Como aumentar a produtividade: 16 dicas práticas
Aumentar a produtividade é o objetivo final de toda empresa e profissional nos dias de hoje.
Por ser uma medida comum para o crescimento e o desenvolvimento de uma entidade (e de um funcionário), é um fator que é altamente levado em consideração. A melhoria individual da produtividade resultará também na melhoria da equipe.
Obtenha sua cópia gratuita e descubra as principais dicas de produtividade para equipes e seus líderes
Às vezes, a busca pela produtividade pode se tornar pouco sustentável. As pessoas são levadas ao esgotamento se não forem orientadas em um bom caminho para a produtividade.
As estratégias e dicas apresentadas aqui têm como foco encontrar um equilíbrio entre maneiras eficazes de aumentar a produtividade e trabalhar de forma mais inteligente. Saiba como aumentar sua produtividade.
Como aumentar a produtividade
1. Use rastreadores de produtividade
Essa é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade, pois você medirá como gasta seu tempo!
Use todas as ferramentas disponíveis, mas faça uso especial de aplicativos de monitoramento de produtividade, como o Timeular.
Essas ferramentas são muito úteis para avaliar a situação: elas o ajudarão a conhecer seus ritmos e necessidades de trabalho, monitorando o tempo que uma tarefa específica leva, e o ajudarão a ter certeza de que está cumprindo suas metas. Medir o tempo é um hábito que você pode desenvolver para ser cada vez mais produtivo no futuro.
Crie um hábito usando a memória muscular e um poderoso lembrete físico. Todos os novos usuários recebem 2 meses de assinatura gratuita ao conectar um novo Tracker.
2. Seja claro sobre o que você precisa fazer
Há muitas maneiras de aumentar a produtividade. Vamos começar com o básico.
A produtividade no local de trabalho ou durante o horário de trabalho depende de muitos elementos de sua vida diária. Quanto mais você se preparar com antecedência e tiver clareza sobre o que exatamente quer, precisa ou deve fazer, mais fácil e rápido será o seu trabalho quando começar.
As pessoas que têm dificuldade em ser e permanecer produtivas geralmente pulam essa fase de preparação.
Preparar uma lista de tarefas, ter um planejador (analógico ou digital) para agendar reuniões e tarefas e usar técnicas como o time boxing podem ser úteis.
Organize sua agenda e use um rastreador de tempo para garantir que você realize as tarefas no tempo certo. Em sua vida pessoal, certifique-se de que as coisas estejam organizadas de forma a ajudá-lo a evitar distrações.
3. Parar de realizar multitarefas
Você já deve ter ouvido isso antes e, com sorte, já deve ter acreditado: a multitarefa prejudica sua produtividade.
Fazer malabarismos com muitas tarefas simultaneamente não é tão produtivo quanto parece. Ao se concentrar em uma tarefa de cada vez, ela será concluída com um padrão mais elevado e em menos tempo, permitindo que você passe sem problemas para a próxima tarefa. Ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo, você está desperdiçando energia e tempo.
4. Entrar em um trabalho profundo
O trabalho profundo é o oposto da multitarefa ou da troca constante de contexto. No modo de trabalho profundo, você dedica intencionalmente todo o seu foco a uma tarefa de cada vez, o que traz vários benefícios, como entrega mais rápida de tarefas, trabalho mais diligente ou maior criatividade.
Programe uma sessão de trabalho profundo todos os dias para garantir que pelo menos duas ou três horas por dia sejam gastas de forma 100% produtiva. Para gerenciar seu tempo durante uma sessão de trabalho profundo, use nosso cronômetro Pomodoro gratuito, que acompanhará automaticamente o tempo de suas sessões de trabalho e de intervalo.
5. Definir metas realistas
Não se sabote desde o início. A produtividade não existe em um campo de jogo estático.
Grandes projetos podem facilmente se tornar intimidadores, mesmo que não pareçam ser assim no início. As metas precisam ser compreensíveis e atingíveis, mas, principalmente, devem ser claramente definidas.
Pergunte a si mesmo se você tem os recursos disponíveis para realizar o que precisa e divida suas tarefas em tarefas menores e gerenciáveis. Você concluirá tarefas, atingirá metas e se sentirá mais produtivo em geral.
DICA: Conheça as diferentes técnicas de priorização que você pode usar para aumentar a produtividade.
6. Aprender a priorizar tarefas
Saber priorizar tarefas é outra maneira de aumentar sua produtividade. Basta identificar o trabalho mais urgente que precisa ser feito em um movimento estratégico muito inteligente que ajuda a aumentar a produtividade.
Você pode priorizar as coisas de várias maneiras diferentes. Você só precisa seguir o método que funciona melhor para você. Por exemplo:
- Priorize por data de vencimento.
- Priorize de acordo com a urgência.
- Priorize por importância.
Há vários métodos para organizar sua carga de trabalho. Você sabia que a priorização inadequada é responsável pela sobrecarga de trabalho? Então, escolha um e experimente!
