Die 1 3 5-Regel: Ein einfacher Rahmen für die tägliche Produktivität
Warst du schon einmal den ganzen Tag beschäftigt und hattest das Gefühl, wenig zu erreichen? Liegt das daran, dass du komplizierte Produktivitätsstrategien ausprobiert hast?
Lass sie fallen. Du hast schon genug Komplexität bei der Arbeit. Du brauchst eine unglaublich einfache, aber effektive Methode, um Aufgaben zu kategorisieren und zu erledigen.
Hier kommt die 1-3-5-Regel - ein einfaches Framework für Produktivität, das sich nicht wie Raketenwissenschaft anfühlt.
Was ist die 1-3-5-Regel?
Die 1-3-5-Regel ist ein einfacher Rahmen für die Aufgabenverwaltung, bei dem die Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt werden: eine große Aufgabe, drei mittlere Aufgaben und fünf kleine Aufgaben. Die harte Grenze liegt jedoch bei maximal neun Aufgaben.
In ihrem Kern erkennt diese Regel eine grundlegende Realität der Produktivität an: Nicht alle Aufgaben wiegen gleich schwer oder erfordern das gleiche Maß an geistiger Energie. Wenn man also versucht, alle Aufgaben auf die gleiche Weise zu erledigen, hat das Folgen wie Ineffizienz und sogar Burnout.
Die 1 3 5-Regel wurde von Alex Cavoulacos, dem Mitbegründer von The Muse, populär gemacht und wurde aufgrund ihrer Einfachheit so bekannt.
Es ist ganz einfach, deine Liste mit erledigten Aufgaben zu sehen, indem du morgens entscheidest, welche Aufgabe den ganzen Unterschied macht (die große), drei mittelgroße Aufgaben und die restlichen fünf kleinen Aufgaben, die immer noch die Nadel bewegen und sich auf andere Projekte und Teammitglieder auswirken, die mit ihrer Arbeit vorankommen.
Hier findest du übrigens einen Leitfaden, wie du deine Energie schützen kannst.
Wie funktioniert die 1-3-5-Regel?
Die Schönheit der 1-3-5-Regel liegt in ihrer Einfachheit. Sie kann an jeden Arbeitsstil und jede Art von Branche angepasst werden. Sie erfordert keine Schulung, keine komplizierte Einrichtung oder ähnliches. Sie entspricht jedoch der natürlichen Art unseres Gehirns, Informationen zu verarbeiten und zu priorisieren.
Alles läuft auf eine kurze Überlegung und die Unterscheidung zwischen kritischen Aufgaben, großen Aufgaben oder Routineaufgaben in deiner Aufgabenliste hinaus. Hier ist die Aufschlüsselung der 1-3-5-Regel:
Eine große Aufgabe
Schaue dir deine Aufgabenliste für den jeweiligen Wochentag an, und es muss eine Aufgabe geben, die durch Attribute wie wichtig, herausfordernd oder zeitaufwändig definiert ist. Dies sind wichtige Aufgaben, die sich am stärksten auf deine Arbeitsziele auswirken werden.
Diese Aufgaben erfordern in der Regel intensive Arbeit, Konzentration und Kreativität. Das kann das Schreiben eines detaillierten Angebots, die Vorbereitung einer Kundenpräsentation oder die strategische Planung für das nächste Quartal sein. Große Aufgaben erfordern in der Regel mehr Stunden konzentrierter Arbeit und sollten sich an deinen wichtigsten Prioritäten orientieren.
Drei mittlere Aufgaben
Mittlere Aufgaben sind ebenfalls wichtig, benötigen jedoch weniger Zeit und sind weniger intensiv. Wenn du deine To-Do-Liste mit mittelgroßen Aufgaben erstellst, findest du hier einige Beispiele, die du der Kategorie hinzufügen kannst:
- Analyse der wöchentlichen Leistungsdaten;
- Verfassen eines umfassenden Team-Updates;
- Die Arbeit eines Kollegen überprüfen und ihm Feedback geben;
- Planung des Inhaltskalenders für die nächste Woche;
- Einzelgespräche im Team zu führen.
