Projektlebenszyklus: Erfahre, wie du seine 5 Phasen umsetzt
Der Projektlebenszyklus führt Sie durch die natürlichen Phasen eines Projekts, vom Beginn bis zum Abschluss, so dass Sie ein erfolgreiches Projekt orchestrieren können.
Möchten Sie Ihr Projektmanagement-Wissen auffrischen oder Wege finden, um die Komplexität Ihrer Projekte besser zu bewältigen?
Dieser dynamische Rahmen könnte genau das sein, was Sie brauchen!
Lassen Sie uns gleich eintauchen und die fünf Phasen des Projektlebenszyklus aufdecken!
TIPP: Lesen Sie unseren Leitfaden, wenn Sie alles über die Projektverfolgung erfahren möchten : was sie ist, wie man sie durchführt und wie wichtig sie ist.
Was ist der Projektlebenszyklus?
Der Projektmanagement-Lebenszyklus ist ein strukturierter Rahmen, der Projektmanagern dabei hilft, ihr Projektteam und das eigentliche Projekt von Anfang bis Ende zu führen.
Der Projektlebenszyklus wurde vom Project Management Institute (PMI) entwickelt, und diese Methodik wurde sogar in einem der besten Projektmanagementbücher auf dem Markt erweitert: Project Management Book of Knowledge (PMBOK).
Der Rahmen für den Lebenszyklus des Projektmanagements umfasst die folgenden fünf Phasen:
Die Projektinitiierungsphase
Die Projektplanungsphase
Die Phase der Projektdurchführung
Projektüberwachung und -steuerung
Die Abschlussphase des Projekts
Das Project Management Institute hat den Projektmanagement-Lebenszyklus geschaffen, indem es den natürlichen Projektmanagementprozess, den wir alle kennen, strukturiert hat. Es ist keine Raketenwissenschaft, aber es hilft dabei, die Strukturierung und Organisation eines Projekts zu verstehen und zu erkennen, ob Puzzlestücke fehlen, die den Projektfortschritt gefährden können.
Anstatt in einem endlosen Buch zu blättern, lesen Sie lieber diese komprimierte Aufschlüsselung der Phasen des Projektlebenszyklus, von der Projektinitiierungsphase bis zur Projektabschlussphase.
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Was sind die 5 Phasen eines Projektlebenszyklus?
Im nächsten Teil des Artikels werde ich auf die Phasen des Lebenszyklus eingehen und jede dieser fünf Phasen des Projektmanagements näher erläutern. Tauchen wir ein!
1. Phase der Projektinitiierung
Wie erwartet, legen Sie in der Projektinitiierungsphase die Grundlagen für Ihr Projekt.
Sie geben den Startschuss für das Projekt, indem Sie alle Projektbeteiligten versammeln und alle Elemente, die für den Projekterfolg erforderlich sind, systematisch besprechen.
Sie besprechen und klären den Auftrag und stellen sicher, dass alle Beteiligten, Ihr Projektteam und die Kunden eine gemeinsame Vision haben. Außerdem erstellen Sie eine Projektcharta und besprechen den Projektumfang und den Projektzeitplan.
Sobald es ein positives Feedback gibt, ist es für Sie in Ordnung, weiterzumachen.
Schlüsselaktionen in dieser Phase:
Starten Sie eine Projektcharta: Fügen Sie die Ziele, die Vision und die Zielsetzungen des Projekts hinzu. Fügen Sie hier Projektdokumente ein.
Identifizieren Sie die Beteiligten: Das Projektteam und die Personen, die an dem Projekt beteiligt und davon betroffen sind. Welche Auswirkungen hat das Projekt auf sie?
Durchführbarkeitsprüfung: Ermitteln Sie das Hauptproblem, das Sie angehen, und erörtern Sie, ob es innerhalb des Projektzeitplans lösbar ist. Wenn ja, auf welche Weise (schematisch)?
Projektkosten: Wie hoch sind die Kosten für die Projekte? Stimmen sie mit der geplanten Ressourcenzuweisung überein?
Erfolg: Können die Projektziele erreicht werden? Sind sie realistisch, und an welchen Leistungsindikatoren lässt sich der Erfolg messen?
2. Projektplanungsphase
Jeder Projektleiter weiß, dass ohne einen guten Projektmanagementplan das gesamte Projekt gefährdet ist. In der Planungsphase geht es darum, zu planen, wie die Projektidee in die Tat umgesetzt werden soll. Sie müssen sich auf alle Gegebenheiten vorbereiten, auch auf unvorhergesehene Ereignisse. Um Ihr Projekt zu schützen, gibt es bestimmte Pläne, auf die Sie achten müssen.