Obtenha sua cópia gratuita e descubra as principais dicas de produtividade para equipes e seus líderes
7. Faça as coisas mais difíceis primeiro
É tentador evitar tarefas difíceis, mais árduas e demoradas, mas a verdade é que, ao assumir seus projetos mais difíceis primeiro, você aumentará sua motivação e seu foco para o resto do dia.
Voltaremos a esse ponto, mas tente realizar essas tarefas maiores e mais demoradas no momento do dia em que você é mais produtivo. Para a maioria das pessoas, essa seria a primeira hora da manhã.
Você já ouviu falar da técnica Eat the Frog? Com o nome de uma citação de Mark Twain, "coma um sapo vivo logo pela manhã e nada de pior lhe acontecerá no resto do dia", essa técnica se traduz em começar o dia fazendo a "pior" de suas tarefas. O "pior" será feito mais cedo do que tarde, e o restante do dia parecerá mais fácil de ser enfrentado.
8. Delegar quando necessário
Se você for um líder de equipe, esse ponto é ainda mais importante, mas mesmo que trabalhe sozinho, talvez seja necessário considerar a terceirização.
Isso permitirá que você se concentre em seus projetos de maior impacto. Planeje e alinhe as tarefas que são importantes e urgentes para você trabalhar e aquelas que, embora não sejam tão importantes, ainda precisam ser feitas, para delegar.
Se estiver tendo dificuldades com a delegação, leia sua postagem e saiba como dominar a delegação de tarefas.
9. Limite suas distrações
Distrair-se durante o trabalho ou procrastinar é muito normal, e o foco nem sempre vem naturalmente. Mas, honestamente, todos nós poderíamos nos esforçar um pouco mais para combater as distrações. Desligue o telefone, selecione o modo de voo e use aplicativos ou técnicas de modo de foco, como o Pomodoro.
A técnica Pomodoro é comumente usada para evitar distrações e concluir tarefas. Usando um cronômetro Pomodoro, defina sprints cronometrados de 25 minutos. Durante esse bloco de tempo, você se concentrará na tarefa. Saber que você só precisa se concentrar por um período mais curto é uma excelente maneira de praticar sua capacidade de se concentrar em blocos de tempo mais longos.
Leia também: As melhores alternativas ao método Pomodoro
10. Definir lembretes
Definir lembretes em seu telefone ou em seu aplicativo de produtividade. Ter uma lista de lembretes é muito útil se você indicar rapidamente as ações específicas que precisa realizar e por que elas são importantes.
Isso significa que é fundamental dar algum contexto aos seus lembretes, pois será mais rápido identificar o que é necessário para agir e ser mais produtivo.
11. Certifique-se de que está fazendo intervalos
Ser "produtivo" não significa necessariamente ficar sentado por oito horas seguidas. É possível fazer isso por um ou dois dias, mas uma pessoa não é e não pode ser um robô. Eventualmente, você acabará se esgotando.
A produtividade tem tudo a ver com fluxo. Trata-se de conhecer seus limites e estar consciente de como se mover dentro de suas próprias restrições.
Talvez você precise fazer intervalos de 10 minutos a cada 50 minutos de concentração. Ou talvez você consiga trabalhar por quatro horas sem problemas, mas depois precisa tirar uma tarde antes de mergulhar em outra sessão de trabalho.
Ser produtivo não pode se basear nos hábitos ou na maneira de fazer as coisas de outra pessoa. Trata-se de conhecer a si mesmo e usar seus hábitos a seu favor. Uma exceção que pode ser mantida é que, quando você estiver em um bom fluxo, um estado de produtividade eficaz e sem esforço, é melhor não se interromper.
Você sabia que fazer pausas ajuda a reduzir o estresse? Descubra as causas mais comuns de estresse no trabalho.
Você também pode tentar a regra dos cinco minutos. Ela funciona com a promessa de dedicar apenas cinco minutos a uma determinada tarefa. Dessa forma, você elimina muitas das desculpas que o impedem de começar a tarefa que, às vezes, é terrível. Praticamente qualquer pessoa pode dedicar apenas cinco minutos para escrever um e-mail, responder a mensagens, fazer um esboço de algo ou organizar anotações, só para dar alguns exemplos.
A técnica é útil porque, geralmente, quando os cinco minutos são concluídos, a motivação para continuar permanece. Mesmo que você passe para outra tarefa produtiva, os pequenos trabalhos concluídos nos cinco minutos são uma grande contribuição para sua mentalidade geral de motivação e produtividade, pois as tarefas menores são as que mais adiamos.
12. Compartilhe o que está fazendo para obter feedback
O feedback é extremamente importante, e muito tempo pode ser economizado com uma única conversa em que alguém aponta, com muita clareza, algo que não está funcionando como deveria. Pode não ser fácil ouvir isso no momento, mas você será grato por isso mais tarde.