Fünf kleine Aufgaben
Kleine Aufgaben sind deine Quick Wins, die in der Regel in 30 Minuten oder weniger erledigt werden können, aber dennoch erledigt werden müssen, da sie sich auf andere Projekte oder den Fortschritt des Teams auswirken. Hier sind einige Beispiele für kleine Aufgaben:
- Schnelles Beantworten wichtiger E-Mails;
- Überprüfung der Zeiterfassung in deinem automatischen Zeiterfassungstool;
- Aktualisierung des Projektstatus in deinem Aufgabenverwaltungssystem;
- Terminieren eines Anrufs;
- Die Nachverfolgung von Teamaufgaben und ausstehenden Lieferungen;
- Kleine Aktualisierungen der Website;
- Ausfüllen von Spesenabrechnungen.
Warum funktioniert die 1 3 5-Regel?
Untersuchungen von Gallup zeigen, dass Autonomie bei der Organisation von Aufgaben, der Zeiteinteilung und der Erstellung eigener Arbeitspläne Burnout um 43 % reduziert.
Als Methode zur Prioritätensetzung und zum Zeitmanagement macht sich die 1-3-5-Regel psychologische Prinzipien zunutze, die sie besonders effektiv machen:
1. Geringere kognitive Belastung: Wenn du deine täglichen Aufgaben auf neun beschränkst, wird die natürliche Kapazität deines Gehirns, Informationen zu verarbeiten, reduziert. Laut der Studie "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information" (Die magische Zahl Sieben, plus oder minus zwei: Einige Grenzen unserer Informationsverarbeitungskapazität), die 1956 von George A. Miller veröffentlicht wurde, kann unser Arbeitsgedächtnis 7±2 Elemente gleichzeitig verarbeiten. Je weniger kognitive Belastung wir unserem Gehirn auf einmal zumuten, desto besser können wir uns auf eine Aufgabe konzentrieren und desto produktiver sind wir. Genau aus diesem Grund ist die 1 3 5-Regel sehr effektiv.
2. Geringere Entscheidungsmüdigkeit: Die Fähigkeit unseres Gehirns, Entscheidungen zu treffen, verschlechtert sich mit jeder Entscheidung, die wir im Laufe eines Tages treffen, ganz gleich wie groß oder klein sie ist. Wenn wir im Laufe des Tages entscheiden müssen, welche Aufgaben wir erledigen sollen, und wenn wir chaotisch und unstrukturiert arbeiten, führt dies zu großer Ermüdung. Auf diese Weise ist es schwer, die Produktivität aufrechtzuerhalten, und man fühlt sich leicht überfordert. Mit der 1-3-5-Regel triffst du Entscheidungen direkt und hast eine klare Struktur, die die Anzahl der Entscheidungen darüber, was als nächstes zu tun ist, reduziert.
3. Gesteigerte Motivation: Der gesamte Prozess der Priorisierung von Aufgaben nach der 1 3 5-Regel erfordert, dass du eine Aufgabenliste erstellst, die dann abgehakt wird. Dieser Prozess spricht das Belohnungssystem deines Gehirns an, und du fühlst dich motivierter, mit deinen Aufgaben fortzufahren. Die in der Zeitschrift HBR veröffentlichte Studie "The Power of Small Wins" (Die Macht der kleinen Erfolge) hat ergeben, dass Fortschritte bei einer sinnvollen Arbeit der wichtigste Motivationsfaktor im Arbeitsalltag sind.
4. Realistische Planung des Arbeitspensums: Planst und erwartest du oft, mehr Aufgaben zu erledigen, als du tatsächlich schaffst? Das passiert uns allen – psychologisch gesehen nennt man das den Planungsirrtum. Mit einer Zeitmanagement-Technik wie der 1-3-5-Regel siehst du alle großen und kleinen Aufgaben im Voraus aufgelistet, was es dir schwer macht, dich zu übernehmen.