Schlüsselaktionen in dieser Phase:
Projektplan: Dieser enthält alle Aufgaben, die in den verschiedenen Phasen erledigt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Ziele setzen, und eine Projektmanagement-Checkliste mit Projektdokumentation könnte in dieser Phase eine gute Idee sein;
Ressourcenplan: Es muss eine Liste der Projektressourcen erstellt werden, in der die Humanressourcen und Fähigkeiten aufgeführt sind, die für jede spezifische Aufgabe während der Ausarbeitung dieses Projekts benötigt werden;
Plan für das Risikomanagement: Risikomanagementpläne sind für alle Phasen des Projektmanagements und des Projektfortschritts von zentraler Bedeutung. Schätzen Sie ab, was bei diesem Projekt schief gehen könnte, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist und welche anderen Faktoren den Projektplan beeinflussen können.
Kommunikationsplan: Dieser strukturiert die Kommunikationshierarchie, um festzulegen, wer in festgelegten Zeiträumen für die Kommunikation zuständig sein soll;
Abnahmeplan: Definieren Sie im Laufe des Projekts klar, was eine "erledigte" oder "abgeschlossene" Aufgabe im Zusammenhang mit Ihrem Projekt ist.
Wenn Sie die oben genannten Schritte berücksichtigt haben, fügen Sie alles in Ihr Gantt-Diagramm ein und beginnen Sie mit der Ausführungsphase des Projekts.
TIPP: Lesen Sie unseren Leitfaden, um zu erfahren , was eine Risikomatrix ist und welche Bedeutung sie für die Risikobewertung hat.
3. Phase der Projektdurchführung
Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Projektplan auszuführen! Hier macht sich jeder die Hände schmutzig und beginnt mit der Arbeit am Projekt selbst. Die Phase der Projektdurchführung ist in der Regel so intensiv, dass alle anderen Phasen des Projektmanagements in den Hintergrund zu treten scheinen.
Da der Plan bereits in der vorangegangenen Phase erstellt wurde, bemüht sich jeder um die Ausführung der Projektaufgaben, während der Projektleiter sicherstellt, dass der Plan wie vorgesehen umgesetzt wird.
Die Hauptaufgabe des Projektleiters besteht nun darin, das Projektteam so reibungslos wie möglich zum Abschluss des Projekts zu führen. In dieser Phase geht es auch darum, die Beteiligten über alle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und alles in Ihrer Projektmanagement-Software auf dem neuesten Stand zu halten.
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Schlüsselaktionen in dieser Phase:
Führen Sie Ihr Team: Vermitteln Sie Ihrem Projektteam auf der Grundlage des Projektplans die Vision und befähigen Sie es, diese umzusetzen.
Erstellen Sie Aufgaben: Schreiben Sie in Ihrer Projektmanagement-Software klar und deutlich die Aufgaben auf, die auf der Grundlage der Projektziele erledigt werden müssen. Definieren Sie die Kriterien für Aufgaben und Fristen.
Kundenmanagement: Kommunizieren Sie ständig mit Ihrem Kunden und übermitteln Sie die zu prüfenden Ergebnisse.
Kommunikation: Da Sie den Projektfortschritt ständig verfolgen, sollten Sie alle Betroffenen über alle Änderungen informieren, die sie direkt betreffen.
4. Phase der Projektüberwachung und -steuerung
Nachdem Sie die Phase der Projektdurchführung hinter sich gebracht haben, ist es an der Zeit, das Projekt zu überwachen und zu kontrollieren. Sie müssen den Fortschritt und die Blockaden ständig verfolgen und Indikatoren beobachten, die sicherstellen, dass alles wie erwartet verläuft. Sie müssen die folgenden Indikatoren beobachten:
Schlüsselaktionen in dieser Phase:
Kosten überwachen: Die Budgets schwanken in jedem Projektmanagement-Lebenszyklus, aber Sie müssen die Zeiterfassungs-Apps überprüfen und mit dem Zeitplan abgleichen. Es könnte hilfreich sein, mehr über zu lesen.Die besten Möglichkeiten, Projektkosten zu verfolgen.
Zeit: Es ist wichtig, Ihre Zeit und die Ihres Teams so produktiv und effektiv wie möglich zu nutzen. Achten Sie darauf, dass Ihr Zeitbudget den Zeitplan einhält und der Gesamtprojektfortschritt und die Lieferfrist nicht gefährdet werden.
Risiken: Es ist wichtig, die Risiken eines jeden Projekts im Auge zu behalten, damit Sie darauf vorbereitet sind, jedes auftretende Risiko zu bewältigen und abzumildern.