Receber feedback e colocá-lo em prática é importante para que todos cresçam, tanto em termos profissionais quanto pessoais. A crítica construtiva ajuda a aumentar a produtividade, pois o ajudará a evitar erros e perda de tempo no futuro.
13. Programar o dia de trabalho estrategicamente
Todos nós temos ritmos diferentes. Algumas pessoas são super produtivas assim que acordam, enquanto outras são noturnas. Seja qual for a sua preferência, você só precisa fazer com que ela funcione a seu favor. Observe quando você é mais produtivo no trabalho e programe as tarefas mais difíceis para esse período.
Se você for afetado pela famosa queda de energia após o almoço, use esse tempo para realizar tarefas como verificar e-mails, limpar sua mesa, realizar tarefas administrativas etc. Coisas "mais fáceis" que não exijam 100% de seu foco.
O trabalho flexível e híbrido promoveu o conceito de trabalho e, de fato, promoveu a flexibilidade e a produtividade. As pessoas são responsáveis por seu próprio tempo e programação.
Alguns funcionários trabalham melhor pela manhã, enquanto outros atingem seu pico de produtividade após o almoço. Agora há mais liberdade para agir de acordo com isso: identificar quando você é mais produtivo e organizar sua agenda diária para aproveitar ao máximo esses momentos de pico de energia é uma excelente maneira de aumentar a produtividade.
Leia também: Como o trabalho remoto afeta a produtividade?
14. Descubra o aplicativo de produtividade que funciona para você
Chegamos à parte dessa lista de sugestões que deve ser colocada em prática ao longo do tempo, quando você atingir um ritmo forte nesse caminho em direção a um estado de organização.
Depois de encontrar o melhor calendário, o melhor planejador digital gratuito, a melhor ferramenta de marketing, o melhor aplicativo de anotações e o melhor rastreador de tempo, guarde-os. Use-os bem e eles se tornarão seus melhores amigos.
Aproveite as avaliações gratuitas e continue experimentando até encontrá-las.
Leia também:
- Principais aplicativos para produtividade
- Quais são as ferramentas de IA mais bem avaliadas para produtividade?
15. Criar uma rotina
Há absolutamente algo a ser dito sobre a manutenção de uma rotina. Assim que chega a hora, você se treina para saber como entrar no modo de concentração necessário para fazer seu melhor trabalho. A consistência é o que você procura e é um fator essencial para aumentar a produtividade.
Tentar ser produtivo quando um dia você está trabalhando de manhã, no dia seguinte está trabalhando à noite e no dia seguinte está trabalhando no meio do dia é exaustivo.
Uma rotina é benéfica e elimina inerentemente a distração do ajuste a algo "novo".
Pense em criar uma rotina que acrescente estrutura e um senso de previsibilidade ao seu dia. Ela não funcionará perfeitamente todos os dias, pois as coisas acontecem inesperadamente, e é isso.
O que você precisa é de uma estrutura básica para quando acordar, comer, trabalhar, fazer atividades e dormir, o que pode ajudá-lo a se sentir menos estressado e mais organizado.
16. Mantenha seu espaço de trabalho limpo e organizado
Uma boa maneira de manter a mente clara e um ritmo produtivo é manter seu espaço de trabalho limpo. Guarde tudo em seu devido lugar e deixe apenas o que for necessário para fazer seu trabalho.
Se você trabalha em casa, decore e organize seu espaço estrategicamente, de acordo com seu gosto. É inteligente ser minimalista e evitar a bagunça, experimente. Espaço limpo, mente limpa! E a mesma lógica se aplica ao seu espaço de trabalho virtual.
Você sabia que a desordem digital pode fazer maravilhas para reduzir a ansiedade e melhorar sua vida profissional? Você se sentirá motivado e, com isso, será mais produtivo e evitará o estresse. Reserve algum tempo para organizar seus arquivos, ler as mensagens pendentes na caixa de entrada, verificar as notificações no software de trabalho, etc.
Conclusão
Essas são algumas das melhores maneiras de aumentar a produtividade. Isso não significa que todas elas funcionarão com você. Você precisa experimentar e descobrir o que funciona melhor para você.
Ninguém é produtivo da mesma forma e, se você está tentando ser mais produtivo, não tente compensar demais desde o início.
Concentre-se em experimentar uma ou duas dessas dicas de produtividade de cada vez. Desenvolvê-las como um hábito possibilita que qualquer pessoa desenvolva habilidades nessa área, reduzindo o estresse e atingindo metas pessoais e profissionais.
Um conceito importante que você deve ter em mente e levar a sério é o estabelecimento de limites. É bom demonstrar alguma flexibilidade, oferecer-se para trabalhos extras e ser proativo, mas a falta de limites no trabalho pode prejudicar sua produtividade. Estabelecer limites evita que você fique sobrecarregado.
Equilíbrio e consistência são as duas noções que devem orientar seus dias de trabalho.
Talvez você se interesse por: