Die 4D des Zeitmanagements: Was es ist und wie man es nutzt
Kennst du diese Tage, an denen du das Gefühl hast, nichts von dem erreicht zu haben, was du dir vorgenommen hattest? Obwohl ein Tag 24 Stunden hat, ist es schwierig, die Arbeitsstunden in absolute Produktivität umzurechnen.
Vielleicht hast du schon viele Methoden ausprobiert, um dich zu verbessern, aber die Richtige war noch nicht dabei. Die 4D des Zeitmanagements können deine Sichtweise auf die Produktivität und Timing und Fristen wirklich verbessern.
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In diesem Artikel erfährst du, wie die 4D des Zeitmanagements definiert sind, welche Bedeutung sie haben und wie du sie auf deine Projekte anwenden kannst.
Was sind die 4D des Zeitmanagements?
Die 4D im Zeitmanagement sind: Delete, Delegate, Defer, and Do (Löschen, Delegieren, Aufschieben und Machen). Es ist eine gute Zeitmanagementtechnik, um Aufgaben zu kategorisieren und nach Prioritäten zu ordnen. Das hilft, die Produktivität und Effizienz zu steigern, indem man sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentriert und eine Überforderung vermeidet.
In unserem Leitfaden siehst du, wie die 4D der Zeitmanagement-Matrix ähneln.
Was bedeuten die 4D des Zeitmanagements?
Bevor du mit etwas beginnst, musst du die Aufgabe und/oder Aktion bewerten und entscheiden, in welcher Kategorie sie bleiben soll. Du wirst sehen, dass du deine Produktivität mit mit 4D deutlich steigerst und deinen Arbeitsalltag stabilisierst.
Letztlich hilft dies den Produktmanagern, nicht mit allen Aufgaben auf einmal konfrontiert zu werden. Stattdessen können sie Prioritäten setzen und ihren Tag für wichtigere Aufgaben, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, noch effizienter gestalten.
Mit Hilfe der 4D des Zeitmanagements kannst du deine Produktivität im Fluss halten, was die Erwartungen an dein Projekt erheblich verbessert. Wenn du deine Aufgaben nach Prioritäten ordnest, wird die Erbringung der Dienstleistung/des Produkts wesentlich positiver ausfallen.
1. Delete (Löschen)
Diese erste Maßnahme ermöglicht es dem Projektmanager, alle unwichtigen Aufgaben und/oder Projekte von der endlosen Liste zu streichen. Alles, was dieser Kategorie zugeordnet ist, ist deine kostbare Zeit nicht wert.
Die Teilnahme an unnötigen Besprechungen, die dich nicht betreffen, und das Ja-Sagen zu jeder Anfrage sind etwas, das du vermeiden könntest, um diesen unnötigen Aufgaben einen Schritt voraus zu sein.
2. Delegate (Delegieren)
Wenn eine wichtige Aufgabe ansteht, die nur von dir selbst erledigt werden kann, ist dies der richtige Zeitpunkt, um den zweiten Akt zu vollziehen.
Eine Aufgabe zu delegieren bedeutet, dass du die Verantwortung dafür an eine andere Person überträgst. Zum Beispiel sind Berichte wichtig, um den Fortschritt des Projekts zu dokumentieren.
Diese Aufgabe kannst du idealerweise an eines deiner Teammitglieder delegieren, während du dich um zeitkritische Angelegenheiten kümmerst.
3. Defer (Aufschieben)
Diese dritte Aktion zielt darauf ab, eine Aufgabe zu unterbrechen, die jemandem zugewiesen wurde, weil sie nicht sofort erledigt werden muss.
Das passiert, wenn es eine vorrangige Aufgabe gibt, die die Aufmerksamkeit aller erfordert. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Aufgabe nicht erledigt wird, sondern dass sie wieder aufgegriffen wird, wenn das Team freie Zeit hat.
Du musst zum Beispiel nicht alle deine E-Mails sofort lesen. Du kannst wichtigere Aufgaben erledigen und sobald du Zeit hast, kannst du die ausstehenden E-Mails lesen.
4. Do (Machen)
Die vierte Aktion umfasst die Erledigung der Aufgaben, die du in deiner Pipeline hast. Dabei handelt es sich in der Regel um dringende Aufgaben, die deine Aufmerksamkeit erfordern und so schnell wie möglich erledigt werden müssen.
Ein perfektes Beispiel ist eine geplante Aufgabe, wie eine Präsentation, bei der du deine Frist einhalten musst. Wenn du die Aufgaben dieser vierten Kategorie nicht einhältst, kann das katastrophale Folgen haben.
Warum sind die 4D wichtig für das Zeitmanagement?
Die Bedeutung, die hinter der Einführung der 4D des Zeitmanagements steht, liegt in der Filterung der Aufgaben, die den Projektmanagern helfen. Jeden Tag müssen sie sich mit einer Vielzahl von Anfragen aus verschiedenen Quellen befassen, was ihre Arbeit sehr schwierig macht.
Dann kommen die 4D des Zeitmanagements ins Spiel und verändern die Organisation der täglichen Aufgaben. Durch die Zuordnung jeder Aufgabe zu einer Kategorie kannst du alles organisieren und filtern, was bedeutet, dass das Projekt während seines gesamten Verlaufs reibungslos ablaufen kann.
Der Produktmanager wird sich durch die Zuweisung von Aufgaben nicht mehr so überfordert fühlen. Das Hauptziel besteht darin, dass sich jeder auf die Erledigung der anstehenden Aufgaben und auf das Projekt selbst konzentriert.
Außerdem wird das Zeitmanagement gebändigt, und du erreichst den Höhepunkt deiner Produktivität.
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Wie man die 4D des Zeitmanagements nutzt
Bevor du mit irgendwelchen Aufgaben beginnst, musst du deine Aufgabenliste in einer ganzheitlichen Sichtweise betrachten. Du kannst jedes Element durch ein Diagramm trennen und jede Aufgabe in jede Kategorie einordnen. Hier ist ein Beispiel, wie du die 4D anwenden könntest:
| Kategorie | Aufgabe |
|---|---|
| Delegieren | Erstellung eines Berichts |
| Machen | Eine Präsentation halten |
| Aufschieben | Schau in deinen Posteingang |
| Löschen | Unnötige Meetings |
Dies ist ein großartiges Tool zur Optimierung deiner Zeit, denn du kannst dir anzeigen lassen, was du in deiner Pipeline hast, und du hast einen klaren Überblick darüber, was du priorisieren solltest. Die restlichen Aufgaben kannst du auch delegieren, verschieben oder sogar streichen.
Möchtest du deine Produktivität steigern? In unserem Beitrag findest du die besten Tipps, um Zeit zu sparen.
Du musst dir jedoch ein Ziel setzen, bevor du dich auf etwas einlässt. Was willst zum Beispiel mit diesem Modell erreichen? Sobald du die Antwort auf diese Frage gefunden hast, hast du grünes Licht für die Schritte, die für die 4D des Zeitmanagements entwickelt wurden.
Jede Aufgabe einer Kategorie zuzuordnen erscheint schwierig, ist aber für die Entwicklung dieser Methode und den Fortschritt deines Projekts unerlässlich. Denke daran, dass diese schwierige Definition dir unermessliche Arbeitsstunden erspart, die du für deine dringenden und wichtigen Aufgaben verwenden könntest.
Sobald du diese Herausforderung gemeistert hast, verfügst du über die nötige Übung, um die restlichen Schritte zu befolgen. Du wirst feststellen, dass du und dein Team besser organisiert und strukturiert seid als je zuvor.
Dieses großartige Tool hilft dir, den beruflichen Burnout und den Stress zu bekämpfen, den du empfinden kannst, wenn du mit Aufgaben und Organisation überfordert bist.
Lies auch: Wie man sich bei der Arbeit organisiert, wenn man überwältigt ist.
Schlussfolgerung
Am Ende dieses Artikels ist es wichtig festzuhalten, dass dies als einfache Methode erkannt werden könnte, aber ihre Effektivität kann für einige Projektmanager verblüffend sein.
Wenn du deine Produktivität verbessern und die Kontrolle über deine eigene Zeit übernehmen möchtest, sind die 4D eine hervorragende Wahl für dich und den Fortschritt deines Projekts im Lebenszyklus.
Es ist wichtig, dir darüber im Klaren zu sein, dass diese Methode vielleicht nicht für dich geeignet ist, aber du musst zunächst deine Möglichkeiten abwägen und einen Probelauf der 4D in Betracht ziehen.
Wenn du dir eine Meinung darüber gebildet hast, kannst du entscheiden, was in deinem speziellen Fall am besten ist.
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