Wie ein IT-Team dank Timeular 10 Stunden pro Woche spart

Noah Ruseng Bested ist IT-Support-Assistent bei Bang & Olufsen, einem dänischen High-End-Unternehmen der Unterhaltungselektronik, das Audioprodukte, Fernsehgeräte und Telefone entwickelt und herstellt.

Noah arbeitet in einem fünfköpfigen Team, das für die Endbenutzererfahrung zuständig ist. Dieses Team unterstützt die Bang & Olufsen Mitarbeiter bei allen IT-Anfragen.

Die Herausforderung: einen Weg finden, um leicht zu verstehen, wo die Zeit verbracht wird

Bevor sie Timeular entdeckten, hatten Noah und das Team keine Möglichkeit, ihre Zeit zu erfassen. Sie tappten im Dunkeln, wenn es darum ging, herauszufinden, wofür sie ihre Zeit verwendet haben. Das Team musste einen Weg finden, um mühelos zu protokollieren, womit die Teammitglieder ihre Zeit verbracht haben, um ein besseres Verständnis für die Ressourcenzuweisung zu gewinnen und das Aufgabenmanagement zu verbessern.

Bei der Suche nach einem Tool hatten sie zwei Ziele vor Augen: ein vielfältiges und tiefes Verständnis der Rolle jedes Teammitglieds zu erlangen und sicherzustellen, dass sie so effizient wie möglich arbeiten, um die Gesamtproduktivität innerhalb des Teams zu maximieren.

Die Lösung: die Fähigkeit, die Zeit in Zukunft besser zu planen

Noah und das Team erfassen ihre Zeit anhand verschiedener Aktivitäten: Besprechungen, Besuche/Störungen, Projekte, Service Now (ihr Ticketsystem), Unspecified (für Aktivitäten, die nicht in die Hauptkategorien fallen), Transport (zur Erfassung der Zeit, die für den Weg zur und von der Arbeit aufgewendet wird), Pausen und Verwaltung. Die Aktivität "Betreten/Störung" wird verwendet, wenn ein Benutzer sofortige Hilfe benötigt und das Team die Arbeit an seiner Aufgabe unterbricht.

Die meisten aus dem Team verwenden den Tracker, auch Noah: "Ich finde, dass der Tracker die Dinge beschleunigt und es wirklich einfach macht, meine Zeit zu erfassen." Das gesamte Team nutzt den Timeular Mobile Companion, mit dem sie die Zeit auch unterwegs erfassen und Notizen und Tags hinzufügen können.

Das Team verwendet Hashtags, um weitere Details zu den protokollierten Aktivitäten hinzuzufügen. Außerdem erfassen sie ihre Projekte mit Hilfe von Hashtags, so dass sie leicht erkennen können, wie viel Zeit sie insgesamt für jedes Projekt aufgewendet haben. Mit diesen Informationen sind sie in der Lage, alle externen Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten, genau abzurechnen.

Dank der von Timeular bereitgestellten Daten weiß das Team genau, wofür es seine Zeit einsetzt, und kann so seine Zeit besser planen.

Das Ergebnis: Maximierung der Rentabilität durch Priorisierung des "Fokus-Modus"

"Unser Vorgesetzter ist sehr froh, dass wir alle Timeular nutzen, und wir sind alle sehr angetan davon. Anhand der Daten kann unser Vorgesetzter sehen, wie wir unsere Zeit und Ressourcen aufteilen und welche Bereiche Ressourcen benötigen, um ein Höchstmaß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten."

Dank Timeular kann das IT-Team bei Bang & Olufsen leicht sehen, wie viel Zeit sie für kleine Aufgaben aufwenden und wie viel Zeit dies insgesamt ausmacht. Bevor sie Timeular verwendet haben, waren sie sich nicht bewusst, wie viel Zeit all die kleinen Aufgaben in Anspruch nahmen. Zeit, die sie eigentlich für die eigentlichen Aufgaben aufwenden sollten.

Daher haben sie jetzt spezielle Zeiten, in denen sie im "Fokusmodus" sind, d. h. nur an Projekten oder IT-Support arbeiten und nicht gestört werden dürfen.

"Timeular hat es uns ermöglicht, effizienter zu arbeiten. Dank der Erkenntnisse waren wir in der Lage, viele Änderungen an der IT-Struktur vorzunehmen, um effizienter zu arbeiten. Dadurch konnte jedes Teammitglied etwa zwei Stunden pro Woche einsparen, was für das gesamte Team einen Gewinn von 10 Stunden pro Woche bedeutet."

Indem sie erfassen, wie das Team seine Zeit verbringt, können sie feststellen, wie viel Zeit für Aufgaben verwendet wird, die nicht zur Gesamtrentabilität beitragen. Mit diesen Daten kann das Team nun sicherstellen, dass es seine Zeit auf Aktivitäten konzentriert, die für das Unternehmen wertvoll sind und die Rentabilität steigern.