Wie du die 1-3-5-Regel in deinen Tagesablauf einbaust
Schritt 1: Power-Planung am Morgen
A. Beginne deinen Tag mit der Synchronisierung deines bevorzugten KI- Produktivitäts-Trackers (wie Timeular, Microsoft Copilot oder ähnliche Tools) mit deinem Kalender. Dieses Tool sollte in der Lage sein, deine bisherigen Produktivitätsmuster zu analysieren und dir einen optimalen Zeitblock für deine wichtigsten Aufgaben vorzuschlagen, gemäß der 1 3 5 Regel. Idealerweise solltest du diesen Prozess befolgen, da es am besten ist, eine schwierigere Aufgabe dann zu planen, wenn du am leistungsfähigsten bist.
Wenn du zum Beispiel Softwareentwickler bist, könnte deine "wichtigste" Aufgabe darin bestehen, einen neuen Microservice zu entwickeln. Dein KI-Tracker könnte empfehlen, dies zwischen 9 und 11 Uhr morgens zu tun, basierend auf deinen vorherigen Codierungssitzungen und Energienmustern, um die Produktivität zu maximieren.
Beachte, dass du am Ende dieses Schrittes deine große Aufgabe für den Tag kennen solltest.
B. Identifiziere deine kleinen und mittleren Aufgaben auf der Grundlage von Prioritäten, ihrer Länge und ihrer Abhängigkeit von anderen Aufgaben und Projekten. Du könntest ein Projektmanagement-Tool verwenden, das automatisch alle Aufgaben und ihre Priorität auf der Grundlage von Projektfristen, Teamabhängigkeiten und allgemeinen geschäftlichen Auswirkungen kategorisiert.
Schritt 2: Konzentriere dich und arbeite an deinen Aufgaben
Jetzt, wo du Klarheit über deine Prioritäten für den Tag hast, konzentriere dich darauf, diese nacheinander zu erledigen. Die folgenden Soma-Strategien helfen dir, produktiv zu sein:
A. Die Pomodoro-Technik
Bei der Pomodoro-Technik wird in 25-Minuten-Schüben gearbeitet, mit fünfminütigen Pausen dazwischen. Diese Technik ist sehr hilfreich, um dich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, anstatt Multitasking zu betreiben, und setzt dich unter Zeitdruck, was sich positiv auf die Gesamtproduktivität auswirkt. Alles, was du bei der Pomodoro-Methode tun musst, ist:
- Einstellen eines Pomodoro-Timer: Stelle einen Timer für 25 Minuten ein, um an der Aufgabe zu arbeiten, die du zuvor ausgewählt hast.
- Konzentriere dich intensiv: Konzentriere dich ausschließlich auf diese Aufgabe, und wende bei Bedarf Methoden an, um deine Aufmerksamkeit zu schützen, z. B. das Ausschalten von Benachrichtigungen auf deinem Telefon oder Laptop.
- Mache eine 5-minütige Pause: Lege nach deiner ersten 25-minütigen Sitzung eine kurze Pause ein, um neue Energie zu tanken. Gehe am besten spazieren, mach Dehnübungen oder entspanne dich, aber konzentriere dich nicht auf die Arbeit.
- Wiederhole den Zyklus.
B. Stapelung von Aufgaben
Bei der Aufgaben-Batching werden, wie der Name schon sagt, bestimmte Aufgaben aufgrund von Ähnlichkeit, Priorität oder Fristen gruppiert. In diesem Fall ist es am besten, nach der Länge zu gruppieren. Zum Beispiel könnten kleine Aufgaben in Gruppen zusammengefasst werden. Hier sind die Schritte:
- Erstelle Zeitblöcke: Weise Zeitblöcke für jede Aufgabenkategorie zu mit Zeitblockierung (z. B. alle kleinen Aufgaben zu Beginn des Tages, nachdem du deine größte Aufgabe erledigt hast).
- Erledige Aufgaben schubweise: Konzentriere dich in jedem Zeitblock ausschließlich auf eine Aufgabenkategorie, da es am besten ist, so viele Aufgaben wie möglich zu erledigen, ohne den Kontext zu wechseln, was deine Produktivität beeinträchtigt.