Veränderung: Überwachen Sie die potenziellen und wichtigen Änderungen, die in Ihrem Projekt vorgenommen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Notwendigkeit von Änderungen vorhersehen, anstatt sich erst in letzter Minute damit zu befassen;
Qualität: Verfolgen Sie die Qualität der Ergebnisse während des Projekts und stellen Sie sicher, dass die Zufriedenheit auf einem hohen Niveau ist;
Akzeptanz: Es ist wichtig, Ihr Produkt zu testen, den Faktor der Benutzerakzeptanz zu überwachen und den Abschluss des Projekts zu genehmigen.
5. Phase des Projektabschlusses
Dies ist eine der wichtigsten Phasen, denn hier wird alles zusammengeführt, was bis zu diesem letzten Schritt fällig war. Zu diesem Zeitpunkt überprüfen der Projektleiter und sein Team alles, was getan wurde, von den früheren Aufgaben bis zur Fertigstellung des Projekts.
Es ist auch wichtig, dass Sie die Leistung Ihres Teams während der verschiedenen Phasen bewerten und alle Dokumente und Notizen, die während dieses Prozesses erstellt wurden, aufbewahren.
Schlüsselaktionen in dieser Phase:
Analyse der Projektleistung: Analysieren Sie, wie das Projekt verwaltet wurde und ob die Kosten- und Zeitschätzungen korrekt waren oder nicht. Mussten Sie Risiken bewältigen, die nicht vorhergesehen wurden? Wie sind Sie mit unvorhergesehenen Ereignissen umgegangen?
Team-Analyse: Wie war die Gesamtleistung des Teams? Ist es dem Projektteam gelungen, sich an den Business Case zu halten? Wurden die Teile des Projekts in für sie überschaubare Aufgaben aufgeteilt? War das Team verantwortungsbewusst und zuverlässig? Über welche teambezogenen Probleme sind Sie gestolpert? Hatte Ihr Team Schwierigkeiten mit der gewählten Projektmanagement-Software?
Projektabschluss: Die Kontrolle des Projektabschlusses umfasst die Erstellung der abschließenden Projektdokumente wie Verträge, Genehmigungen usw.
Überprüfung nach der Implementierung: Schreiben Sie ein formelles Dokument mit allen Projektmanagement-Schritten, die Sie unternommen haben, Ihren Erfolgen und Misserfolgen und Empfehlungen für einen zukünftigen Projektmanagement-Lebenszyklus.
Bedeutung und Nutzen des Projektlebenszyklus
Hilft, einen klaren und organisierten Ansatz für das Projektmanagement zu finden;
Definiert die Phasen, die ein Projekt durchläuft;
Er trägt dazu bei, dass alle notwendigen Schritte zur Fertigstellung des Projekts unternommen werden;
Identifizierung und Management von Risiken;
Mitteilung der Fortschritte an die Beteiligten;
Stellt sicher, dass alle Beteiligten über die Ziele des Projekts informiert sind;
Abstimmung mit den Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus;
Verbessert die Ergebnisse der Projektleistung;
Ermöglicht eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung;
Hilft bei der Identifizierung potenzieller Probleme;
Hilft bei einer besseren Budgetierung und Kostenkontrolle;
Hilft, den Erfolg eines Projekts zu messen.
Der Projektlebenszyklus ist von entscheidender Bedeutung, da er einen strukturierten Rahmen für die Verwaltung eines Projekts von Anfang bis Ende bietet. Er definiert die Phasen, die ein Projekt von der Einleitung bis zum Abschluss durchläuft, und trägt dazu bei, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Es hilft auch dabei, Risiken zu erkennen und zu managen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt an die Beteiligten zu kommunizieren. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Projektziele kennen und während des gesamten Lebenszyklus des Projekts darauf abgestimmt sind.
Insgesamt trägt der Projektlebenszyklus dazu bei, einen klaren und organisierten Ansatz für das Projektmanagement zu finden, der zu einer verbesserten Leistung und besseren Ergebnissen führt.
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Schlussfolgerung
In diesem Artikel wird immer wieder auf eine gemeinsame Schlussfolgerung hingewiesen, wenn es um diese Methode geht - die Reise zum Erfolg. Obwohl es sich um ein triviales Konzept handelt, zielen der Projektlebenszyklus und andere Methoden darauf ab, Ihnen bei den verschiedenen Schritten zu helfen, die Ihr Projekt auf seinem Weg durchlaufen könnte.
Es gibt eine Reihe von Modellen, die Ihnen auf unzählige Arten helfen können, aber der Projektlebenszyklus ermöglicht es Ihnen, den langen Prozess Ihres Projekts zu verkürzen und den Weg mit nur fünf präzisen Schritten zu ebnen. Wenn Sie sich an das Wissen halten, das diese Methode bietet, werden Sie Ihre Arbeitsweise bei zukünftigen Projekten leicht anpassen und verbessern können.