehmen steigern wollen.
Beginnen Sie damit, sich jeden Tag auf drei bis fünf wichtige und anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren. Machen Sie diese zu den wichtigsten Aufgaben des Tages, die Ihnen das Gefühl geben, hochproduktiv zu sein, wenn Sie sie erledigen.
Wenn Sie diese Aufgaben erledigt haben, können Sie sich anderen, weniger wichtigen Aufgaben zuwenden, wenn Sie an diesem Tag die Zeit dafür haben. Es gibt immer noch den nächsten Tag, an dem Sie weiterarbeiten können.
Wenn Sie eine unrealistische Anzahl täglicher Aufgaben auf Ihre To-Do-Liste setzen, kann das zu Enttäuschungen führen, wenn sie nicht erledigt werden. Wenn Sie Ihre Liste kurz halten, wird sie überschaubarer, und wenn Sie diese Hauptaufgaben erledigt haben, ist alles andere, was Sie tun, ein Bonus.
Schauen Sie zu Beginn jeder Woche und dann, weniger intensiv, jeden Tag, was ansteht, und planen Sie entsprechend.
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9. Prozesse automatisieren (über Apps, Vorlagen und KI-Tools...)
Heutzutage gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeitsprozessen, mit denen Sie Zeit sparen können. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität von Unternehmen zu steigern, da die Zeit für Aufgaben genutzt werden kann, die den Einsatz des menschlichen Gehirns erfordern.
Erhalten Sie jeden Tag eine große Menge an E-Mails? Verwenden Sie Filter, um den "Müll" zu entfernen. Viele Tools helfen Ihnen beim Sammeln von Daten, Versenden von E-Mails, Erstellen von Berichten, Arbeiten an Präsentationen usw.
Scheuen Sie sich auch nicht, die Vorteile der künstlichen Intelligenz zu nutzen. KI-Tools wie ChatGPT, eines der besten KI-Marketing-Tools, und andere können bei der Suche nach Informationen oder in den sozialen Medien äußerst hilfreich sein. Vergessen Sie nur nicht, dass gute Inhalte immer von Menschen gemacht sind. Wenn Sie ein E-Commerce-Geschäft haben, sollten Sie in einen Chatbot investieren, um bei einfachen Kundenanfragen Zeit zu sparen.
- Kostenlose Ressourcen:
Zeitmanagement-Vorlagen
Kostenlose Vorlagen für Stundenzettel
Excel- und druckbare Zeitsperrvorlagen
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TIPP: Lernen Sie einige der besten Automatisierungssoftware kennen.
10. Nutzen Sie Produktivitäts-Apps
Diese Anwendungen und Softwareprodukte sind dazu da, um genutzt zu werden, und sie sind das Ergebnis jahrelanger Forschungen über Produktivitätsmöglichkeiten und -hindernisse.
Nutzen Sie die Vorteile einer gesteigerten Produktivität, die Ihnen hilft, Aufgaben effizienter zu erledigen, und machen Sie Gebrauch von automatisierten Dingen. Wenn Sie ein Programm zur Daten- oder Zeiterfassung oder sogar zur Organisation von Aufgaben verwenden, sparen Sie Zeit, die Sie sonst selbst aufwenden müssten.
Die beste Produktivitätssoftware für Windows
Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie eine Zeiterfassung, eine Cloud-Plattform, Text- oder Bildbearbeitungsprogramme usw. einsetzen. Finden Sie Lösungen für alle.
11. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation von Anfang an klar ist
Warten Sie keine Sekunde, um Fragen zu stellen und eventuelle Zweifel auszuräumen.
Das Gegenteil von intelligenter Arbeit ist es, Zeit mit einer Aufgabe zu verschwenden, die man wiederholen muss, weil die Kommunikation wiederholt fehlgeschlagen ist. Warten Sie nicht bis zur letzten Minute, um Fragen zu stellen, sondern fangen Sie so früh wie möglich damit an. Das hilft Ihnen, Probleme zu erkennen und zu lösen, auf die Sie später stoßen könnten.