- Plane Pausen ein: Lege zwischen den einzelnen Aufgaben kurze Pausen ein, um dich zu konzentrieren und geistig gesund zu bleiben.
- Wiederhole: Nachdem du eine Reihe kleiner Aufgaben erledigt hast, kannst du nun mittelgroße Aufgaben in einem größeren Zeitblock zusammenfassen, da diese mehr Zeit benötigen.
Schritt 3: Behalte deine Flexibilität für unerwartete Aufgaben
Verfolge deine Fortschritte in Echtzeit, um deinen Fokus bei Bedarf zu verschieben, je nachdem, wie Störungen und Prioritäten auftreten. Unvorhergesehene Ereignisse sind unvermeidlich, aber du brauchst trotzdem einen Notfallplan, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst und die Produktivität nicht beeinträchtigst, sondern deine Aufgaben neu priorisierst.
Zu diesem Zweck kannst du ein Dashboard mit deinen Echtzeit-Produktivitätsmetriken beobachten. Wenn eine dringende Kundenanfrage eintrifft, kann dein Dashboard sofort zeigen, wie sich die Umverteilung der Aufgaben auf deine Wochenziele auswirkt, und die optimale Neuzuweisung von Zeitblöcken auf der Grundlage deiner historischen Leistungsdaten und aktuellen Prioritäten vorschlagen.
Schritt 4: Führe eine Tagesabschlussprüfung durch und passe entsprechend an
Um besser zu werden und deinen Zeitplan so anzupassen, dass er jeden Tag effizienter wird, führst du eine Analyse der Wirksamkeit des aktuellen Zeitplans durch:
Am besten überprüfst du die Daten zur Erledigungsquote in der automatischen Zeiterfassung, um die tatsächlich für jede Aufgabenkategorie aufgewendete Zeit zu sehen, und aktualisierst die Aufgabenkategorien auf der Grundlage der tatsächlichen Zeitdaten. Verfeinere deine Zeitblöcke für Spitzenproduktivität, erstelle einen kleinen Notfallplan für häufige Unterbrechungen und plane entsprechende Puffer.
Häufige Fallstricke bei der Anwendung der 1-3-5-Regel
Wie bei jeder anderen Planungsmethode gibt es auch bei der 1 3 5-Regel einige Herausforderungen. Entweder verfallen wir in den oben erwähnten Planungsirrtum, haben eine optimistische Tendenz, enden mit einem unrealistischen Arbeitspensum oder verpflichten uns zu dringenden Aufgaben.
Der erste Fallstrick ist die Festlegung einer unrealistischen Aufgabengröße, was bedeutet, dass du die Aufgabengröße falsch einordnest. Was wie eine mittelgroße Aufgabe aussieht, kann in Wirklichkeit eine große Aufgabe sein. Daher musst du die Aufgaben entweder anhand deiner Erfahrung mit solchen Aufgaben oder anhand von Zeiterfassungsdaten kategorisieren. Der zweite Fallstrick ist, dass du den Kontextwechsel und seine Nebeneffekte ignorierst. Unser Gehirn braucht 23 Minuten und 15 Sekunden um sich nach einer Unterbrechung vollständig zu erholen. Versuche also, deine große Aufgabe nicht direkt vor einer Besprechung oder unmittelbar nach dem Mittagessen zu erledigen.
Der dritte Fallstrick besteht darin, sich zu sehr auf dringende Aufgaben einzulassen. Widerstehe der Versuchung, jedes Mal, wenn ein Kollege Hilfe bei einer dringenden Aufgabe braucht, einzuspringen und ihm zu helfen oder der Retter in der Not zu sein. Denke daran, dass Dringlichkeit nicht immer gleichbedeutend mit Wichtigkeit ist.
1 3 5, Start!
Inzwischen solltest du eine wirksame und einfache Methode gelernt haben, um Aufgaben auf die richtige Weise und zum richtigen Zeitpunkt zu priorisieren. Fange klein an, verfolge deine Fortschritte und passe sie bei Bedarf an.
Dein zukünftiges Ich wird dir dafür danken.