Wenn Sie von Anfang an um Hilfe bitten, können Sie die Lösung schneller finden und die Aufgabe in kürzerer Zeit erledigen. Die Stärkung Ihrer Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten sollte eine Priorität sein.
12. Niemals aufhören, über Produktivität zu lernen
Hören Sie nie auf zu lernen, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten und lernen Sie neue Techniken, um Ihr Arbeitsleben zu verbessern.
Ein ständiges Interesse am Lernen und am Erhalt neuer Informationen gewährleistet Ihre Anpassungsfähigkeit, wenn sich Ihre Branche weiterentwickelt.
Lesen Sie Bücher über Produktivität, hören Sie Podcasts, abonnieren Sie Blogs und Newsletter, erkunden Sie LinkedIn und andere Social-Media-Kanäle, die sich mit Produktivitäts-Tipps befassen... Der Pool an Wissen ist praktisch endlos.
Ein Zeitmanagementkurs könnte genau das Richtige für Sie sein, um Ihre Produktivität zu steigern.
Schlussfolgerung
Unser abschließender Ratschlag lautet: Seien Sie nicht zu streng mit sich selbst. Diese Schritte sind Gewohnheiten, die Sie umsetzen müssen, und Gewohnheiten brauchen Zeit. Intelligenter zu arbeiten, nicht härter, ist ein ständiger Prozess, der nicht von heute auf morgen abläuft.
Das Einüben intelligenter Arbeitsstrategien braucht Zeit, und man muss experimentieren, um herauszufinden, was für einen selbst funktioniert. Es gibt immer Möglichkeiten, Ihr Leben einfacher und dennoch produktiv zu gestalten!
FAQs
Dieser Ausdruck stammt aus den 1930er Jahren von Allen F. Morgenstern, einem Wirtschaftsingenieur und Schöpfer des Programms zur Arbeitsvereinfachung, der den Ausdruck "work smarter, not harder" (intelligenter arbeiten, nicht härter) prägte, um die Fähigkeit der Menschen zu verbessern, mehr mit weniger Aufwand zu produzieren.
Intelligenter statt härter zu arbeiten ist der Schlüssel zur Optimierung von Zeit und Energie, so dass Sie sich selbst verbessern, Ihre Hobbys genießen oder Zeit mit Ihren Lieben verbringen können.
Nicht nur das, ein strategischerer Umgang mit Ihrer Zeit macht Sie zu einem effizienteren Arbeiter, sondern steigert auch Ihre Produktivität, Motivation und Kreativität und verbessert alle Bereiche Ihres Lebens.
Intelligenter zu arbeiten schätzt Ihre Energie und optimiert Ihre Zeit. So verbrauchen Sie weniger Zeit, um Ihre Energie zu verbrauchen, und haben mehr Zeit, sie für andere wichtige Dinge zu verwenden. Außerdem werden Sie dadurch zu einem effizienteren Mitarbeiter.
Die Begriffe "härter arbeiten" und "intelligenter arbeiten" unterscheiden sich in ihrer Komplexität.
Der erste Begriff kann einfacher definiert werden als "lange und anstrengende Stunden für eine bestimmte Aufgabe aufwenden". Manchmal fühlen wir uns von dieser Aufgabe erschöpft, aber wir machen trotzdem weiter und enden mit einer mittelmäßigen Arbeit.
Intelligenteres Arbeiten bedeutet, effektive und effiziente Wege oder Techniken zu finden, um eine oder mehrere Aufgaben zu erledigen und dabei Zeit und Qualität zu managen.
Harte Arbeit und harte Arbeit sind zwei verschiedene Dinge. Harte Arbeit ist der Schlüssel zum Erfolg, und Sie können die Komponente "intelligenter arbeiten" hinzufügen, so dass Ihre Arbeit wirklich durch eine gute Work-Life-Balance kompensiert wird.
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